Microsoft Visio là một phần mềm Vector-Graphic tuyệt vời, mang rất nhiều công cụ, chức năng, tính năng và quan trọng nhất là hàng nghìn kiểu sơ đồ để tạo sơ đồ chung, luồng biểu đồ và thiết kế kiến trúc hệ thống. Giống như các đối tác của nó, Microsoft Visio 2010 cũng đã được bổ sung một số tính năng, công cụ và sơ đồ tiên tiến. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ đề cập đến tính năng liên kết dữ liệu cho phép bạn cộng tác với bảng tính Excel 2010, cuối cùng đơn giản hóa quy trình tạo sơ đồ bằng cách liên kết trực tiếp với bảng tính đã chọn.
Để bắt đầu, hãy khởi chạy Visio 2010 và để tạo sơ đồ từ đầu, trong chế độ xem hậu trường, hãy nhấp vào Tạo.
Vì chúng tôi đang chèn bảng tính Excel 2010 vào Visio để cộng tác, chúng tôi đã tạo hồ sơ học sinh trong bảng tính Excel có các trường; ID, Tên, Khóa học, Điểm, Lớp, Trạng thái và Tổng số.
Trong Visio 2010, điều hướng đến tab Dữ liệu và nhấp vào Liên kết dữ liệu với hình dạng cái nút.
Nó sẽ đưa ra trình hướng dẫn Bộ chọn dữ liệu, chọn sổ làm việc Microsoft Office Excel và nhấp vào Kế tiếp.
Trong bước này, nhấp vào Duyệt và chọn Trang tính Excel mà bạn muốn chèn để mô tả các giá trị dữ liệu trong biểu diễn bằng hình ảnh. Nhấn Next để tiếp tục.
Chọn trang tính Excel mà bạn muốn đưa vào. Bạn cũng có thể chọn phạm vi bằng cách nhấp vào Chọn phạm vi tùy chỉnh. Chúng tôi cũng sẽ kích hoạt hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột , như trong trường hợp của chúng tôi, hàng đầu tiên của bảng tính Excel chứa các tiêu đề cột. nhấn Next để tiếp tục.
Bây giờ, hãy chọn các cột và hàng mà bạn muốn bao gồm, nhấp vào Chọn cột và một hộp thoại sẽ xuất hiện hiển thị tất cả các cột trong trang tính được chỉ định. Tắt tiêu đề cột không mong muốn và nhấp vào ĐỒNG Ý.
Để chèn các hàng cụ thể, hãy lặp lại quy trình để chèn các hàng mong muốn. Bạn sẽ thấy các cột và hàng đã chọn trong hộp thoại thuật sĩ, bây giờ hãy nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.
Bước này là về việc chọn một cột hoặc hàng, chứa các số nhận dạng duy nhất, tức là giá trị duy nhất, vì trang tính Excel được chèn có trường ID có các giá trị duy nhất, vì vậy chúng tôi sẽ chọn trường ID. Nhấp vào Kết thúc để kết thúc trình hướng dẫn.
Ở cuối cửa sổ Microsoft Visio, bạn sẽ thấy bảng tính Excel được chèn chứa các hàng và cột đã chọn.
Bây giờ bạn phải chọn loại sơ đồ, cho điều này, từ Thêm hình dạng tùy chọn, chọn loại sơ đồ mong muốn. Ví dụ: chúng tôi đang chọn Biểu đồ hoạt động đã được sử dụng rộng rãi để mô tả hoạt động của mô-đun phần mềm. Nó nằm trong danh mục UML [Ngôn ngữ tạo mô hình hợp nhất], nó còn chứa rất nhiều sơ đồ phần mềm cụ thể.
Sau khi lựa chọn, bạn sẽ thấy tất cả các hình dạng tương ứng có trong loại sơ đồ cụ thể. Đối với Hoạt động UML, nó hiển thị tất cả các hình dạng cần thiết để tạo sơ đồ hoạt động.
Bây giờ chọn hình dạng Trạng thái ban đầu từ danh sách và kéo nó sang khu vực sơ đồ chính.
Chọn trạng thái Hành động và bắt đầu kéo các hàng cụ thể từ trang tính Excel đã chèn vào sơ đồ. Khi trang tính Excel được liên kết với biểu đồ, nó sẽ tự động hiển thị cho bạn Đồ họa dữ liệu [giá trị dữ liệu] có liên quan với hình dạng.
Để thay đổi Đồ họa Dữ liệu, hãy bấm chuột phải vào hình được chèn và từ tùy chọn Dữ liệu, hãy chọn Chỉnh sửa Đồ họa Dữ liệu.
