Nhiều ý kiến cho rằng, nhìn câu hỏi thấy dạng biểu đồ nào cũng có thể áp dụng được, vì thể chẳng biết nên căn cứ vào đâu để chọn được đáp án đúng nhất.
Đúng vậy, có những bảng số liệu bạn có thể vẽ được bằng cả hai, ba dạng biểu đồ. Vì vậy, để có đáp án chuẩn xác nhất, bạn cần phải nắm được “từ khóa” của từng dạng biểu đồ. Cụ thể là:
1. Biểu đồ tròn
Dạng biểu đồ này được sử dụng khi bài yêu cầu vẽ biểu đồ mô tả cơ cấu, tỉ lệ các thành phần trong một tổng thể . Đồng thời vẽ biểu đồ tròn khi bảng số liệu tỉ lệ % cộng lại bằng 100. Bảng số liệu có thể là số tuyệt đối nhưng trong câu hỏi có một trong các chữ: tỉ lệ, tỉ trọng, cơ cấu, kết cấu [phải xử lý bảng số liệu sang số liệu tương đối]. Bạn cũng có thể để ý nếu đề ra cho nhiều thành phần để thể hiện trong 1 hoặc 2 mốc năm thì phải lựa chọn biểu đồ tròn. Hãy luôn nhớ chọn biểu đồ tròn khi “ít năm, nhiều thành phần”.
2. Biểu đồ đường
Dạng biểu đồ này được sử dụng thể hiện tiến trình, động thái phát triển của một đối tượng, nhóm đối tượng qua thời gian. Vì vậy, khi bài yêu cầu vẽ biểu đồ thể hiện sự phát triển, tốc độ tăng trưởng qua các mốc thời gian thì nên lựa chọn biểu đồ đường.
3. Biểu đồ cột
Dạng biểu đồ này được sử dụng thể hiện động thái phát triển, so sánh tương quan về độ lớn giữa các đại lượng hoặc thể hiện cơ cấu thành phần của một tổng thể. Ví dụ: Vẽ biểu đồ so sánh dân số , diện tích ...của 1 số tỉnh [vùng , nước ]hoặc vẽ biểu đồ so sánh sản lượng [lúa , ngô , điện , than...] của 1 số địa phương qua 1 số năm…
4. Biểu đồ miền
Dạng biểu đồ này được sử dụng thể hiện cơ cấu, tỉ lệ, ví dụ tỷ lệ xuất và nhập, cán cân xuất nhập khẩu, tỷ lệ sinh tử… Để xác định vẽ biểu đồ miền, với số liệu được thể hiện trên 3 năm [nghĩa là việc vẽ tới 4 hình tròn như thông thường thì ta lại chuyển sang biểu đồ miền].
5. Biểu đồ kết hợp
Sử dụng dạng biểu đồ này là khi bạn muốn thể hiện các đối tượng khác nhau về đơn vị nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau hoặc những đề bài có hai số liệu khác nhau nhưng cần phải biểu diễn trên một biểu đồ.
Như vậy, chỉ cần nắm rõ một số từ khóa cùng với khả năng hiểu biết về các dạng biểu đồ thì bạn đã có thể tự tin để chọn cho mình những đáp án chính xác nhất. Lưu ý các bạn, mỗi dạng biểu đồ có cách thể hiện khác nhau, có thể bằng số liệu tương đối hoặc số liệu tương đối, nên bạn cần chú ý điều đó để xử lí và làm bài tốt hơn nhé.
Giả sử bạn cần sử dụng Excel để so sánh hiệu suất thực tế của mình với KPIs đặt ra đầu tháng, bạn sẽ sử dụng biểu đồ nào? Nếu bạn còn chưa biết câu trả lời thì cùng Gitiho tìm hiểu biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau trong bài viết hôm nay nhé.
XEM NHANH BÀI VIẾT
Đặc điểm báo cáo thể hiện qua biểu đồ so sánh trong Excel
Mỗi biểu đồ được lựa chọn dựa vào đặc điểm của báo cáo trên Excel. Vậy báo cáo về tình hình thực hiện KPIs chúng ta đang cần chuẩn bị có những đặc điểm gì? Thông thường, dạng báo cáo này có cấu trúc 3 phần:
Chỉ tiêu, đối tượng: Chúng ta cần đánh giá tình hình cho đối tượng cụ thể nào?
