Hiểu một cách đơn giản, nếu bạn có hàng hóa cần xuất/nhập khẩu thì bạn phải làm thủ tục hải quan. Tờ khai hải quan là một trong những chứng từ cần thiết bắt buộc phải có.
Mục lục
Tờ khai hải quan Tiếng Anh là gì
Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai về lô hàng khi xuất hoặc nhập khẩu [xuất nhập cảnh] ra vào lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai hải quản trong tiếng Anh là Customs Declaration.
Chức năng cơ bản của tờ khai hải quan
– Là tài liệu dùng để khai những thông tin về chủ thể và đối tượng chịu sự kiểm tra giám sát hải quan
– Là chứng từ pháp lí trong việc kiểm tra hải quan
– Là chứng từ kế toán đối với chủ hàng
– Là cơ sở để thống kê hải quan
Giá trị pháp lí của tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lí bắt buộc và cơ bản nhất, không có tờ khai hải quan sẽ không hình thành nên bộ hồ sơ hải quan và cũng không phân biệt được bộ hồ sơ hải quan với các bộ hồ sơ thương mại khác.
- Thứ nhất, xuất phát từ chức năng của tờ khai hải quan
- Thứ hai nơi phản ánh, ghi nhận tất cả các thông tin, dữ liệu liên quan đến lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu
- Thứ ba, tờ khai hải quan là chứng cứ để ràng buộc trách nhiệm pháp lí của người khai hải quan và cán bộ công chức hải quan.
- Thứ tư, tờ khai hải quan là nơi phản ánh, ghi nhận kết quả kiểm tra của cơ quan hải quan đối với từng lô hàng cụ thể.
Do vậy, nếu nộp cho cơ quan hải quan một bộ hồ sơ hải quan không có tờ khai hải quan mà chỉ có hợp đồng thương mại, vận tải đơn, hóa đơn thương mại… thì công chức hải quan không thể tiếng hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó được.
Có những mẫu tờ khai nào?
Trước tháng 4 năm 2014, về cơ bản người làm thủ tục sử dụng tờ khai hải quan điện tử theo mẫu in trực tiếp từ phần mềm hải quan.
Hiên nay [8/2017], việc khai báo đã online bởi phần mềm VNACCS để khai hải quan:
Dowload tờ khai hàng hóa nhập khẩu thông quan
Hiện nay, mẫu Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết điền Tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
Nội dung trên tờ khai
Có lẽ bạn quan tâm nhiều nhất là những nội dung trên tờ khai thể hiện điều gì. Thực ra chi tiết nội dung đó được quy định trong thông tư 15/2012/TT-BTC. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách ghi các tiêu thức trên tờ khai.
- Các tiêu thức trên tờ khai nhập khẩu
- Các tiêu thức trên tờ khai xuất khẩu
Từ tháng 4/2014, hải quan sẽ áp dụng hệ thống VNACCS/VCIS để thông quan hàng hóa. Nội dung tờ khai do đó cũng thay đổi nhiều.
Lưu ý: hải quan không còn đóng dấu xanh đỏ trên tờ khai như thời gian đầu mới triển khai mẫu này. Nghĩa là, kể cả với tờ khai thông quan, bạn cũng chỉ thấy như bản in từ máy tính ra mà thôi, không có dấu gì cả.
Phải nói thật là mẫu tờ khai mới này nhìn toàn chữ, và rất kém thân thiện. Những bác nào mới hoặc ít làm, thì rất khó tìm thông tin.
Tất nhiên, khi đã quen, và mất thời gian một chút, thì cũng không phải là vấn đề gì quá lớn.
Nếu bạn còn phân vân về nội dung tờ khai hải quan, hoặc chưa biết liệu mình có thể tự làm tờ khai được không, thì tôi có cách giúp bạn.
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và làm dịch vụ, chắc chắn chúng tôi có thể giúp bạn trong khâu thông quan hàng hóa.
asl-corp.com.vn – Tờ khai hải quan tên tiếng Anh là Customs Declaration là thủ tục bắt buộc nếu chủ hàng muốn xuất nhập khẩu hàng hoá đi hoặc đến Việt Nam. Sẽ có nhiều vướng mắc nếu là lần đầu chủ hàng thực hiện thủ tục tờ khai hải quan. Dưới đây là các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho chủ hàng.
Tờ khai hải quan tiếng Anh là Customs Declaration, là văn bản mà ở đó, chủ hàng [người xuất khẩu] hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu một mặt hàng nào đó thì lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất khẩu đều bị dừng lại.
Hiện nay để truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện thông quan phần mềm. [link tải phần mềm tại đây]
2. 5 bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước 1: Xem thông tin về chính sách thuế, mặt hàng xuất khẩu
Đây là bước quan trong, cần kiểm tra sớm trước khi đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu. Nếu bạn là bên bán hàng, thì chắc chắn bạn cần phải biết về các chính sách của nhà nước có liên quan đến hàng hoá mà bạn xuất đi như chính sách khuyến khích, hạn chế, hay cấm xuất khẩu mặt hàng này không. Tránh trường hợp hàng hoá của bạn thuộc danh mục cấm xuất khẩu của nhà nước.