Trong hộp thoại Chỉnh sửa Đồ họa Dữ liệu, hãy nhập Trường dữ liệu bạn có thể thay đổi trường mà bạn muốn hiển thị với hình dạng được chèn. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị Tên của sinh viên và Khóa học, hãy chọn các trường tương ứng từ danh sách thả xuống.
Bạn không phải thay đổi nó cho từng hình dạng, nó sẽ tự động áp dụng các thay đổi trên tất cả các hình dạng được chèn. Sau khi hoàn tất, bấm OK để quay lại.
Để cung cấp cho bạn ý tưởng chung, chúng tôi chỉ mô tả một hồ sơ học sinh trong sơ đồ hoạt động UML, bây giờ chúng tôi sẽ thêm một Tiểu bang hình thể hiện tổng số điểm được bảo đảm bởi học sinh. Kéo hình dạng Trạng thái vào khu vực sơ đồ chính, điều hướng đến tab Trang chủ và nhấp vào Văn bản, để thêm văn bản vào đó.
Bây giờ bắt đầu kết nối các hình dạng với Kiểm soát dòng chảy hình dạng, chọn nó từ thanh bên trái và kéo nó qua cửa sổ sơ đồ chính.
Bằng cách làm theo quy trình trên, bạn có thể tạo sơ đồ trong Microsoft Visio 2010 từ bất kỳ biểu dữ liệu Excel nào, thay vì tra cứu các giá trị trong bảng tính Excel và nhập chúng vào sơ đồ.
Lucidchart mang lại rất nhiều điều thú vị khi tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp. Số lượng mẫu và các yếu tố sơ đồ là không ai sánh kịp. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn dễ dàng nhập các tệp Microsoft Visio. Nó hỗ trợ tất cả các định dạng Visio - vdx, .vsd và .vsdx.
Nhưng những gì về xuất khẩu những sơ đồ này? Để được chính xác hơn. Làm cách nào để xuất sơ đồ Lucidchart sang Microsoft Word và Excel?
Chà, không khó chút nào. Lucidchart cho phép bạn lưu tài liệu của mình dưới dạng tệp PNG, JPEG hoặc SVG. Và điều tốt là cả Word và Excel đều làm cho các loại tệp này trở nên cực kỳ dễ dàng.
Hãy xem làm thế nào để hoàn thành nó.
Draw.io vs Lucidchart: So sánh các nhà sản xuất sơ đồ trực tuyến hàng đầu
Nhập sơ đồ Lucidchart: dưới dạng tệp hình ảnh
Bước 1: Sau khi hoàn thành sơ đồ của bạn, nhấp vào Tệp> Tải xuống dưới dạng và chọn một trong các tùy chọn - PNG, JPEG hoặc SVG. Tiếp theo, chọn trang Tài liệu và Chất lượng.
Lưu ý rằng nếu bạn đang tải xuống nhiều bản vẽ, bạn cần chọn các trang trong trang Tài liệu. Ngoài ra, nếu bạn đang tải xuống nhiều trang, việc tải xuống sẽ ở dạng tệp zip.
Theo mặc định, Lucidchart xuất một khung vẽ lớn, sẽ cần phải thay đổi kích thước sau này. Do đó, cắt nội dung theo ý thích của bạn.
Để làm như vậy, nhấp vào Cắt để nội dung và điều chỉnh các bên. Khi bạn đã thêm hoặc chọn tất cả các chi tiết có liên quan, nhấn nút Tải xuống.
Bước 2: Khi dữ liệu của bạn được tải xuống vị trí bạn chọn, hãy mở Word hoặc Excel. Tiếp theo, nhấp vào Chèn> Ảnh và chọn ảnh bạn muốn tải lên.
Nếu bạn đã tải xuống nhiều trang, bạn sẽ phải trích xuất hình ảnh trước, sau đó chèn chúng vào Word hoặc Excel.
Mẹo chuyên nghiệp: Một cách giải quyết khác liên quan đến việc chụp ảnh màn hình nhanh của sơ đồ, lưu nó dưới dạng tệp JPEG hoặc PNG và chèn giống như hình ảnh. Ở đây, tất nhiên, bạn sẽ không nhận được chất lượng tương tự.công cụ #online
Nhấn vào đây để xem trang bài viết công cụ trực tuyến của chúng tôi2. Nhập tệp qua bổ trợ Lucidchart
Đúng, Lucidchart có một bổ trợ cung cấp cho bạn tùy chọn để nhập sơ đồ của bạn trực tiếp vào Word và Excel. Tuy nhiên, nó không có tùy chọn chọn chất lượng hoặc khu vực vải.
Bước 1: Để thêm Bổ trợ, hãy mở Word hoặc Excel và nhấp vào Chèn> Bổ trợ của tôi. Chạm vào Office Store và tìm kiếm Lucidchart trong khu vực Tìm kiếm.
Khi bạn đã tìm thấy nó, hãy nhấn vào Thêm. Bổ trợ Lucidchart sẽ hiển thị ở góc cực bên phải của dải băng trên cùng.
Bước 2: Chạm vào nó để đăng nhập. Hãy nhớ rằng bạn sẽ cần sử dụng cùng thông tin đăng nhập mà bạn đã sử dụng để đăng nhập vào công cụ trực tuyến.
Khi tên người dùng và mật khẩu được xác thực, Lucidchart sẽ tìm nạp tất cả các sơ đồ của bạn trong khung bên phải.
Bước 3 : Nhấp đúp vào thư mục bạn chọn và sau đó vào sơ đồ tiếp theo. Điều đó sẽ hiển thị các bản vẽ trên khung bên dưới. Tất cả bạn cần làm là nhấp vào Chèn.
Bổ trợ Lucidchart sẽ không hiển thị trong các tệp Word hoặc Excel khác. Đừng lo lắng. Bạn chỉ cần nhấp vào tab Bổ trợ ở trên cùng và chọn Lucidchart. Đôi khi, tác vụ này có thể trở nên rất lặp đi lặp lại, đặc biệt nếu bạn là người cần nhập sơ đồ vào Word thường xuyên. Mặt khác, bạn không cần đăng nhập mọi lúc.
Khi Lucidchart nhập sơ đồ, bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng hình ảnh tiêu chuẩn như viền, bóng, trong số các tùy chọn khác.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu sơ đồ của bạn có nhiều hơn một trang, bạn có thể chuyển qua các trang thông qua nút trong khung.Lucidchart Bổ trợ so với Nhập khẩu
Mặc dù việc thêm bổ trợ Lucidchart là một cách khá dễ dàng để nhập sơ đồ trực tiếp vào Word hoặc Excel, mà không gặp rắc rối khi lưu ảnh riêng lẻ, nhưng không phải không có giới hạn.
Đối với một, bạn không thể chọn chất lượng. Thứ hai, bạn không thể chọn nhập bản vẽ dưới dạng hình ảnh trong suốt.
Hơn nữa, nếu bạn cảm thấy cần phải chỉnh sửa một bản vẽ cụ thể, bạn sẽ phải mở trang web trên máy tính để bàn, thực hiện các chỉnh sửa ở đó và sau đó chèn bản vẽ.
Lưu ý : Bạn cần bao gồm bổ trợ riêng trên Word và Excel.Cách dễ dàng tạo đồ thị và biểu đồ trên Google Sheets
Tiền thưởng: Xuất dưới dạng tài liệu PDF
Ngoài các định dạng hình ảnh tiêu chuẩn, Lucidchart cũng cho phép bạn nhập bản vẽ và sơ đồ của mình dưới dạng tài liệu PDF.
Tương tự như hình ảnh, Lucidchart cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn tải xuống. Bạn có thể tải xuống toàn bộ khung vẽ hoặc chọn một kích thước cụ thể.
Ngoài ra, bạn có thể chọn tỷ lệ và căn chỉnh hình ảnh. Sau khi hoàn thành, nhấn nút Tải xuống.
Nhập và xuất bản vẽ của bạn như một ông chủ
Vì vậy, đó là cách bạn nên nhập về bản vẽ và sơ đồ của mình vào Microsoft Word và Excel. Hãy nhớ đăng xuất khỏi bổ trợ nếu bạn đang sử dụng nó trên máy tính công cộng. Bởi vì, ngay cả khi bạn xóa bổ trợ, một cú chạm nhanh vào Thêm sẽ thêm bổ trợ mà không cần bất kỳ xác thực nào.
Lucidchart là một trong những lựa chọn thay thế Visio tốt nhất, nhờ vào bộ sưu tập các mẫu được tạo sẵn mạnh mẽ. Từ kế hoạch sàn đến mockup điện thoại thông minh, bạn có thể tìm thấy mọi thứ dưới mái nhà. Những gì tôi thích về công cụ này là giao diện và công cụ trực quan của nó.
Tiếp theo: Nói về Microsoft Visio, hãy xem một số lựa chọn thay thế thú vị cho công cụ lập sơ đồ này.