Quy trình phát sổ Đoàn, thẻ Đoàn và nghị quyết Đoàn cho Đoàn viên
Căn cứ Điều lệ, Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh; để đảm bảo thực hiện thống nhất theo nguyên tắc, quy trình quản lý đoàn viên và việc cấp phát sổ đoàn, thẻ đoàn và nghị quyết Đoàn cho đoàn viên, Ban Chấp Hành Đoàn Khoa Ngoại Ngữ hướng dẫn các nội dung liên quan, cụ thể như sau:
1. Quy định về quản lý sổ Đoàn viên, thẻ Đoàn, nghị quyết Đoàn
1.1. Sổ Đoàn viên, thẻ Đoàn, nghị quyết Đoàn:
- Sổ Đoàn, thẻ Đoàn, nghị quyết Đoàn viên có giá trị chứng nhận tư cách đoàn viên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh do Ban Chấp hành Trung ương Đoàn thống nhất phát hành.
- Đoàn viên được cấp sổ, thẻ và nghị quyết Đoàn trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 1 tháng kể từ ngày được kết nạp vào Đoàn. Việc cấp phát này do Ban Thường vụ Đoàn trường quyết định.
- Sổ, thẻ và nghị quyết Đoàn được dùng để đăng ký tham gia sinh hoạt Đoàn tạm thời và xuất trình khi cần. Đoàn viên không được cho người khác mượn sổ, thẻ hay nghị quyết Đoàn; khi trưởng thành Đoàn, đoàn viên được giữ lại.
- Đoàn viên bị kỷ luật khai trừ thì bị thu hồi sổ Đoàn; đoàn viên sử dụng sổ, thẻ hay nghị quyết sai mục đích thì tùy mức độ bị xem xét xử lý kỷ luật. Ban Chấp hành Đoàn Khoa có trách nhiệm thu hồi Sổ và nộp cho Đoàn trường quản lý.
1.2. Thủ tục cấp sổ, thẻ và nghị quyết Đoàn cho Đoàn viên mới:
* Quy trình, thủ tục đề nghị cấp Sổ đoàn:
+ Tham gia lớp “Cảm tình Đoàn”.
+ Được cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình
+ Đoàn viên nộp cho Chi đoàn 01 ảnh màu 3x4 [áo phải có cổ, không đeo khăn quàng, hình ảnh rõ chưa qua sử dụng], phía sau ghi rõ họ và tên đoàn viên.
+ Ban Chấp hành Đoàn Khoa: lập danh sách trích ngang đoàn viên đề nghị cấp sổ, gồm các cột: số thứ tự, họ và tên, ngày tháng năm sinh, ngày tháng năm vào Đoàn, nơi vào Đoàn, Ban Chấp hành Đoàn khoa gửi ảnh và danh sách trích ngang về Đoàn trường quản lý trực tiếp.
+ Đoàn Trường: Tổng hợp danh sách trích ngang của Đoàn khoa; điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào sổ, thẻ và nghị quyết Đoàn, sau đó cấp lại cho Đoàn khoa.
Lưu ý: Đối với trường hợp đoàn viên mất sổ Đoàn có thể sử dụng thẻ hay nghị quyết Đoàn để xin cấp lại sổ và ngược lại.
2. Công tác quản lý đoàn viên.
2.1. Đối với đoàn viên: Mỗi đoàn viên TNCS Hồ Chí Minh đều phải có sổ đoàn viên, huy hiệu Đoàn và được trao thẻ đoàn viên. [Sổ đoàn theo mẫu do Trung ương Đoàn bàn hành]
2.2. Đối với Đoàn Khoa:
Ban Chấp hành Đoàn Khoa phải có “Sổ chi Đoàn” theo mẫu của Trung ương Đoàn do Ban Chấp hành Chi đoàn theo dõi, quản lý, cập nhật thông tin đoàn viên và quản lý các hoạt động của Chi đoàn. Đồng chí Bí thư Đoàn quản lý trực tiếp, trường hợp đi công tác xa, ủy nhiệm cho Phó Bí thư hoặc đồng chí Ủy viên Ban Chấp hành quản lý, định kỳ hàng tháng báo cáo về Đoàn trường theo dõi, tổng hợp, quản lý.
2.3. Quản lý hồ sơ đoàn viên:
- Đoàn viên, Đoàn khoa và Đoàn trường đều có trách nhiệm bảo quản sổ đoàn viên cẩn thận không để hư hỏng, mất mát.
- Nơi quản lý sổ đoàn viên là: Đoàn khoa hoặc Đoàn trường.
- Hồ sơ đoàn viên quản lý ở cơ sở Đoàn nào thì đoàn viên thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn đoàn viên ở cơ sở đó.
2.4. Quản lý đoàn viên về tư tưởng
Ban Chấp hành cơ sở Đoàn, Bí thư Đoàn khoa thường xuyên và kịp thời nắm bắt những diễn biến tư tưởng của đoàn viên. Biết rõ những băn khoăn, thắc mắc, những khó khăn đang xảy ra đối với đoàn viên, nhưng tư tưởng không đúng đang chi phối đoàn viên… Kịp thời có hướng giúp đỡ để đoàn viên vượt qua những khó khăn về tư tưởng, sửa chữa những lệch lạc ngay trong suy nghĩ của đoàn viên.