Cong văn đề nghị thu lại tiền tạm ứng năm 2024

Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.
2. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng
3. Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, kế toán thanh toán thực hiện lập Phiếu thu để nhập quỹ số tiền thừa từ người nhận tạm ứng.
4. Nhân viên ký Phiếu thu và nộp tiền. Còn thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ
5. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

3. Các bước thực hiện

Cách 1: Lập phiếu thu hoàn ứng bằng tiền mặt

Nghiệp vụ “Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng” được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền.
• Chọn lý do nộp là Thu hoàn ứng.

• Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

Cách 2: Lập phiếu thu tiền mặt số tiền thừa khi quyết toán tạm ứng

• Trên chứng từ quyết toán tạm ứng, vào Tiện ích, chọn Lập phiếu thu/chi tiền mặt số tiền thừa/thiếu để hạch toán số tiền thu hoàn ứng từ nhân viên.
• Chương trình tự động hiển thị giao diện phiếu thu tiền mặt tương ứng.

• Kiểm tra chứng từ và nhấn Cất

Lưu ý:

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu hoàn ứng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ . Trước khi hạch toán nghiệp vụ thu hồi tạm ứng của nhân viên, cần thực hiện nghiệp vụ chi tạm ứng trên phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền\Chi tiền và nghiệp vụ quyết toán tạm ứng trên phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\Quyết toán tạm ứng.

Trong quá trình làm việc, không phải bất cứ lúc nào người lao động cũng có thể một lần thanh toán được toàn bộ các khoản đã chi tiêu. Vì vậy, LuatVietnam cung cấp Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất hiện nay.

https://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/25/Mau-giay-de-nghi-tam-ung_0704121000_2511164029.doc

Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 21 , khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

Trên cơ sở này, có thể coi giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ cho người lao động giải quyết công việc (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng

Không phải bất cứ lúc nào và bất cứ lý do gì người lao động cũng có thể tạm ứng, mà việc tạm ứng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Theo đó, người nhận tạm ứng:

- Phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

- Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại vào quỹ. Nếu không nộp lại thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

- Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

- Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, đã sử dụng và chênh lệch (nếu có).

- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.

(khoản 1 Điều 21 Thông tư 133/2016/TT-BTC)

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

Trong quá trình quản lý, điều hành, việc cập nhật và áp dụng các biểu mẫu mới nhất là việc làm cần thiết. LuatVietnam cung cấp Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất.

Đơn vị: ...........................

Bộ phận: .........................

Mẫu số 03 - TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày.....tháng....năm....

Số: .................

Kính gửi:.....................................................................................................

Tên tôi là:....................................................................................................

Bộ phận (hoặc Địa chỉ):..............................................................................

Đề nghị cho tạm ứng số tiền:.....................................................................

Viết bằng chữ: ...........................................................................................

Lý do tạm ứng:...........................................................................................

Thời hạn thanh toán:..................................................................................

Giám đốc (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên)

Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)

Hướng dẫn viết Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

1. Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị, tên bộ phận mà người xin tạm ứng làm việc.

2. Ghi rõ gửi người có thẩm quyền xét duyệt (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc doanh nghiệp).

3. Người xin tạm ứng ghi rõ thông tin của mình (họ tên, địa chỉ, bộ phận, đơn vị làm việc).

4. Số tiền xin tạm ứng viết bằng số và bằng chữ phải khớp nhau.

5. Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng:

- Tạm ứng tiền công tác phí từ ngày 08/4/2019 đến ngày 11/4/2019 tại chi nhánh X, thành phố Y;

- Tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm tháng 04/2019;

- Tạm ứng tiền mua vật tư cho hạng mục nền móng công trình Z;

………

6. Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

7. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho phụ trách bộ phận ký xác nhận và kế toán trưởng xem xét, nêu rõ ý kiến đề nghị người có thẩm quyền duyệt chi. Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.