Nhiều doanh nghiệp đăng đắn đo băn khoăn không biết nên để địa chỉ trên hóa đơn tiền điện ghi theo địa chỉ trụ sở hay thực tế. Taxkey sẽ giải đáp ngay sau đây.
1. Nguyên tắc lập hóa đơn
– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn.
– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.
– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Đối với hóa đơn tiền điện, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
\>>>Xem thêm: Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ
Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC:Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua phải viết đầy đủ. Trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng. Như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Thành phố” thành “TP”; “Việt Nam” thành “VN”; hoặc “Cổ phần” là “CP”; “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”; “khu công nghiệp” thành “KCN”; “sản xuất” thành “SX”; “Chi nhánh” thành “CN”;… Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
\>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập
3. Địa chỉ trên hóa đơn tiền điện ghi theo địa chỉ trụ sở hay thực tế
Việc ghi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn cũng là một vấn đề lưu ý.
Căn cứ theo Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, địa chỉ ghi trên hóa đơn phải phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. Như vậy, ta có thể hiểu rằng, địa chỉ trên giấy phép kinh doanh như thế nào thì sẽ ghi trên hóa đơn tiền điện như thế. Nếu doanh nghiệp có thay đổi địa chỉ thì phải làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp. Từ đó sẽ ghi địa chỉ cho hợp lý.
Việc ghi hóa đơn tiền điện theo địa chỉ trên giấy phép kinh doanh thì sẽ coi đó là hóa đơn hợp pháp. Số tiền điện đó được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế. Những hóa đơn ghi địa chỉ của nơi sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng không đăng ký với cơ quan thuế thì không được tính vào chi phí hợp lý.
Hóa đơn thiếu địa chỉ tên tỉnh, thành phố có được chấp nhận không? Đối với nội dung bắt buộc thể hiện trên hóa đơn, khi tạo phải chú ý các quy định của pháp luật để điều chỉnh. Để trả lời thắc mắc về việc hóa đơn viết thiếu chữ phường, tỉnh, Việt Nam có hiệu lực không, mời các bạn tham khảo nội dung bài viết dưới đây của iHOADON.
1. Việc viết tắt trên hóa đơn được quy định như thế nào?
Việc viết tắt trên hóa đơn được quy định như thế nào?
Các tiêu thức về tên, địa chỉ của người bán và người mua theo quy định tại Khoản 7, Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì phải ghi đầy đủ. Nếu viết tắt thì phải xác định. đúng người mua, người bán.
Cụ thể, nếu tên và địa chỉ của người mua quá dài, hóa đơn của người bán chỉ cần viết một số danh từ thông dụng, chẳng hạn như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam” thành “VN” nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố, địa chỉ kinh doanh cần xác định chính xác.
Như vậy, nếu hóa đơn tuân thủ các chữ viết tắt trên thì vẫn được coi là hợp lệ.
Lưu ý: Nếu trên hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ của người mua nhưng MST của người mua ghi đúng thì hai bên lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Đối với các trường hợp lập hóa đơn sai khác, thực hiện theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định cách xử lý đối với hóa đơn đã phát hành.
2. Hóa đơn thiếu chữ phường, tỉnh, Việt Nam có hiệu lực không?
Nếu thiếu chữ phường, tỉnh, Việt Nam nhưng vẫn xác định được địa chỉ chính xác của người mua và người bán, MST và các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác thì vẫn được chấp nhận. Để hiểu cụ thể hơn, bạn đọc có thể tham khảo một số công văn sau:
Hóa đơn thiếu chữ phường, tỉnh, Việt Nam có hiệu lực không?
- Đối với hóa đơn thiếu chữ “phường”
Theo công văn của Tổng cục Thuế số 2186/TCT-CS ngày 24/5/2017 trả lời Công ty Cổ phần Xây lắp Cao Bằng có nội dung như sau:
Nếu địa chỉ của Công ty Cổ phần Xây lắp Cao Bằng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là: V139, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng, thì bên bán lập hóa đơn cho công ty [hoặc công ty lập hóa đơn cho khách hàng] có thể ghi địa chỉ rút gọn là V139, Vườn Cam, P. Hợp Giang, TP. Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
Trường hợp người bán lập hóa đơn điền chính xác MST của người mua và người bán, nhưng địa chỉ trên hóa đơn chỉ ghi "V139, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng" mà không ghi địa chỉ “tỉnh Cao Bằng” nhưng vẫn xác định được địa chỉ của người mua và người bán, các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác thì vẫn chấp nhận các hóa đơn này để kê khai thuế.
Do đó, nếu trên hóa đơn không có chữ phường mà vẫn xác định đúng địa chỉ người mua, người bán, các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác,… thì hóa đơn đó vẫn được xác định là hợp lệ.
- Đối với hóa đơn ghi thiếu chữ “tỉnh”
Công văn 2759/TCT-CS ngày 23/6/2017 của Tổng cục thuế trả lời Công ty TNHH Change Interaction có nội dung:
Nếu địa chỉ của Công ty TNHH Change Interaction theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là: 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh thì người bán có thể ghi địa chỉ rút gọn khi lập hóa đơn là 36 Bùi Thị Xuân, P.Bến Thành, Q1, TP HCM.
Nếu người bán xuất hóa đơn ghi đúng MST của công ty và của người bán, nhưng địa chỉ công ty trên hóa đơn thiếu thông tin "thành phố Hồ Chí Minh", nhưng vẫn có thể xác định được địa chỉ chính xác của công ty và những nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác thì những hóa đơn này vẫn có thể được sử dụng để kê khai thuế. Công ty và người bán phải lập biên bản điều chỉnh về sai sót về địa chỉ người mua và không lập hóa đơn điều chỉnh.
Do đó, những hóa đơn ghi thiếu “tỉnh” trong địa chỉ của người bán và người mua nhưng vẫn xác định được địa chỉ chính xác của công ty và các nội dung khác trên hóa đơn đều chính xác thì hóa đơn vẫn được chấp nhận. Lưu ý nếu có sai sót về địa chỉ người mua thì phải lập biên bản điều chỉnh.
⇒ Như vậy, trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng MST người mua và người bán, địa chỉ trên hóa đơn ghi thiếu địa chỉ tỉnh nhưng vẫn xác định được địa chỉ của người mua và người bán chính xác, các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn có thể được sử dụng để khai thuế.
- Đối với hóa đơn ghi thiếu chữ “Việt Nam”
Theo Công văn 74297/CT-TTHT của Tổng cục Thuế ngày 05/12/2016 trả lời Cổng thông tin điện tử - Bộ Tài chính:
Nếu công ty nhận hóa đơn từ người bán, tiêu thức “địa chỉ” của người mua không có chữ “Việt Nam” vẫn đảm bảo xác định đúng người mua và người bán thì vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ khi khấu trừ thuế GTGT. Nếu còn thắc mắc, bạn vui lòng liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải đáp cụ thể.
Tóm lại, trường hợp trên hóa đơn thiếu chữ “tỉnh” nhưng vẫn đảm bảo xác định được chính xác người mua và người bán thì vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ khi khấu trừ thuế GTGT.
Ngoài ra, theo công văn 1781/BTC-TCT ngày 11/02/2014 của Tổng cục thuế quy định:
"Trường hợp doanh nghiệp viết hóa đơn chỉ sai về “hình thức” như: hàng hóa xuất khẩu tại chỗ đã sử dụng hóa đơn GTGT; hóa đơn viết tắt tên, địa chỉ người mua hàng nhưng đúng MST; viết hóa đơn nhưng chưa gạch chéo đúng quy định phần trống thì Bộ Tài chính yêu cầu các Cục thuế kiểm tra thực tế nếu hóa đơn đã lập phù hợp với sổ kế toán, phản ánh đúng bản chất kinh tế, có thanh toán qua ngân hàng theo quy định thì Cục thuế hướng dẫn nhắc nhở doanh nghiệp và thực hiện hoàn thuế hoặc cho khấu trừ theo đúng thực tế phát sinh."
Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc bạn đọc về việc hóa đơn viết thiếu chữ phường, tỉnh, Việt Nam có hiệu lực không. Các doanh nghiệp cần lưu ý quy định này để thực hiện đúng quy định được pháp luật cho phép.