Phát hiện đánh giá nội bộ và bên chứng nhận như thế nào?. Có nghĩa là giống và khác nhau như thế nào. Thực ra đây cũng là thông tin có nhiều bạn quan tâm mà tôi đã được nghe từ nhiều phía, hôm nay, Tôi chia sẻ chút thông tin làm cơ sở cho các bạn nào có điều kiện ghé wbsite này nắm rõ hơn để phục vụ cho hoạt động duy trì, cải tiến hệ thống quản lý hướng đến phát triển bền vững.
Chúng ta cũng biết, bất kỳ quá trình đánh giá nào cũng phải có đầu ra, đầu ra đó được gọi là các phát hiện của quá trình đánh giá [finding].
Sự không phù hợp [NC] và các khuyến nghị [Observation]
NC thì phân ra 2 loại:
- NC-Major [lớn]: Những lỗi mà đánh giá viên xác định ảnh hưởng nghiêm trọng đến [cảm tính], chẳng hạn:
- Vi phạm pháp luật liên quan đến sản phẩm, hoạt động.
- Vi phạm hoặc có dấu hiệu không trung thực với khách hàng
- Vi phạm hoặc không tuân thủ điều khoản quan trọng của tiêu chuẩn, ví dụ: 8.6 kiểm soát đầu ra, nhưng công ty không làm gì, 8.2 đánh giá nội bộ nhưng công ty hổng đánh giá,
- Nc-Minor [Nhỏ]-chẳng hạn: Làm không liên tục, làm không đầy đủ, ví dụ: Bạn có xác định năng lực và đánh giá năng lực nhân sự theo 7.2 nhưng bị xót ai đó, có kiểm tra nguyên liệu đầu vào nhưng sót lô hàng nào đó,..
[Lưu ý, Đánh giá nội bộ không bắt buộc phải theo phân cấp NC nêu trên, có thể áp dụng phương pháp phù hợp, xem phần gợi ý cuối topics này].
Nếu bị NC thì phải tiến hành thực hiện khắc phục và hành động khắc phục, nhưng:
1- Đánh giá bên cấp chứng nhận:
- NC major thì họ kiểm chứng việc khắc phục đó bằng cách quay lại công ty của bạn.
- NC minor thì không cần mà chỉ cần bạn gửi hồ sơ chứng minh qua phiện tiện truyền thông cho họ là được.
Không phân biệt bao nhiêu NC minor là thành Major đó là lý thuyết, nhưng trong thực tế tùy thuộc vào sự nhìn nhận của đoàn đánh giá.
Ví dụ: Auditor nào trong đoàn cùng nhau xác xác định là không có phòng nào trong tổ chức được đánh giá là có biện pháp kiểm soát tài liệu và hồ sơ thì lúc đó họ thống nhất và cho là Major [tức thống nhất đã tìm thấy lỗi như nhau]. Đó gọi là lỗi hệ thống. Vi sao như vậy, vì cách phân trách nhiệm đánh giá trong đoàn là đánh giá theo chức năng, chứ không phải theo quá trình, theo hoạt động, chẳng hạn: Phân bạn đánh giá phòng A, phân tôi phòng B thì tôi và bạn đều phải đánh giá điều khoản 7.5 đúng không ạ].
2- Đối với đánh giá nội bộ:
Thực ra đánh giá nội bộ lại càng khó, khó đối với các Tổ chức nhỏ, mỏng, nhân sự khó khách quan trong hoạt động đánh giá. Thứ nữa là chuẩn mực để phân biệt NC major và minor cũng là vấn đề nhảy cảm, vì xác định mức độ này phần nào dựa trên cảm tính, hoặc sự đồng thuận của đoàn đánh giá. thế thì:
Có thể chí áp dụng một mức sự không phù hợp [NC-noconformity] mà thôi, Nếu tổ chức thấy là phù hợp hoặc có thể quy ra mức bán định lượng, chẳng hạn như: NC mức 1, NC mức 2..cho đến mức n [n có thể bằng 5 hoặc 10]. Dĩ nhiên chúng ta cũng phải quy ước 1 là như thế nào cho đến n cuối nhé! Trong tiêu chuẩn ISO không bắt buộc chúng ta phải tuân thủ Major hay minor mà chỉ yêu cầu nếu có NC thì tiến hành, hành động khắc phục.
Cuối cùng là các Observation thì không bắt buộc phải khắc phục hay hành động khắc phục nào cả, vì sao? Vì các phát hiện này chưa đủ thông tin, bằng chứng đó là không phù hợp, tức không tuân thủ một chuẩn mực nào đó.
Ví dụ: Bạn thấy có nhiều thiết bị cân đo liều lượng nguyên liệu tại một góc phòng làm việc của QC [tức bộ phận kiểm soát chất lượng], nhưng thiết bị cân này cái thì có hiệu chuẩn, cái thì chưa, nhưng họ giải thích là đang để để sàng lọc đem đi hiệu chuẩn. Vậy nếu thấy nghi ngờ gì đó có thể xảy ra không phù hợp thì bạn chỉ ghi khuyến nghị cho tình huống này mà thôi. Và ngay cả khi bạn xác định các hồ sơ làm việc của họ lộn xộn, không theo trình tự gì cả, trước sau, sau trước, lộn tung cả lên, nhưng chưa có chuẩn mực nào bắt phải làm theo trình tự như bạn nghĩ [dù bạn chia sẻ điều đó là đúng] thì cũng chỉ khuyến nghị nên viết chuẩn mực mà thôi nhé!
Một vài thông tin chia sẻ ngắn nhằm hỗ trợ Anh/Chị ứng dụng thực tế hoặc ứng dụng cho các lớp học đánh giá viên nội bộ hoặc Lead auditor sau này!
Nếu có hảo tâm chia sẽ vui lòng comment bên dưới bài viết, hoặc gửi nội dung riêng với chúng tôi tại đây, hoặc xem một ít video trê youtube của chúng tôi tại đây!