Vendor Performance Management là gì

Supplier performance measures are a tool to determine whether your supplier is doing their work as expected. What is expected of the supplier should be as described in the supply contract or statement of work, specification, service level agreement or KPIs – or a mixture of some of these.

There are many tools to assist in measurement of supplier performance. Some are paper-based checklists, many are digitally enabled. Electronic performance measurement helps to set consistent measures for suppliers in similar categories or projects. This article will explore the benefits and disadvantages of standardized measures across different suppliers.

Before exploring this, we will provide an overview of supplier performance measures and their purpose.

Measurements for suppliers of goods and services

Supplier performance measures may have different considerations depending on whether we are buying goods or services. However, they typically address similar areas, which are important for the performance of the overall organization and its stakeholders. The table below includes some examples.

Table 1: Examples of measures of supplier performance

How should supplier performance measures be created?

Each measurement area is influenced by the business needs.  These needs reflect the requirements of the stakeholder / end user, or address specific project requirements.  In addition, the measurement area should also address the needs of the organization [for example, there may be an organization-wide requirement to improve working capital or corporate and social responsibility performance.

It is important that supplier performance measures are SMART:

• Specific
• Measurable
• Achievable
• Realistic
• Time-based

In addition, supplier performance measures should:

• be few in number [perhaps 4 or 5 critical-to-quality areas]
• not require excessive resource to manage
• motivate the supplier to meet and exceed targets

Table 2:  Examples of how supplier performance measures are created

How are supplier performance measures monitored on a daily basis?

It could be the responsibility of the supplier, the buying organization’s Procurement Department or their business stakeholders to monitor how suppliers are performing against these goals.  Often, it is a joint effort because there may be commercial consequences of the supplier performing well or poorly.  For example:

• Good supplier performance may trigger a bonus, or increased workload or a recognition incentive.
• Poor supplier performance may result in application of contractual remedies such as liquidated damages or other sanctions such as the supplier not being considered for additional projects for a period of time.

Often, periodic reviews of performance take place quarterly or annually, in addition to more routine corrective action planning.  This helps to track trends and decide if targets should be adjusted or stretched based on previous performance or changing business needs.

Should supplier performance measurement be standardized?

Having consistent measures across similar suppliers / categories or across a project has advantages and disadvantages:

The advantages of standardized supplier performance measures:

• It enables performance standard measures, but supplier-specific targets
• It helps to compare suppliers against each other, creates aspirations and cross-fertilization of good practice
• It helps to compare performance against supplier price, cost and external benchmarks
• Suppliers may perceive this consistency as equitable
• Ease of reporting within organizational systems or tools

The disadvantages of standardized supplier performance measures:

• You may wish any incentives or sanctions to be targeted to what motivates that particular supplier
  – For example, where you have flexibility to adjust payment terms to reward a small or medium-sized business or provide an award to an organization that relies on public relations successes to win new work
• Suppliers may be more committed to targets if they can contribute to the design of the performance measures or incentive scheme
  – For example, you might wish to become a customer of choice for some important vendors and want them to feel empowered to strive for goals that help them too
• The measures and targets may be specific to your supplier development goals for specific vendors, to reflect their specific capabilities
  – For example, you may wish a supplier to grow their capability or capacity to match your own organization’s requirements if they have the resources and aspiration to support you

Where the organization is utilizing digital tools to help gain a universal picture of supplier performance across a wide range of categories, projects or geographies, it can certainly be helpful to provide decision-makers with the facts they need to inform category, supplier and business strategies.  However, having some flexibility within that regime is helpful to demonstrate to suppliers, customers and stakeholders that measurement is driven by their interests primarily rather than reporting for its own sake.

Vendor là một mắt xích quan trọng trong quá trình đưa sản phẩm của bạn ra thị trường, và việc tiếp cận với vendor cũng khác với tiếp cận tới khách hàng thông thường. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn biết Vendor là gì và làm thế nào để tiếp cận được với các vendor hiệu quả.

Vendor được định nghĩa là một bên [có thể là một tổ chức hoặc cá nhân] cung cấp hàng hóa hay dịch vụ tới khách hàng với hình thức B2C, họ sẽ mua sản phẩm, dịch vụ từ nhà sản xuất và bán lại cho khách hàng. Có thể nói vendor là mắt xích cuối cùng trong quá trình sản xuất và bán hàng hóa. Vendor trong tiếng Việt Nam thường được gọi là người bán hàng rong. Tuy nhiên, thuật ngữ vendor hướng tới cá nhân cung cấp sản phẩm dịch vụ từ doanh nghiệp và bán lại cho khách hàng. 

Ví dụ: Các siêu thị là một loại vendor, họ nhập sản phẩm từ các công ty sản xuất và bán chúng cho người tiêu dùng

Ngoài ra có một số thuật ngữ tương tự Vendor bạn nên phân biệt rõ ràng:

• Seller: người bán, có ý nghĩa tương tự như Vendor, tuy nhiên hơi hẹp hơn và thường hướng đến cá nhân nhiều hơn.

>>> Xem thêm: B2C là gì? Những gì Marketing B2B có thể học hỏi từ Marketing B2C

Supplier: là nhà cung ứng, cung cấp sản phẩm ra thị trường, thường mang ý nghĩa công ty nhiều hơn. Ví dụ: công ty trực tiếp sản xuất và cung cấp sản phẩm – Vendor hoặc Seller sẽ bán sản phẩm được cung ứng của Supplier trên quan hệ hợp tác đối tác

Dù cho vendor và supplier khi dịch ra đều có thể hiểu là nhà cung cấp, tuy nhiên trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng và vai trò của vendor và supplier hoàn toàn không giống nhau

Sơ đồ quy trình chuỗi cung ứng

Supplier  -> Manufacturer -> Distributor -> Vendor -> Customer

Nhà cung cấp -> Nhà sản xuất -> Nhà phân phối -> Nhà cung cấp -> Khách hàng

Phân biệt Vendor và Supplier dựa trên các tiêu chí sau đây

Có thể thấy thì Vendor hay Supplier đều có vai trò trung gian của chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, sự khác biệt chính của Vendor và Supplier nằm ở mục đích bán hàng. Khi hàng hóa được bán cho bên khác với mục đích bán lại thì sẽ được gọi là Supplier, còn hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng cuối thì gọi là vendor.

Tiếp thị đến một Vendor không giống như cách tiếp thị đến công chúng với hi vọng thu hút khách hàng thông thường. Các vendors sẽ không quan tâm đến chất lượng sản phẩm hay sản phẩm đó đẹp đẽ ra sao, tiện lợi như thế nào khi bạn trình bày với họ, vì họ đâu có sử dụng sản phẩm hay dịch vụ đó đâu. Khi Marketing đến Vendor, điều quan trọng bạn cần làm là tạo ra một giao dịch hấp dẫn cho cả hai bên.

Dưới đây sẽ là gợi ý về một số cách tiếp cận đến Vendor:

1. Tham dự tất cả các chương trình thương mại quốc gia quan trọng để gặp gỡ các Vendor trong ngành của bạn. Với tâm thế tìm kiếm đối tác khi tham gia các triển lãm thương mại thì việc gây chú ý và thuyết phục các Vendor sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

1. Cung cấp các ưu đãi cho các Vendor. Khi bạn là một nhà cung ứng [supplier] và muốn Vendor lấy nhiều sản phẩm của bạn để bán thì việc tạo ra ưu đãi nổi bật cho họ hơn là các Supplier khác là một việc khá quan trọng để giữ chân Vendor. Trước hết là một số ưu đãi khi mới kí kết hợp tác, coi như là ưu đãi chào mừng tạo mối quan hệ. Tiếp theo đó là sau một vài tháng, bạn hãy đưa ra một gói ưu đãi khác coi như là phần thưởng cho một lượng doanh số nhất định. Ưu đãi này thường là tỷ suất lợi nhuận cao hơn để thúc đẩy Vendor bán nhiều sản phẩm của bạn hơn. Như vậy việc ưu đãi này đã tạo ra một mối quan hệ win-win cho cả hai bên.

1. So sánh trực tiếp với các dòng sản phẩm hiện tại của Vendor. Cho các Vendor thấy hiệu quả hoạt động, doanh thu của họ sẽ tốt hơn và khách hàng của họ sẽ nhận được những gì khi sử dụng sản phẩm mình thay vì các Supplier hiện tại. Nếu bạn có thể cung cấp những sản phẩm tốt hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn với cùng một mức giá thì chắc chắn sẽ tác động mạnh tới đối tác của bạn.

Cho các vendors thấy hiệu quả hoạt động, doanh thu của họ sẽ tốt hơn và khách hàng của họ sẽ nhận được những gì khi sử dụng sản phẩm mình thay vì các suppliers hiện tại [Anrh: Behance]

Kết 

Hiểu được vendor là gì bạn cũng có thể thấy được hiện nay bên cạnh các cuộc chiến giành thị phần, thì câu chuyện xung quanh việc chiếm chỗ trên gian hàng của các Vendor cũng là mối bận tâm lớn của các doanh nghiệp. Với cương vị là một Supplier thì bạn không chỉ cần hợp tác với thật nhiều Vendor mà điều quan trọng là phải tìm được Vendor phù hợp với sản phẩm, dịch vụ của mình và giữ chân được Vendor lâu dài.

Phương Nguyễn – MarketingAI