Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Trong thời gian từ ngày 11/1/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.
Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, hm trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định.
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký kiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn [ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Căn cứ các quy định, hướng dẫn trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần là câu hỏi thắc mắc của hầu hết kế toán doanh nghiệp bởi nhu cầu chuyển hóa đơn điện tử phục vụ cho nhiều mục đích như xuất trình khi đi đường, lưu trữ… Vậy hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần, điều kiện để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp là gì? Mời bạn đọc tìm hiểu tại bài viết dưới đây của Hóa đơn điện tử EasyInvoice
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần được quy định chi tiết tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, về nguyên tắc hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang chứng từ giấy với mục đích để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.
Ngoài ra, tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải trùng khớp nội dung với hóa đơn điện tử gốc. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sẽ có giá trị dùng để lưu giữ ghi sổ, thực hiện theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Lưu ý rằng, hóa đơn điện tử chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Cần đáp ứng 05 điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Để hóa đơn điện tử chuyển đổi được công nhận và hợp pháp, kế toán cần lưu ý 05 điều kiện sau:
– Thứ nhất, hóa đơn đó phản ánh chính xác và đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử gốc
– Thứ hai, trên hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng về việc xác nhận hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy
– Thứ ba, phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Thứ tư, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, ngoài ra ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
– Thứ năm, đối với ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đáp ứng đầy đủ những thông tin sau:
+ Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”];
+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi
\>> EasyInvoice gửi đến Anh/chị kế toán mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp
Chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice
Dưới đây là hướng dẫn dành cho trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường, hoặc chuyển đổi để lưu trữ chứng từ kế toán, báo cáo thuế… Người dùng có thể tham khảo chi tiết cách chuyển đổi dưới đây:
\>> Tài liệu chuyển đổi: tại đây
Như vậy, theo quy định hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 1 lần duy nhất và cần đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý nêu trên. Việc sử dụng hóa đơn điện giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện chuyển đổi, điều chỉnh, thay thế hay hủy bỏ hóa đơn.
Do đó nếu chưa áp dụng triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi càng sớm càng tốt nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.
Hiện tại, hóa đơn điện tử đang được chuyển đổi theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, để hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp EasyInvoice cung cấp các tài liệu hướng dẫn sau:
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà hoá đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hoá đơn giấy đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Ai là người chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Nguyên tắc chuyển đổi Phải có chữ ký của luật sư hoặc đại diện pháp luật kèm dấu của người bán. Người mua, người bán được phép chuyển đổi để phục vụ cho việc lưu trữ các chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đáp ứng các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12.
Hóa đơn điện tử khác hóa đơn giấy như thế nào?
Khác hẳn với hóa đơn giấy truyền thống do chi cục thuế cấp thì hóa đơn điện tử được in ra giấy có 1 bản duy nhất và không có liên và được căn cứ bởi số Serial của hóa đơn: Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E. Số serial của Hóa đơn đặt in [giấy]: PP/18P.