Mặc dù hạn chế được nhiều sai sót hơn sử dụng hóa đơn giấy nhưng đôi khi doanh nghiệp vẫn xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.
Cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai số lượng
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn Xử lý hóa đơn điện tử lập sai, cụ thể như sau:
Trường hợp có sai: Mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử
+ Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn [2 bên ký nhận sai sót]
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
- Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: Điều chỉnh tăng [ Ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [Ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.
Ví dụ:
Người bán:
- Kê khai âm [-] vào Chỉ tiêu “Thuế GTGT” ghi: -100.000.
- Cột Doanh thu ghi bằng 0.
Người mua:
- Ghi âm [-] vào Chỉ tiêu thuế GTGT ghi: -100.000.
- Cột giá trị mua vào ghi bằng 0.
+ Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cho hóa đơn điện tử sai sót
- Trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và sau đó gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử VIN-HOADON
Là đơn vị hóa đơn điện tử đáp ứng được yêu cầu của Tổng Cục Thuế, VIN-HOADON sở hữu đa dạng các tính năng vượt trội, giúp tối ưu hóa công sức và thời gian khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử. Có thể kể đến một số tính năng nổi bật như:
- Tích hợp hệ thống SAP, ERP, phần mềm kế toán,...
- Xuất hóa đơn trực tiếp trên phần mềm.
- Tự động nhập dữ liệu.
- Dễ dàng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Lưu trữ an toàn, bảo mật.
- Nhận, truyền dữ liệu với Tổng Cục Thuế.
- Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử Và 04 Lưu Ý Khi Lập
- Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Điện Tử
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Hướng dẫn cách xử lý khi xuất hóa đơn điện tử sai số lượng mới nhất. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế [nếu có] thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. như thế nào? Cách xử lý nhanh chóng khi viết sai tiền thuế, đơn giá? Đây là vấn đề cũng như câu hỏi mà đơn vị kinh doanh và khách hàng thường gặp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này!
Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống
Việc tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền tương đối đơn giản. Để làm được điều này, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Gạch chéo các liên.
- Bước 2: Lưu trữ lại hóa đơn viết sai.
- Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
Gạch chéo các liên khi điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
Chẳng hạn, Công ty Kế toán Thành Hưng phát hiện số tiền thuế trong biên bản mắc sai sót. Lúc này, người kế toán sẽ tiến hành gạch chéo số hóa đơn trong biên bản. Cùng lúc, hóa đơn đó phải giữ nguyên và không được xé. Sau đó, người kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.
Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống
Trên thực tế, hóa đơn bị xé khỏi cuống có nhiều trường hợp. Mỗi trường hợp sẽ có cách giải quyết khác nhau. Hãy cùng xem qua một số trường hợp hóa đơn sai sót đã bị xé khỏi cuống và cách giải quyết khi gặp phải những vấn đề này!
Đã xé hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng
Hóa đơn bị sai sót đã xé khỏi cuống sẽ có cách xử lý khác với những hóa đơn còn nguyên vẹn. Cụ thể, việc viết và nộp biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ được xử lý như sau:
- Bước 1: Kẹp liên xé vào vị trí ban đầu.
- Bước 2: Gạch chéo 3 liên bị sai sót.
- Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
Xuất hóa đơn mới trước khi giao đến khách hàng
Ví dụ, nhân viên kế toán của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hưng Thịnh viết sai số tiền trên hóa đơn cho khách hàng. Cùng lúc, tờ hóa đơn này đã bị xé khỏi cuống. Để giải quyết vấn đề trên, người kế toán đã kẹp lại liên 2 vào vị trí ban đầu và gạch chéo số hóa đơn rồi tiến hành xuất hóa đơn mới cho khách hàng.
Hóa đơn viết sai chưa kê khai và đã giao cho khách hàng
Trong trường hợp này, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu lực khi bạn thực hiện đủ các bước dưới đây:
- Bước 1: Lập biên bản thu hồi mẫu hóa đơn đã viết sai.
- Bước 2: Gạch chéo các liên rồi giữ lại hóa đơn đã viết sai.
- Bước 3: Viết hóa đơn mới. Trong đó, ngày ghi trên hóa đơn viết mới phải cùng với ngày trong biên bản thu hồi.
Hóa đơn viết sai đã kê khai
Đối với những hóa đơn đã kê khai, quy trình điều chỉnh sẽ thêm bước xác nhận của cả bên mua và bên bán. Cụ thể, các bước điều chỉnh sẽ diễn ra như sau:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền và ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên mua và bên bán tiến hành đóng dấu và ký xác nhận.
- Bước 3: Viết hóa đơn mới.
Xử lý hóa đơn dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” viết sai
Chắc chắn rằng, việc in sai hóa đơn cho khách hàng sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, bạn cần đặc biệt lưu ý về những hạn mục liên quan đến tổng số tiền trong hóa đơn. Trong trường hợp hạn mục số tiền tổng bị sai sót, bạn có thể xử lý như sau.
Điều chỉnh tổng thanh toán giảm
Đây là cách xử lý khi khách hàng, doanh nghiệp phát hiện trong hóa đơn có tổng số tiền cao hơn thực tế. Theo đó, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền cần thông qua các bước dưới đây.
- Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn [hóa đơn giảm không được ghi số âm]
- Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.
Điều chỉnh tổng thanh toán tăng
Ngược lại với biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền gặp sai sót về tổng thanh toán giảm, biên bản điều chỉnh thanh toán tăng được sử dụng khi nhận thấy tổng số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn so với thực tế. Tổ chức, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về vấn đề này để đảm bảo tài chính không bị hao hụt. Cùng với đó, việc điều chỉnh sẽ trải qua các bước như quy trình điều chỉnh tổng thanh toán giảm:
- Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn
- Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.
Cần xác định rõ sai sót trong biên bản điều chỉnh tổng thanh toán tăng
Ví dụ, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hưng Thịnh xuất hóa đơn cho khách hàng bị sai sót ở giá tiền tổng cộng là 10.780.000đ thay vì 10.880.000đ. Khi khách hàng phát hiện, đôi bên sẽ lập biên bản điều chỉnh. Theo đó, biên bản được xác định rõ sai sót về ngày tháng, địa chỉ, số tiền chênh lệch,… Sau đó, bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.
Xử lý hóa đơn dòng “Số tiền viết bằng chữ” viết sai
Dù nhằm mục đích thanh toán đủ, đúng số tiền thuế hay để nâng cao uy tín thì doanh nghiệp cần phải kiểm tra và điều chỉnh sai sót nếu nhận thấy số tiền bằng chữ sai với số. Trong trường hợp này, doanh nghiệp, tổ chức sẽ xử lý như sau:
- Bước 1: Cả 2 bên đều lập biên bản điều chỉnh sai sót. Theo đó, đơn vị xuất hóa đơn có nhiệm vụ lập hóa đơn mới.
- Bước 2: Cả 2 bên lưu giữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn sai sót để giải trình khi cần thiết.
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu quả khi chọn được mẫu biên bản thích hợp, phục vụ đúng mục đích. Hãy cùng xem qua một số mẫu điều chỉnh hóa đơn sai sót dưới đây!
Như vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp, xác định rõ sai sót và thực hiện theo đúng quy định. Việc này đòi hỏi bạn cần hiểu rõ tường tận quy định cũng như làm thủ tục hành chính. Tim Sen, đơn vị uy tín cung cấp các dịch vụ kế toán được nhiều người tin tưởng nhất để kiểm tra, thực hiện thủ tục nhanh chóng. Nếu có nhu cầu kiểm toán, điều chỉnh, thực hiện các thủ tục tài chính, bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay cho Tim Sen để được tư vấn chi tiết.