TTO - Tốt nghiệp chuyên ngành tiếng Anh thương mại mà làm Nhân viên Kinh doanh thì cần phải học thêm những gì nữa để phục vụ cho công việc? Ngoài yếu tố nhanh nhẹn, hoạt bát, năng động và giao tiếp tốt thì còn cần gì nữa ạ? Ngoài ra, Chuyên viên có thể nói cụ thể hơn cho em biết về công việc của thư ký bao gồm những gì không? [Hương Giang]
TTO - Tốt nghiệp chuyên ngành tiếng Anh thương mại mà làm Nhân viên Kinh doanh thì cần phải học thêm những gì nữa để phục vụ cho công việc? Ngoài yếu tố nhanh nhẹn, hoạt bát, năng động và giao tiếp tốt thì còn cần gì nữa ạ? Ngoài ra, Chuyên viên có thể nói cụ thể hơn cho em biết về công việc của thư ký bao gồm những gì không? [Hương Giang]
- Trả lời của chị Nguyễn Thị Thanh Phương, chuyên viên tư vấn cao cấp, công ty tư vấn và tuyển dụng nhân sự PricewaterhouseCoopers Việt Nam:
Đối với nhân viên kinh doanh, bên cạnh các yếu tố thể hiện ra bên ngoài như nhanh nhẹn, hoạt bát, năng động và giao tiếp tốt, người giữ vị trí này trước tiên cần phải am hiểu về dịch vụ mình cung cấp cho khách hàng. Hơn nữa, người giữ vị trí này cần có kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp, có khả năng thương thuyết, thuyết phục, kỹ năng phục vụ khách hàng, khả năng phát triển kinh doanh và nhạy bén với tình hình thị trường.
Như vậy, nếu bạn chọn nghề kinh doanh, bạn có thể xem xét các phẩm chất trên để bồi dưỡng thêm các nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết cho bản thân.
Về công việc Thư ký, giả định ở đây bạn đang hỏi về công việc của thư ký văn phòng chung chung, thì công việc chi tiết có thể bao gồm nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, thực hiện các công tác hành chánh hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn, xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật, quản lý lưu trữ hồ sơ...
Ngoài ra, tùy thuộc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban, yêu cầu của từng công ty mà công việc thư ký sẽ có thêm những nhiệm vụ khác nữa. Ví dụ như nếu bạn là thư ký của phòng Marketing, bạn có thể sẽ có cơ hội tham gia vào các chương trình sự kiện, đảm trách các công tác hậu cần cho bộ phận. Nếu bạn là thư ký phòng nhân sự, bạn có thể hỗ trợ tính lương, bảo hiểm xã hội, y tế, sắp xếp lịch phỏng vấn.
Chúc bạn sớm tìm được việc làm như ý.
Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề lao động việc làm, kỹ năng nghề nghiệp, quyền lợi của người lao động... bạn đọc có thể gửi về chương trình "Tư vấn việc làm" tại địa chỉ: tto@tuoitre.com.vn
Để chính xác về nội dung, vấn đề cần hỏi, xin bạn đọc vui lòng gõ có dấu [font chữ unicode]. Xin chân thành cảm ơn!
Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.
Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các luật sư làm việc với tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.
Các kỹ năng cơ bản
Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút [tiếng Anh đạt 50 từ/phút].
Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút [tiếng Anh đạt 80 từ/phút].
Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.
Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.
Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.
Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.
Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.
Biết và sử dụng được ngoại ngữ.
Phẩm chất cá nhân
Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết.
Trong đàm phán, người thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi thư ký [đặc biệt là thư ký riêng] là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp đồng.
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp [lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...], chuẩn bị các chuyến đi công tác [lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...] phải được người thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.
Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.
Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là thư ký giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.
Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Thư ký văn phòng làm những công việc gì?
Thư ký là người thực hiện các công việc “hậu trường” cho văn phòng như hỗ trợ liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký còn là người làm những công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính, soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, lên lịch trình, lên kế hoạch cho cấp trên [giám đốc],...
Thư ký và trợ lý khác nhau như thế nào?
Cho nên, phân biệt điểm khác giữa trợ lý và thư ký chính là trợ lý là một người trực tiếp tham gia vận hành và quản trị tổ chức dưới sự cho phép của lãnh đạo. Còn thư ký chỉ phụ trách mảng hành chính của lãnh đạo.
Tại sao cần phải có thư ký?
Thư ký thường đóng vai trò đại diện của một đơn vị hay cá nhân [ban quản lý], thế nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến tay thư ký trước tiên. Chính vì thế, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là: Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng nhất từ các phòng ban.
Thư ký văn phòng lương bao nhiêu?
- Mức lương của thư ký dưới 1 năm kinh nghiệm trung bình là 10.9 triệu đồng/tháng. - Mức lương thư ký từ 1 - 4 năm kinh nghiệm trung bình là 13.2 triệu đồng/tháng. - Với vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu từ 5 - 9 năm kinh nghiệm thì mức lương trung bình tương ứng là 17.9 triệu đồng/tháng.