[Last Updated On: 31/07/2021]
Công tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. Người làm công tác này đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ, phải nắm bắt chính xác các yêu cầu về công tác văn thư của nhà nước cũng như của các cơ quan tổ chức. Ở chương này, sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về những công việc phải làm trong công tác văn thư theo đúng quy định hiện hành của nhà nước.
Khái niệm
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác văn thư được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức khác.
Vai trò của công tác văn thư
Hiệu quả hoạt động văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành.
Công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động của tổ chức vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của tổ chức. Nội dung của tài liệu hình thành được nhận trong quá trình giải quyết công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của tổ chức.
Công tác văn thư có nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu và lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
Những yêu cầu đối với công tác văn thư
Nhanh chóng: xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp phần vào giải quyết nhanh chóng các công việc cơ quan.
Chính xác: chính xác về nội dung, nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên [tức là đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối] các dẫn chứng nêu ra phải chính xác, số liệu đầy đủ, luận cứ rõ ràng.
Chính xác về hình thức: văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật [chính xác về quy trình kĩ thuật], các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
Bí mật: bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản.
Hiện đại: hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phòng hiện đại.
Nhiệm vụ của văn thư
Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của từng đơn vị.
Điều 2 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định của Chính phủ số 142 – CP ngày 28/9/1963 đã quy định những công việc chính của công tác văn thư là:
- Nhận và vào sổ công văn
- Xem xét và phân phối công văn đến, theo dõi và giải quyết công văn
- Nghiên cứu công văn và khởi thảo công văn
- Sửa chữa dự thảo và duyệt bản thảo
- Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn
- Vào sổ và gửi công văn đi
- Làm sổ ghi chép tài liệu
- Làm các loại biên bản
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, lưu trữ tài liệu
Một doanh nghiệp đi vào hoạt động là phải triển khai ngay việc quản lý hồ sơ tài liệu với giai đoạn đầu tiên là làm tốt công văn đi, công văn đến. Nhất thiết không được để ùn đống tài liệu lại, mất mát tài liệu, gây cản trở công việc, và kẻ xấu dễ lợi dụng.
Tất cả công văn, tài liệu đến doanh nghiệp bằng các phương tiện khác nhau, đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ để quản lý thống nhất.
Tất cả công văn, tài liệu lấy danh nghĩa doanh nghiệp gửi ra ngoài đều phải qua văn thư, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi, đồng thời có bản lưu tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp để quản lý thống nhất.
Các sổ ghi chép đăng ký công văn đi, công văn đến là những sổ cái, phải được trưởng phòng hành chính doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, bao gồm từ các mẫu cột đăng ký, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi chép cập nhật, khoá sổ theo định kỳ. Các sổ ghi chép đã khoá sổ phải được lưu giữ theo thời gian quy định.
Công văn đến, công văn đi phải được xử lý khẩn trương, nhanh chóng trong ngày, chính xác và giữ bí mật, bảo đảm sự hoạt động, điều hành thông suốt của doanh nghiệp.
Công tác văn thư luôn là công tác, nghiệp vụ cần thiết của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vậy văn thư là gì và chứng năng nhiệm vụ, công việc bày cần thực hiện những gì.
Luật sư tư vấn luật về chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư: 1900.6568
1. Văn thư là gì?
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư như sau:
“Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”.
Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ phục vụ cho công việc, nhất là đối với các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ tính chất công việc nên còn khá nhiều người cho rằng công việc này rất đơn giản và không cần đến nghiệp vụ chuyên môn.
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị. Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.
Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.
Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
- Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
Xem thêm: Luật sư tư vấn thuế khi chuyển nhượng nhà đất trực tuyến miễn phí
- Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
- Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
- Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
- Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng
- Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.
Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
- Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
- Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
- In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
- Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
- Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty; trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
- Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.
Nhiệm vụ lễ tân
- Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
- Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
- Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.
Văn thư theo tiếng Anh là Documentation
2. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư:
Tại Điều 6, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư là:
Xem thêm: Phụ cấp đối với người làm công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
a] Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b] Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c] Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d] Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
đ] Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục xuất khẩu lao động trực tuyến miễn phí
Trong đó, các khái niệm liên quan được giải thích chi tiết như sau:
“Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
“Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
“Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
“Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
“Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
“Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
“Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
Xem thêm: Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đối với nhân viên văn thư
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
“Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
“Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Xem thêm: Điều kiện chuyển mã ngạch nhân viên văn thư sang văn thư trung cấp
“Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng [sau đây gọi chung là Hệ thống].
“Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư:
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
a] Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.
b] Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
c] Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” [sau đây gọi chung là văn bản khẩn] phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục mua bán nhà chung cư theo dự án trực tuyến
d] Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ] Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
e] Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
g] Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau.