Nêu và phân tích 10 lỗi khi lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp là một nghệ thuật, là điều kiện để thành công trong công việc. Vậy bạn đã biết làm thế nào để thành thạo kỹ nằng này chưa?

• Đọc thêm: Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong giao tiếp

Mục lục

1. Kỹ năng lắng nghe là gì?

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp là gì ?

Trong cuộc sống hàng ngày, nghe là việc chúng ta im lặng, tiếp nhận âm thanh. Nhìn chung, đó là một quá trình thụ động. Ngược lại, lắng nghe trong giao tiếp là một việc chủ động. Lắng nghe trong giao tiếp là hành động chú ý đến những thông tin người nói đưa ra, hiểu được những gì họ nói và đưa ra những phản hồi thích hợp.

Lắng nghe phải đi với một tâm trí chủ động cùng đủ các giác quan. Một người lắng nghe giỏi không chỉ quan tâm đến âm thanh, mà còn phải quan tâm đến ngôn ngữ cơ thể của người nói.

Chính vì vậy, lắng nghe không chỉ đơn giản là một khả năng mà chúng ta được ban cho, mà là một kĩ năng thông qua luyện tập kĩ càng mới có được.

2. Tầm quan trọng của lắng nghe trong giao tiếp

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp quan trọng đến mức nào ?

Kỹ năng lắng nghe giữ vai trò quan trọng trong giao tiếp giữa người với người. Và chúng ta đều biết, bất kể khía cạnh nào của đời sống cũng cần đến giao tiếp. Có những ngành nghề, việc giao tiếp là điều kiện tiên quyết để thành công. Với những ngành nghề khác, như công nghệ thông tin, tuy giao tiếp không phải là yêu cầu bắt buộc nhưng sẽ giúp công việc suôn sẻ hơn.

Bạn không thể bao biện rằng bạn chỉ làm việc với máy tính, chỉ cần “lắng nghe” sự thay đổi dựa trên mã code của mình. Đây là một quan niệm cực kỳ sai lầm. Bạn phải nắm bắt được những yêu cầu của khách hàng thì mới có thể lập trình, kiểm thử… hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng cần phải biết lắng nghe vấn đề, rồi đưa ra phản hồi thích hợp, giúp quá trình hợp tác với đồng nghiệp dễ dàng hơn.

Trên thực tế, đã có rất nhiều xung đột xảy ra giữa những kỹ sư công nghệ. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những phía đối lập không thực sự hiểu ý nhau. Và chính vì không lắng nghe nhau kỹ càng mới dẫn đến cơ sự như vậy.

3. Nền tảng của lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe có 4 loại chính.

Có thể nhiều người không biết nhưng thực ra lắng nghe được chia thành 4 loại chính:

• Chủ động
• Chọn lọc
• Thấu cảm
• Làm ngơ

Hình thức được đánh giá cao nhất trong quá trình làm việc là lắng nghe chủ động. Lắng nghe chủ động có nghĩa là người lắng nghe có thể hiểu được mọi thông tin và đưa ra được những phản hồi thích hợp.

Nguyên tắc luyện tập kỹ năng lắng nghe

• Hạn chế việc chen ngang: Không ai thích bị ngắt lời khi đang trình bày ý tưởng cả. Việc chen ngang giống như thể hiện bản thân mình, lấy đi “ánh hào quang” của người khác.
• Giao tiếp bằng mắt: Thay vì chỉ dùng đôi tai để lắng nghe, đôi mắt cũng đóng một vai trò quan trọng. Đôi mắt cho phép bạn tiếp thu cả ánh mắt, cử chỉ của người nói, thông qua đó nắm bắt được cảm xúc của họ.
• Hạn chế sự phân tâm: Tập trung là thể hiện sự tôn trọng với người nói, gây được thiện cảm với họ.
• Tỏ ra tò mò: Khi tò mò, bạn sẽ nhận ra được những thông điệp ẩn chứa của người nói và cũng khơi dậy được sự hứng thú của họ.
• Xử lý thông tin ngay lập tức: Bất cứ cuộc nói chuyện hay bài diễn thuyết luôn diễn ra liên tục. Việc xử lý thông tin nhanh nhẹn sẽ khiến bạn bắt kịp tiến độ nói, không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Những rào cản gặp phải khi lắng nghe

Chúng ta gặp rất nhiều rào cản khi lắng nghe.

• Định kiến về đối phương: Định kiến xuất hiện ở mọi ngóc ngách của đời sống.
• Lắng nghe chọn lọc: Bản thân người nghe thường “ngại” lắng nghe những thông tin phức tạp. Thay vào đó, họ tập trung vào những gì khơi dậy hứng thú của họ hơn. Nhưng không phải thông tin thú vị nào cũng là thông tin quan trọng.
• Bị phân tâm những yếu tố ngoại cảnh: Yếu tố ngoại cảnh bao gồm phong thái, giọng nói, ngoại hình của người nói. Những yếu tố này cũng thể hiện những đặc tính quan trọng của người nói nhưng không quan trọng bằng nội dung lời nói.

Với bài viết trên, Got It hy vọng bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp và tìm ra cách luyện tập thích hợp cho bản thân.

Giao tiếp là một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Và cho dù bạn nghĩ mình là người giao tiếp thành thạo hay là người chỉ muốn gửi tin nhắn hay email hơn là trò chuyện trực tiếp, thì rất có thể bạn có ít nhất một vài thói quen xấu trong giao tiếp đang khiến mọi người cảm thấy khó chịu. Vậy chúng là gì và làm cách nào để hạn chế những thói quen xấu đó? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Một vài thói quen xấu phổ biến trong giao tiếp

Hay ngắt lời người khác

Những thói quen xấu trong giao tiếp thường là điều tự chúng ta khó nhận thức được. Và một thói quen xấu hay bị bỏ quên chính là việc bạn hay ngắt lời người khác. Ngắt lời người khác và không cho phép họ kết thúc việc trình bày suy nghĩ của mình có thể khiến họ cảm thấy như mình không được lắng nghe và tôn trọng. Nó cũng có thể khiến họ có cảm giác e dè và ngại lên tiếng vào lần tiếp theo khi họ có điều gì đó quan trọng cần nói.

Tỏ ra là người “thông minh”

Chúng ta thường có một thói quen xấu trong giao tiếp chính là phản ứng nhanh để “trông có vẻ thông minh” thay vì chậm lại và lắng nghe nhiều hơn để hiểu rõ vấn đề. Thay vì vội vàng đưa ra ý kiến chủ quan, hãy đặt một vài câu hỏi để giúp người đối diện tìm hiểu sâu hơn và sử dụng trực giác của bạn để chia sẻ những gì bạn cảm nhận về trải nghiệm của họ. Dành một vài phút trước khi trả lời vấn đề để suy nghĩ kỹ càng có thể giúp xây dựng lòng tin và tạo không gian tích cực giúp cho các cuộc trò chuyện trở nên có ý nghĩa hơn.

Mất kiểm soát về mặt cảm xúc

Quan tâm đến cảm xúc của bản thân là một điều tốt; chúng là một phần quan trọng tạo nên chúng ta. Vì vậy, chôn vùi cảm xúc của bạn không phải là một điều nên làm khi giao tiếp. Tuy nhiên, sẽ rất tồi tệ nếu để cảm xúc của bạn vụt ra khỏi tầm kiểm soát. Giao tiếp một cách bốc đồng trong cơn tức giận hoặc thất vọng có thể khiến bạn mất cân bằng và kiểm soát. Thể hiện cảm xúc của bạn là một điều tốt, nhưng hãy làm điều đó một cách cẩn thận và có tiết chế.

Mất kiểm soát cảm xúc

Luôn cho rằng mọi người đều hiểu mình

Một thói quen xấu trong giao tiếp khác mà bạn cần trách chính là đừng chỉ vì bạn nói điều gì đó, mà nghĩ rằng người khác phải hiểu điều đó theo cách bạn mong muốn. Bạn cần phải cân bằng giữa giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và các mức độ giao tiếp khác nhau. Điều quan trọng là phải giao tiếp rõ ràng nhất có thể và không được phỏng đoán hoặc diễn giải, vì ai trong chúng ta đều có thành kiến của riêng mình.

Đùa một cách vô duyên

Thêm một, hai câu đùa là cách hiệu quả khiến cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn, đặc biệt là với người mà bạn chưa từng gặp. Thêm chút hài hước vào một tình huống ngột ngạt hoặc trì trệ có thể khiến bạn trở thành tâm điểm của bữa tiệc. Tuy nhiên, có một số ranh giới chắc chắn mà bạn không nên vượt qua bằng sự hài hước của mình. Nếu vượt qua chúng, bạn có thể bị tách khỏi nhóm. Có những giới hạn sẽ khác nhau đối với từng người và tình huống khác nhau, nhưng theo nguyên tắc chung, hãy tránh những trò đùa về chủng tộc, giới tính, chính trị, tôn giáo hoặc bất kỳ cá nhân cụ thể nào.

Đọc thêm: Trở Thành Chiến Thần Ngoại Giao Với Nguyên Tắc 7C Trong Giao Tiếp

Nói quá nhanh

Một thói quen xấu trong giao tiếp mà nhiều người mắc phải chính là nói quá nhanh và không dừng lại để người nghe có cơ hội hiểu những gì đã nói hoặc đặt câu hỏi. Với mong muốn chia sẻ càng nhiều thông tin càng tốt trong thời gian nhất định, chúng ta rất dễ quên rằng sự im lặng giữa các ý tưởng hoặc mẩu thông tin khác nhau mà chúng ta trình bày là một thành phần cần thiết của việc giao tiếp hiệu quả.

Giả tạo

Khi gặp gỡ người lạ và muốn tạo ấn tượng tốt, bạn sẽ có xu hướng muốn thêm hoặc bớt những điều vốn dĩ không phải là tính cách của mình. Bạn có thể cố gắng thẳng thắn hơn, cười nhiều hơn trước những trò đùa của mọi người hoặc đưa ra lời khen thường xuyên hơn. Tuy nhiên, giả tạo cũng có thể khiến bạn trông kì lạ trong mắt người khác, bạn nên là chính mình và điều chỉnh những hành động nhỏ để tránh làm mất lòng mọi người.

Thiếu sự tinh tế của việc lắng nghe

Một trong những thói quen xấu trong giao tiếp mà chúng ta thường không nhận ra là thiếu kỹ năng lắng nghe. Hầu hết mọi người lắng nghe để xác nhận niềm tin của chính họ và không thực sự lắng nghe người khác.

Thiếu sự tinh tế của việc lắng nghe

Đưa ra lời khuyên một chiều

Chúng ta luôn sẵn sàng và thích đưa ra lời khuyên nhưng điều này không phải lúc nào cũng tốt. Những điều tồn tại trong cuộc trò chuyện chỉ là một khía cạnh của nhiều vấn đề khác nhau. Bạn không thể chắc chắn rằng kinh nghiệm, trải nghiệm và kiến thức của cả hai là như nhau. Vì vậy, hãy hạn chế đưa ra lời khuyên khi bạn chưa hiểu rõ vấn đề của họ cũng như các góc nhìn khác nhau.

Tỏ ra quá tiêu cực

Tất cả chúng ta đều có những suy nghĩ và cảm xúc tiêu cực. Thỉnh thoảng bày tỏ chúng cũng tốt, đặc biệt nếu bạn làm như vậy dưới hình thức phê bình mang tính xây dựng. Tuy nhiên, quá tiêu cực trong cuộc trò chuyện sẽ khiến bạn có vẻ như là một cực đoan, điều này sẽ khiến mọi người không muốn nói chuyện với bạn nữa. Ngay cả trong những tình huống tồi tệ, hãy cố gắng nhìn vào mặt tích cực của vấn đề. Đôi khi nó có thể khó tìm nhưng điều tích cực luôn ở đó.

Đọc thêm: Đừng Để Những Tật Xấu Nơi Công Sở Này Làm Sự Nghiệp Của Bạn Xuống Dốc

Một vài tips giúp bạn hạn chế các thói quen xấu trong giao tiếp

Nhìn chung, giao tiếp hiệu quả cần có sự luyện tập và nỗ lực rất lớn. Bằng cách ghi nhớ những lời khuyên sau đây, bạn có thể tránh những thói quen xấu và cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn tránh và hạn chế các thói quen xấu trong giao tiếp:

• Lắng nghe một cách chủ động: Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp tốt là khả năng lắng nghe. Cố gắng lắng nghe một cách tích cực những gì người khác đang nói mà không ngắt lời hay vội kết luận.
• Tránh bị phân tâm: Hãy tắt điện thoại hoặc bất kỳ thứ gây phân tâm nào khác khi bạn đang giao tiếp với ai đó. Điều này sẽ giúp bạn tập trung và trình bày rõ ràng, mạch lạc hơn xuyên suốt cuộc trò chuyện.
• Rõ ràng và súc tích: Khi bạn đang giao tiếp, hãy cố gắng trình bày rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Tránh lan man hoặc đi chệch hướng, vì điều này có thể khiến người khác khó chịu và khó theo dõi hơn.
• Chọn từ ngữ cẩn thận: Từ ngữ bạn sử dụng có thể tác động lớn đến cách người nhận hiểu được thông điệp từ bạn. Cố gắng lựa chọn từ ngữ cẩn thận và tránh sử dụng ngôn ngữ quá tiêu cực.
• Thực hành sự đồng cảm: Đặt mình vào vị trí của người khác và cố gắng hiểu quan điểm của họ. Điều này có thể giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn và tránh hiểu lầm.

Thực hành sự đồng cảm

• Tránh ngắt lời: Ngắt lời ai đó khi họ đang nói có thể bị coi là thô lỗ và thiếu tôn trọng. Cố gắng tránh ngắt lời và đợi người kia nói xong trước khi trả lời.
• Đặt câu hỏi nhiều hơn: Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó hoặc cần thêm thông tin, đừng ngại đặt câu hỏi. Điều này có thể giúp bạn tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng bạn và họ đều đang đi đúng hướng.
• Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn: Ngôn ngữ cơ thể của bạn có thể nói lên rất nhiều điều về cảm giác và suy nghĩ của bạn. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và cố gắng tỏ ra cởi mở cũng như gắn kết hơn trong các cuộc trò chuyện.

Đọc thêm: 9 Kỹ Năng Giao Tiếp Của Người Lãnh Đạo Quản Lý

Kết

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu các thói quen xấu trong giao tiếp và cách khắc phục chúng một cách hiệu quả. Giao tiếp là chìa khoá để bạn có thể tiến xa hơn trong cả công việc và cuộc sống. Vì vậy, hãy luyện tập các gợi ý trên thường xuyên để tránh mắc phải những lỗi cơ bản mà chúng mình đã đề cập. Nếu bạn cảm thấy hứng thú với các nội dung tương tự, hãy ghé qua Blog của Glints để tìm đọc thêm nhiều thông tin bổ ích và các kỹ năng mềm cần thiết khác nhé!