Bài viết dưới đây là: hướng dẫn hạch toán vay ngắn hạng theo thông tư TT 200/2014/TT-BTC. Mời bạn đọc cùng khảo.
I. Vay ngắn hạn là gì?
1. Định nghĩa khoản vay
Khoản vay được hiểu là nghĩa vụ nợ phải trả được xác nhận thông qua việc ký kết và thực hiện hiệp định, hợp đồng, thỏa thuận vay.
– Theo Điểm 1a, Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp không được phản ánh vào tài khoản theo dõi khoản vay [Tài khoản 341: Trình bày chi tiết tại Mục 3.1] các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu hoặc phát hành cổ phiếu ưu đãi có điều khoản bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm nhất định trong tương lai. Do vậy, các khoản vay dưới hình thức trái phiếu hoặc cổ phiếu ưu đãi bắt buộc bên phát hành phải mua lại tại một thời điểm xác định trong tương lai là một công cụ nợ [Trong phạm vi kế toán tài chính quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản vay dưới hai hình thức này không được ghi nhận là khoản vay].
2. Vay ngắn hạn
Theo Mục 1b Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về phân loại khoản vay và nợ thuê tài chính ngắn hay dài hạn như sau:
– Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay, nợ thuê tài chính. Các khoản có thời gian trả nợ hơn 12 tháng kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính => Trình bày là vay và nợ thuê tài chính dài hạn. Các khoản đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính => Trình bày là vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn để có kế hoạch chi trả.
– Thông tư 39/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 của Ngân hàng Nhà nước về hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đối với khách hàng có quy định về thời hạn vay tín dụng như sau:
“Điều 10. Loại cho vay
Tổ chức tín dụng xem xét quyết định cho khách hàng vay theo các loại cho vay như sau:
Cho vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay tối đa 01 [một] năm.
Cho vay trung hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 01 [một] năm và tối đa 05 [năm] năm.
Cho vay dài hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay trên 05 [năm] năm”
Đối với các chủ thể cho vay khác như các Doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng, các cá nhân thì không có quy định cụ thể của pháp luật về thời hạn vay.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần lưu ý, quy định tại Thông tư 39/2016/TT-NHNN quy định cho khoản vay ngắn hạn “Có thời hạn cho vay tối đa 01 [một] năm” nêu trên được sử dụng cho lĩnh vực ngân hàng.
Trong phạm vi kế toán tài chính đối với Doanh nghiệp, vay ngắn hạn là các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính.
\>> Xem thêm: CÔNG TY VAY HOẶC MƯỢN TIỀN CỦA CÁ NHÂN VÀ CÔNG TY KHÁC
II. Đặc điểm và phân loại vay ngắn hạn
1. Đặc điểm
Tại Doanh nghiệp hay Bên đi vay, các khoản vay ngắn hạn là các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập Báo cáo tài chính, chủ yếu nhằm mục đích tài trợ cho tài sản lưu động hoặc nhu cầu sử dụng vốn ngắn hạn của Doanh nghiệp, hộ sản xuất, cá nhân.
2. Phân loại vay ngắn hạn
2.1. Phân loại theo chủ thể cho vay [Bên cho vay]
– Vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng: Đây là Bên cho vay đóng vai trò chính trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp có thể có quan hệ tín dụng với một hoặc nhiều ngân hàng. Ngân hàng và các tổ chức tín dụng có thể đáp ứng được nguồn vốn lớn, lãi suất phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu như về minh bạch tài chính, chứng minh khả năng trả nợ, tài sản đảm bảo,…
– Vay của các Doanh nghiệp khác không phải tổ chức tín dụng: Thường chỉ có quan hệ cho vay giữa các Doanh nghiệp có quan hệ đối tác hoặc quan hệ liên kết dựa trên lòng tin hoặc các mối quan hệ trong kinh doanh; Tổng số vốn vay từ chủ thể này không nhiều.
– Vay cá nhân: Thường chỉ xảy ra khi có các mối quan hệ liên quan như Doanh nghiệp vay của các cổ đông, người góp vốn, lãnh đạo công ty hoặc người thân của những đối tượng này. Về cơ bản loại vay này thường diễn ra trong thời gian ngắn, nhằm giải quyết một nhu cầu sử dụng vốn nhanh chóng của Doanh nghiệp; Tổng số vốn vay từ chủ thể này cũng không nhiều.
