Bất cứ công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào muốn đi vào vận hành tốt thì cần phải có trang thiết bị văn phòng đầy đủ và phù hợp. Vậy, những trang thiết bị văn phòng gồm những gì? Phương pháp quản lý và sử dụng chúng như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất?
Hãy cùng Kim Thoa đi sâu vào tìm hiểu về những trang thiết bị văn phòng hữu dụng nhất mà bất cứ văn phòng hay tổ chức nào cũng cần tới để phục vụ cho nhu cầu của công việc.
1. Tác dụng tuyệt vời của những thiết bị văn phòng
Với bất cứ doanh nghiệp, công ty hay tổ chức nào hoạt động lĩnh vực hành chính văn phòng, làm việc trong văn phòng thì không thể thiếu những trang thiết bị văn phòng tối tân phục vụ cho quá trình làm việc.
Đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ, hỗ trợ cho các bạn nhân viên văn phòng, nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B làm việc hiệu quả thì không thể không nhắc tới những trang thiết bị như: Máy vi tính, giấy bút, sách, tủ đựng tài liệu, bàn ghế… Chúng có ý nghĩa to lớn trong quá trình làm việc và mang đến rất nhiều trải nghiệm tuyệt vời đối với người sử dụng.
- Thiết bị văn phòng giúp nhân viên dễ dàng điều hành và quản lý tốt công việc, đó chính là những bộ tài liệu, những bộ hồ sơ… mang lại trải nghiệm mỗi ngày làm việc không có quên quên nhớ nhớ.
- Những thiết bị văn phòng sẽ làm bạn bất ngờ bởi chúng giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc, mang đến hiệu suất làm việc cao hơn, bạn cần sự hỗ trợ thì sẽ có ngay những vật dụng hữu ích này giúp bạn.
- Chúng còn giúp bạn truyền đạt thông tin, tổng hợp các tin tức và báo cáo thuyết trình công việc một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả hơn.
- Để có một môi trường làm việc cực kỳ thân thiện và thoải mái, không gian đẹp mắt thì không thể thiếu những trang thiết bị văn phòng này.
- …
Các trang thiết bị được sử dụng trong văn phòng luôn phải đáp ứng được nhu cầu hiệu quả công việc, đem lại hiệu quả kinh tế cao và thực sự phù hợp với yêu cầu của công việc. Đồng thời, chúng cần đảm bảo tính hữu ích, dễ dàng sử dụng, an toàn trong quá trình sử dụng.
Hãy để Kim Thoa bật mí cho các bạn biết về top những thiết bị văn phòng gồm những gì thông qua những thông tin bên dưới nhé!
2. Danh sách những thiết bị văn phòng không thể bỏ qua
2.1. Giấy có tác dụng kì diệu với dân văn phòng
Các bạn biết đấy, hầu hết các văn phòng làm việc hiện nay đều được trang bị máy vi tính, tất cả mọi tài liệu đều được lưu trữ trên máy vi tính. Thế nhưng, hầu hết các văn phòng làm việc lại đều không thể thiếu giấy văn phòng. Có rất nhiều loại giấy với từng mục đích sử dụng khác nhau.
- Giấy A4: A4 từ lâu đã lên ngôi nữ hoàng bởi ý nghĩa vô cùng to lớn. Giấy A4 được sử dụng nhiều để in và photo tài liệu, lưu trữ các thông tin quan trọng như bản Hợp đồng, Công văn tiếng anh và mẫu thông báo nội bộ, biên bản làm việc…
- Hóa đơn: Đây là loại giấy có vai trò to lớn và mang tính pháp lý, chứng nhận các giao dịch giữa các bên có liên quan.
- Giấy nhớ: Với rất nhiều màu sắc đa dạng và các kích cỡ khác nhau, giấy nhớ hay còn được gọi là giấy Note được xem là loại giấy vô cùng thông dụng và mang lại cho mọi người sự tiện ích vô cùng. Trong quá trình làm việc, rất có thể các bạn sẽ rơi vào những trạng thái “mất trí nhớ” tạm thời thì lúc này giấy nhớ sẽ là người bạn đồng hành vô cùng thân thiết với mọi người.
- Giấy A3: Nếu bạn có nhu cầu về việc in ấn tài liệu khổ lớn hay những bản thiết kế công trình thì giấy A3 chính là sự lựa chọn hoàn hảo để tạo nên những đột phá tuyệt vời.
2.2. Bút
Bút là thứ không thể thiếu trong bất kỳ công ty tổ chức nào. Đây chính là một trong những loại vật phẩm đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình phát triển của công ty, doanh nghiệp.
Có rất nhiều loại bút khác nhau mà dân văn phòng có thể sử dụng để phục vụ từng mục đích khác nhau trong công việc: Tùy vào từng công việc mà các bạn có thể dùng bút bi, bút dạ [Viết bảng], bút mực, bút chì [viết lách, tô vẽ...], bút màu, bút nhớ, bút đỏ, bút xóa hoặc là bút laser để sử dụng trong các buổi thuyết trình.
Trên đây là một số công cụ, văn phòng phẩm không thể không có trong môi trường làm việc tại các văn phòng vì thế ở trong mỗi công ty hàng tháng sẽ có một đợt bổ sung văn phòng phẩ, nếu như bạn có yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm cụ thể nào đó thì bạn có thể soạn thảo văn bản theo mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩm
2.3. Các loại máy móc sử dụng trong văn phòng
Ngày nay công nghệ càng ngày càng tân tiến và đỉnh cao nhằm đáp ứng một cách nhanh chóng đối với nhu cầu của con người. Chính vì thế, các vật dụng máy móc trong văn phòng đóng vai trò tối quan trọng trong sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp, đóng góp vai trò to lớn đối với sức bật của doanh nghiệp, đảm bảo các quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Những trang thiết bị, máy móc văn phòng thường xuyên được sử dụng và cần thiết trong văn phòng như:
- Máy tính làm việc [Máy PC hoặc máy tính xách tay].
- Máy photocopy, máy in, máy scan, máy in laser, máy in màu, máy hủy giấy.
- Máy fax
- Máy chấm công, hệ thống máy kiểm soát ra vào của nhân viên...
- Máy đếm tiền [Các doanh nghiệp, cơ sở, cơ quan làm việc liên quan đến tiền nong], máy quét thẻ từ.
- Điện thoại bàn.
- Các trang thiết bị mạng [modem, switch]
2.4. Các đồ nội thất văn phòng
Để có thể duy trì cũng như là phục vụ tốt cho các hoạt động công việc, khẳng định tiềm năng, bộ mặt của doanh nghiệp hay tổ chức đó thì những đồ nội thất văn phòng là không thể thiếu. Tùy vào từng tính chất làm việc của từng doanh nghiệp, từng văn phòng làm việc mà sẽ có những đồ nội thất phù hợp.
Những đồ nội thất cơ bản cần có những cũng làm nên bộ mặt của công ty và có sự ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty như là: Bàn, ghế, tủ tài liệu, điều hòa, máy lạnh, quạt… Đối với vị trí nhân viên thì sẽ có bộ bàn ghế ngồi riêng, đồng bộ đối với các phòng và các bộ phận làm việc. Còn đối với các vị trí Giám đốc, Trưởng phòng, phó phòng, tổ trưởng… phụ trách từng phòng riêng hay bộ phận nào đó thì sẽ có bộ bàn ghế riêng, bộ bàn ghế này to hơn và đẹp hơn so với bàn ghế nhân viên trong doanh nghiệp đó.
Cùng với đó thì có bàn ghế dành cho phòng họp với nhiều hình dạng và chất liệu khác nhau. Với những doanh nghiệp lớn thì sẽ dùng đồ có chất liệu tốt, và mức độ sang trọng vẫn sẽ hơn rất nhiều so với những doanh nghiệp nhỏ sử dụng đồ dùng bình dân.
Ngoài tủ đựng tài liệu công việc thì một số doanh nghiệp cũng đã trang bị cho nhân viên tủ đựng tư trang cá nhân hoặc là tủ đựng giầy dép.
Đối với phòng tiếp khách hoặc là khu vực tiếp khách thì một số doanh nghiệp còn trang bị bộ bàn uống nước, hoặc tủ trưng bày các huân huy chương, các kỷ niệm chương hay bằng khen…
\>> Xem thêm: Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ
3. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng như thế nào?
Các trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo về năng suất, chất lượng của công việc. Đồng thời các trang thiết bị văn phòng cũng là yếu tố giúp các cán bộ công nhân viên chức làm việc có hiệu quả hơn.
Bàn về vấn đề quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng thì các bạn cần lưu ý những vấn đề dưới đây:
- Sử dụng các trang thiết bị văn phòng cần phải phù hợp với kế hoạch phát triển của công ty, doanh nghiệp.
- Đối với mỗi thiết bị văn phòng đều cần được xác định rõ ràng chủ thể đang sử dụng và quản lý.
- Mỗi người quản lý thiết bị trong văn phòng cần phải có trách nhiệm bảo vệ thiết bị mình sử dụng.
- Đẩy mạnh công tác bố trí, xê dịch các trang thiết bị trong nội bộ công ty, theo dõi những trang thiết bị được sử dụng chung như máy in, máy photo, quạt, điều hòa… lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị; thông báo và đề nghị Văn phòng [Phòng Hành chính – Quản trị] điều chuyển các trang thiết bị văn phòng không còn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị không còn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trưởng đơn vị.
Tìm việc làm
Với những thông tin mình đã cùng cấp trên đây thì các bạn cũng đã biết những trang thiết bị gồm những gì rồi. Hy vọng các bạn sẽ sử dụng có hiệu quả các thiết bị văn phòng và bảo quản chúng thật tốt.
Thiết bị văn phòng phẩm gồm những gì?
Văn phòng phẩm là tên gọi chung bao gồm tất cả những vật phẩm đơn giản được sử dụng nhằm phục vụ các hoạt động văn phòng hàng ngày như: giấy in, bút viết, sổ, ghim, kẹp, keo, kéo, phong bì, túi bìa cứng, giấy note, bìa hồ sơ,..
Thiết bị văn phòng là gì?
Thiết bị văn phòng là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằng ngày cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như các máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy các loại, mực các loại..., máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,...
Thiết bị điện văn phòng gồm những gì?
Thiết bị văn phòng sẽ có nhiều loại khác nhau, và một số loại thiết yếu cần được kể đến như:.
Giấy văn phòng. Giấy văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. ... .
Bút văn phòng. ... .
Folder/ bìa kẹp. ... .
Sổ sách. ... .
Bấm ghim, kẹp, hộp ghim. ... .
Máy in, photo, scan. ... .
Máy ép plastic. ... .
Máy hủy tài liệu..
Máy móc thiết bị văn phòng bao gồm những gì?
Máy vi tính..
Máy in laser, máy in màu..
Máy photocopy, máy scan..
Máy fax..
Máy đếm tiền..
Máy chấm công..
Điện thoại cố định..
Trang thiết bị mạng [modem, switch].