Cách sử dụng Mail Merge trong WPS Office

WPS Office là bộ ứng dụng Office miễn phí với nhiều tính năng hấp dẫn, cung cấp cho người dùng 3 chương trình giống như bộ Microsoft Office: Writer, Spreadsheets và Presentation. Đặc biệt, WPS Writer là trình soạn thảo văn bản hỗ trợ hầu hết các tính năng soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay.

WPS Office 2019 miễn phí

Cách kết hợp lời mời họp bằng WPS Writer

Trộn văn bản là một tính năng hữu ích trong Word, tuy nhiên trong bài viết này Download.vn xin giới thiệu đến bạn đọc cách trộn văn bản trên WPS Writer, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải soạn thảo văn bản theo định dạng. các danh sách như giấy mời họp, bằng khen, giấy mời.

Để thực hiện hợp nhất văn bản, trước tiên bạn phải tạo một File dữ liệu:

• File văn bản gốc: Văn bản mẫu tài liệu [định dạng * .doc]
• Danh sách File: Nội dung được tạo ở dạng danh sách [thường là File * .xls được tạo]

Trong bài viết này, tác giả sẽ hướng dẫn các bạn trộn văn bản với Thư mời phụ huynh ban đầu, chúng ta sẽ phải tạo 2 file sau:

New-hop.doc

New-hop-list.xls

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở File văn bản thuần túy.

Mở Lời mời dành cho cha mẹ

Bước 2: Sau đó, nhấp vào thẻ Tài liệu tham khảo, chọn Mail Merge.

Chọn kết hợp thư

Bước 3: Mở tab sớm Thư từ, nhấp vào tùy chọn Nguồn dữ liệu mở.

Nhấp vào Mở Nguồn dữ liệu để mở File

Bước 4: Cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu xuất hiện, mở File chứa danh sách lời mời họp [New-hop.xls], rồi nhấn Mở.

Chọn File File Thư mời Họp

Bước 5: Đặt con trỏ vào trường mà bạn muốn chèn thông tin và nhấp vào Chèn trường hợp nhất dưới tab Thư từ. Sau đó một hộp thoại hiện ra, bạn bấm đúp vào trường thông tin cần chèn [Ở đây ta chọn trường Họ và tên của cha mẹ], sau đó nhấn Chèn> Đóng. Lặp lại điều này cho các trường tiếp theo như được hiển thị Cha Mẹ Tôi, Lớp.

Chèn dữ liệu từ File Excel vào Danh sách Mời Họp

Bước 4: Sau khi chèn, nhấp vào biểu tượng Xem dữ liệu được hợp nhất để kiểm tra dữ liệu đã chèn. Bạn có thể sử dụng các nút Bản ghi đầu tiên, bản ghi trước đó trên thanh công cụ để xem dữ liệu đã hợp nhất lần lượt.

Xem dữ liệu sau khi trộn

Bước 5: Ngoài ra, để trích xuất dữ liệu, bạn có thể chọn các nút chức năng trên thanh công cụ trong tab Thư từ như sau:

• Hợp nhất thành tài liệu mới khác: Giải nén từng bản ghi thành một File riêng biệt.
• Hợp nhất với Máy in: Giải nén từng bản ghi vào máy in.
• Hợp nhất vào tài liệu mới: Giải nén tất cả các bản ghi vào cùng một File.
• Hợp nhất với Email: Trích xuất hồ sơ email.

Chọn hình thức trích xuất dữ liệu

Video hướng dẫn trộn lời mời họp trên WPS Writer