Dù đã lập đủ nội dung, hoá đơn điện tử chỉ hợp pháp khi có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua. Chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định không cần có chữ ký của người bán hoặc chữ ký của người mua, hoặc không cần cả hai chữ ký trên hóa đơn.
Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký trên hóa đơn như sau.
1. Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
Trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua [nếu có].
– Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Cụ thể một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua như sau: [khoản 14 Điều 10].
- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua [kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài]. Trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
- Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán [trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã], tiêu thức người mua [tên, địa chỉ, mã số thuế], tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
Như vậy, đối với hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ không nhất thiết phải ký số trên hóa đơn, trừ trường hợp hai bên bán và mua có thỏa thuận phải ký.
Trong quá trình lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc về mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tử, yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số điện tử trên hóa đơn điện tử: Người mua, người bán có nhất thiết phải ký số không? Các loại chữ ký nào ký được trên hóa đơn điện tử?…
- Xem thêm: Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số đúng quy định CẦN PHẢI biết
Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và giải đáp những vướng mắc về quy định, cách sử dụng.
1. Tìm hiểu về chữ ký số
Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/ hình ảnh/ video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành.
\>> Có thể bạn cần biết: Chữ ký số là gì? Các loại chữ ký số và cách sử dụng chữ ký số
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.
\>> Xem thêm: Chứng thư số là gì?
Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.
Dưới đây là hình ảnh mẫu chữ ký số điện tử MISA eSign trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
2. Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?
Mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?
Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không?
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
- Bên mua không phải là đơn vị kế toán
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.
Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?
Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn
3. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệ
MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay và được phát triển bởi MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế [T-VAN],… cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh.
Trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định và cho phép tích hợp với chữ ký số hợp lệ của tất cả các nhà cung cấp. Ngoài ra, tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số cũng đem lại sự tối ưu về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp sử dụng.
Bên cạnh đó, hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như: Karofi Việt Nam, Ausdoor, Gucci Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh,… và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt của phần mềm đem lại: