Biên bản giao nhận hàng hóa, xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa. Tư vấn thủ tục mua bán hàng hóa, chứng từ giao nhận hàng hóa trong thương mại.
Trong hoạt đông kinh doanh sẽ không tránh khỏi những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Để hoạt động kinh doanh của mình thoát khỏi những rủi ro thì trong các doanh nghiệp cần phải có một vài biểu mẫu cơ bản để thường xuyên sử dụng. Trong đó có những biểu mẫu rất quan trọng đó là biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa và biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa.
Biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế, bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa là văn bản của bên mua hàng về việc xác nhận số lượng hàng hóa, vật tư sẽ mua và trách nhiệm của bên mua trong trường hợp bên bán giao hàng nhưng bên mua không cho người nhận hàng.
Các biên bản trên là một trong những chứng cứ giúp khách hàng bảo vệ được quyền lợi của mình trước pháp luật nếu chẳng may gặp phải những tình huống không hay xảy ra.
Nhận biết được ý nghĩa quan trong trong việc lập biên bản giao nhận, bàn giao hàng hòa và biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa nay Luật Dương Gia cung cấp đến quý khách hàng mẫu biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa, mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa và các lưu ý khi lập và ký biên bản giao nhận.
1. Mẫu biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa:
Tải mẫu biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa: Mẫu biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày…tháng…năm …
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, công việc, tài sản mới nhất năm 2022
- Căn cứ Hợp đồng mua bán số:…/20…/HĐMB giữa Công ty…Và Công ty …được hai bên ký kết ngày…tháng…năm…
Hôm nay, ngày …tháng …năm…Tại…, Chúng tôi gồm:
BÊN A [Bên nhận hàng]:…
– Mã số thuế:…
– Địa chỉ:…
– Điện thoại :… Fax: …
– Đại diện Ông/bà: …Chức vụ: …
BÊN B [Bên giao hàng]:…
– Mã số thuế: …
Xem thêm: Chức danh nghề nghiệp là gì? Quy định về phân hạng chức danh nghề nghiệp giáo viên
– Địa chỉ:…
– Điện thoại :… Fax: …
– Đại diện Ông/bà: … Chức vụ: …
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
Bên B xác nhận bên B đã giao đủ, đúng và Bên A xác nhận Bên A đã nhận đủ, đúng chủng loại và số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau, làm cơ sở quyết toán hợp đồng
ĐẠI DIÊN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
[Bên nhận hàng] [Bên giao hàng]
Xem thêm: Nhãn phụ là gì? Ghi nhãn phụ, sử dụng nhãn phụ thứ hai?
2. Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa:
Tải mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa: Mẫu biên bản xác nhận khối lượng vật tư, hàng hóa
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày…tháng…năm…
BIÊN BẢN XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG VẬT TƯ, HÀNG HÓA
- Căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc số:…/HĐNT về việc mua bán vật tư, hàng hóa được hai bên ký kết ngày…tháng…năm…
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày…tháng…năm….., tại…
Chúng tôi gồm có:
1. Bên mua:
Xem thêm: Xử phạt khi không dán nhãn phụ vào hàng hóa nhập khẩu
Tên tổ chức:…
Mã số thuế: …
Địa chỉ trụ sở chính: …
Người đại diện theo pháp luật: …Chức vụ:…
2. Bên bán:
Tên tổ chức:…
Mã số thuế: …
Địa chỉ trụ sở chính: …
Xem thêm: Quy định về dán tem nhãn phụ lên sản phẩm nhập khẩu
Người đại diện theo pháp luật: …Chức vụ:…
Bằng văn bản này bên mua và bên bán xác nhận về khối lượng vật tư hàng hóa mua bán như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
Phương thức giao nhận hàng hóa:
- Địa điểm giao hàng: …
- Thời gian giao hàng: …giờ…phút, ngày…tháng…năm…..
- Chi phí vận chuyển: bên ….chịu
Trong trường hợp không nhận được thông báo nào về việc thay đổi hoặc hủy bỏ đơn hàng trong vòng ….ngày […..ngày] kể từ ngày ký biên bản thỏa thuận này, bên bán sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa, vật tư mà bên mua đã đặt tại địa điểm, thời gian như đã thỏa thuận trên. Trong trường hợp không nhận được thông báo từ bên mua và bên bán đã giao hàng mà bên mua không cho người nhận hàng hóa mà có phát sinh thiệt hại thì bên mua có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại cho bên bán.
Bên mua Bên bán
[Ký tên, đóng dấu] [Ký tên, đóng dấu]
3. Các lưu ý khi lập và ký biên bản giao nhận:
Để đảm bảo cho quyền lợi của các bên trong quá trình giao nhận, thì liệt kê đầy đủ các thông tin về hàng hóa như số lượng, chất lượng, chủng loại… cũng như các thông tin cụ thể của bên giao và bên nhận.
Một điểm cần lưu ý nữa khi lập và ký biên bản giao nhận đó là biên bản giao nhận sẽ là chứng cứ chứng minh cho việc thực hiện hợp đồng. Do đó, khi lập biên bản giao nhận cần căn cứ vào nội dung của hợp đồng mua bán để có thông tin chính xác về việc giao nhận hàng hóa.
Xem thêm: Xử phạt vi phạm về ghi nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và xuất nhập khẩu
Để tránh những phát sinh mà không có người chịu trách nhiệm trong quá trình buôn bán hàng hóa, hai bên giao nhận hàng hóa cần có sự thống nhất trên văn bản rõ ràng. Vậy biên bản giao hàng là gì, cần thiết sử dụng trong trường hợp nào, có nội dung yêu cầu gì? Hãy cùng ViMi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1 Biên bản giao hàng là gì?
Biên bản bàn giao hàng hóa là một văn bản thể hiện sự thỏa thuận của hai bên mua bán trong việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua sẽ nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên
Thường thì biên bản được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại, số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký, khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.
Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản cần được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.
2 Những nội dung trong biên bản giao hàng
Biên bản giao nhận hàng hóa cần có những nội dung sau:
♠ Tên đơn vị bán hàng: Tên công ty, người bán hàng.
♠ Thời gian giao hàng: Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
♠ Bên nhận hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
♠ Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
♠ Nội dung: hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
♠ Xác nhận: Đóng dấu của bên A bán hàng, bên B nhận hành sẽ đóng dấu, kí xác nhận.
Tham khảo
>> Van bướm, van bi, van 1 chiều
>> Đồng hồ đo lưu lượng, đồng hồ đo áp suất, đồng hồ đo nhiệt độ
>> Phụ kiện ống inox, phụ kiện gang
3 Những thông tin về biên bản giao hàng
Biên bản này được ghi nhận như một thẻ căn cước quan trọng, giúp chứng minh bên bán hàng có giao đúng số hàng hóa và thời hạn như hợp đồng thỏa thuận cho bên mua hàng hay không. Đây cũng là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng có thể phân giải ai là người có lỗi, nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận. Chính vì vậy, khi buôn bán hai bên cần lập ra một biên bản hoàn chỉnh để bảo vệ mình trong những tình huống xấu
➊ Những nội dung bắt buộc khi lập biên bản:
♠ Như ở phần 1 chúng ta đã hiểu nội dung biên bản giao nhận hàng là gì. Đây được coi là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Được ví nó như một căn cước chứng minh khi bên bán đã giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng đúng những yêu cầu của bên mua.
♠ Biên bản này sẽ có thể giúp bạn phòng tránh sự kiện tụng hay nhầm lẫn trong quá trình sản xuất và giao hàng hóa làm ảnh hưởng đến người bán và người mua. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cũng sẽ được gọi ngắn gọn là giấy biên nhận.
♠ Những báo cáo này thường được phân chia thành 02 bản, đồng thời mỗi bên sẽ giữ đồng thời 2 bản này với giá trị pháp lý ngang nhau. Để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho công việc trao đổi, giao nhận cũng như vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty/ doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc soạn các biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh để nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kể cả ở trong nước lần ngoài nước.
➋ Lí do cần phải lập biên bản bàn bàn giao hàng hoá
Đây được coi đó là một loại nhận dạng quan trọng,để chứng minh rằng bên A đã giao hàng đầy đủ cho bên B theo đúng thời gian đã thỏa thuận. Loại biên bản này thường chính là một cơ sở khá quan trọng xác định xem ai chịu trách nhiệm, nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên. Vì lý do đó , tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn cho chính mình một biên bản bàn giao hàng hóa thật hoàn chỉnh để có thể bảo vệ được mình hiệu quả trước những tình huống không mong muốn xảy ra.
➌ Một số lưu ý khi lập biên bản giao hàng
♠ Thông tin của hai bên mua bán phải chính xác, đầy đủ [tên, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại,…]
♠ Nên soạn song song khi bạn lập hợp đồng mua bán hay giao nhận. Không nên để đến cuối mới soạn, như vậy dễ xảy ra sai sót hơn và không theo sát được tiến trình giao nhận.
♠ Có chữ kí,đóng dấu “tươi” thể hiện sự đồng tình của cả hai bên. Nếu không đầy đủ thì biên bản đó sẽ không có giá trị pháp lý.
♠ Mỗi loại biên bản giao nhận có thể được soạn thảo với đôi chút khác biệt tùy điều kiện mỗi bên.
♠ Mẫu biên nhận phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật.
♠ Cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng những điều được cam kết trong hợp đồng và biên bản để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
4 Quy trình giao nhận hàng hoá an toàn và khoa học
Chúng ta đã biết những nội dung chính của biên bản giao hàng là gì, ngoài ra phải biết thêm về giao, nhận hàng an toàn và khoa học.
➊ Tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách hàng
Quý khách hàng sẽ có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tới địa điểm nào đó, có thể liên hệ với bên đơn vị vận chuyển. Khi đó họ sẽ có nhân viên tư vấn hướng dẫn cho khách hàng lựa chọn dịch vụ và vận chuyển theo nhu cầu cũng như cử người xuống tận nơi để kiểm tra, xác minh nó qua điện thoại về trọng lượng, về kích thước, số lượng của hàng hóa, cung đường mà khách hàng yêu cầu vận chuyển đến.
Sau khi đã xác minh qua điện thoại hoặc cử người xuống để kiểm tra đơn vị vận chuyển, sẽ trực tiếp tiến hành báo giá cho phía khách hàng, đầy đủ và chi tiết nhất.
➋ Lấy hàng tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
Sau khi tiếp nhận các thông tin từ phía khách hàng và theo thỏa thuận xong giá cả, các công ty vận chuyển sẽ cử người và những phương tiện vận chuyển xuống tận nơi tập kết của hàng hóa để vận chuyển tới nơi nhận.
Quy trình nhận hàng này sẽ được giám sát bởi các khách hàng và thực hiện nó một cách cẩn thận để nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Nếu khách hàng không có thời gian để đóng gói hàng hóa, bên phía công ty đơn vị vận chuyển cũng sẽ có những dịch vụ đóng gói hàng hóa tùy vào nhu cầu như đóng gói loại hàng dễ vỡ, đóng gói máy móc hay các linh kiện điện tử …. để đảm bảo về quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ diễn ra thuận lợi nhất. Sau đó cả hai bên sẽ ký kết vào mẫu biên bản giao nhận hàng hóa
➌ Vận chuyển hàng tới nơi yêu cầu
Sau khi đã nhận hàng hóa và bốc xếp lên những phương tiện vận chuyển phù hợp và bên công ty vận chuyển tiến hành di chuyển các hàng hóa tới nơi nhận theo yêu cầu của khách.
Quá trình di chuyển của hàng hóa này sẽ được bên đơn vị vận chuyển đảm bảo an toàn cho các hàng hóa được vận chuyển, cam kết sẽ không xảy ra tình trạng các nhân viên lấy cắp, mất mát về hàng hóa của khách.
Thời gian vận chuyển của hàng hóa sẽ phụ thuộc vào những cung đường tới địa điểm tiếp nhận, tập kết mà bên khách hàng yêu cầu.
Tuy nhiên hầu hết những đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ trực tiếp cam kết vận chuyển các hàng hóa đúng thời gian như trong những bản hợp đồng đã thỏa thuận với các khách hàng trước đó. Trừ những trường hợp bất ngờ như thiên tai, lũ lụt…
➍ Giao hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng
Đây là chính bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Sau khi đã vận chuyển hàng đến đúng địa chỉ nhận theo yêu cầu của phía khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ phải cho công nhân bốc dỡ hàng hóa ở trên xe xuống và vận chuyển nó vào địa điểm tập kết theo như yêu cầu của khách hàng, đây là một dịch vụ đi kèm.
Tuy nhiên, so với các địa điểm tập kết hàng hóa xa, mất thêm nhiều thời gian, thì nhân lực khách hàng sẽ cần phải chi trả thêm chi phí.