Các nguyên nhân làm file excel nặng

Đối với những người thường xuyên sử dụng phần mềm Excel để làm việc thì có lẽ mọi người đều sẽ gặp tình trạng thấy file Excel bị nặng, trở nên chậm chạp và khiến cho các thao tác trở nên bị đơ, giật gây ra khó khăn trong quá trình xử lý dữ liệu. Vậy làm sao để có thể  khắc phục file excel bị nặng? Trong bài viết hôm nay mình sẽ chia sẻ với các bạn nguyên nhân và cách  khắc phục file excel bị nặng một cách chi tiết, cụ thể và hiệu quả nhất nhé.

Nội dung chính Show

• 1. Nguyên nhân khiến cho file excel bị nặng
• 2. Cách khắc phục file excel bị nặng
• 3. Một số lưu ý khi sửa lỗi file excel bị nặng

1. Nguyên nhân khiến cho file excel bị nặng

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi File Excel bị nặng, sau đây mình sẽ nêu ra một số nguyên nhân chủ yếu thường gặp đó là trong File Excel có chứa nhiều hình ảnh với độ phân giải cao hoặc có sự xuất hiện của nhiều công thức phức tạp hay lưu file dưới dạng đuôi .xls, định dạng thừa bị nhiều

2. Cách khắc phục file excel bị nặng

Chúng ta có thể  khắc phục file excel bị nặng theo một trong các cách dưới đây:

2.1.  Khắc phục file excel bị nặng bằng cách xóa Name rác trong file Excel

Trong chúng ta làm việc trên file Excel thì các thao tác sao chép, move/copy sheet sẽ vô tình kéo theo các name rác chẳng hạn các name sẽ là “[…]“, và Name rác thường là có lỗi: “#REF!“.

Để có thể xóa name rác trong file Excel, đầu tiên thì chúng ta cần đổi tên mở rộng của file Excel thành .zip.

Tiếp theo, chúng ta nhấn chuột phải vào file đó rồi chọn mục Extract Here như hình minh họa dưới đây:

Khi đó file Excel đã được giải nén ra thành rất nhiều file nhỏ và chúng ta chọn file xl rồi nhấn chuột phải vào mục workbook.xml. Lúc này thanh cuộn hiện ra thì chúng ta  chọn mục Edit with Notepad++.

Tiếp theo, chúng ta đặt dấu con trỏ ngay vị trí đầu tiên của file (ngay trước “#REF!). Sau đó chúng ta tìm kiếm thử, tìm thấy sẽ được highlight, và nhấn chọn Replace All. Cuối cùng chúng ta lưu file lại Workbook.xml, và đóng Notepad++ là được.

2.2.  Khắc phục file excel bị nặng bằng cách xóa file chứa các object

Tương ứng với các objects trong mỗi sheet[…].xml tương ứng với mỗi file drawing[…].xml, trong sheet[…].xml sẽ có chỗ chứa sẽ là , do vậy để xóa nội dung đi, chúng ta làm tương tự với workbook.xml như phần trên và sẽ mở tuần tự các file sheet[..].xml ra và tìm xóa đi các đoạn chứa . 

Tiếp đó chúng ta chọn thư mục xl => worksheets rồi sau đó bôi đen toàn bộ sheet và tiến hành nhấn chuột phải và chọn mục Edit with Notepad++.

Tiếp theo, chúng ta đặt dấu con trỏ ngay vị trí đầu tiên của file (ngay trước “) và nhấn Replace All in Opened Documents.

Tiếp đó chúng ta nhấn chọn File, chọn Save All và đóng Notepad++ lại. Cuối cùng chúng ta tìm đến trong thư mục drawings rồi xóa hết tất cả các file bên trong là hoàn thành.

2.3.  Khắc phục file excel bị nặng bằng cách xóa liên kết bị lỗi trong file Excel

Khi chúng ta mở file và hiện ra thông báo này tức là file đang có liên kết bị lỗi và Excel không thể update những liên kết này, do vậy để có thể xóa bỏ những link này, các bạn hãy làm theo các bước lần lượt như sau:

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta nhấn vào vào Enable Content ở thông báo, khi đó thông báo tiếp theo hiện ra thì chúng ta chọn Edit Links…

Hay chúng ta cũng có thể chọn thẻ Data trên thanh công cụ Ribbon rồi sau đó chọn Edit Links ở mục Connections như hình minh họa dưới đây:

Bước 2: Lúc này, hộp thoại Edit Links hiện ra với danh sách các link bị lỗi trong file và chúng ta nhấn chọn liên kết cần xóa sau đó nhấn Break Link.

Bước 3: Thông báo về kết quả dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng nếu xóa liên kết này hiện ra, chúng ta tiếp tục nhấn Break Links. Khi đó chúng ta đã có thể xóa được link bị lỗi. Sau đó chúng ta tiếp tục chọn các link bị lỗi tiếp theo rồi Break Links đến khi nào không còn link nào bị lỗi nữa.

3. Một số lưu ý khi sửa lỗi file excel bị nặng

• Ngoài các nguyên nhân và cách khắc phục trên thì có 2 yếu tố ảnh hưởng đến tốc độ tính toán nhanh hay chậm của file Excel đó là số lượng công thức và độ phức tạp của công thức. Chính vì vậy, càng nhiều ô tính chứa công thức trong trang tính là nguyên nhân khiến file Excel bị nặng hơn. 
•  
• Khi đó cách khắc phục là chúng ta cần lưu ý khi thiết lập một trang tính thì hãy tối giản công thức nhất có thể, dễ dàng nhất và chú ý bố cục của bảng tính sao cho hạn chế số lượng tối đa các ô tính chứa công thức. 

Như vậy, những chia sẻ của mình trên đây đã hướng dẫn các bạn cách khắc phục tình trạng file Excel bị nặng.  Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc và chúc bạn thành công!