\>> Xem thêm: Hạch toán vay tiền ngân hàng để mua ô tô, hàng hóa
2.2. Phân loại theo hình thức bảo đảm [Căn cứ vào tính chất có bảo đảm của khoản vay]
– Bảo đảm bằng tài sản thuộc quyền sở hữu của người vay hoặc một bên thứ ba.
+ Hình thức bảo đảm này thường áp dụng khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.
+ Đối với hình thức bảo đảm này, Bên đi vay phải sử dụng tài sản thuộc quyền sở hữu của mình hoặc của một bên thứ ba để thế chấp cho Bbên cho vay để làm tài sản bảo đảm cho khoản vay.
+ Bên cho vay thực hiện đánh giá [Định giá] giá trị tài sản thế chấp để làm căn cứ tính toán giá trị cho vay. Bên cho vay có thể tự thực hiện việc định giá hoặc thuê một đơn vị có chức năng định giá để thực hiện công việc này. Việc định giá tài sản phải bảo đảm khách quan, trung thực và phù hợp với giá giao dịch của thị trường đối với tài sản đó. Nếu định giá quá cao có thể gây thiệt hại cho Bên cho vay, còn nếu định giá quá thấp gây ảnh hưởng đến số tiền được vay của Bên đi vay.
+ Căn cứ vào giá trị định giá tài sản, Bên cho vay sẽ tính số tiền được vay của Bên đi vay. Các ngân hàng thường cho vay khoản vay bằng 40% ÷ 70% giá trị tài sản thế chấp.
– Bảo đảm bằng tài sản hình thành trong tương lai từ vốn vay.
+ Hình thức bảo đảm này thường áp dụng khi thực hiện vay tại ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác.
+ Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn nhưng không có tài sản đảm bảo, hoặc tài sản đó không đáp ứng được các yêu cầu của Bên cho vay thì Bên cho vay có thể yêu cầu Doanh nghiệp sử dụng chính tài sản được hình thành từ nguồn tài trợ của Bên cho vay để làm tài sản bảo đảm.
+ Hình thức này thường áp dụng đối với vay trung hạn và dài hạn. Đôi khi, vay ngắn hạn cũng có thể có hình thức bảo đảm này [Như tài sản đảm bảo là hàng hóa được nhập kho sau khi vay].
+ Với hình thức bảo đảm này, Bên cho vay thường yêu cầu khách hàng phải mua bảo hiểm với tài sản hình thành trong tương lai và người thụ hưởng là Bên cho vay; Đồng thời Bên cho vay được chuyển toàn bộ giấy tờ sở hữu tài sản và ký cam kết bảo quản tài sản.
– Vay tín chấp: Vay tín chấp là khoản vay không được đảm bảo bằng tài sản, có nghĩa là nghĩa vụ hoàn trả tiền vay không được bảo đảm bằng tài sản của Bên đi vay hoặc của một bên thứ ba. Thường hình thức này xảy ra khi Doanh nghiệp vay của các doanh nghiệp khác không phải tổ chức tín dụng hoặc vay cá nhân. Giữa Bên cho vay và Bên đi vay thường có các mối quan hệ xã hội [Như đối tác, quan hệ liên kết hoặc bên liên quan].
2.3. Phân loại theo phương thức cho vay
Có hai phương thức cho vay cơ bản nhất hiện nay là:
– Cho vay theo hạn mức: Bên cho vay và Bên đi vay xác định một hạn mức cho vay cố định trong một thời gian nhất định. Bên đi vay có thể vay, trả nợ nhiều lần nhưng tại bất kỳ thời điểm nào, tổng số dư nợ vay không vượt quá số hạn mức đã định.
– Cho vay trực tiếp từng lần: Cho vay từng lần là hình thức cho vay mà mỗi lần vay Bên đi vay phải làm thủ tục và trình bên cho vay phương án sử dụng vốn vay cho từng món.
– Ngoài hai hình thức chủ yếu trên, còn có một số hình thức vay khác như vay thấu chi, vay trả góp,…
\>> Xem thêm: Các doanh nghiệp có tiền nhàn rỗi có thể cho vay không?
III. Phương pháp kế toán các khoản vay ngắn hạn tại Doanh nghiệp
1. Vay ngắn hạn là tài khoản nào?
* Trước đây, khi các Doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, việc theo dõi và hạch toán các khoản vay ngắn hạn được trình bày trên Tài khoản 311.
* Tuy nhiên, khi chuyển sang thực hiện chế độ kế toán Doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính [Thay thế chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC] => Không theo dõi các khoản vay ngắn hạn trên tài khoản riêng biệt. Tất cả các khoản vay của Doanh nghiệp được hạch toán tại Tài khoản 341 “Vay và nợ thuê tài chính”. Như đã lưu ý tại Điểm 1a, Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC “Tài khoản 341 không theo dõi các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu và phát hành cổ phiếu ưu đãi bắt buộc mua lại tại một thời điểm nhất định”.
* Kết cấu Tài khoản 341 được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Bên Nợ:
+ Số tiền đã trả nợ của các khoản vay, nợ thuê tài chính;
+ Số tiền vay, nợ được giảm do được Bên cho vay, chủ nợ chấp thuận;
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại Số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ [Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam].
– Bên Có:
+ Số tiền vay, nợ thuê tài chính phát sinh trong kỳ;
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại Số dư vay, nợ thuê tài chính bằng ngoại tệ cuối kỳ [Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam].
– Số dư bên Có: Số dư vay, nợ thuê tài chính chưa đến hạn trả.
– Tài khoản 341 “Vay và nợ thuê tài chính có 2 tài khoản cấp 2”:
+ Tài khoản 3411 “Các khoản đi vay”: Tài khoản này phản ánh giá trị các khoản tiền đi vay và tình hình thanh toán các khoản tiền vay của Doanh nghiệp [Tài khoản này không phản ánh các khoản vay dưới hình thức phát hành trái phiếu].
+ Tài khoản 3412 “Nợ thuê tài chính”: Tài khoản này phản ánh giá trị khoản nợ thuê tài chính và tình hình thanh toán nợ thuê tài chính của Doanh nghiệp.
\=> Do vậy: Việc theo dõi và hạch toán các khoản đi vay của Doanh nghiệp được theo dõi trên chi tiết tài khoản 3411.
Trước khi chuyển sang thực hiện chế độ kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 => Phải thực hiện kết chuyển số dư:
“Điều 126. Chuyển đổi số dư trên sổ kế toán
– Số dư tài khoản 311 – Nợ ngắn hạn, tài khoản 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả, tài khoản 342
– Nợ dài hạn chuyển sang tài khoản 341 – Vay và nợ thuê tài chính;”
2. Hạch toán khoản vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Như đã nêu tại phần 1, các khoản vay của Doanh nghiệp [Trong đó có khoản vay ngắn hạn] được hạch toán tại Tài khoản 3411. Một số nghiệp vụ cơ bản trích theo Điều 58 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
2.1. Vay bằng tiền
– Trường hợp vay bằng Đồng Việt Nam [Nnhập về quỹ hoặc gửi vào Ngân hàng], ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt [TK 1111]
Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng [TK 1121]
Có TK 341: Vay và nợ thuê tài chính [TK 3411]
– Trường hợp vay bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế, ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt [TK 1112] [Vay nhập quỹ]
Nợ TK 112: Tiền gửi Ngân hàng [TK 1122] [Vay gửi vào ngân hàng]
Nợ TK 221, 222 [Vay đầu tư vào Công ty con, liên kết, liên doanh]
Nợ TK 331: Phải trả cho người bán [Vay thanh toán thẳng cho người bán]
Nợ TK 211: Tài sản cố định [TSCĐ] hữu hình [Vay mua TSCĐ]
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng [GTGT] được khấu trừ [Nếu có]
Có TK 341: Vay và nợ thuê tài chính [TK 3411]
– Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay [ngoài lãi vay phải trả] như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định,… ghi:
Nợ TK 241, 635
Có TK 111, 112, 331
2.2. Vay chuyển thẳng cho người bán để mua sắm hàng tồn kho, TSCĐ, để thanh toán về đầu tư xây dựng cơ bản, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213, 241 [Giá mua chưa có thuế GTGT]
Nợ TK 213: TSCĐ vô hình [Giá mua chưa có thuế GTGT]
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ [TK 1332]
Có TK 341: Vay và nợ thuê tài chính [TK 3411]
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng được ghi nhận bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến khoản vay [Ngoài lãi vay phải trả] như chi phí kiểm toán, lập hồ sơ thẩm định kế toán tương tự bút toán ở Mục 2.1.
2.3. Vay thanh toán hoặc ứng vốn [Trả trước] cho người bán, người nhận thầu về xây dựng cơ bản, để thanh toán các khoản chi phí, ghi: