Hiện nay nhiều bạn kế toán mới ra trường chưa nắm rõ các quy định về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn GTGT. Chính vì vậy, kế toán YTHO xin được chia sẻ bài viết Quy định về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn GTGT.
Về chữ ký trên phần thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn
– Căn cứ: Tại Điểm d Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013, Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
…
- d] Tiêu thức “người bán hàng [ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”
Về chế độ kế toán
– Căn cứ: Tại điều 18, Điều 19 Luật Kế Toán 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định:
“Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
…
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.”
“Điều 19. Ký chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”
Về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công An
– Căn cứ: Tại Điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu:
“2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.”
***Theo đó: trường hợp Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới [Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng] ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn thì khi bán hàng, Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.
Như vậy:
- Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
- Trường họrp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyên cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giây ủy quyên theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chi tiêu này“
– Tại chỉ tiêu Thủ trưởng đơn vị” phải ghi rõ “TƯQ” trước tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
– Trường hợp, Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không nên vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Tham khảo tại: Công văn 209/TCT-CS 20/01/2015 về chữ ký hóa đơn tại tiêu thức Thủ trưởng đơn vị:209_TCT-CS_264721
Hiện nay, các kế toán đang rất thắc mắc rằng hóa đơn điện tử có cần con dấu và chữ ký hay không? Hãy tìm hiểu bài viết dưới đây.
Quy định về việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không là còn tùy thuộc vào từng trường hợp theo quy định của pháp luật, theo điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC thì:
“Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể tự tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chữ ký của người mua hàng trong các trường hợp như: thanh toán hóa đơn điện, nước, mua các thiết bị viễn thông, các dịch vụ viễn thông, các dịch vụ ngân hàng.Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử hoặc đóng dấu vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn đó mới được coi là hóa đơn hoàn chỉnh và mang tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đóng dấu nếu như doanh nghiệp đó tự đủ điều kiện để tự in hóa đơn.”
Ngoài ra, hóa đơn điện tử có đóng dấu không còn được quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP như sau: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử”.
Theo điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT: “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”
Tuy nhiên, các nội dung trên hóa đơn điện tử phải được thể hiện đầy đủ theo Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.