Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có] thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. Những sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử [HĐĐT] là điều khó tránh khỏi, một trong số đó là HĐĐT lập sai ngày tháng năm. Vậy làm sao để có thể khắc phục những sai sót không mong muốn trong trường hợp này? Bài viết dưới đây từ E-invoice sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đó.
1. HĐĐT có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Thông thường, sẽ có 3 tình huống phát sinh đối với trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm. Với từng trường hợp, kế toán viên sẽ phải đưa ra những giải pháp khác nhau.
1.1. Chưa giao cho người mua
Hướng xử lý đối với trường hợp HĐĐT bị sai ngày tháng năm nhưng chưa giao cho người mua cụ thể như sau:
- Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày tháng năm.
- Tiếp đó, lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.
1.2. Đã giao cho người mua
Với HĐĐT bị sai ngày tháng năm đã giao cho người mua, cách thức xử lý như sau:
- Phía người bán cần ngay lập tức thông báo vấn đề sai sót ngày tháng năm đến người mua.
- Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
Người bán phải lập tức thông báo sai sót nếu HĐĐT có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày tháng năm đã gửi cho người mua
1.3. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu HĐĐT bị sai ngày tháng năm được phát hiện bởi cơ quan thuế thì có thể xử lý như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày tháng.
- Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy HĐĐTcó mã đã sai ngày tháng và lập HĐĐT mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT mới. Sau đó gửi cho người mua.
2. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm
Đối với HĐĐT không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm, có hai trường hợp mà kế toán viên thường gặp phải, gồm đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.
2.1. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày tháng năm đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
- Nhanh chóng thông báo việc hóa đơn bị sai ngày tháng năm với người mua.
- Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Không phải kế toán viên nào cũng biết cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai ngày tháng năm
Trong khi đó, người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi. Sau khi nhận hóa đơn và phát hiện ra sai sót, cơ quan quan thuế cũng phải thông báo ngược lại cho người bán về việc:
- Tiến hành hủy hóa đơn [nếu có] trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
- Lập HĐĐT mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.2. Chưa giao cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn lập sai ngày tháng năm nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể dễ dàng xử lý bằng các bước đơn giản. Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này. Về phía cơ quan thuế, sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót cũng cần thông báo đến người bán về những yêu cầu như sau:
- Thực hiện hủy hóa đơn [nếu có] trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
- Lập HĐĐT mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lưu ý, trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế. Việc hóa đơn điện tử bị lập sai ngày tháng năm có thể được giải quyết một cách khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian. Tuy nhiên, để công việc luôn được thuận lợi, yếu tố cẩn thận vẫn nên được kế toán viên đặt lên hàng đầu khi tiến hành tạo lập hóa đơn.
Hóa đơn điện tử viết sai thì phải làm sao?
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử lập sai. Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. Bước 3: Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. - Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
Xuất hóa đơn sai mã số thuế phải làm sao?
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT. Khi đó Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống. Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, thực hiện ký số và gửi lại lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót để gửi cho người mua.
Người bắn phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì phải xử lý như thế nào?
“Trường hợp người bán phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi ...
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này.