ACFr Og D 6EJVcw Gn GZ 4525e9 s HGAT-wyre L 0k0uv Ns Rdlvi Xxsp Atvx Xs LJzw 1ARr61yp0N0E-l CA8iv22 Zktfm 8aieu Tfa T 43P-9rb Tb GFE 9P0Rjns Wlh 3G wh U3zlipu Mvt IKp WCWqxst Fpec 8
- Hợp đồng NTT - Hợp đồng pháp lý nhà tài trợ
- Phân tích sự kiện nhà tài trợ
- File sách và đề thi Quản trị sự kiện và lễ hội DUE
Preview text
TỔNG QUÁT CHƯƠNG
Các nhà quản trị tổ chức sự kiện cần phải biết lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bởi kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm rủi ro do tác động từ môi trường bên ngoài, tránh sự chồng chéo công việc gây ra sự lãng phí nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn để kiểm tra hoạt động tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao. Kế hoạch còn là công cụ hữu ích trong việc thực hiện tốt sự phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện. Chương này sẽ giúp người học, nắm được 4 vấn đề cơ bản. Trước hết , chương cung cấp kiến thức để người học nhận ra được những bên liên quan chính trong sự kiện và xác định rõ vai trò của họ đối với sự thành công của sự kiện. Đó là tổ chức chủ nhà của sự kiện, cộng đồng chủ nhà của sự kiện, nhà tài trợ, truyền thông đại chúng, những người hợp tác thực hiện, khán giả và những người tham gia. Thứ hai , chương giúp người học hiểu rõ được tiến trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Nó bắt đầu từ việc hiểu được vai trò trung tâm của lập kế hoạch đối với sự thành công của sự kiện và cuối cùng mô tả tiến trình lập kế hoạch chiến lược tổ chức sự kiện. Tiến trình này, bao gồm các bước được tiến hành theo trình tự và có tác động tương hỗ lẫn nhau. Qua đó, người học có khả năng mô tả nội dung của mỗi bước trong tiến trình lập kế hoạch. Thứ 3 , chương này giúp người học, trình bày được những mô hình tổ chức, mà từ đó một giám đốc sự kiện phải chọn lựa để hỗ trợ và thực hiện kế hoạch của họ. Cuối cùng , chương giúp người học có khả năng hoạch định các kế hoạch triển khai thực hiện và kế hoạch nguồn nhân lực cho tổ chức sự kiện. Do quản trị nhân sự trong tổ chức sự kiện theo «cơ chế động», chương đặc biệt nhấn mạnh đến kế hoạch quản trị nhân sự trong tổ chức sự kiện.
Từ mục tiêu trên, chương được kết cấu thành các mục chính sau đây: Các bên liên quan trong tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Lập kế hoạch nguồn nhân lực cho tổ chức sự kiện.
Chương 2
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Sự kiện, ngày càng trở nên chuyên nghiệp, và thu hút sự tham gia và hỗ trợ ngày càng nhiều của các thành phần chính phủ, đoàn thể và các bên liên quan khác. Sự kiện bây giờ không chỉ đáp ứng nhu cầu của khán giả mà nó phải bao quát cả số lượng lớn những yêu cầu khác như những mục tiêu và điều lệ của của chính phủ, những yêu cầu về truyền thông đại chúng, nhu cầu của nhà tài trợ và kỳ vọng của cộng đồng. Những người và những tổ chức có sự quan tâm chính đáng đến tác động của một sự kiện được biết đến như là những bên liên quan trong sự kiện [stakeholders]. Nhà tổ chức sự kiện cần nắm rõ các bên liên quan và các mối liên hệ giữa họ, vì họ có vai trò quyết định đối với sự thành công của sự kiện.
