Các doanh nghiệp đang có kế hoạch triển khai một giải pháp IT sẽ không thể bỏ qua quá trình Thẩm định chi tiết [Due diligence]. Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp tầm quan trọng của việc thẩm định, hoặc họ không thu thập đủ các thông tin cần thiết để có những quyết định chính xác nhất.
Việc triển khai một giải pháp IT mới cho doanh nghiệp có thể chứa một vài rủi ro tiềm ẩn nhất định nếu thông tin nhà cung cấp không được kiểm tra kĩ lưỡng ngay từ đầu. Quá trình thẩm định trước khi lựa chọn một phần mềm hoặc một nhà cung cấp phần mềm sẽ đánh giá tất cả các rủi ro có thể xảy ra trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng.
Đọc thêm: Tổng quan xu hướng Business Intelligence & Analytics năm 2018
Vì sao doanh nghiệp phải tiến hành Thẩm định?
Thẩm định [due diligence] là thuật ngữ kinh doanh cho quá trình kiểm tra và xác minh tính chính xác của một bản hợp đồng. Quy trình thẩm định rất quan trọng, bởi nó giúp đảm bảo rằng các bên liên quan đến thỏa thuận tài chính đều có đầy đủ thông tin để đánh giá chính xác mọi rủi ro tiềm ẩn.
Hầu hết các hợp đồng về giải pháp công nghệ mang tính dài hạn. Do đó, nếu nhà cung cấp không đủ năng lực, khả năng cao là doanh nghiệp của bạn cũng sẽ gặp phải khó khăn lớn, đặc biệt nếu giải pháp này được dùng để hỗ trợ các chức năng chính của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Những vấn đề thường gặp khi triển khai dự án ERP
Các yếu tố cần xem xét trong quá trình thẩm định nhà cung cấp
Thẩm định công nghệ
Đây là bước kiểm tra tính năng của phần mềm một cách hoàn thiện, điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các chức năng và cách hoạt động của phần mềm. Một nhà cung cấp có uy tín sẽ luôn sẵn lòng cung cấp bản dùng thử sản phẩm của họ cho các khách hàng tiềm năng để họ có cái nhìn tổng thể về cách phần mềm hoạt động, xử lý dữ liệu, cũng như những giá trị mà sản phẩm của họ đem lại cho doanh nghiệp.
Giai đoạn này là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp đánh giá khả năng của phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện có của doanh nghiệp. Trong quá trình này, hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Các vấn đề kỹ thuật sẽ được giải quyết như thế nào?
- Đào tạo sẽ được cung cấp như thế nào?
- Cập nhật và thay thế các ứng dụng có phát sinh chi phí phụ hay không?
- Và cuối cùng là những chi tiết về tính năng và hiệu suất của sản phẩm.
Đọc thêm: 3 tính năng chính của mọi phần mềm quản lý tài chính
Những giải pháp khác nhau sẽ tập trung giải quyết một vài vấn đề cụ thể hoặc cung cấp một số tính năng nhất định, do đó, hãy đảm bảo rằng bạn đặt đúng câu hỏi để thu thập tất cả thông tin quan trọng về sản phẩm. Ngoài ra, demo là cơ hội lý tưởng để xem phần mềm hoạt động trực tiếp, điều này giúp đảm bảo rằng giải pháp bạn đã chọn có các tính năng chính xác mà công ty đang cần.
Bên cạnh việc kiểm tra các chức năng của phần mềm thì nguồn tham khảo khách hàng của nhà cung cấp cũng cần phải được xem xét. Nhà cung cấp được phù hợp cần phải cung cấp được một danh sách khách hàng uy tín, cũng như thông tin về kết quả của quá trình hợp tác và sự hài lòng của khách hàng.
Hãy kiểm tra xem nếu đối tác của bạn có bất kỳ khách hàng cũ nào trong cùng ngành kinh doanh của bạn không? Nếu có, hãy tiếp cận và xin các phản hồi từ họ nếu chúng không được cung cấp ngay từ đầu.
Hơn nữa, tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động của nhà cung cấp cũng là điều cần thiết. Sự ổn định của một công ty sẽ được thể hiện qua tình trạng tài chính, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên và những thay đổi lớn có khả năng xảy ra trong nội bộ của họ.
Đọc thêm: Quản lý Hiệu suất Doanh nghiệp [EPM] là gì?
Thỏa thuận hợp đồng
Khi bạn đã quyết định tiếp tục thỏa thuận thì ở bước tiếp theo, sự trợ giúp từ luật sư, và những hướng dẫn pháp lý của họ là những gì bạn cần để hiểu tường tận các điều khoản và thỏa thuận trong hợp đồng dài hạn mà bạn sắp kí.
Đầu tiên, Bảng kê công việc hoặc Statement of Work [SOW] sẽ là tài liệu xác định những công việc cần phải được hoàn thành. Bảng kê công việc sẽ phác thảo kế hoạch phân phối, chi phí, cũng như các giai đoạn chính của kế hoạch, số ngày và chi phí cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và dự tính của dự án.
Bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn SOW với Service Level Agreement [SLA] hoặc Bảng cam kết chất lượng dịch vụ, đây là tài liệu để nhà cung cấp mô tả mức độ hoạt động và bảo trì của sản phẩm mà bạn sẽ nhận được. SLA sẽ làm rõ 'thời gian hoạt động' hoặc thời lượng ngưng hoạt động của phần mềm với sự đồng ý của cả hai bên.
Tài liệu này là một thỏa thuận quan trọng bởi nó giải thích mức độ hoạt động tối thiểu trong mức được chấp nhận, mức độ bảo trì mong muốn, xử lý leo thang của phần mềm và mức độ nghiêm trọng của một số vấn đề và mức phạt được áp dụng khi nhà cung cấp không hoàn thành được nhiệm vụ.
Đọc thêm: 7 câu hỏi các CEO nên cân nhắc trước khi triển khai dự án ERP [Phần 1]
Quản lý & triển khai dự án
Cuối cùng, sau khi bạn đã xem xét lại kế hoạch, hoàn thành đánh giá tình trạng và thương lượng hợp đồng thành công, đã đến lúc tập trung vào quy trình quản lý và triển khai của dự án. Quá trình thẩm định trong giai đoạn này chủ yếu tập trung vào các tính năng ban đầu; cấu trúc của nhóm thực hiện và phương pháp tiến hành.
Các chi tiết như mốc thời gian và các thời điểm quan trọng của dự án; cách thức xác định, quản lý và giảm nhẹ rủi ro phải được làm rõ ngay từ đầu. Tuy nhiên, chi tiết về quá trình triển khai một dự án hoàn chỉnh liên quan đến nhiều yếu tố, nhiệm vụ và nhân sự hơn, vì vậy, quá trình này cần được giải thích trong một bài blog riêng biệt.
Đọc thêm: [Infographic] Triển khai dự án ERP thành công với 9 bước đơn giản
Quy trình thẩm định đặc biệt về nhà cung cấp phần mềm cần được thực hiện một cách toàn diện và cẩn thận để giảm thiểu các rủi ro và loại bỏ mọi hậu quả có thể xảy ra.
Thủ tục, giấy tờ có thể khá phiền phức khi thực hiện, tuy nhiên, thực hiện kiểm tra kĩ lưỡng và liên tục đối với nhà cung cấp sản phẩm rất quan trọng khi xác định một dịch vụ IT hiệu quả và đáng tin.
Sau một quy trình nghiên cứu kỹ lưỡng, bạn sẽ có một đối tác kinh doanh không chỉ cung cấp một sản phẩm hoạt động bền vững mà còn hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Mục lục bài viết
- 1. Thẩm định là gì?
- 2. Đặc điểm của thẩm định?
- 2.1. Chủ thể của thẩm định là các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng thẩm định
- 2.2. Đối tượng, vai trò của thẩm định
- 3. Trình tự thẩm định?
- 4. Quy trình thẩm định giá được quy định như thế nào?
- 5. Điểm khác nhau của thẩm định và thẩm tra?
1. Thẩm định là gì?
Thẩm định là xem xét, đánh giá và đưa ra kết luận mang tính pháp lí bằng văn bản về một vấn đề nào đó do tổ chức hoặc cá nhân có chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện. Thẩm định là hoạt động của một chủ thể được tiến hành nhằm mục đích kiểm tra, đánh giá theo những tiêu chí nhất định. Tuy nhiên, với mỗi lĩnh vực khác nhau, thẩm định lại mang một định nghĩa khác nhau. Ví dụ Điều 4 Luật giá năm 2012 có quy định về thẩm định giá:
15. Thẩm định giá là việc cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm định giá xác định giá trị bằng tiền của các loại tài sản theo quy định của Bộ luật dân sự phù hợp với giá thị trường tại một địa điểm, thời điểm nhất định, phục vụ cho mục đích nhất định theo tiêu chuẩn thẩm định giá.
Khoản 36 Điều 3 Luật xây dựng năm 2014 lại quy định về thẩm định trong lĩnh vực xây dựng như sau:
“Thẩm định là việc kiểm tra, đánh giá của người quyết định đầu tư, chủ đầu tư, cơ quan chuyên môn về xây dựng đối với những nội dung cần thiết trong quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án đầu tư xây dựng làm cơ sở xem xét, phê duyệt.”
Hoặc định nghĩa về thẩm định văn bản pháp luật là hoạt động nghiên cứu, xem xét, đánh giá về nội dung và hình thức, kỹ thuật soạn thảo đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật theo nội dung, trình tự, thủ tục do luật định nhằm đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất và đồng bộ của văn bản quy phạm pháp luật trong hệ thống pháp luật và những yêu cầu khác về chất lượng dự án, dự thảo theo quy định của pháp luật.
Như vậy, tuy có nhiều định nghĩa khác nhau trong nhiều lĩnh vực thì ta vẫn có thể hiểu chung về thẩm định là việc đưa ra những đánh giá mang tính chất chuyên môn trên những tiêu chí nhất định của từng lĩnh vực. Hoạt động này do tổ chức hoặc cá nhân có chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện. Việc thẩm định có thể tiến hành với nhiều đối tượng khác nhau như thẩm định dự án, thẩm định báo cáo, thẩm định hồ sơ, thẩm định thiết kế, thẩm định đồ án thiết kế quy hoạch xây dựng, thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật...
2. Đặc điểm của thẩm định?
2.1. Chủ thể của thẩm định là các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng thẩm định
Như đã đề cập tại phần định nghĩa, thẩm định là một hoạt động mang tính chất chuyên môn, nghiệp vụ bởi trong qua trình thẩm định, người thẩm định phải đưa được ra những kết luận, những đánh giá dựa trên những tiêu chí chuyên môn trong từng lĩnh vực. Để làm được điều này thì cá nhân, cơ quan, tổ chức thẩm định phải am hiểu và biết rõ về những tiêu chí đánh giá, cách đánh giá, phương pháp đánh giá,... Việc này phải trải qua một quá trình đào tạo lâu dài hoặc phải trải qua quá trình tìm hiểu và trau dồi kinh nghiệm cho nên không phải bất kỳ tổ chức, cá nhân hay cơ quan nào cũng có thể thực hiện hoạt động thẩm định mà chỉ có các cơ quan chuyên môn được giao nhiệm vụ thẩm định mới được thực hiện hoạt động thẩm định.
2.2. Đối tượng, vai trò của thẩm định
Đối tượng của thẩm định có thể rất đa dạng gồm cả động sản, bất động sản, doanh nghiệp, dự án đầu tư, thiết kế, công trình xây dựng,...
Thẩm định hiện nay đang dần khẳng định được chức năng và tính hiệu quả của đối với nền kinh tế và từng đối tượng khách hàng. Có thể kể đến những vai trò của thẩm định như sau:
– Thẩm định góp phần đảm bảo tính chính xác của việc xác định giá trị của tài sản trong nhiều mục đích công.
– Thẩm định làm giảm gánh nặng và hạn chế rủi ro trong xác định trách nhiệm, ví dụ như trách nhiệm bồi thường thiệt hại, trách nhiệm bảo hiểm,...
– Thẩm định góp phần tạo ra các phương thức giải quyết bất đồng giữa các bên trong tranh chấp.
– Thẩm định góp phần làm minh bạch thị trường, thúc đẩy sự phát triển hiệu của thị trường.
3. Trình tự thẩm định?
Trình tự thẩm định thông thường gồm các bước:
1] Tiếp nhận hồ sơ, phân công thẩm định;
2] Tổ chức, nghiên cứu thẩm định;
3] Kí, gửi báo cáo thẩm định;
4] Lưu giữ hồ sơ thẩm định.
4. Quy trình thẩm định giá được quy định như thế nào?
Quy trình thẩm định giá bao gồm các bước sau:
Bước 1. Xác định tổng quát về tài sản cần thẩm định giá và xác định giá trị thị trường hoặc phi thị trường làm cơ sở thẩm định giá
- Xác định các đặc điểm cơ bản về pháp lý, kinh tế - kỹ thuật của tài sản cần thẩm định giá có ảnh hưởng đến giá trị của tài sản thẩm định giá tại thời điểm thẩm định giá. Trường hợp có những hạn chế trong việc xác định các đặc điểm này, cần nêu rõ trong báo cáo kết quả thẩm định giá và chứng thư thẩm định giá.
- Xác định đối tượng sử dụng kết quả thẩm định giá
- Xác định mục đích thẩm định giá và thời điểm thẩm định giá.
Mục đích thẩm định giá và thời điểm thẩm định giá được xác định căn cứ vào văn bản yêu cầu thẩm định giá của cơ quan nhà nước có thẩm quyền,văn bản đề nghị thẩm định giá của khách hàng thẩm định giá hoặc hợp đồng thẩm định giá. Mục đích thẩm định giá và thời điểm thẩm định giá phải được ghi rõ trong hợp đồng thẩm định giá, báo cáo kết quả thẩm định giá và chứng thư thẩm định giá.
- Xác định cơ sở giá trị của thẩm định giá. Căn cứ vào mục đích thẩm định giá, đặc điểm pháp lý, đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và đặc điểm thị trường của tài sản thẩm định giá thẩm định viên xác định cơ sở giá trị của thẩm định giá là giá trị thị trường hay giá trị phi thị trường của tài sản.
- Xác định giả thiết và giả thiết đặc biệt
Thẩm định viên có thể đưa ra giả thiết đối với những thông tin còn hạn chế, chưa chắc chắn ảnh hưởng đến giá trị tài sản thẩm định giá trong trường hợp không khắc phục được những hạn chế này. Các hạn chế về thông tin bao gồm các hạn chế về hồ sơ pháp lý của tài sản thẩm định giá, hạn chế về đặc điểm của tài sản thẩm định giá, hoặc hạn chế về các thông tin khác ảnh hưởng đến việc ước tính giá trị của tài sản thẩm định giá.
Bước 2. Lập kế hoạch thẩm định giá.
Việc lập kế hoạch thẩm định giá nhằm xác định rõ phạm vi, nội dung công việc, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc và tiến độ thực hiện của toàn bộ cuộc thẩm định giá.
Bước 3. Khảo sát thực tế, thu thập thông tin.
Các nguồn thông tin thu thập, phục vụ cho quá trình thẩm định giá bao gồm: thông tin do khách hàng cung cấp; thông tin từ kết quả khảo sát thực tế; thông tin từ các giao dịch mua bán tài sản trên thị trường [ví dụ: giá thực mua bán, giá chào bán, giá chào mua, điều kiện mua bán, khối lượng giao dịch, thời gian giao dịch, địa điểm giao dịch]; thông tin trên các phương tiện truyền thông của địa phương, trung ương và của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; thông tin trên các văn bản thể hiện tính pháp lý về quyền của chủ sở hữu, về các đặc tính kinh tế - kỹ thuật của tài sản, về quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội của vùng, miền có liên quan đến tài sản.
Thẩm định viên có trách nhiệm kiểm chứng thông tin để bảo đảm độ tin cậy, chính xác trước khi đưa vào phân tích thông tin, áp dụng các cách tiếp cận và phương pháp thẩm định giá. Đối với những tài liệu do khách hàng cung cấp, nếu phát hiện nội dung tài liệu, hồ sơ không hoàn chỉnh, không đầy đủ hoặc có nghi vấn thẩm định viên phải kịp thời yêu cầu khách hàng bổ sung đầy đủ hoặc xác minh, làm rõ.
Thẩm định viên phải trực tiếp tham gia vào quá trình khảo sát, ký biên bản khảo sát hiện trạng tài sản và thu thập số liệu về thông số của tài sản thẩm định giá và các tài sản so sánh [nếu sử dụng các tài sản so sánh]. Chụp ảnh các tài sản theo dạng toàn cảnh và chi tiết.
Đối với từng loại tài sản cụ thể thẩm định viên cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị của tài sản thẩm định giá và tiến hành thu thập các thông tin phù hợp với các yếu tố đó, phù hợp với cách tiếp cận và phương pháp thẩm định giá lựa chọn.
Bước 4. Phân tích thông tin.
Là quá trình phân tích toàn bộ các thông tin thu thập được liên quan đến tài sản thẩm định giá và các tài sản so sánh để đánh giá tác động của các yếu tố đến kết quả thẩm định giá cuối cùng. Cụ thể:
- Phân tích những thông tin về đặc điểm của tài sản [pháp lý, kinh tế - kỹ thuật].
- Phân tích những thông tin về thị trường của tài sản thẩm định giá: cung- cầu; sự thay đổi của chính sách, pháp luật; sự phát triển của khoa học, công nghệ và các yếu tố khác.
- Phân tích về việc sử dụng tài sản tốt nhất và có hiệu quả nhất.
Thẩm định viên phân tích khả năng sử dụng tốt nhất của tài sản nhằm bảo đảm sử dụng một cách hợp pháp, hợp lý trong điều kiện cho phép về mặt kỹ thuật, tài chính và mang lại giá trị cao nhất cho tài sản.
Bước 5. Xác định giá trị tài sản cần thẩm định giá.
Căn cứ các cách tiếp cận thẩm định giá quy định tại các Tiêu chuẩn thẩm định giá Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành, thẩm định viên phân tích và lựa chọn các phương pháp thẩm định giá phù hợp với mục đích thẩm định giá, cơ sở giá trị của tài sản, mức độ sẵn có của các dữ liệu, thông tin để áp dụng các phương pháp thẩm định giá và phù hợp với các quy định của pháp luật liên quan [nếu có].
Bước 6. Lập báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá và gửi cho khách hàng, các bên liên quan.
- Báo cáo kết quả thẩm định giá và chứng thư thẩm định giá được lập theo quy định tại Tiêu chuẩn thẩm định giá Việt Nam số 06- Báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá và hồ sơ thẩm định giá.
- Xác định thời điểm bắt đầu có hiệu lực của chứng thư thẩm định giá: Thời điểm có hiệu lực của chứng thư thẩm định giá là ngày, tháng, năm ban hành chứng thư thẩm định giá.
- Xác định thời hạn có hiệu lực của kết quả thẩm định giá:
Thời hạn có hiệu lực của kết quả thẩm định giá được xác định trên cơ sở đặc điểm pháp lý, kinh tế - kỹ thuật của tài sản thẩm định giá; biến động về pháp lý, thị trường liên quan đến tài sản thẩm định giá và mục đích thẩm định giá nhưng tối đa không quá 6 [sáu] tháng kể từ thời điểm chứng thư thẩm định giá có hiệu lực.
- Báo cáo kết quả thẩm định giá và chứng thư thẩm định giá sau khi được doanh nghiệp thẩm định giá hoặc chi nhánh doanh nghiệp thẩm định giá ký phát hành theo đúng quy định của pháp luật được chuyển cho khách hàng và bên thứ ba sử dụng kết quả thẩm định giá [nếu có] theo hợp đồng thẩm định giá đã được ký kết.
5. Điểm khác nhau của thẩm định và thẩm tra?
Thẩm định và thẩm tra là hai cụm từ thường được đi chung với nhau và được sử dụng rất nhiều trên thực tế. Thẩm định và thẩm tra đều phải do cơ quan có chuyên môn, nghiệp vụ tiến hành dựa trên những tiêu chí, điều kiện sẵn có. Tuy nhiên, 2 cụm từ này vẫn có nhiều điểm khác biệt.
Theo cách hiểu thông thường thẩm tra là việc điều tra, tìm hiểu để xem xét lại điều đã kết luận trước đó đúng hay sai, có chính xác hay không. Về mặt pháp lý ta thường thấy thẩm tra đi kèm với việc kiểm tra, đánh giá văn bản pháp luật nên thẩm tra được hiểu là việc xem xét lại một cách kỹ lưỡng các văn bản luật trước khi trình Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Cơ quan thẩm tra xem xét sự phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng tính hợp hiến, hợp pháp, đối tượng, nội dung, phạm vi và tính khả thi của dự án.
Như vậy, thẩm định là việc xem xét, đánh giá kết luận về một vấn đề; còn thẩm tra tức là xem xét lại xem vấn đề đó có đúng hay không.
Tóm lại, thẩm định và thẩm tra đều là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xem xét, đánh giá một văn bản nào đó dựa trên các hình thức, tiêu chí đánh giá cụ thể trên cơ sở đó đưa ra những kiến nghị hợp lý để văn bản đó đáp ứng yêu cầu, tiêu chí đã đề ra.