Cách đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp năm 2024

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có vô vàn những lợi ích thiết thực. Giờ đây, nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử muốn được áp dụng triển khai nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất.

1. Hóa đơn điện tử và điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Điều kiện áp dụng:

• Đơn vị, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.

2. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử người sử dụng tìm kiếm mẫu quyết định áp dụng theo mẫu phụ lục 1 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Sau đó, người dùng truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT. Sau khi truy cập xong, doanh nghiệp tiến hành đăng ký các nội dung như:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Đăng ký sử dụng một hay nhiều chứng thư số để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế tới hòm thư điện tử về việc có chấp nhận hay không việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ nhận được thông báo theo quy định. Một doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng nhiều tài khoản khi truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN) để tạo tài khoản cấp 2.

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công doanh nghiệp cần đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử với nhà cung cấp để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử và nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm được đưa vào sử dụng để phục vụ cho công tác in, xuất hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp khởi tạo, xử lý hóa đơn (tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ) trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử do 3 đơn vị cung cấp, trong đó phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn với những tính năng hữu ích đã được Tổng cục thuế thẩm định và nhiều doanh nghiệp lớn trong nước tin dùng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của công ty Thái Sơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn có những tính năng như sau:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp