Cách viết chữ số 5 trong hóa đơn năm 2024

Hiện nay, các cơ quan chức năng đã đưa ra nhiều văn bản quy định về việc sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế vẫn còn nhiều điểm chưa rõ ràng. Một trong các vẫn đề đó là cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn như thế nào cho đúng luật?

Trong bài viết này, dịch vụ kế toán TinLaw sẽ giải đáp câu hỏi trên để chủ doanh nghiệp và các bạn làm kế toán có thể thực hiện đúng. Cùng tham khảo nhé!

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định chung về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Khoản 13, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn như sau:

Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

• Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
• Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

\>> Xem thêm: Các loại hóa, hình thức của các loại hóa đơn

Tuy nhiên, quy định trên vẫn chỉ là chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ chứ chưa có hướng dẫn cụ thể. Vì thế, ở phần bên dưới, TinLaw xin chia sẻ một số lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Số tiền bằng chữ trên hóa đơn được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC

Một số trường hợp cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn

Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là chữ số 1

• Chữ số tận cùng là số 1 có 2 cách đọc: “một” và “mốt”
• Số 1 đọc là “một” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
  • Ví dụ: 101: Một trăm linh một
• 2011: Hai nghìn không trăm mười một
• Số 1 đọc là “mốt” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2
  • Ví dụ: 161: Một trăm sáu mươi mốt

Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là chữ số 4

• Chữ số tận cùng là số 4 có 2 cách đọc: “bốn” và “tư”
• Số 4 đọc là “bốn” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
  • Ví dụ: 102004: Một trăm linh hai nghìn không trăm linh bốn
• Số 4 đọc là “tư” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2
  • Ví dụ: 237.124: Hai trăm ba mươi bảy nghìn một trăm hai mươi tư

Lưu ý: Khi chữ số hàng chục bằng 2 hoặc bằng 4 thì số 4 có thể đọc là “bốn” hoặc “tư” đều được.

Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là chữ số 5

• Chữ số tận cùng là số 5 có 2 cách đọc: “lăm” và “năm”
• Số 5 đọc là “năm” khi chữ số hàng chục bằng 0 hoặc khi kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” phía sau
  • Ví dụ: 1205: Một nghìn không trăm linh năm
• 355.600: Ba trăm năm mươi lăm nghìn sáu trăm
• Số 5 đọc là “lăm” khi chữ số hàng chục lớn hơn 0, nhỏ hơn hoặc bằng 9
  • Ví dụ: 3465: Ba nghìn bốn trăm sáu mươi lăm

Cách viết số tự nhiên

Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. Người viết cần chú ý tuân theo thứ tự sau:

• Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé
• Xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị
• Viết số

Chú ý:

• Viết số theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
• Chú ý tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
• Chú ý cẩn thận viết chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, tránh viết sai chính tả

Trong thực tế có không ít người làm kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chẵn nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.

Xử lý các trường hợp hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ

Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Nếu hóa đơn viết sai nhưng chưa xé cuống để giao cho người mua thì người bán thực hiện:

• Gạch chéo các liên hóa đơn,
• Lưu giữ hóa đơn lập sai,
• Sau đó lập hóa đơn mới

Hóa đơn viết sai nhưng đã xé cuống

Hóa đơn viết sai chưa giao cho khách hàng

Người bán thực hiện như sau:

• Gạch chéo các liên của hóa đơn đó
• Kẹp lại vào quyển hóa đơn hóa đơn vừa gạch chéo đó
• Sau đó lập ngay hóa đơn mới giao cho khách hàng (Chú ý: chỉ thực hiện như vậy khi các bước xảy ra trong cùng một ngày)

Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai

Nếu người bán và người mua phát hiện ra hóa đơn viết sai nhưng chưa kê khai thì xử lý trường hợp này như sau:

• Lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn
• Người bán lập lại hóa đơn mớ
• Người bán gạch chéo các liên hóa đơn lập sai và lưu giữ chúng

\>> Xem chi tiết: Hóa đơn giá trị gia tăng viết sai được xử lý như thế nào?

Trên đây là một số lưu ý quan trọng phải nhớ khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Ở các bài viết sau, TinLaw sẽ giới thiệu cho quý độc giả những từ được viết tắt trên hóa đơn mà kế toán nên biết. Hãy cùng đón đọc nhé!