Thu hồi hóa đơn đã kê khai thuế thì phải tiến hành xử lý như thế nào hiện đang là thắc mắc của không ít kế toán mới vào nghề. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý các hóa đơn đã kê khai thuế bị thu hồi.
1. Khi nào doanh nghiệp phải thu hồi hóa đơn đã kê khai thuế
Thu hồi hóa đơn là việc làm bắt buộc đối với một số trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót, kể cả khi đã kê khai thuế, theo như quy định pháp luật hiện hành.
Theo đó, tại Khoản 1, Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Bộ tài chính đã quy định việc xử lý hóa đơn đã lập khi xảy ra sai sót như sau:
– Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
\>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].”
Hóa đơn sai sót đã giao cho bên mua phải được thu hồi và xử lý.
Như vậy, từ quy định trên của Bộ Tài chính, các đơn vị kinh doanh cần thu hồi hóa đơn đã kê khai thuế khi hoá đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì phát hiện có sai sót.
2. Cách xử lý khi thu hồi các hóa đơn đã kê khai thuế
Đối với các hóa đơn đã kê khai thuế, khi gặp sai sót buộc phải áp dụng thu hồi thì bên bán cần phải căn cứ vào các quy định pháp luật hiện hành để thực hiện xử lý đúng cách và hợp pháp.
Xử lý hóa đơn đã kê khai bị thu hồi phải tuân thủ quy định pháp luật.
Tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định cách thức xử lý thu hồi hóa đơn đã lập như sau:
– Đối với các hóa đơn đã lập, chưa giao cho bên mua, nếu phát hiện sai sót thì bên bán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập sai;
– Đối với các hóa đơn đã lập, đã giao cho bên mua, nếu phát hiện sai sót hoặc bên mua hoặc theo yêu cầu của một bên, hàng hóa, dịch vụ đã mua bị trả lại hoặc bị đòi lại, thì bên bán phải kết hợp với bên mua lập biên bản thu hồi, tiến hành thu hồi các liên của hóa đơn đã lập. Trường hợp này, biên bản thu hồi khi lập phải thể hiện rõ nội dung đã lập sai hoặc lý do trả hàng, đòi lại hàng hóa, dịch vụ, đồng thời thỏa thuận chi tiết cách bồi thường [nếu có].
Tại Thông tư 39/2014/TT-BTC với nội dung hướng dẫn thực hiện Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ, Bộ Tài chính đã quy định chi tiết hơn về cách xử lý với hóa đơn đã lập. Cụ thể:
– Đối với các hóa đơn đã lập, đã giao cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hai bên bán mua đã kê khai thuế, nếu sau đó phát hiện sai sót thì hai bên bán và mua phải cùng xử lý sai sót.
– Cách xử lý: Hai bên bán và mua cùng tiến hành lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót mắc phải; bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót; hai bên bán và mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào,… dựa trên hóa đơn điều chỉnh đã lập.
– Nội dung của hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ sai sót, điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tại Điều 9, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính có hướng dẫn cách xử lý với hóa đơn điện tử đã lập như sau:
– Nếu hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ, hai bên bán mua đã kê khai thuế và sau đó phát hiện sau sót thì khi này, hai bên bán mua đều phải kết hợp để xử lý sai sót.
– Cách xử lý: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên, ghi rõ sai sót; bên bán tiến hành điều lập hóa đơn điều chỉnh sai sót; hai bên bán mua phải căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để tiến hành kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
– Nội dung hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
Như vậy, căn cứ vào các quy định trong, cách thức xử lý khi tiến hành thu hồi hóa đơn đã kê khai mắc sai sót được tiến hành như sau:
– Nếu là hóa đơn giấy phải xử lý thu hồi theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể theo 03 bước sau:
- Bước 1: Hai bên bán và mua cùng tiến hành lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót mắc phải;
- Bước 2: Bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót;
- Bước 3: Hai bên bán và mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào,… dựa trên hóa đơn điều chỉnh đã lập.
\>> Tham khảo: Xuất hóa đơn sau ngày nghiệm thu có được không?
– Nếu là hóa đơn điện tử phải xử lý thu hồi theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC, cụ thể theo 03 bước sau:
- Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên, ghi rõ sai sót;
- Bước 2: Bên bán tiến hành điều lập hóa đơn điều chỉnh sai sót;
- Bước 3: Hai bên bán mua phải căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để tiến hành kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Lưu ý rằng, hóa đơn điều chỉnh dù ở dạng giấy hay điện tử thì đều không được ghi số âm [-].
Trên đây, bài viết đã hướng dẫn chi tiết tới kế toán doanh nghiệp cách xử lý khi thu hồi hóa đơn đã kê khai thuế.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: