Deadline là một thuật ngữ rất phổ biến trong giới văn phòng. Nhưng ngày nay, nó đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Deadline được ghép từ 2 từ “dead” và “line”. “Dead” ở đây mang ý nghĩa cuối cùng, còn “line” chỉ đường giới hạn, thời hạn. Vì thế, từ deadline sẽ được hiểu là đường giới hạn, thời hạn không được vượt qua, hay còn được gọi là hạn chót.
Ngày nay, đa phần mọi người đều hiểu deadline là hạn chót để làm một điều gì đó như hạn chót nộp bài, hạn chót hoàn thành công việc, hạn chót nộp đồ án,… Deadline đóng vai trò là mốc thời gian để bạn điều chỉnh tiến độ và tốc độ làm việc phù hợp.
Deadline là thời hạn không được vượt qua
– Chạy deadline là gì?
Người ta thường dùng thuật ngữ “chạy deadline” khi công việc mà họ được giao hoặc đang thực hiện cần phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu họ phải gấp rút làm việc vì deadline đang cận kề thì điều đó đồng nghĩa với việc họ đang bị deadline “dí”.
Ví dụ: Sếp giao cho bạn làm một bài thuyết trình PowerPoint cho buổi họp vào thứ 2 tuần sau. Nhưng đến tận Chủ Nhật bạn mới bắt tay vào làm và bạn phải làm trong sự gấp gáp do ngày thứ 2 sắp đến. Đó là khi bạn đang bị deadline “dí sát đít”.
Chạy deadline là hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định
– Một số tính từ đi kèm với deadline
Deadline có thể đi kèm với các tính từ sau: Agreed, final, strict, tight.
Ví dụ:
– The final deadline to submit the test is Friday.
– She is able to work to tight deadlines and under pressure.
– My boss set up strict deadlines to motivate his employees.
– Động từ + Deadline
Những động từ có thể đi chung với deadline bao gồm:
+ Have, work to, get: Diễn tả bạn đang có deadline hoặc đang chạy deadline
Ví dụ: I got deadlines from Science and Maths so don’t disturb me.
+ Meet, make: Đã hoàn thành đúng hạn deadline.
Ví dụ: Congratulation, you have met the deadline on time!
+ Miss: Trễ hoặc lố hạn chót.
Ví dụ: Sue, this is the third time you missed the deadlines!
+ Give, impose, set: Đặt ra deadline.
Ví dụ: My teacher set a deadline for the homework.
+ Extend: Kéo dài thời hạn hoàn thành.
Ví dụ: If you can’t finish the work on time, ask your boss to extend your deadlines!
– Deadline + động từ
+ Approach, loom: Diễn tả sắp đến deadline, sắp đến hạn chót.
Ví dụ: Your deadlines are approaching so keep working!
+ Expire, pass: hết hạn, trễ hạn chót.
Ví dụ: Sophia, your deadlines have expired and you still haven’t finished your work! Don’t make me fire you!
– Giới từ
+ Before a/the deadline: Diễn ra trước hạn chót.
Ví dụ: I have finished my work before the deadline.
+ By a/the deadline: Hoàn thành trước hạn chót.
Ví dụ: You should get your work done by Monday’s deadline.
+ Deadline + for: Hạn chót cho một công việc gì đó.
Ví dụ: Don’t miss the deadline for submitting your homework!
Cách sử dụng từ deadline trong tiếng Anh
Nhiều người thường nhầm lẫn deadline với dateline do cách đọc tương đồng với nhau. Nhưng thực ra, dateline mang nghĩa khác hoàn toàn so với deadline.
Nếu deadline là mốc thời gian bạn cần hoặc bắt buộc hoàn thành công việc thì dateline chỉ mang nghĩa là mốc thời gian diễn ra một sự kiện, sự việc nào đó. Dateline cũng thường được thấy trong các văn bản hành chính, giấy tờ, thông báo dưới dạng ngày tháng ở cuối văn bản như “TP. HCM, ngày … tháng … năm 20xx”.
– Ví dụ về dateline:
Tôi có một buổi họp vào 9 giờ sáng thứ 6 tuần này.
– Ví dụ về deadline:
Tôi phải hoàn tất bản báo cáo trước thứ 9 giờ sáng thứ 6 tuần này.
Phân biệt deadline với dateline
Thật ra deadline không xấu hay đáng sợ như nhiều bạn nghĩ. Giống như một đồng xu, deadline cũng có 2 mặt của nó là mặt tích cực và mặt tiêu cực.
– Mặt tích cực của deadline
+ Đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả
Deadline sẽ là cột mốc thời gian giúp bạn xác định rõ ràng quy trình, tiến độ và tốc độ làm việc hợp lý để tránh việc bạn lơ là, không tập trung và làm kéo dài công việc đến một khoảng thời gian không xác định.
Một khi bạn có một kế hoạch làm việc rõ ràng thì mình tin rằng bạn có thể hoàn thành việc được giao với hiệu quả rất tốt!
Đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả
+ Giúp tập trung vào công việc hơn
Không có deadline nào cho phép bạn thảnh thơi được lâu cả. Khi bạn làm việc với deadline cụ thể, bạn sẽ có mục tiêu để phấn đấu, tập trung vào việc cần làm để hoàn thành đúng deadline đã được giao. Với sự tập trung và cố gắng đó, bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi những chuyện nhỏ nhặt, không quan trọng mà chỉ chú tâm vào việc “chạy đua” cùng deadline.
Nếu bạn giữ vững tiến hộ luôn hoàn thành tốt công việc trước hoặc đúng deadline thì bạn sẽ gây ấn tượng tốt với cấp trên và có cơ hội được thăng chức, tăng lương, phát triển trong sự nghiệp.
Deadline giúp tập trung vào công việc hơn
+ Deadline giúp nâng cao hiệu suất làm việc
Kết hợp 2 yếu tố vừa nhắc đến ở trên, có thể thấy khi có một deadline cụ thể thì người ta sẽ có năng suất làm việc hiệu quả hơn do hoàn thành được nhiều khối lượng công việc với tốc độ cao.
Nếu không có deadline, bạn sẽ không bị áp lực hối thúc và điều đó có thể khiến bạn trì hoãn công việc của mình. Lúc này, khối lượng công việc của bạn sẽ càng tăng thêm và chồng chất lên nhau mà vẫn chưa được hoàn thành khiến hiệu suất làm việc bị giảm nghiêm trọng.
Deadline giúp nâng cao hiệu suất làm việc
+ Deadline giúp sắp xếp công việc khoa học hơn
Để hoàn thành công việc kịp deadline, bạn sẽ phải lên quy trình và kế hoạch làm việc cụ thể, rõ ràng. Do bạn không có nhiều thời gian để tiêu phí và trì hoãn, bạn sẽ phải xác định việc nào làm trước việc nào làm sau, việc nào nên chú trọng để đạt được kết quả tốt nhất và đúng hạn.
Vì thế, việc sắp xếp công việc và quản lý thời gian một cách khoa học là những lợi ích mà deadline có thể mang đến cho bạn.
Deadline giúp sắp xếp công việc khoa học hơn
– Mặt tiêu cực của deadline
+ Dễ trở thành nỗi sợ hãi hoặc ám ảnh
Những deadline đôi khi cũng có thể trở nên vô cùng đáng sợ trong mắt một số người. Khi con người ta có một lượng công việc khổng lồ cùng với một deadline gấp rút thì ta sẽ phải chạy deadline trong hoảng loạn, áp lực, thậm chí quên ăn quên ngủ để làm việc.
Điều này khiến ta dễ bị stress, mệt mỏi, uể oải, đau lưng, đau cột sống khi ngồi trong một khoảng thời gian dài, ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần lẫn cơ thể. Việc này kéo theo chất lượng công việc và cuộc sống bị sụt giảm nghiêm trọng và để lại hậu quả về sau.
Deadline dễ trở thành nỗi sợ hãi hoặc ám ảnh của con người
+ Dễ gây tâm lý ức chế và tình trạng làm việc hời hợt
Một số người khi đối mặt với deadline không những không cố gắng tập trung vào làm việc hiệu quả mà chỉ “tặc lưỡi” làm đối phó, làm hời hợt cho kịp hạn cuối chứ không để tâm đến chất lượng công việc.
Dễ gây tâm lý ức chế và tình trạng làm việc hời hợt
+ Gây mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày
Khi công việc giao cho bạn quá nhiều deadline khiến bạn luôn phải ngày đêm làm việc, học tập liên tục thì dần dần, bạn sẽ không còn thời gian để chăm chút cho đời sống sinh hoạt, giải trí bên ngoài công việc của bạn. Bạn nên đảm bảo mình có một cuộc sống an ổn bên ngoài công việc và nên dành ra thời gian cho bản thân mình nghỉ ngơi.
Deadline làm mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày
– Lập kế hoạch rõ ràng chi tiết
Việc lập kế hoạch trong quá trình chạy deadline là một điều vô cùng cần thiết. Bởi lẽ, khi có một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ có thể sắp xếp và quản lý, kiểm soát khối lượng công việc của mình một cách khoa học và hiệu quả và ít xảy ra tình trạng trễ deadline.
Lập kế hoạch rõ ràng chi tiết
– Không ngừng cố gắng và quyết tâm làm việc
“Áp lực tạo nên kim cương”. Câu thành ngữ này ám chỉ mọi sự cố gắng dưới môi trường thúc đẩy của áp lực sẽ tạo nên những thành công vang dội và chói lòa nhất. Vì vậy, bạn phải nỗ lực trong công việc và học tập của mình để đạt kết quả tốt nhất trong mỗi lần chạy deadline.
– Sắp xếp thời gian hợp lý
Quản lý thời gian luôn là một trong những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng cử viên cho công việc. Bởi vì chỉ có những người biết sắp xếp thời gian hợp lý mới có thể làm tốt công việc của mình. Do đó, khi được giao công việc kèm với deadline, những bạn biết quản lý thời gian của mình luôn có thể hoàn thành mọi việc đúng hạn.
Ngoài ra, nếu bạn biết cách sắp xếp thời gian thì bạn có thể biết được deadline được giao có quá cận kề hay quá xa so với khối lượng công việc được giao hay không. Để từ đó, bạn có thể thương lượng với sếp hoặc giáo viên để đặt deadline lại cho phù hợp.
Sắp xếp thời gian hợp lý
– Ghi chú những thông tin quan trọng
Thói quen ghi chú là một trong những thói quen tốt kể cả khi bạn đang đi học và đi làm. Vì như thế, bạn có thể lưu lại những thông tin quan trọng, cần thiết. Hiện nay, ngoài ghi chú trên giấy bút ra, bạn còn có thể ghi chú trên điện thoại, máy tính bảng hoặc thậm chí laptop.
Đặc biệt, bạn cũng dễ nhớ những thứ bạn tự tay ghi ra hơn là chỉ nghe một cách đơn thuần. Bạn còn có thể ghi chú về hạn chót nộp công việc để nhắc nhở bản thân tập trung hơn.
Ghi chú những thông tin quan trọng
– Có một đội nhóm ăn ý khi làm việc
Làm việc nhóm giúp công việc của bạn không còn quá nặng nề như trước vì bạn có thể san sẻ nó cùng với những người đồng đội, những thành viên trong nhóm.
Khi hợp tác làm việc cùng một nhóm ăn ý, bạn sẽ được nghe thêm nhiều ý kiến, ý tưởng, đóng góp, nhận xét của những người khác và từ đó, cả nhóm cùng tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để giải quyết công việc.
Có một đội nhóm ăn ý khi làm việc
– Yêu cầu trợ giúp khi cần thiết
Đối với một số công việc bạn cảm thấy quá sức hoặc bạn xảy ra chuyện đột xuất khiến công việc bị dang dở thì đừng ngần ngại nhờ sự giúp đỡ của người khác. Mọi sự trợ giúp kịp thời sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro trong quá trình chạy deadline. Nhưng đừng quá ỷ vào nó nhé!
– Áp dụng quy tắc SMART khi xây dựng deadline
Mô hình SMART bao gồm: S [Specific – Rõ ràng], M [Measurable – Có thể đo lường], A [Achievable/Attainable – Khả thi], R [Relevant/Realistic – Thực tế], T [Time Bound – Có thời hạn].
Tóm lại, nếu bạn muốn xây dựng một deadline hợp lý, hãy áp dụng mô hình SMART để đảm bảo rằng các mục tiêu bạn đặt ra phải cụ thể, kết quả thu được có thể đo lường, công việc không bất khả thi và phải thực tế, cuối cùng là đặt ra một thời hạn để làm. Như vậy thì bạn sẽ luôn đạt được hiệu quả cao!
Áp dụng quy tắc SMART khi xây dựng deadline
– Chồng chéo deadline
Mỗi công việc đều cần thời gian để hoàn thành. Việc bạn “ôm” nhiều việc cùng một lúc sẽ khiến bạn dễ bị áp lực và không thể chú trọng làm việc vì một mục tiêu duy nhất. Do đó, hãy phân bổ thời gian hợp lý, nếu deadline được giao cùng lúc thì hãy thương lượng sắp xếp dời lại các deadline hoặc nhờ sự trợ giúp từ người khác nhé!
Tránh chồng chéo deadline với nhau
– Deadline thiếu chi tiết
Deadline được đặt ra để thúc đẩy bạn làm việc với hiệu suất cao và cho ra thành quả tốt. Nếu deadline thiếu chi tiết, không có mục tiêu cụ thể rõ ràng thì người làm việc sẽ dễ bị rối loạn do không biết mình đang làm gì. Vì vậy, hãy dành thời gian của bạn để đặt ra những deadline rõ ràng với quy tắc SMART được nhắc phía trên.
Tránh lập deadline thiếu chi tiết
– Không chia giai đoạn deadline phù hợp
Để dễ quản lý tiến độ làm việc thì bạn nên chia nhỏ deadline của mình ra thành từng giai đoạn nhỏ thích hợp. Mỗi giai đoạn cần có một mục tiêu nhỏ nhưng cụ thể, kèm theo đó là thời hạn thực hiện từng giai đoạn. Nếu không chia giai đoạn deadline một cách phù hợp thì bạn có thể dễ mắc phải sai lầm trong quá trình làm việc.
– Tạo deadline không thực tế
Như quy tắc SMART đã được nhắc trên, các deadline được đặt ra cần phải khả thi và thực tế. Nếu đặt ra deadline quá sức của người làm thì họ sẽ bị áp lực hoặc dễ sinh ra chán nản, ảnh hưởng xấu đến công việc.
Tránh tạo deadline không thực tế
– Bắt chước người khác
Việc chạy deadline cũng yêu cầu sự sáng tạo và những ý tưởng mới. Đó là điều làm bạn khác biệt so với những người. Nếu bạn bắt chước người khác một cách rập khuôn thì bạn sẽ đánh mất sự linh hoạt, khả năng sáng tạo trong công việc và tệ hơn là bị cấp trên phát hiện. Vậy nên đừng bao giờ bắt chước người khác nhé!
Xem thêm