Chữ ký số mang đến rất nhiều sự tiện dụng và lợi ích của doanh nghiệp, tổ chức trong việc quản lý, phát hành hoá đơn điện tử. Đây cũng là điều kiện bắt buộc để một hoá đơn điện tử trở thành hợp lệ. Tuy nhiên, sẽ có một vài lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử mà doanh nghiệp, kế toán cần nắm vững để quản lý hoá đơn hiệu quả, thuận tiện
Chữ ký số trên hoá đơn điện tử
1. Khái niệm chữ ký số - chứng thư số
Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành.
Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.
Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.
2. Áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….
Áp dụng chữ số trên hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để xuất và quản lý hoá đơn, đảm bảo tính hợp lề, hợp pháp, tính toàn vẹn các nội dung dữ liệu trên hoá đơn trong quá trình sử dụng.
Đối với hoá đơn điện tử, chữ ký số người bán là tiêu chí bắt buộc trên hoá đơn [Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC]. Thời điểm ký số hoá đơn là thời điểm lập hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường lúng túng khi lập hoá đơn nhưng khách mua hàng [người mua] lại không có chữ ký số. Như vậy liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp hay không?
Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
- Bên mua không phải là đơn vị kế toán
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…
Như vậy, tiêu chí chữ ký số trên hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.
Đối với trường hợp các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy cần đảm bảo có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn một lần duy nhất và phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của hóa đơn chuyển đổi.
3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử
Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng chữ ký số để xuất hoá đơn, quản lý hoá đơn điện tử, nhiều kế toán gặp phải một số trường hợp, vậy kế toán phải xử lý làm sao
- Chữ ký số hết hạn, làm thế nào để xuất hoá đơn điện tử tiếp?
Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để ký hoá đơn không?
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế: www.laphoadon.gdt.gov.vn
4. Chữ ký số EFY tích hợp trên tất cả các nền tảng hoá đơn điện tử
Là một trong những giải pháp ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 05/04/2018. Chữ ký số EFY-CA được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức và được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường Internet, đồng thời cũng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.
Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy các nghiệp vụ ký số đa nền tảng với nhiều tính năng ưu việt và tiện lợi cho doanh nghiệp, chỉ với 1 chữ ký số, doanh nghiệp có thể xuất nhiều hoá đơn cùng lúc hay xuất hoá đơn ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
Bên cạnh đó, chữ ký số EFY-CA có thể tích hợp sử dụng trên tất cả các phần mềm hoá đơn điện tử với chất lượng hoạt động ổn định, khả năng ký số nhanh chóng và mức độ bảo mật thông tin cao. Hiện tại, EFY-CA đang là nhà cung cấp chữ ký số của những thương hiệu lớn như: MATBAO, MB Bank, Vietcombank, Garco 10,…
Như vậy, trong quá trình ký số hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung thông tin mà EFY-CA đã nêu ở trên để thuận tiện và dễ dàng nhất trong việc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử, đảm bảo những nội dung nhất định và quy định trong hoá đơn.