Với trường hợp hàng hoá nằm trong danh mục bị hạn chế, phải xuất theo hạn ngạch, hay giấy phép, thì cần tiến hành làm thủ tục xin được hạn ngạch trước khi ký hợp đồng xuất khẩu. Nếu không có giấy phép hay xin được hạn ngạch, thì chắc chắn hàng hoá của bạn sẽ không được làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra xem mặt hàng của bạn có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Theo chính sách khuyến khích xuất khẩu, số lượng mặt hàng phải chịu thuế ít hơn nhiều so với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, vẫn có những mặt hàng bị áp thuế xuất khẩu, chẳng hạn như khoáng sản [than, đá, quặng, kim loại quý...], lâm sản [gỗ, sản phẩm gỗ] …
Bạn có thể xem Danh mục các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu tại đây.
Sau khi đã nắm được các thông tin nêu trên, bạn mới nên tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác.
Bước 2: Chuẩn bị các chứng từ liên quan
Với những loại hàng thông thường không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thì chứng từ cần thiết cũng khá đơn giản. Đa số chứng từ bạn cũng cần gửi cho người mua hàng nước ngoài.
Để có thể khai tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị những chứng từ như:
- Hợp đồng ngoại thương [Sale Contract]
- Hóa đơn thương mại [Commercial Invoice]
- Phiếu đóng gói [Packing List]
- Thỏa thuận lưu khoang [Booking Note]: để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
- Phơi phiếu[phiếu EIR] xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal [chì]
Với những loại hàng đặc thù, phải yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, nhà xuất khẩu phải chuẩn bị những giấy tờ riêng theo quy định hiện hành. Chẳng hạn như gỗ hay sản phẩm của gỗ, bạn phải chuẩn bị thêm hồ sơ lâm sản có dấu xác nhận của kiểm lâm, hay hàng thủy sản phải kiểm dịch động vật.
Hỗ trợ làm thủ tục hải quan xuất khẩu nhanh chóng và thuận lợi tại đây
Bước 3: Khai tờ khai hải quan
Căn cứ theo số liệu trong bộ chứng từ nêu trên, bạn vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan. Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs để Khai báo Hải quan. [link tải tại đây]
Sau khi cài đặt và chạy thử phần mềm thông suốt, việc cần làm là khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm.
Các bước cơ bản truyền tờ khai bằng phần mềm VNACCS
Bước 1: Mua chữ kí số, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan
Mỗi chữ kí số sẽ là 1 tài khoản trên Vnaccs, 1 doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ kí số.
Để khai báo Hải quan bạn cần chuẩn bị những thông tin và chứng từ gì?
Những thông tin cần thiết để khai Hải quan gồm:
+ Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, Mã số thuế, địa chỉ.
+ Xác định loại hình doanh nghiệp
+ Nội dung hàng hóa, hàng có phải thuộc hàng có điều kiện [phải kiểm tra chất lượng, hàng phải xin giấy phép, hàng kiểm dịch, hàng phải khai báo hóa chất] hay không? Để có thông tin điền vào các mục khai báo Hải quan.
Khi truyền tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau:
- Contract – hợp đồng ngoại thương [không bắt buộc]
- Invoice – hóa đơn thương mại [bắt buộc]
- Vận đơn – bill of lading [nếu là truyền tờ khai nhập khẩu] [bắt buộc]
- Packing list – phiếu đóng gói [Khi có kiểm hóa]
- Arrival Notice – Giấy báo hàng đến [nếu là truyền tờ khai nhập khẩu]
- Giấy phép quản lí chuyên ngành [nếu có]
Việc chuẩn bị chứng từ sẽ giúp bạn không bị lúng túng khi tiến hành khai báo hải quan điện tử.
Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs
Các công ty mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống Hải quan, vì vậy cần phải đăng ký thông tin bằng cách gửi email đến Tổng cục Hải quan, sau khi Tổng cục Hải quan cập nhật thông tin mới có thể tạo được tài khoản này bao gồm:
- Mã người sử dụng [User code]
- Mật khẩu [passwords]
- Mã thiết bị đầu cuối [Terminal ID]
- Khóa truy cập
Cách thứ 2 doanh nghiệp nên liên hệ bên cấp chữ ký số họ đăng ký tài khoản, đây là cách dễ dàng và nhanh nhất.
Sau khi có account thì doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước khai hải quan tiếp theo.
Bước 3: Lên tờ khai.
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu [contract, invoice, packinglist] thì người khai hải quan dựa vào những chi tiết tiết trên tờ khai để lên tờ khai hải quan theo những thông tin trên hệ thống.
Bước 4: Truyền tờ khai
Sau khi lên tờ khai đây đủ thì mình truyền tờ khai lên hệ thống hải quan, Sau khi truyền số liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan. Trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính để bạn sửa lại. tính thuế nhập khẩu
Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:
+ Luồng xanh [kí hiệu số “1”]: Bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chỉ cần cầm tờ khai xuống đăng kí và sẽ được thông quan luôn. Khi có tiền thuế [nếu có] vào tài khoản hải quan].
+ Luồng vàng [kí hiệu số “2”]: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thì được thông quan, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì phải kiểm hóa giống như trường hợp bị luồng đỏ.
+ Luồng đỏ [kí hiệu số “3”]: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. commercial invoice
Hiên nay có hai cách để thực hiện kiểm hóa:
Đó là hải quan trực tiếp xuống mở container ra kiểm tra thực tế hàng hóa, hai là thực hiện qua máy soi kiểm hóa.
Bước 5: Đóng dấu thông quan và lấy hàng.
Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm.
Lưu ý: khi truyền tờ khải hải quan bạn phải điền chính xác những thông tin trên tờ khai, và cần đọc những thông tư, nghị định có liên quan đến nội dung được yêu cầu trên tờ khai. Bạn không cần điền thông tin ngày khai báo do phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan.
Song song với bước này, bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, như kiểm dịch thực vật, động vật...
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan
Tùy theo tờ khai phân vào luồng gì, mà thủ tục có sự khác nhau ít nhiều:
Làm thủ tục hải quan
Tờ khai luồng xanh
Trường hợp nhẹ nhàng nhất, đã được thông quan luôn trên phần mềm. Bạn chỉ cần đến hải quan giám sát nộp chứng từ gồm:
- Phơi [phiếu EIR] hạ hàng
- Tờ mã vạch [in từ website tổng cục hải quan]
- Phí hạ tầng [chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng].
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này bạn có thể đem nộp cho hãng tàu như ở Bước 5.
Tờ khai luồng vàng
Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn trong Thông tư 38/2018/TT-BTC [sửa đổi trong TT 39], và đem tới chi cục hải quan để cán bộ hải quan xem.
Gần đây, 1 số chi cục hải quan có thay đổi theo hướng tạo thuận lợi cho doanh nghiệp. Các chứng từ trước đây phải nộp bản chụp [sao y], thì giờ có thể đính kèm file scan vào phần mềm khi truyền tờ khai, mà không cần nộp bản giấy nữa. Tất nhiên trừ những giấy tờ quan trọng [giấy phép…] bắt buộc phải xem bản gốc thì bạn vẫn cần nộp thêm.
Vì việc triển khai này chưa đồng bộ trên toàn quốc, nên liệu chỗ bạn có phải nộp hồ sơ giấy hay truyền file scan hay không thì tôi không dám chắc. Bạn nên liên hệ với chi cục hải quan dự định mở tờ khai để hỏi trước và làm theo hướng dẫn của họ.
Tờ khai luồng đỏ
Khi phân vào luồng này, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lệ [như luồng vàng nêu trên].
Kiểm hóa có thể thực hiện bằng máy soi chuyên dụng, hoặc cán bộ hải quan mở container kiểm tra thủ công.
Mục đích của công tác kiểm hóa là để xác định xem hàng hóa trên thực tế có giống như đã khai báo trong hồ sơ hay không. Nếu giống thì coi như hoàn thành bước này. Nếu khác thì khả năng là phải sửa lại tờ khai [sai sót nhỏ], có thể bị phạt hành chính [nếu sai lớn], và có trường hợp không được xuất [lỗi nghiêm trọng].
Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, bước tiếp là bạn nộp lại tờ khai + tờ mã vạch cho hãng tàu, để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát, khi hàng đã lên tàu.
Trước đây, khi tàu chạy, hãng tàu sẽ trả lại cho bạn tờ khai thông quan có xác nhận thực xuất của hải quan cho bạn. Nhưng gần đây, thì tôi thấy đã bỏ bước này. Bạn nộp tờ khai đã qua giám sát cho hãng tàu là xong.
Như vậy, sau khi qua 5 bước chính nêu trên, bạn sẽ hoàn thành được thủ tục hải quan cho việc xuất khẩu hàng hóa. Để việc thực hiện được thông suốt, bạn cũng cần quan tâm tìm hiểu đến quy định của pháp luật có liên quan đến thủ tục xuất khẩu, trong phần kế tiếp đây...
Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu
Có những quy định chung về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan, bên cạnh những quy định riêng liên quan cụ thể để mặt hàng và lô hàng của bạn.
Về quy định chung của hải quan:
- Luật hải quan 2014
- Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC - hướng dẫn về thủ tục hải quan
- Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
- v.v...
Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu tâm đến quy định với từng dòng hàng: tùy theo loại hàng cụ thể của bạn mà các văn bản tương ứng khác nhau. Bạn cần nắm được quy định hiện hành đối với mặt hàng của mình.
Bạn có thể tham khảo những quy định liên quan đến thủ tục hải quan
Quý doanh nghiệp cần tư vấn và hỗ trợ về các thủ tục khải quan và dịch vụ khai thuê hải quan của ASL Logistics, quý doanh nghiệp gửi thông tin vào form tư vấn hoặc liên hệ hotline [+84 28] 35 129 759, các chuyên viên của ASL Logistics sẽ sớm liên hệ với quý doanh nghiệp để tư vấn chi tiết.