Công việc của một thư ký văn phòng năm 2024

là là vị trí đóng vai trò hỗ trợ, giúp việc, là cánh tay đắc lực cho giám đốc, tổng giám đốc. Để đảm nhiệm vị trí này, bạn cần phải học tập và tích lũy nhiều kỹ năng nghiệp vụ, giao tiếp…. Hãy tìm hiểu kỹ hơn vấn đề này cùng CareerViet ngay nhé!

Thư ký là gì? Khái niệm về thư ký giám đốc

Thư ký là người sẽ hỗ trợ giám đốc, cấp trên thực hiện các công việc như quản lý chung, điều hành và thực hiện công việc về giấy tờ, sắp xếp hồ sơ… Nhìn chung, thư ký được ví như cánh tay nối dài của giám đốc.

Thư ký - trợ thủ đắc lực của giám đốc, tổng giám đốc (Nguồn: Internet)

Hiện nay, mỗi công ty, doanh nghiệp thường sẽ có bộ phận thư ký gồm 1-2 người hỗ trợ công việc cho giám đốc, tổng giám đốc. Số lượng thư ký có thể thay đổi dựa trên tính chất công việc hoặc đặc thù nghề nghiệp khác nhau.

Xem thêm:

• Thư ký tổng giám đốc và bảng mô tả công việc chi tiết
• Thư ký là gì? Điều kiện và kỹ năng để ứng tuyển thư ký mới nhất 2022
• Thư ký: Cánh tay phải đắc lực của giám đốc
• Điều kiện của nghề thư ký

Làm thư ký học ngành gì? Học trường nào?

Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có các trường lớp đào tạo dành riêng cho nghề thư ký. Tuy nhiên, có một số ngành học đặc thù cũng sẽ giúp bạn trang bị kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu trở thành một thư ký thực thụ.

Học ngành gì để làm thư ký

Nhìn chung, đặc thù nghề nghiệp sẽ quyết định đến ngành học để trở thành thư ký. Dưới đây là 5 ngành học có đầu ra để trở thành thư ký:

• Ngành thư ký văn phòng: ngành này tập trung giảng dạy cho người học thành thạo các thao tác về thiết bị văn phòng và tin học. Kiến thức được học gồm nghiệp vụ lưu trữ, văn thư, soạn thảo, kế toán…
• Ngành quản trị văn phòng: sinh viên được cung cấp kiến thức về triển khai, đánh giá vấn đề, kinh tế vĩ mô, luật, quản trị văn phòng. Một số nghiệp vụ trong chương trình học bao gồm nghiệp vụ thư ký, lễ tân, quản trị thông tin.
• Ngành hành chính văn thư: cung cấp kiến thức về quản trị tài sản, văn thư, lưu trữ hồ sơ, trau dồi kiến thức ngoại ngữ, tin học.
• Ngành thư ký y khoa: là ngành học cần thiết nếu muốn trở thành thư ký trong lĩnh vực sức khỏe, y tế. Thư ký y khoa sẽ học tập các kiến thức liên quan đến tạo hồ sơ bệnh án, lên lịch thăm khám, chép đơn thuốc…
• Ngành thư ký luật (học đại học Luật): Nếu muốn trở thành thư ký luật, người học cần hoàn thành chương trình đại học luật bắt buộc và học thêm các chứng chỉ, nghiệp vụ và thi tuyển công chức.

Trường nào đào tạo ngành thư ký?

Để trang bị kiến thức cơ bản và nghiệp vụ thư ký, bạn có thể tham khảo một vài địa chỉ trường học dưới đây:

• Đại học Luật Hà Nội, Hồ Chí Minh, Huế;
• Trường cao đẳng viễn thông;
• Trường Trung cấp Bách Khoa;
• Đại học du lịch Sài Gòn….

Mô tả chi tiết công việc của thư ký văn phòng

Sắp xếp lịch làm việc tại cơ quan

Thư ký là người đảm nhận nhiệm vụ:

• Rà soát và thiết lập các buổi họp, lịch công tác, làm việc của cấp trên;
• Tổ chức các cuộc họp theo chỉ đạo của cấp trên, ghi biên bản cuộc họp;
• Tham vấn bộ phận chuyên trách để thực hiện báo cáo và nêu ý kiến trong cuộc họp;
• Ghi chép chỉ đạo của lãnh đạo và truyền tải tới các cấp có liên quan.

Tiếp nhận và xử lý thông tin

Mọi thông tin được truyền đến cấp trên đều sẽ được thư ký tiếp nhận và xử lý:

• Phân loại văn bản theo phòng ban để cấp trên dễ rà soát, kiểm tra;
• Hỗ trợ giải quyết các văn bản không quan trọng;
• Đảm bảo tính bảo mật trong truyền tải thông tin, văn bản;
• Thu thập thêm thông tin từ các nguồn đáng tin cậy có liên quan;

Những đầu việc mà một thư ký đảm nhiệm (Nguồn: Internet)

Giao tiếp với khách hàng

Với vai trò là người đại diện của giám đốc, tổng giám đốc, việc thư ký thường xuyên giao tiếp với khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Thư ký sẽ phải thực hiện các nhiệm vụ dưới đây:

• Đón tiếp và giải quyết các vấn đề cấp thiết nằm trong tầm kiểm soát;
• Sắp xếp nơi đón tiếp, phương tiện di chuyển cho khách hàng;
• Phục vụ đồ ăn, nước uống khi khách cần.

Sắp xếp lịch trình các chuyến đi công tác cấp trên

Trong mỗi chuyến công tác, thư ký là người sẽ sắp xếp lịch trình cho cấp trên:

• Xây dựng kế hoạch chuyến đi gồm mục đích chuyến đi, phương tiện di chuyển, thời gian công tác;
• Lập kế hoạch gặp mặt đối tác và chuẩn bị hồ sơ cần thiết;
• Bố trí nơi ở và quyết toán chi phí.

Đối với thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc còn phải đảm nhiều công việc liên quan tới giám đốc như:

• Trực tiếp quản lý lịch trình của giám đốc;
• Xử lý giấy tờ, hồ sơ cho giám đốc;
• Phối hợp với bộ phận văn thư nhằm tổng hợp và phân loại giấy tờ;

Xem thêm:

• Chủ tịch và tổng giám đốc, ai có quyền hơn?
• Cập nhật mô tả công việc của trợ lý tổng giám đốc chi tiết nhất
• Nghề thư ký dễ hay khó?
• Top 5 kỹ năng mỗi thư ký cần
• Nghề thư ký văn phòng

Tổng hợp các kỹ năng cần thiết của một thư ký giỏi

Để trở thành một thư ký giỏi, ngoài ngoại hình và tác phong, bạn cần phải sở hữu những kỹ năng dưới đây.

Kỹ năng nghiệp vụ

Việc phải đối mặt với nhiều công việc, thông tin đòi hỏi người thư ký cần có nghiệp vụ, chuyên môn tốt. Thư ký phải thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến kế toán, tài chính, nhân sự, nghiệp vụ văn thư, kỹ năng ghi chép biên bản, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu dựa trên yêu cầu cấp trên đưa ra… Đồng thời họ phải có kỹ năng truyền đạt, giải thích vấn đề, tham vấn và chỉ đạo để làm việc với các bộ phận cấp dưới.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc sẽ có hàng trăm ngàn tình huống phát sinh. Thư ký cần biết cách giải quyết vấn đề sao cho đơn giản, hợp tình, hợp lý. Để có được kỹ năng này, thư ký cần rèn luyện và có cơ hội cọ xát nhiều.

Kỹ năng giao tiếp

Tất nhiên, giao tiếp là kỹ năng quan trọng mà bất kỳ thư ký nào cũng phải có. Bởi họ thường xuyên phải tiếp xúc khách hàng, thay mặt xếp trong một vài cuộc họp, buổi tiệc… Chưa kể, thư ký là bộ mặt của cấp trên nên cần thiết lập các mối quan hệ, tạo thiện cảm với đối tác.

Vì lẽ đó mà thư ký phải có khả năng giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống khẩn cấp linh động, khéo léo. Bạn cần xây dựng cho mình hình tượng lịch sự, cư xử thông minh và biết tự kiềm chế cảm xúc của mình. Ngoài ra, bạn nên trang bị cho bản thân kiến thức về xã hội, khả năng ngoại ngữ cùng phong thái tự tin khi giao tiếp.

Thư ký và những kỹ năng cần có (Nguồn: Internet)

Kỹ năng sắp xếp công việc

Với hàng trăm công việc cần xử lý mỗi ngày, thư ký sẽ không thể đảm đương nổi nếu như không biết cách sắp xếp phù hợp. Do vậy, kỹ năng sắp xếp công việc cực kỳ cần thiết cho thư ký.

Thư ký cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch công việc cho lãnh đạo cụ thể, hợp lý. Ngoài ra, bạn cũng cần có trí nhớ tốt và khả năng quản lý quỹ thời gian phù hợp giúp lãnh đạo giải quyết công việc tối ưu nhất. Để làm được điều này, người thư ký luôn cần nỗ lực học hỏi và tìm hiểu đặc thù, tính chất công việc, ngành nghề hoạt động của công ty.

Kỹ năng tin học văn phòng

Tin học văn phòng giúp thư ký soạn thảo, lưu trữ hồ sơ trên máy tính dễ dàng hơn. Bạn không nhất thiết phải giỏi về các kỹ năng tin học nhưng phải biết các thao tác cơ bản liên quan đến word, powerpoint, excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình và cả việc báo cáo thu chi, quản lý dữ liệu…

Kỹ năng quản lý

Thư ký là bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin đầu vào cho tất cả các bộ phận trước khi trình lên lãnh đạo. Mỗi ngày họ phải tiếp nhận rất nhiều hồ sơ, giấy tờ với đủ nội dung khác nhau. Chính vì vậy, thư ký cần trang bị cho mình kỹ năng hoạch định kế hoạch, tổ chức tiếp nhận và bố trí nhân lực, vật lực phù hợp với tính chất nhiệm vụ.

Xem thêm:

• Kỹ năng làm thư ký điều hành và trợ lý giám đốc
• Tổng hợp việc làm thư ký giám đốc lương cao, mới nhất
• Việc làm thư ký văn phòng từ các nhà tuyển dụng hàng đầu
• Việc làm thư ký dự án mới nhất

Cơ hội việc làm thư ký tại CareerViet

Thư ký đang trở thành ngành nghề thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người, đặc biệt là giới trẻ. Hiện tại, CareerViet đang có vô vàn đầu việc liên quan đến thư ký đang chờ bạn khám phá. Truy cập ngay CareerViet để cập nhật thông tin mới nhất về công việc ngay thôi!

Trên đây là các thông tin về thư ký, chuyên môn và các kỹ năng thư ký cần có. Bạn trẻ nếu có mong muốn trở thành thư ký hãy bắt đầu rèn luyện từ bây giờ. Truy cập