Báo cáo văn thư lưu trữ trường học năm 2024
- 1. VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC………. KHOA Báo cáo thực tập tốt nghiệp KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THCS AN VĨNH Tham khảo thêm tài liệu tại Luanvanpanda.com Dịch Vụ Hỗ Trợ Viết Thuê Tiểu Luận,Báo Cáo Khoá Luận, Luận Văn ZALO/TELEGRAM HỖ TRỢ 0932.091.562 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 201
- 2. có được những kết quả như ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô trong khoa ………… của trường Đại …………….. những người đã dìu dắt và truyền đạt kiến thức quý báu trong suốt thời gian em học tập tại trường. Và trên hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới: Thầy PGS-TS…………. đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Ban lãnh đạo và toàn thể anh chị em trong công ty ……………….., nơi em có cơ hội thực tập và thực hiện đề tài. Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, với vốn kiến thức cònhạn hẹp cho nên không thể tránh khỏi những thiếu xót cần phải bổ sung và hoàn thiện tốt hơn. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô cùng ban lãnh đạo Công ty. Trân trọng !
- 3. ĐƠN VỊ THỰC TẬP ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Tp. HCM, ngày……tháng……..năm…… Đơn vị thực tập [Ký và đóng dấu]
- 4. GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên hướng dẫn: ................................................................................................ ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Tp. HCM, ngày……tháng……..năm…… Giảng viên hướng dẫn [Ký và ghi rõ họ tên]
- 5. NÓI ĐẦU............................................................................................................1 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CỦA BÁO CÁO..........................................3 1. Mục đích ..................................................................................................................3 2. Yêu cầu.....................................................................................................................3 3. Nội dung chính của báo cáo.....................................................................................3 B.NỘI DUNG..................................................................................................................5 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG THCS AN VĨNH ...........................................................................................5 I. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường THCS An Vĩnh .................................5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường THCS An Vĩnh. 8 1. Chức năng.............................................................................................................8 2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................8 3. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................................9 CHƯƠNG II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ......................................................................11 I. Công tác văn thư.....................................................................................................11 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư của Trường THCS An Vĩnh....................11 2. Soạn thảo và ban hành văn bản ..........................................................................12 3. Quản lý công văn................................................................................................13 3.1. Quản lý văn bản đi .......................................................................................13 3.2. Lưu văn bản đi..............................................................................................16 4. Quản lý và sử dụng con dấu. ..............................................................................24 5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ...................................................................24 II/ CÔNG TÁC LƯU TRỮ........................................................................................25 1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan...............................................25 2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan.26 3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu. ...................................................................27 4. Giao nộp tài liệu vào các trung tâm và các kho lưu trữ cố định.........................28 4.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.............................................28 4.2. Chỉnh lý tài liệu............................................................................................28 4.3. Xác định giá trị tài liệu................................................................................29
- 6. xác định giá trị tài liệu.................................................................29 4.5. Hủy tài liệu hết giá trị..................................................................................29 4.6. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử....................................29 5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu......................................................................29 6. Tình hình bảo quản tài liệu:................................................................................30 7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ...............................................30 CHƯƠNG III: NHỮNG THU HOẠCH TỪ LÝ LUẬN TỚI THỰC HÀNH VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM ....................................................................................31 I. Về công tác văn thư ................................................................................................31 1. Công tác soạn thảo văn bản:...............................................................................31 2. Quản lý văn bản đi, đến......................................................................................31 3. Lập hồ sơ hiện hành............................................................................................31 II. Công tác lưu trữ.....................................................................................................32 KẾT LUẬN ...................................................................................................................35
- 7. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 1 Lớp Lưu trữ K60 A. LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần đảm báo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu quả phục vụ cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định nhanh chóng, chính xác, hiệu quả trong giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. Trong công cuộc cải cách hành chính của nước ta hiện nay thì công tác văn thư – lưu trữ có một vai trò và vị trí rất quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan tổ chức và xã hội. Cùng với sự phát triển của hoa học công nghệ thông tin yêu cầu của công tác văn thư – Lưu trữ đang dần khắng định được vị trí không thể thiếu trong các cơ quan Đảng và Nhà Nước, các tổ chức kinh tế - xã hội và các đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong số những công tác tồn tại song song với chiều dài lịch sử Việt Nam, công tác này đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc, là công cụ đắc lục phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ máy cơ quan, đơn vị. Với sự phát triển như vũ bão của nền khoa học công nghệ thông tin thì công tác Văn thư – Lưu trữ đã, đang và sẽ có những bước phát triển, những bước ngoặt đáng kể để luôn luôn khẳng định được đây là một vị trí không thể thiếu trong các cơ quan Đảng. Nhà nước từ Trung ương đến địa phương các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức kinh tế- chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Bản thân là một người làm văn thư tại Trường THCS là một đơn vị sự nghiệp giáo dục nên công tác văn thư – lưu trữ không nhiều việc tiếp nhận, giải quyết văn bản hồ sơ lưu trữ ít, do vậy mà việc tác nghiệp công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan gặp rất nhiều khó khăn, công tác văn thư lưu trữ chưa được khoa học. Công việc bản thân làm hiện nay chủ yếu là công tác văn thư chỉ thể hiện một phần rất nhỏ. Vì vậy mà em đã xin phép cơ quan tạo điều kiện để em đi học tập và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Với những kiến thức đã thu lượm của bản thân em đã hoàn thành tốt đợt thực tập. Song vì điều kiện về mặt thời gian cũng như hạn chế về mặt kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế nên bản báo cáo
- 8. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 2 Lớp Lưu trữ K60 này còn nhiều thiếu sót em mong được sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy giáo, cô giáo cũng như toàn thể các bạn học viên để bản báo cáo này của bản thân được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn!
- 9. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 3 Lớp Lưu trữ K60 MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG CỦA BÁO CÁO 1. Mục đích Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác Lưu trữ, hiểu được đặc điểm, nội dung công tác này. Biết cách thực hiện các thao tác nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: biết cách lưu trữ tài liệu một cách khoa học, thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành[ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tổ chức], Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tiêu hủy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu khoa học hiệu quả, thống kê tài liệu lưu trữ… Phản ánh thực trạng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan thực tập. Thấy được điểm mạnh, điểm yếu trong cơ cấu hoạt động văn phòng, tìm ra những giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ. 2. Yêu cầu. Đề tài dựa trên nguyên lý cơ bản Chủ nghĩa Mác – Lê Nin. Những quy định của nhà nước về công tác Lưu trữ và thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính của nước ta hiện nay. Ngoài ra bài báo cáo hoàn thiện còn sử dụng một số phương pháp như: + Phương pháp thống kê. + Phương pháp phỏng vấn tổng hợp. + Phương pháp hệ thống phân tích số liệu thống kê… 3. Nội dung chính của báo cáo. Báo cáo gồm 4 phần: A.Phần mở đầu B.Phần nội dung Chương I: Chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường THCS An Vĩnh. Chương II: Kết quả quá trình khảo sát thực tế công tác văn thư – lưu trữ của Trường THCS An Vĩnh.
- 10. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 4 Lớp Lưu trữ K60 Chương III: Những thu hoạch của bản thân về nhận thức về lý luận với thực tiễn khảo sát so sánh rút ra kinh nghiệm.
- 11. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 5 Lớp Lưu trữ K60 B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG THCS AN VĨNH I. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường THCS An Vĩnh Trường THCS An Vĩnh được thành lập theo quyết định số : 94/QĐ- UBND, ngày 31/8/2001 của Sở giáo dục và đào tạo tỉnh Quảng Ngãi, trên cơ sở tách một bộ phận giáo viên và học sinh THCS của trường THPT Lý Sơn. Lúc mới thành lập trường mang tên Trường THCS Lý Vĩnh . Năm 2003 Huyện Lý Sơn tách thôn bắc của xã Lý Vĩnh thành lập nên xã An Bình và đổi tên xã Lý Vĩnh thành xã An Vĩnh, do đó trường cũng đổi tên thành Trường THCS An Vĩnh kể từ tháng 8 năm 2003. Khi mới thành lập trường chưa có trụ sở làm việc và phòng học , do vậy mà phải mượn cơ sở của trường THPT để giảng dạy và sinh hoạt. Lúc đó nhà trường có 32 CB-GV , trong đó BGH 02 người; GV đứng lớp 30 người, không có nhân viên nên phải phân công giáo viên kiêm nhiệm công tác văn thư và thư viện – thiết bị. Tháng 01/2002 Trường nhận 08 phòng học do UBND huyện xây dựng và bàn giao , do chỉ có 08 phòng học nên trong năm 2002, Trường phải dạy ở 2 điểm trường: một điểm dạy tại trường THPT Lý Sơn; một điểm dạy tại khu trường mới được xây dựng . Năm 2002, UBND huyện Lý Sơn tiếp tục đầu tư xây dựng 06 phòng học cho trường từ nguồn kinh phí chương trình mục tiêu của ngành, nâng số phòng học lên 14 phòng, trong đó 03 phòng dùng làm phòng làm việc, thư viện – thiết bị; 11 phòng dùng làm phòng học văn hóa; . Đến cuối năm 2002 trường mới chuyển hết học sinh về dạy tập trung tại khuôn viên của trường với diện tích 6059m2. Mặc dù gặp nhiều khó khăn về đội ngũ, về cơ sở vật chất , trang thiết bị đồ dùng dạy học, nhưng với sự nổ lực, cố gắng phấn đấu của đội ngũ thầy cô giáo, sự miệt mài học tập và rèn luyện của học sinh. Đồng thời có sự quan tâm giúp đỡ của ngành, chính quyền địa phương,hội Cha-Mẹ cùng với sự nổ lực của
- 12. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 6 Lớp Lưu trữ K60 BGH, các ngành đoàn thể trong trường vì vậy nhà trường vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học. Năm học 2003 – 2004, được sự quan tâm của phòng giáo dục và đào tạo Lý Sơn đã đầu tư xây dựng cho nhà trường 02 phòng học từ nguồn kinh phí tiết kiệm chi thường xuyên của ngành, nâng số phòng học văn hóa lên 13 phòng. Năm 2004, cũng được sự quan tâm của ngành đã dầu tư xây dựng tường rào cổng ngõ cho trường . Đến nay trường đã có tường rào , cổng ngõ kiên cố, khang trang. Năm 2005 nhà trường được cấp trên quan tâm đầu tư xây dựng thêm 08 phòng học theo chương trình kiên cố hóa trường lớp học của thủ tướng chính phủ, nâng tổng số phòng học và phòng làm việc lên 24 phòng, tất cả đều tầng hóa và kiên cố [nhà cấp 3 ]. Để đảm bảo đủ diện tích theo qui định trong điều lệ trường THCS, THPT ; tiến tới xây dựng trường chuẩn quốc gia. Năm 2007 , nhà trường đã tham mưu với chính quyền địa phương mở rộng diện tích cho trường và được UBND tỉnh Quảng Ngãi thỏa thuận địa điểm mở rộng thêm 4000m2 cho trường. Đến nay tổng diện tích của trường là 10.237,4 m2 đảm bảo theo qui định [ 10m2/HS ]. Đến năm 2013 trường được sự quan tâm của cấp trên đầu tư xây đựng khu hiệu bộ thật khang trang với 7 phòng trong đó có 01 phòng Hiệu trưởng,02 phòng Hiệu phó,01 chuyên môn,01 phòng văn thư,kế toán,01 phòng họp hội đồng,01 phòng y tế. Cuối năm 2014 Bộ công An thăm trường tặng 01 phòng vi tính trị giá 1 tỉ đồng Hiện tại trường trong năm học 2015-2016 có 55CB-GV-NV, trong đó BGH 03; GV 46; NV 06; nữ 20. Tất cả đều đạt chuẩn,trong đó có 29 CB-GV có trình độ trên chuẩn. Có chi bộ độc lập với 27 Đảng viên. Có tổ chức công đoàn, chi đoàn và liên đội hoạt động có nề nếp. Học sinh hiện có [ năm học 2015-2016] 833 em với 23 lớp. Khối 6 : 5 lớp; khối 7 : 6 lớp; khối 8 : 6 lớp; khối 9 : 6 lớp. Tất cả học sinh điều là người kinh, chủ yếu là con em của xã An Vĩnh và một số ít của xã An Bình.
- 13. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 7 Lớp Lưu trữ K60 Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo , chỉ đạo của ngành giáo dục Lý Sơn, sự quan tâm của chính quyền địa phương,sự nổ lực không ngừng của BGH,các đoàn thể,cán bộ giáo viên –nhân viên. Trường THCS An Vĩnh đã từng bước phát triển cả về đội ngũ CB-VC, học sinh lẫn cơ sở vật chất, đáp ứng được hoạt động giảng dạy, học tập và các hoạt động khác. Với sự đoàn kết nhất trí cao của tập thể hội đồng sư phạm nhà trường; sự nổ lực phấn đấu trong công tác nhất là công tác chuyên môn, đội ngũ thầy cô giáo đã tích cực , tìm tòi sáng tạo, tự học, tự bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ; chăm lo giáo dục đạo đức, nhân cách cho học sinh. Do vậy chất lượng giáo dục của nhà trường từng bước được nâng lên. Đến nay tỉ lệ học sinh khá giỏi của trường hơn 57%, tăng so với những năm học trước. Địa phương được công nhận đạt chuẩn phổ cập THCS vào năm 2008. Với sự nổ lực phấn đấu và tâm huyết với nghề của tập thể sư phạm nhà trường, trong nhiều năm qua trường đều hoàn thành suất sắc nhiệm vụ. Đến nay trường đã có 02 chiến sĩ thi đua cấp tỉnh, 08 giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh, 19 chiến sĩ thi đua cơ sở, nhiều giáo viên dạy giỏi cấp huyện và lao động tiên tiến, Trường được 4 lần công nhận tập thể lao động xuất sắc [ Năm học 2008-2009,2010- 2011 và 2011-2012 ] và được bộ giáo dục tặng bằng khen [ năm học 2001-2008 và 2011-2012 ], 03 tổ bộ môn được công nhận tập thể lao động tiên tiến. Chi bộ nhà trường nhiều năm liền đạt chi bộ vững mạnh tiêu biểu. Trường nhiều năm liền được công nhận trường tiên tiến.Vì vậy năm học 2015-2016 trường vinh dự đón Bằng đạt chuẩn quốc gia. Đây là niềm vinh dự lớn nhất của nhà trường vì vậy thầy ,trò nhà trường hứa quyết tâm nổ lực hơn nữa để xứng đáng với danh hiệu trường đạt chuẩn quốc gia. Năm học 2016-2017 trường được bộ giáo dục tặng bằng khen về thành tích xây dựng được trường chuẩn quốc gia và hoàn thành hồ sơ kiểm định chất lượng ở mức độ 2. Năm học 2017-2018 do yêu cầu thuyên chuyển công tác nhà trường đã chuyển 05 giáo viên sang trường THCS An Hải và cũng nhận 05 giáo viên tại trường THCS An Hải chuyển đến. Hiện đảng viên của nhà trường 31 và chi bộ
- 14. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 8 Lớp Lưu trữ K60 4năm liền đạt chi bộ trong sạch vững mạnh tiêu biểu. Nhà trường đang nổ lực phấn đấu giữ vững trường đạt chuẩn quốc gia trong những năm tiếp theo. II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường THCS An Vĩnh. 1. Chức năng Trường THCS An Vĩnh là cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Lý Sơn, có chức năng giảng dạy , học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục cấp THCS, thực hiện phổ cập giáo dục đúng độ tuổi trong xã. Xây dựng phát triển nhà trường theo các quy định của Phòng GD&ĐT và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục. Đây là đơn vị sự nghiệp có thu chi, có tư cách pháp nhân có tài khoản và con dấu riêng. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm. Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở giáo dục khác, thực hiện chương trình giáo dục THCS theo sự phân công của cấp có thẩm quyền. Tổ chức kiểm tra và xét tốt nghiệp THCS của học sinh khối lớp 9. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức, xây dựng đội ngũ giáo viên đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo, tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa. Tổ chức cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội và cộng đồng. Quản lý sử dụng đất đai, cơ sở vật chất trang thiết bị tài chính theo quy định của pháp luật.
- 15. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 9 Lớp Lưu trữ K60 Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện giáo dục. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. 3. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trường THCS An Vĩnh gồm có : * Chi bộ đảng - Bí thư - Phó bí thư - Chi Ủy viên * Ban giám hiệu - 01 Hiệu trưởng - 02 Hiệu phó * Các tổ chức đoàn thể - 04 tổ chuyên môn. + Tổ Ngữ Văn + Tổ Toán – Lý – Tin + Tổ Hóa – Sinh – Thể dục – Âm nhạc - MT + Tổ Sử - Địa – CD - Anh - 01 tổ hành chính - Đoàn thanh niên - Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh * Ban chấp hành công đoàn cơ sở - Chủ tịch công đoàn - Phó chủ tịch công đoàn * Các ban - Ban thanh tra nhân dân - Ban đại diện cha mẹ học sinh - Ban chỉ đạo công tác y tế trường học và an toàn giao thông - Ban chỉ đạo xây dựng trường học thân thiện – học sinh tích cực.
- 16. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 10 Lớp Lưu trữ K60 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhà nước Chi bộ Đảng Công Đoàn Ban giám hiệu Chi Đoàn Đội TNTP Ban thanh tra ND Hội cha mẹ học sinh Ban chỉ đạo công tác y tế Ban chỉ đạo xây dựng trường học
- 17. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 11 Lớp Lưu trữ K60 CHƯƠNG II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ I. Công tác văn thư 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư của Trường THCS An Vĩnh. Văn thư là một đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận, quản lý và phát hành văn bản. Trường THCS An Vĩnh bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư – kiêm lưu trữ. Hình thức văn thư tại Trường THCS An Vĩnh được tổ chức theo mô hình tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận văn thư. Sau khi văn thư đăng ký văn bản vào sổ thì văn bản sẽ được trình lên Hiệu trưởng và gửi đi các phòng ban chức năng giải quyết. Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá nhân khác gửi đến trực tiếp cho ban chức năng thì văn thư không được bóc bì mà gửi luôn cho phòng, ban đó không phải trình lên lãnh đạo nhưng phải đăng ký vào sổ. Trong quá trình hoạt động Trường THCS An Vĩnh ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho tất cả cán bộ trong đơn vị. Thực hiện Thông Tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư…Bân cạnh việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, Trường THCS An Vĩnh cũng luôn quan tâm đến can bộ văn thư như tạo điều kiện về thời gian để cán bộ văn thư đi học để nâng cao trình độ chuyện môn nghiệp vụ. Để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc Trường THCS An Vĩnh đã bố trí phòng làm việc hợp lí ngay tầng dưới phòng đầu tiên của dãy nhà hành chính. Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư tương đối đầy đủ, máy vi tính nối mạng, tủ cá nhân, máy in, điện thoại, cặp ba dây, .. và các văn phòng phẩm cần thiết như [giấy, bút…]. Bên cạnh đó cán bộ văn thư trong cơ quan cũng có ý thức trau dồi kiến thức chuyên môn, có ý thức học hỏi nâng cao nghiệp vụ.
- 18. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 12 Lớp Lưu trữ K60 Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác văn thư của Trường THCS An Vĩnh đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác văn thư được tốt hơn thì cần phải cho văn thư tham gia tập huấn các lớp do cấp trên tổ chức. 2. Soạn thảo và ban hành văn bản Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên trong hoạt động quản lý của cơ quan. Tất cả CB-GV-NV trong đơn vị đều tham gia vào khâu này của công tác văn thư. Việc soạn thảo văn bản của Trường THCS An Vĩnh được trình bày trên trang văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản trước khi được ban hành đều qua khâu pháp chế kiểm tra về nội dung, thể thức một cách chặt chẽ, đúng trình tự. Trước khi trình ký chính thức văn bản đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra lần cuối và ký nháy vào văn bản. Những văn bản có sai sót về nội dung thể thức đều bị trả lại cho cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo để hoàn chỉnh sau đó trình lãnh đạo ký và ban hành. Thẩm quyền ban hành: Trường THCS An Vĩnh có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Công Văn, Giấy mời… các văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý. Trường THCS An Vĩnh ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 thành 02 loại văn bản: Quyết định và Công văn [ Công văn bao gồm các loại văn bản: Công văn, báo cáo, kế hoạch, thông báo, chương trình…] Bảng thông kê số lượng văn bản được ban hành trong 02 năm 2015-2017 Năm Quyết định Công văn 2015 285 113 2016 376 132 2017 388 158 Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo văn bản , quy trình chi tiết cho việc soạn theo một văn bản hành chính được
- 19. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 13 Lớp Lưu trữ K60 xây dựng trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước như sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản. Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ. Bước 3: Thông qua lãnh đạo. Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo… cơ quan đơn vị cần soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản [ giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan] đối với những văn bản đặc biệt. 3. Quản lý công văn Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ trưởng cơ quan năm s được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của cơ quan. 3.1. Quản lý văn bản đi Trước khi trình lãnh đạo ký, mọi văn bản đều phải qua bộ phận pháp chế để kiểm tra thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành của văn bản; đóng dấu cơ quan và mực độ khẩn, mật [nếu có], đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Trong quá trình làm thủ tục chuyển giao văn bản, văn thư là người kiểm tra thể loại, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản sau cùng; nếu văn thư cơ quan phát hiện thấy văn bản còn sai sót thì báo cáo lại cho người ký văn bản giải quyết. Nếu văn bản đã hoàn chỉnh về mặt thể thức và nội dung thì chuyển sang đánh số, nhân bản và phát hành văn bản. Văn thư cơ quan căn cứ vào phần nơi nhận để nhân bản văn bản gửi đi theo đúng qui định.
- 20. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 14 Lớp Lưu trữ K60 Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký thì văn thư phải đóng dấu cơ quan. Dấu được đóng đúng chiều, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái bằng mực dấu màu đỏ tươi. Nếu văn bản mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật lên văn bản. Việc đăng ký văn bản đi của Trường THCS An Vĩnh được thực hiện trên sổ đăng ký văn bản đi. Cán bộ văn thư vào sổ: Số, kí hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người ký, nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bảng. *Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu - Trang bìa của sổ trình bày như sau: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 08 cột: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ................... ĐƠN VỊ................................................. QUYỂN SỐ.................. Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . . Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . …
- 21. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 15 Lớp Lưu trữ K60 Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị hoặc người nhận Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 25/KH- THCS.AV 28/10/2018 Kế hoạch tổ chức hội khỏe phù đổng cấp trường lần thứ II năm học 2018-2019 Hiệu trưởng TTCM TTCM 02 02/CV- THCS.AV 16/10/2018 Công văn đóng góp mức thu học phí năm học 2018-2018 P. Hiệu trưởng Sở GD&ĐT Quảng Ngãi Văn phòng sở 02 03/TT- THCS.AV 03/9/2018 Tờ trình về việc xin ý kiến chỉ đạo việc sử dụng kinh phí hỗ trợ học sinh nghèo theo Nghị định 49/201/NĐ-CP, quyết định 12/2013/QĐ-TTg và chi trả các chế độ của giáo viên năm học 2017-2018 Hiệu trưởng Sở GD&ĐT Quảng Ngãi Văn phòng sở 02 49/QĐ- THCS.AV 10/9/2018 Quyết định về việc thành lập Ban chỉ đạo “xây dựng trường học văn minh” năm học 2018-2016 Hiệu trưởng Sở GD&ĐT Quảng Ngãi Văn phòng sở 02
- 22. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 16 Lớp Lưu trữ K60 Khi chuyển giao công văn đi cho cá nhân hoặc đơn vị nào nhận hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra. Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với các tổ chuyên môn, các ban ngành đoàn thể trong đơn vị thì cán bộ văn thư chuyển giao văn bản trực tiếp cho các tổ chuyên môn và các ban ngành trong đơn vị, các tổ chức có tên trong phần nơi nhận văn bản và yêu cầu người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với các đơn vị ngoài cơ quan thì tùy theo mức độ khẩn của văn bản, cán bộ văn thư có thể chuyển trực tiếp hoặc chuyển bằng đường bưu điện hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Chi chuyển giao văn bản tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản, cán bộ văn thư lựa chọn loại bì và kích thước bì phù hợp. Các loại bì đã được in sẵn các yếu tố thông tin như: tên, địa chỉ và số điện thoại của cơ quan để các cơ quan thuận tiện trong việc liên hệ công tác. Đối với văn bản mật, khẩn thì cán bộ văn thư đóng dấu mật, khẩn lên bì theo quy định. Tên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ mật khẩn đúng như dấu độ mật, khẩn đóng trên văn bản trong bì. Số lượng văn bản mật đi của Trường THCS An Vĩnh ban hành trong 01 năm ít nên các loại văn bản mật được đăng ký chung một sổ Đăng ký văn bản mật đi. Việc chuyển giao và phát hành, đóng dấu, sử dụng bì văn bản mật đi. Việc chuyển giao và phát hành, đóng dấu, sử dụng bì văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT –BCA [A11] của Bộ Công An về bảo vệ bí mật nhà nước. Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 3.2. Lưu văn bản đi Văn bản đi phải lưu 02 bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ công việc tại đơn vị giải quyết văn bản.
- 23. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 17 Lớp Lưu trữ K60 Văn bản đi được lưu đầy đủ tại phòng văn thư. Cán bộ văn thư lưu văn bản đi theo thứ tự đăng kí của các loại văn bản. Văn bản được lưu phải là bản chính có chữ kí tươi trực tiếp của người có thẩm quyền. Qua khảo sát số lượng văn bản đi đánh máy của Trường THCS An Vĩnh từ năm 2017-2018 Năm Số lượng công văn đi Lưu hành nội bộ trường Các đơn vị Liên kết, Bộ GD&ĐT,CP 2017 376 132 2018 388 158 Biểu đồ thống kê số công văn đi
- 24. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 18 Lớp Lưu trữ K60 Một số mẫu công văn đi PHÒNG GD&ĐT LÝ SƠN TRƯỜNG THCS AN VĨNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /BC-THCS.AV Lý Sơn, ngày tháng năm 20.. BÁO CÁO ............................ [1] ............................. Kính gửi:………………………………………………………[2] ................................................ [3] ................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................... ..................................................................................................................... .......................................................................................................... ..................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................./. Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT. CHỨC VỤ [4] [Chữ ký, dấu] Ghi chú: [1] Trích yếu nội dung báo cáo; [2] Nơi phải gửi báo cáo; [3] Nội dung báo cáo; [4] Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
- 25. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 19 Lớp Lưu trữ K60 PHÒNG GD&ĐT LÝ SƠN TRƯỜNG THCS AN VĨNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: CV-THCS.AV Lý Sơn, ngày tháng năm 20.. ……………[1]…………… Kính gửi:………………………………………………………[2] ................................................ [3] ................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................... ..................................................................................................................... .......................................................................................................... ..................................................................................................................... ............................................................................................................................. ................................................................................................./. Nơi nhận: - ...............; - ................; - Lưu: VT. CHỨC VỤ [4] [Chữ ký, dấu] Ghi chú: [1] Trích yếu nội dung công văn; [2] Nơi phải gửi công văn; [3] Nội dung công văn; [4] Quyền hạn, chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
- 26. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 20 Lớp Lưu trữ K60 b. Quản lý văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành [ Văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật] và đơn, thư gửi đến các phòng bộ môn. Văn bản đến cũng đều được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì cơ quan, các tổ chuyên môn trong đơn vị không có trách nhiệm giải quyết. Hằng ngày đơn vị trường THCS An Vĩnh phải nhận các loại công văn đến của các cơ quan cấp trên . Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được tổ chức rất cụ thể, đúng qui định của nhà nước đề ra.Qua quá trình công tác thực tế, tôi thấy công tác quản lý công văn đến của Trường THCS An Vĩnh được tiến hành theo trình tự như sau: Tiếp nhận, bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân loại các văn bản này. Khi nhận được văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra một cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước không, kiểm tra xem có đúng văn bản gửi cho đơn vị của mình không, số lượng văn bản có đầy đủ không, có bị rách thủng không. Với những trường hợp có sai sót thì nhân viên văn thư phải báo ngày cho lãnh đạo xử lí kịp thời.. Sau khi đã kiểm tra xong thì Nhân viên văn thư tiến hành phân ra hai loại là lại những văn bản cần đăng ký vào sổ và loại thư từ riêng. Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận. Nhân viên văn thư dùng kéo để bóc bì và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số, kí hiệu đã ghi ngoài bì văn bản. Nhân viên văn thư luôn bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hỏa tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời. Với văn bản mật thì giao trách nhiệm cho Thủ trưởng đơn vị. Đóng dấu đến và đăng ký vào sổ. Để tạo điều kiện cho việc quản lí văn bản được chặt chẽ , tất cả công văn đến cơ quan văn thư đều được đóng dấu đến và ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm đến.
- 27. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 21 Lớp Lưu trữ K60 Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuối cùng của tất cả các văn bản đến trong một năm. Nhân viên văn thư thường đóng dấu đến vào dưới phần số và ký hiệu công văn đến. Mẫu dấu đến của Trường THCS An Vĩnh Trường THCS An Vĩnh Sau khi đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, Nhân viên văn thư, tiến hành đăng ký văn bản đến vào “ Sổ đăng ký văn bản đến” một cách chính xác đầy đủ Mẫu sổ công văn đến của Trường THCS An Vĩnh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ................... ĐƠN VỊ................................................. QUYỂN SỐ.................. Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . . Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . .
- 28. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 22 Lớp Lưu trữ K60 Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3, kích thước 420mm x 297mm, bao gồm 09 cột: Ngày đến Số đến Tác giả Số và ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 03/09/2017 71 Sở GD&ĐT QN 664/SGDĐT 01/09/2017 Công văn về việc thực hiện Nghị Định số 49/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ và NĐ số 74/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013; Quyết định số 12/2013/QĐ – TTg ngày 24 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Văn thư Văn thư 02/10/2017 20 Sở GD&ĐT QN 91/KH- SGDĐT 30/9/2017 Kế hoạch thực hiện luật phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, lãnh phí năm học 2017-2018 của ngành Giáo dục và Đào tạo Quảng Ngãi Văn thư Văn thư 03/10/2017 26 Sở GD&ĐT QN 756/QĐ- SGDĐT 30/9/2017 Quyết định về việc dự toán ngân sách để tiết kiệm 10 dự toán của 8 tháng cuối năm 2017 đối với các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Quảng Ngãi. Văn thư Văn thư 09/9/2017 08 Sở GD&ĐT QN 142/TM.SG DĐT 07/9/2017 Thư mời dự hội nghị chuyên môn năm học 2017- 2018 Văn thư Văn thư
- 29. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 23 Lớp Lưu trữ K60 Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận. Trình và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng” Dấu đến” và đăng ký vào sổ để quản lý, nhân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Hiệu trưởng xin ý kiến phân phối đến các bộ phận cá nhân trong đơn vị. Sau khi Hiệu trưởng đã ghi ý kiến phân phối đến các bộ phận có liên quan, Nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào cột “ Nơi nhận, người nhận” rồi trực tiếp chuyển văn bản đến tất cả các phòng, ban, bộ phận, cá nhân theo ý kiến đã cho. Khi chuyển văn bản đến ai, thì nhân viên văn thư cho người đó ký xác nhận vào cột “ ký nhận” để đảm về tính nguyên tắc cũng như để quản lí văn bản được chặt chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải quyết văn bản. Tổ chức theo dõi và kiểm tra việc giải quyết văn bản. Văn bản đến Trường THCS An Vĩnh đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân… Văn bản gửi đến đơn vị gồm nhiều loại văn bản khác nhau bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường như: Nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, công văn, kế hoạch, thông báo, báo cáo, giấy mời.. Bảng thống kê và biều đồ thể hiện tình hình văn bản đến của Trường từ năm 2017 -2018 như sau: Năm Số lượng công văn đến từ Bộ GD&ĐT, từ CP, TTCP Các đơn vị liên kết 2017 46 16 2018 48 18 Biểu đồ thống kê số công văn đến
- 30. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 24 Lớp Lưu trữ K60 Việc quản lý văn bản đi, đến của Trường THCS An Vĩnh được thực hiện theo một quy trình khá chặt chẽ và kịp thời; đảm bảo văn bản đi, đến được chuyển giao một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, bí mật và hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành của đơn vị. 4. Quản lý và sử dụng con dấu. Một trong những nội dung cơ bản của công tác Văn thư trong các cơ quan là việc quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu là yếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành. Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý. Tại Trường THCS An Vĩnh phòng văn thư là nơi diễn ra các hoạt động của công tác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu. Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản không đúng thể thức. Dấu đóng đúng theo quy định vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, cơ quan dùng mực dấu là mực đỏ rõ nét. 5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là cầu nối giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Có lập hồ
- 31. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 25 Lớp Lưu trữ K60 sơ công việc thì mới khẳng định, chứng minh được công việc mình đã hoàn thành. Hồ sơ là một tập [ hoặc một văn bản] có liên quan với nhau vì một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vị, chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản – tài liệu hình thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định. Lập hồ sơ tốt, sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ. Lập hồ sơ giúp cho việc sắp xếp các văn bản được khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan. Trường THCS An Vĩnh đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ để cho các phòng ban và các tổ chuyên môn trong đơn vị biết được các tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến hành nhanh chóng, đúng quy định. Tuy Trường THCS An Vĩnh đã có quy định về lập hồ sơ hiện hành những công tác này chưa được thực hiện tốt, một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó gói, chưa được sắp xếp biên mục rõ ràng. Các hồ sơ được lập chỉ để cho việc theo dõi dễ dàng chứ không có nộp lưu vào lưu trữ tại trường chưa có xây kho lưu trữ theo quy định. II/ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. Là một trường THCS có khối lượng tài liệu nhiều, những văn bản hướng dẫn chỉ đạo của cấp trên trực tiếp đến cơ quan, tài liệu của các tổ chuyên môn hằng năm gửi đến nhiều. Chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ. Vì vậy để đảm bảo được tốt công tác lưu trữ cơ quan cần quan tâm hơn nữa về công tác này, nó có vai trò rất lớn trong việc bảo vệ, thống kê, gìn giữ tài liệu đảm bảo cho việc nghiên cứu tra tìm trong quá trình giải quyết công việc. Nó còn là những chứng cứ xác thực khi có chuyện bất trắc xảy ra.
- 32. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 26 Lớp Lưu trữ K60 Để khắc phục tình trạng trên Trường THCS An Vĩnh nên bố trí một phòng học làm kho lưu trữ đưa tập trung các tài liệu có giá trị vào bảo quản lưu trữ còn tài liệu hết giá trị thì tiến hành loại hủy. Theo quy định sau một năm kể từ khi kết thúc công việc thì phải lập hồ sơ đưa vào lưu trữ cơ quan. Cần đầu từ kinh phí đào tạo bồi dưỡng hay tổ chức các đợt tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ nắm vững các khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng… có như vậy khối tài liệu lưu trữ cơ quan mới được quan tâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụng chúng vào mục đích khác nhau. Người kiêm nhiệm công tác lưu trữ cần phải nắm rõ các văn bản chỉ đạo của cấp trên như sau: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lí tài liệu. Công văn 260/VTLTNN – NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2009 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cơ quan. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII về Luật Lưu trữ. Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thông tư 07/2012 TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thông qua những văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có cơ sở pháp lý để áp dụng vào quá trình làm việc của mình. 2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan.
- 33. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 27 Lớp Lưu trữ K60 Hệ thống tài liệu lưu trữ của trường THCS An Vĩnh được phân theo công dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu. Nguyên tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhóm – ngành – thời gian . Khối phản ánh nguồn tài liệu . Nhóm phản ánh loại hình tài liệu . Ngành phản ánh các đơn vị chuyên môn thuộc Trường THCS An Vĩnh quản lý. . Thời gian tính theo năm + Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến của trường. Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ra nhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác. Cấp nghành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vực thuộc các chuyên ngành khác nhau. Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phát sinh của văn bản. Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu. 3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu. Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩa lịch sử, văn hoá khác. Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu khai thác khi cần thiết. Vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoa học sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này. Trong những năm qua bộ phận lưu trữ Trường THCS An Vĩnh đã thực hiện tổ chức khoa học tài liệu: - Tiếp nhận văn bản nhanh gọn, đúng chủng loại các hồ sơ, tài liệu có qua bộ phận văn thư xử lý. - Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ - Thực hiện đảo chuyển, phun thuốc chống mối mọt và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
- 34. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 28 Lớp Lưu trữ K60 - Thanh lý và xử lý tài liệu quá hạn sử dụng theo đúng quy định của đơn vị 4. Giao nộp tài liệu vào các trung tâm và các kho lưu trữ cố định. 4.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hàng năm cán bộ lưu trữ của Nhà trường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ trường, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. 3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. 4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. 4.2. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của cơ quan Nhà trường và các đơn vị trực thuộc phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc chỉnh lý a] Không phân tán phông lưu trữ. b] Khi phân loại, lập hồ sơ [chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ], phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc [không phá vỡ hồ sơ đã lập]. c] Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của các bộ phận, đơn vị trực thuộc hoặc của Nhà trường. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a] Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b] Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c] Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d] Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
- 35. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 29 Lớp Lưu trữ K60 đ] Lập danh mục tài liệu hết giá trị. 4.3. Xác định giá trị tài liệu 1. Văn thư, cán bộ lưu trữ Nhà trường có nhiệm vụ giúp văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a] Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b] Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. 4.4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011. 4.5. Hủy tài liệu hết giá trị Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011. 4.6. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011. 5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Hiện tại cơ quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu. Vì vậy ảnh hưởng rất nhiều đến công tác nghiên cứu tài liệu, không có không gian riêng để nghiên cứu tài liệu. Do cán bộ lưu trữ còn kiêm nhiệm, hạn chế về trình độ chuyên môn nên công tác lưu trữ của cơ quan chưa xây dựng được công cụ tra cứu khoa học hiện đại mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công. Do đó công tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn hạn chế rất nhiều. Hiện tại, cơ quan đã áp dụng hai hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ yếu là cấp bản sao lục, trích sao và cho mượn tài liệu [ đối với những tài liệu không phải là tài liệu mật]. Người mượn tài liệu có trách nhiệm bảo quản tài liệu, không được sửa chữa, tẩy xóa, đánh dấu vào tài liệu; không được làm nhàu nát, rách tài liệu…và trả đúng thời hạn.
- 36. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 30 Lớp Lưu trữ K60 6. Tình hình bảo quản tài liệu: Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các lưu trữ đã khó, việc bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn, phức tạp hơn. Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại bởi nhiều yếu tố khách quan như: kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và các yếu tố chủ quan do con người gây ra. Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong các lưu trữ. Tại Trường THCS An Vĩnh công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần được quan tâm hơn. Trường THCS An Vĩnh chưa được xây dựng kho lưu trữ đúng theo tiêu chuẩn của Nhà nước chỉ được bố trí tạm thời một phòng học làm kho lưu trữ , phòng được bố trí phòng sau cùng của dãy nhà hành chính, được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát và xa các tác nhân gây cháy, nổ thường xuyên kiểm tra ẩm mốc, mối, chuột, côn trùng phá hoại tài liệu; không để thức ăn và các vật tư khác trong kho lưu trữ. 7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ Cơ quan chỉ ứng dụng tin học trong công tác đánh máy mục lục hồ sơ và mục lục văn bản, chưa xây dựng được phần mềm “ Quản lý tài liệu lưu trữ” để đăng ký, quản lý và phục vụ tra tìm hồ sơ, tài liệu. Đây là một hạn chế mà cơ quan cần quan tâm khắc phục, vì hiện tại xu thế ứng dụng công nghệ thông tin nới chung, tin học nói riêng đang phát triển mạnh mẽ, việc khai thác thông tin, tra cứu tài liệu trên hệ thống máy tính là cần thiết. Trường THCS An Vĩnh cần thu hút được sự đầu tư của cơ quan cấp trên cho lĩnh vực này, nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực hơn nữa cho hoạt động của cơ quan cũng như công tác lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại hóa.
- 37. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 31 Lớp Lưu trữ K60 CHƯƠNG III: NHỮNG THU HOẠCH TỪ LÝ LUẬN TỚI THỰC HÀNH VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM Trong thời gian làm việc cũng như đi học lớp đại học để nâng cao trình độ chuyên mon nghiệp vụ, dưới sự giúp đỡ của BGH nhà trường và sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô giáo Trường ĐHKHXH &NV bản thân đã thu được một số kết quả như sau: I. Về công tác văn thư 1. Công tác soạn thảo văn bản: Bản thân là một người làm công tác văn thư nhiều năm qua nên bản thân đã có một ít kinh nghiệm về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhưng qua đợt làm báo cáo thực tập lần này bản thân sẽ có kinh nghiệm và nâng cao tay nghề nhiều hơn nữa trong công tác soạn thảo văn bản, giúp cho văn bản của cơ quan khi phát hành đi được đảm bảo đúng thể thức, thẩm quyền ban hành mà nhà nước quy định. 2. Quản lý văn bản đi, đến. Là người làm công tác văn thư nên khi công văn đi, đến với công việc này bản thân luôn thực hiện theo đúng trình tự đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan: Số lượng văn bản đi đến trong một năm là 200 văn bản đến, --- văn bản đi Sau khi đăng ký và sổ văn bản đi, đến và chuyển gia văn bản đến các đơn vị , cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Ngoài những công việc trên bản thân còn được giao một số công việc khác như: Kiêm nhiệm công tác thủ quỹ, trực điện thoại cơ quan, photocopy tài liệu… Có thể nói qua việc thực hành quản lý văn bản đi, đến bản thân luôn làm tốt công việc được giao, mọi quy trình nghiệp vụ tôi luôn thực hiện theo đúng quy định. 3. Lập hồ sơ hiện hành Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác Lưu trữ.
- 38. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 32 Lớp Lưu trữ K60 Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu. Qua quá trình công tác thực tế công tác lập hồ sơ hiện hành tại Trường THCS An Vĩnh đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộ văn thư cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài hồ sơ. Ví dụ: - Hồ sơ nâng bậc lương thường xuyên cho CB- GV - NV năm 2018 + Biên bản họp hội đồng xét nâng bậc lương thường xuyên năm 2018 + Danh sách CB-GV-NV được đề nghị nâng bậc lương + 15 quyết định nâng bậc lương của từng CB-GV-NV trong đơn vị Ví dụ: - Hồ sơ thi GVDG cấp trường + Kế hoạch tổ chức hội thi GVDG cấp trường + Các quyết định + Danh sách đăng ký dự thi GVDG cấp huyện Theo đúng quy định của nhà nước sau khi kết thúc công việc một năm, cán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trư tiến hành thu thập bổ sung tài liệu vào lưu tru, công việc này được tiến hành theo quy định II. Công tác lưu trữ. Để công tác lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính. Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó. Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác – lưu trữ đối với hoạt động quản lý trong Nhà trường. Để hướng tới xây dựng trường THCS An Vĩnh trở thành một trường THCS có tên tuổi lớn không chỉ ở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo
- 39. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 33 Lớp Lưu trữ K60 kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta. Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn. Trên cơ sở nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại em xin đưa ra một số các giải pháp sau: - Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thương xuyên cử cán bộ Văn thư – lưu trữ đi học chuyên môn để ngày càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh nhất, - Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo trường nên có những quy định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. - Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ. - Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả năng của mình trong công việc - Hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đang đề cập đến ở đây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, trong đó có máy tính điện tử. Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết do đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng văn bản nhiều. Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động của từng cơ quan còn có nhiều trước loại hình tài liệu công nghệ khác. Ngay cả với một cán bộ có chuyên môn trình độ cao cũng không thể ghi nhớ và xử lý được tất cả những hồ sơ tài liệu. Chúng ta cần một thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, chính xác và nhanh chóng. Vì thế máy tính là một công cụ làm hỗ trợ đắc lực trong công việc. Chúng ta không thể phủ nhận vai trò của tin học trong hoạt động quản lý. Việc áp dụng nó vào công tác văn thư – lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. Cần bố trí thêm máy tính hiện đại và yêu cầu đặt ra là xây dựng chương trình cài đặt trong
- 40. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 34 Lớp Lưu trữ K60 hệ thống máy tính cơ quan. Trình tự đơn giản thuận tiện khi thao tác nhập tin và tìm kiếm nhanh chóng những tài liệu và hạn chế được những sai sót. Chúng ta biết rằng khả năng tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ là rất lớn. Trong việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ trong trường THCS An Vĩnh phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính, thiết nghĩ chúng ta cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác này thực sự phát huy được vai trò của nó. Nếu việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại theo yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ đã và đang trở thành một trong những tiền đề cho công tác quản lý và hoạt động chung của toàn Trường. - Ngoài ra để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đề nghị văn phòng Trường THCS An Vĩnh có những chính sách khác như : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán bộ nhân viên. Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp em mạnh dạn nêu lên. Nếu chưa đạt được như Nhà trường mong muốn em xin được bổ khuyết để cùng rút kinh nghiệm, đây cũng chính là mục tiêu giúp em trên bước đường tác nghiệp khi ra trường.
- 41. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 35 Lớp Lưu trữ K60 KẾT LUẬN Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệ dại dương được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin được coi là người điều khiển. Sự phát triển của xa lộ thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho hoạt động của mình. Vì vậy các đơn vị, tổ chức đã và đang ngày càng nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộ hoạt động của mình. Đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan, đơn vị quan tâm và hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác văn phòng phát huy tối đa tác dụng của mình trong đơn vị. Công tác văn thư – lưu trữ ở văn phòng trường THCS An Vĩnh cũng như các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng. Nó đòi hỏi cần có sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường THCS An Vĩnh mà còn ở các cấp các ngành khác nhau. Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có sự quan tâm đặc biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàn chỉnh và thống nhất hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi mới nghiên cứu lý luận và nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo yêu cầu
- 42. tập tốt nghiệp Học viên Lê Thị Nguyên 36 Lớp Lưu trữ K60 phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư – lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị phù hợp với sự phát triển kinh tế xã hôị của đất nước đang trong thời kỳ biến đổi mạnh mẽ. Qua chuyến đi thực tập vừa qua tại trường THCS An Vĩnh, em đã được tiếp xúc với cơ cấu bộ máy cũng như tình hình hoạt động công tác văn phòng của trường THCS An Vĩnh. Qua đó em đã có được những kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đã được học ở trường, từ đó giúp em rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác nghiệp vụ văn phòng giúp ích cho công việc sau này của mình. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Trần Văn Giá, người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình làm báo cáo thực tập. Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong tổ văn phòng trường THCS An Vĩnh đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập ở trường. Do còn thiếu kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bản báo cáo này còn nhiều thiếu xót em mong nhận được sự góp ý và phê bình của các thầy cô giáo để báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn. Em xin chân thành cám ơn!