Số kế hoạch: Chúng ta có bao nhiêu kế hoạch KPIs? Số liệu này thường có sẵn từ khi lập kế hoạch
Số thực tế: Chúng ta đang thực hiện kế hoạch đến đâu? Số liệu này cần được tính toán, tổng hợp lại từ bảng dữ liệu theo dõi chi tiết.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo KPI Dashboard với Power Pivot trong Excel
Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, chúng ta cùng đi tìm hiểu một ví dụ về bảng dữ liệu và kế hoạch dưới đây:
Trong bảng dữ liệu phát sinh là chi tiết các lần bán sản phẩm theo ngày. Bảng báo cáo trên Excel bên phải là nơi ta sẽ thực hiện lập biểu đồ so sánh trong Excel để đối chiếu tiến độ làm việc với KPIs.
Việc đầu tiên chúng ta cần làm là tính toán tổng mỗi loại sản phẩm đã bán ra. Kết hợp với các con số KPIs, chúng ta mới có thể vẽ được biểu đồ so sánh trong Excel.
Vì chúng ta đang thực hiện phép tính tổng có điều kiện là đối tượng tính tổng tương ứng với từng loại sản phẩm, nên chúng ta sử dụng hàm SUMIF.
Cách tính toán như sau:
Tại bảng báo cáo trên Excel bên phải, chúng ta nhập hàm SUMIF vào ô G3:
=SUMIF[$A$3:$A$23,E3,$C$3:$C$23]Sau đó chúng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để sử dụng tính năng Filldown trong Excel, điền công thức cho các ô còn lại trong cột.
Kết quả thu được như sau:
Cách vẽ biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột lồng nhau
Chèn biểu đồ so sánh trong Excel và nhập dữ liệu báo cáo vào biểu đồ
Bước đầu tiên để vẽ biểu đồ so sánh trong Excel là chèn biểu đồ. Sau đó, chúng ta sẽ nhập dữ liệu từ báo cáo trên Excel vừa tính toán ở phần trên vào biểu đồ.
Để vẽ biểu đồ so sánh trong Excel, chúng ta vào tab Insert > biểu đồ cột > biểu đồ 2D-Column > Clustered Column.
Biểu đồ so sánh trong Excel hiện tại đang là một trang trắng vì Excel chưa xác định dữ liệu cần biểu thị. Do đó, chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu từ báo cáo trên Excel để đưa vào biểu đồ bằng cách vào tab Chart Tools > Design > Select Data.
Hộp thoại Select Data Resource hiện lên. Tại đây chúng ta chọn dữ liệu từ báo cáo trên Excel như sau
Tại mục Legend Entries:
Ta nhấn Add và thêm dữ liệu vào các phần như sau:
Phần KPIs: Series name là ô F2 [tên tiêu đề cột KPIs], Series values là vùng dữ liệu của báo cáo trên Excel cho cột kế hoạch từ F3:F12.
Phần thực tế: Series name là ô G2 [tên tiêu đề cột Thực tế], Series values là vùng dữ liệu của báo cáo cho cột thực hiện từ G3:G12.
Tương tự, tại mục Horizontal [category] Axis Labels, chúng ta nhấn Edit rồi thêm dữ liệu cột "Sản phẩm" từ báo cáo trên Excel. Sau khi đã hoàn tất nhập dữ liệu, biểu đồ so sánh trong Excel của chúng ta như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách để tạo biểu đồ trong Excel: Các dạng và ví dụ
Thay đổi giao diện biểu đồ so sánh trên Excel
Chúng ta đã tạo được biểu đồ so sánh trong Excel dạng cột. Tuy nhiên, thay vì để cột Kế hoạch [cột xanh] và cột Thực tế [cột cam] liền nhau, chúng ta muốn 2 cột này lồng vào nhau. Vậy chúng ta cần làm gì?
Đầu tiên, chúng ta ấn vào 1 cột bất kì trong biểu đồ, nhấn chuột phải chọn Change Series Chart Type…
Cửa sổ Change Chart Type xuất hiện. Chúng ta đánh dấu mục Secondary Axis Label cho nhóm cột Thực hiện. Lưu ý chúng ta cần giữ Chart Type của biểu đồ là Clustered Column.
Như vậy, chúng ta đã lồng các nhóm cột vào nhau. Trên biểu đồ so sánh trong Excel sẽ xuất hiện thêm một trục tung bên phải. Ở đây chúng ta nhận thấy có một vân đề: tham số 2 trục tung khác nhau. Như vậy, dữ liệu báo cáo trên Excel được hiển thị sẽ không có ý nghĩa so sánh.
Để giải quyết vấn đề này, ta cần đưa 2 trục về thước đo giống nhau. Các bạn hãy tuân theo nguyên tắc: Điều chỉnh trục đang có số nhỏ hơn. Cách thực hiện như sau:
Chọn trục bên phải [trục nhỏ hơn] và nhấn chuột phải chọn Format Axis.
Cửa sổ Format Axis xuất hiện bên phải màn hình. Chúng ta thay đổi các số đo của trục tọa độ này sao cho tương ứng với trục còn lại: min = 0, max = 120.
Chúng ta thu được kết quả biểu đồ so sánh trong Excel như sau:
Lúc này, dữ liệu từ báo cáo trên Excel đã được thể hiện rõ ràng hơn trong biểu đồ. Để biểu thị sự khác biệt giữa cột KPIs và cột Thực tế, chúng ta thực hiện thêm 1 bước điều chỉnh phần thân biểu đồ để cột Thực tế nhỏ hơn cột KPIs. Chúng ta làm như sau:
- Chọn cột KPIs [cột xanh] > Format Data Series.
- Cửa sổ Format Data Series xuất hiện. Tại mục Gap Width thiết lập chiều rộng cột ở mức khoảng 40% [Số càng nhỏ thì thân biểu đồ càng rộng ra].
Như vậy chúng ta thấy phần cột KPIs đã nằm bao quanh bên ngoài phần cột Thực tế.
- Những sản phẩm có phần cột Thực tế vượt ra ngoài phạm vi cột KPIs tức là Vượt KPIs.
- Những sản phẩm có phần cột Thực tế nằm bên trong phạm vi cột KPIs tức là Chưa đạt KPIs.
Tổng kết
Dựa vào báo cáo trên Excel về các chỉ số KPIs và các giao dịch bán hàng phát sinh, chúng ta đã tìm hiểu cách lập biểu đồ so sánh trong Excel để có cái nhìn rõ ràng về tiến độ, hiệu suất công việc. Để học thêm các cách lập biểu đồ phân tích dữ liệu hiệu quả trong Excel, các bạn hãy đón đọc các bài viết trên blog tin học văn phòng Gitiho và đăng kí khóa học:
So sánh sử dụng biểu đồ gì?
Biểu đồ cột/thanh Chọn biểu đồ này để so sánh dữ liệu được phân loại thành các nhóm riêng biệt. Dù đó là doanh số của bạn trong mỗi quý hoặc là so sánh điểm số giữa các đội.
Biểu đồ thể hiện sản lượng là biểu đồ gì?
Diện tích thể hiện bằng hình cột, sản lượng thể hiện bằng biểu đồ đường.
Biểu đồ miền là như thế nào?
Biểu đồ miền thường được sử dụng trong các báo cáo tài chính, kinh doanh và kinh tế để thể hiện sự thay đổi của các chỉ số và thị trường. Trong biểu đồ này cũng dùng để thể hiện cơ cấu tỉ lệ số liệu thể hiện trên ba mốc thời gian [ít hơn hoặc bằng 3 mốc thời gian thì vẽ biểu đồ tròn].
Khi nào thì vẽ biểu đồ cột?
Biểu đồ này thường được sử dụng khi bạn muốn thể hiện các đối tượng nhưng khác nhau về đơn vị mà lại có mối quan hệ mật thiết với nhau. Thường gồm biểu đồ kết hợp giữa đường và cột, khi đề bài yêu cầu thể hiện các đối tượng khác nhau về đơn vị nhưng có mối quan hệ với nhau.