Một mục tiêu chất lượng tốt trước hết là một mục tiêu cụ thể. Ví dụ tổ chức của bạn muốn “giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi” thì có thể đặt ra mục tiêu là “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong công đoạn sơn cho từng đơn hàng xuống dưới 1% trong năm 2022”.
M – Measurable [Có thể đo lường được]
Đi đôi với tính cụ thể thì mục tiêu chất lượng tốt còn phải đo lường được. Nếu không có cách nào để đo lường một mục tiêu thì không thể biết được việc thực hiện mục tiêu được tiến hành như thế nào, có hiệu quả không. Ví dụ nếu mục tiêu là “Số lượng khách hàng tăng ít nhất 5% so với năm ngoái” thì sẽ rất dễ đo lường được điều.
A – Attainable [Có thể đạt được]
Mục tiêu chất lượng sẽ không có ý nghĩa nếu bất khả thi. Mục tiêu phải thực hiện được thì mới huy động được sự tham gia của các thành viên. Một mục tiêu xa vời không mang lại lợi ích gì cho tổ chức
R – Relevant [Thực tế]
Yếu tố “Thực tế” có liên quan mật thiết với yếu tố “Có thể đạt được”. Ví dụ, nếu không ai tin rằng tổ chức có thể “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong công đoạn sơn cho từng đơn hàng xuống dưới 1%” thì tốt hơn hết tổ chức nên điều chỉnh mục tiêu xuống thành ““Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong công đoạn sơn cho từng đơn hàng xuống dưới 2%”
T – Time-Bound [Dựa trên thời gian]
Khi thiết lập mục tiêu chất lượng phải đặt ra mốc thời gian hoàn thành mục tiêu. Đây là cơ sở để theo dõi và đánh giá tiến độ cũng như hiệu quả thực hiện mục tiêu.
QUY TRÌNH ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Bước 1: Hoạch định những nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt mục tiêu chất lượng
Trước tiên, tổ chức cần xây dựng kế hoạch cụ thể, hoạch định rõ những hành động, công việc cần triển khai trong thực tế để đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Trong đó cần phân tích, đánh giá và lựa chọn những hành động có ảnh hưởng tới kết quả của mục tiêu. Các nhiệm vụ phải được sắp xếp khoa học, logic thành một quy trình cụ thể, rõ ràng. Nhằm đảm bảo kế hoạch được triển khai trơn tru, thuận lợi.
Bước 2: Hoạch định những nguồn lực cần thiết tham gia vào thực hiện mục tiêu chất lượng
Tổ chức cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc đạt mục tiêu chất lượng. Nguồn lực ở đây bao gồm:
- Con người [Số lượng nhân sự tham gia, năng lực, kiến thức chuyên môn của mỗi nhân sự]
- Cơ sở hạ tầng [Các thông tin, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển,…]
- Công nghệ [Các công nghệ được áp dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh]
- Tài chính [Kinh phí cho các hoạt động, đầu tư trang thiết bị,…]
Bước 3: Hoạch định thời gian hoàn thành mục tiêu chất lượng
Tổ chức phải thiết lập thời gian hoàn thành cho từng mục tiêu chất lượng. Cụ thể mục tiêu đặt ra sẽ được thực hiện trong dài hạn hay ngắn hạn, thời gian cụ thể ra sao. Nếu không có mốc thời gian cụ thể, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá một cách khách quan và kịp thời tính hiệu quả của mục tiêu đó. Việc thực hiện mục tiêu một cách dàn trải cũng làm lãng phí nguồn lực của tổ chức và gây ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý chất lượng.
Bước 4: Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Tổ chức quy định cá nhân, phòng ban, đơn vị, bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chất lượng. Cụ thể, tổ chức cần:
- Chỉ định đối tượng thực hiện triển khai
- Chỉ định công việc cần khiển khai
- Phổ biến quy trình thực hiện cụ thể
Sự phân công cần căn cứ vào năng lực, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý chất lượng của mỗi đối tượng.
Bước 5: Tích hợp mục tiêu chất lượng vào các quá trình
Mục tiêu chất lượng và các hoạt động để đạt mục tiêu cần được tích hợp một cách hài hòa với các quy trình trong Hệ thống quản lý chất lượng. Đây là cơ sở để Hệ thống quản lý chất lượng được vận hành một cách nhất quán và cho hiệu quả tối ưu.
Ví dụ như mục tiêu chất lượng của tổ chức là “Giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong công đoạn sơn cho từng đơn hàng xuống dưới 1% trong năm 2022” thì trong quá trình sản xuất – kinh doanh, tổ chức có thể theo dõi tỷ lệ hàng phế phẩm do lỗi này trong báo cáo hằng ngày hoặc đặt ra các quy định về thao tác và giám sát sơn điện mỗi ca làm việc tại nhà xưởng…
Bước 6: Đánh giá mục tiêu chất lượng
Việc thực hiện các mục tiêu chất lượng cần được đánh giá theo những phương pháp và cách thức phù hợp để đảm bảo kết quả thu được là chính xác, khách quan. Cụ thể, tổ chức cần xác định và xây dựng rõ ràng các quy trình từ thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá tới báo cáo kết quả cho lãnh đạo cao nhất.
VÍ DỤ VỀ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Dưới đây là ví dụ về việc xác định Mục tiêu chất lượng năm 2021 của Thanh tra tỉnh Ninh Bình:
KẾ HOẠCH HOẠCH THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG ISO
Dưới đây là Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng Mục tiêu chất lượng của Thanh tra tỉnh Ninh Bình. Các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo để hình dung rõ hơn về các nội dung trong kế hoạch thực hiện.
Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2020
Mục tiêu 1: Làm tốt chức năng tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác quản lý nhà nước về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng; Phấn đấu hoàn thành 100% các cuộc thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo kế hoạch với chất lượng, hiệu quả cao, chính xác, nhanh chóng và đúng pháp luật.
STT Nội dung công việc Chủ trì thực hiện Phối hợp thực hiện Thời gian hoàn thành
Bố trí nhân sự, sắp xếp công việc hợp lý Các đơn vị có liên quan đến giải quyết các thủ tục hành chính Sau mỗi thủ tục hành chính được giải quyết
Thường xuyên
- Xây dựng các hướng dẫn công việc [nếu cần] cho từng cá nhân có liên quan Trưởng các phòng chuyên môn Khi cần thiết Khi cần thiết 3. Tuân thủ các quy trình ISO 9001:2015 đã xây dựng Tất cả các phòng chuyên môn Từ khi chính thức áp dụng Thường xuyên
Khi phát hiện sai sót, tiến hành trao đổi thông tin hợp lý để hiệu chỉnh, khắc phục trước khi chuyển giao cho tổ chức/công dân Tất cả cán bộ, công chức thuộc Thanh tra tỉnh Từ khi chính thức áp dụng Hệ thống QLCL Khi có phát sinh
Mục tiêu 2: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức hiểu dân, có trách nhiệm với nhân dân; phấn đấu đánh giá cán bộ công chức cuối năm 100% hoàn thành nhiệm vụ, trong đó ít nhất 25% xếp loại xuất sắc; 50% cán bộ, công chức được bồi dưỡng thường xuyên về chuyên môn, nghiệp vụ, 10% được đào tạo kiến thức quản lý nhà nước, lý luận chính trị
STT Nội dung công việc Chủ trì thực hiện Phối hợp thực hiện Thời gian hoàn thành 1. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, phổ biến nâng cao trình độ, nhận thức tập thể cán bộ, công chức Văn phòng Các Trưởng phòng chuyên môn Tháng 6/2020 2. Triển khai xác định các vị trí và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng Lãnh đạo Thanh tra tỉnh Các Trưởng phòng chuyên môn Hàng tuần, tháng, quý 3. Đánh giá nhân sự hàng tháng Lãnh đạo Thanh tra tỉnh
Lãnh đạo các phòng
Các Trưởng phòng chuyên môn Hàng tháng 4. Rút kinh nghiệm khi có những sai sót còn tồn tại Cán bộ, công chức Các Trưởng phòng chuyên môn Thường xuyên
\>> Xem thêm: QMS – Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Mục tiêu 3: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tại tất cả các phòng nhằm phục vụ công tác chuyên môn và chế độ báo cáo, tổng hợp; khai thác thông tin, chuyển nhận và xử lý văn bản qua mạng
STT Nội dung công việc Chủ trì thực hiện Phối hợp thực hiện Thời gian hoàn thành 1 Xây dựng kế hoạch đầu tư, phát triển ứng dụng
công nghệ thông tin
Văn phòng Các trưởng phòng chuyên môn Tháng 6/2020 2 Tổ chức xem xét và phê duyệt kế hoạch Lãnh đạo Thanh tra Văn phòng Tháng 7/2020 3 Tổ chức nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, phương
tiện theo đúng kế hoạch
Văn phòng Trưởng các phòng chuyên môn Theo kế hoạch 4 Phổ biến, hướng dẫn, tập huấn cách thức sử dụng
cho cán bộ, công chức
Văn phòng Trưởng các phòng chuyên môn Thường xuyên 5 Thường xuyên kiểm soát quá trình sử dụng và
thực hiện truyền tải thông tin
Văn phòng Các phòng chuyên môn Thường xuyên
Mục tiêu 4: Phấn đấu 100% cán bộ, công chức Thanh tra tỉnh luôn giữ gìn phẩm chất đạo đức; giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, vững về tư tưởng chính trị; có thái độ nhiệt tình, cầu thị, trách nhiệm cao trong giải quyết công việc; không gây sách nhiễu, phiền hà
STT Nội dung công việc Chủ trì thực hiện Phối hợp thực hiện Thời gian hoàn thành 1 Tiếp nhận phản hồi, thu thập các thông tin đánh giá sự thoả mãn về các hoạt động thanh tra, xử lý khiếu nại, tố cáo của tổ chức/cá nhân
Lãnh đạo Thanh tra tỉnh
Trưởng, phó các phòng chuyên môn
Cán bộ, công chức
Thường xuyên
2 Tiếp cận các luồng thông tin [trực tiếp, công văn, điện thoại, email …] liên quan đến việc phản ánh thủ tục giải quyết
Mẫu mục tiêu chất lượng theo ISO là gì?
Mục tiêu chất lượng là gì? Mục tiêu chất lượng chính là kết quả về chất lượng mà doanh nghiệp hay tổ chức muốn đạt được trong tương lai [theo ISO 9001:2015]. Đây là những mục tiêu có thể đo lường được và có liên quan tới việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phù hợp với chính sách chất lượng của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn chất lượng ISO là gì?
Tiêu chuẩn ISO là các quy tắc được chuẩn hóa quốc tế để giúp cho các tổ chức hoạt động phát triển bền vững, tạo ra các năng lực nâng cao giá trị của doanh nghiệp tổ chức trong mọi lĩnh vực thuộc sản xuất, thương mại, dịch vụ.
Mục tiêu chất lượng của phòng kinh doanh là gì?
Mục tiêu chất lượng đề cập tới sự thành công của tổ chức, bao gồm nhiều khía cạnh như đáp ứng nhu cầu của khách hàng, xây dựng môi trường làm việc an toàn, tăng doanh thu, giảm chi phí phát sinh… Nói chung mục tiêu chất lượng có tính chất là phải đo lường được.
Mục tiêu quản lý chất lượng là gì?
Mục đích của quản lý chất lượng là đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của tổ chức cùng làm việc để cải tiến các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và văn hóa của công ty nhằm đạt được thành công lâu dài bắt nguồn từ sự hài lòng của khách hàng.