Hình 2: Mối quan hệ giữa các bên liên quan chính trong sự kiện Các bên liên quan trong tổ chức sự kiện là các thành viên có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới sự thành công của sự kiện, đó là tổ chức chủ nhà, cộng đồng chủ nhà, nhà tài trợ, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế và dàn dựng sự kiện, truyền thông, người thực hiện, khán giả,...Để sự kiện thành công, một giám đốc phải có khả năng nhận biết được các bên liên quan trong sự kiện và quản lý nhu cầu cá nhân của họ mà đôi khi bị chồng chéo và xung đột với nhau. Trên góc độ tác động của sự kiện, thì sự thành công của nó sẽ được xem xét trên sự cân bằng giữa nhu cầu, kỳ vọng và lợi ích cạnh tranh, của một loạt những bên liên quan khác nhau. Chẳng hạn, khi được hỏi về lý do tạo nên sự thành công của Thế Vận Hội Sydney, ông trưởng ban tổ chức sự kiện đã trả lời rằng, đó là nhờ sự hợp tác và quản lý hiệu quả một số lớn các bên liên quan khác nhau trong sự kiện, [Hollway 2002]. Hình 2, mô tả tổng quan những bên liên quan chính trong sự kiện.
Tổ chức chủ nhà của sự kiện
quảng cáo điểm đến,...
Trang, Lễ hội cà phê Buôn Mê Thuột....
Trung tâm hội nghị quốc tế, Trung tâm hội nghị quốc gia
Các sự kiện MICE APEC Hà Nội 2006, Các cuộc họp của Đảng và Chính phủ,...
Nghệ thuật Các festival nghệ thuật, các sự kiện văn hóa, các cuộc triển lãm nghệ thuật theo chủ đề,
Triển lãm di sản văn hóa mỹ thuật Phật Giáo [17/5-24/5/2013], triển lãm mỹ thuật Việt Nam – Thái Lan [8/6-13/6/2013],....
Ủy ban dân tộc Các sự kiện văn hóa và tộc người
Chương trình “Nối vòng tay lớn – Vì người nghèo” do Đài Truyền hình Việt Nam và Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức vào đêm 31/12; Ngày hội văn hóa dân tộc Raglai – Ninh Thuận 2013
Các tổ chức thể thao Các sự kiện thể thao, các giải đấu vô địch quốc tế, quốc gia,...
Đại hội thể dục thể thao toàn quốc, Hội khỏe Phù Đổng toàn quốc, Giải bóng đá vô địch quốc gia Việt Nam,....
Các trung tâm tổ chức trò chơi, đua xe;...
Các cuộc đua, các lễ hội hóa trang đường phố,...
Đêm hội Carnaval Hạ Long, tối 1/5/2010 tại bến phà Bãi Cháy cũ [Quảng Ninh].
Phát triển kinh tế Tập trung vào các sự kiện để phát triển ngành và lợi ích kinh tế, tạo việc làm
Hội chợ quốc tế thương mại và du lịch hành lang kinh tế Đông – Tây 2013 [9-13/8/2013] tại Đà Nẵng
Chính quyền địa phương
Các sự kiện cộng đồng, lễ hội địa phương, hội chợ địa phương
Lễ hội đình làng Đình Bảng, Lễ hội cầu ngư Hội An, Lễ hội Đình làng Hải Châu Đà Nẵng,...
ĐOÀN THỂ / TỔ CHỨC
Công ty và đoàn thể Quảng bá, giới thiệu sản phẩm, nhà tài trợ xây dựng hình ảnh, các sự kiện giáo dục, khuyến thưởng
«Lễ hội đếm ngược» để đón năm dương lịch 2014 tại Đà Nẵng, Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh của công ty bia Heiniken; Cuộc triển lãm các sản phẩm dành cho trẻ em với tên gọi “Ngày hội của bé 2014”, tại Hà Nội do công ty Quảng cáo và Tổ chức sự kiện Kỷ
Nguyên tổ chức, «Gala tổng kết Chương trình Tỏa sáng Nghị lực Việt» tại Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 21/5/2014 do Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam, Tập đoàn Hoa Sen, Báo Thanh Niên và Đài Truyền hình Việt Nam phối hợp tổ chức,...
Doanh nghiệp Các sự kiện thể thao giao hữu, triển lãm,...
Các cuộc giao hữu thể thao cán bộ viên chức trong các doanh nghiệp, Các liên hoan văn nghệ của cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp, các hội nghị khách hàng của doanh nghiệp [ví dụ, Triển lãm Vietbuild năm 2014 lần 1]....
Hiệp hội Quảng bá công nghiệp, hội chợ thương mại, hội nghị
Triển lãm quốc tế ngành dệt may [Saigontex] do tập đoàn dệt may Việt Nam tổ chức, Triển lãm thương mại quốc tế về giấy và bột giấy [6-8/6/2013] do Hiệp hội ngành giấy tổ chức
Truyền thông Quảng bá truyền thông
“Triễn lãm quốc tế Phim và Công nghệ Truyền hình Việt Nam” tổ chức tháng 6/2014, “Lễ khai mạc Liên hoan Truyền hình toàn quốc lần thứ 33”, tổ chức 18/12/2013, chương trình nghệ thuật “Duyên dáng Việt Nam” do báo Thanh niên tổ chức,...
CỘNG ĐỒNG
Các câu lạc bộ, hiệp hội
Các nhóm sự kiện quan tâm đặc biệt
Trại hè Tiếng Anh Sky [17/7-19/7/2013], do Câu lạc bộ Quốc tế Thanh Niên tổ chức; Liên hoan Karaoke Chương trình "Mùa xuân tôn vinh văn hóa dân tộc 2014", do Hội Nhà báo Việt Nam chủ trì tổ chức, tại Hà Nội [từ ngày 5 – 9/4/2014].
Các tổ chức thể thao Sự kiện thể thao địa phương
Đạp xe Xuyên Việt 2013 “Hành trình kết nối yêu thương” [8/2013], Giải bóng đá Larue Cup 2013 [6/2013] tại Đà Nẵng,...
Từ thiện Sự kiện gây quỹ Chương trình “Trái tim cho em”, diễn ra vào tối 21/9/2013, Chương trình ca nhạc “Cùng miền Trung vượt lên bão lũ” do Quỹ Hỗ trợ phòng, tránh thiên tai miền Trung tổ chức,
Những sự kiện nổi bật ở Việt Nam với tổ chức chủ nhà thuộc khu vực chính phủ, có thể kể đến như Lễ hội Đền Hùng của UBND Tỉnh Phú Thọ tổ chức, nhằm thể hiện lòng tri ân công đức Tổ tiên của dân tộc Việt Nam, đồng thời, tôn vinh giá trị “Tín ngưỡng thờ cúng Hùng Vương ở Phú Thọ”; Festival Huế, do UBND tỉnh Thừa Thiên Huế tổ chức định kỳ hai năm một lần vào các năm chẵn, tính đến nay đã được 7 kỳ festival, nhằm quảng bá du lịch Huế và tôn vinh các giá trị di sản văn hóa Huế với bạn bè năm châu; UBND tỉnh Quảng Nam là tổ chức chủ nhà, của Festival Di Sản Quảng Nam, nhằm đưa hình ảnh của Quảng Nam đến gần hơn với du khách và các nhà đầu tư. Qua đó, góp phần nâng cao nhận thức của cộng đồng về tình yêu, lòng tự hào về quê hương và đất nước; Đặc biệt, hơn chục năm qua, người dân Việt Nam đã rất quen với chương trình “Nối vòng tay lớn – Vì người nghèo”. Đây là chương trình được tổ chức thường niên, thông qua sự phối hợp giữa Đài Truyền hình Việt Nam và Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. Chương trình có kịch bản cô đọng, giàu cảm xúc và rất vui vẻ. Qua hơn 10 năm thực hiện, cuộc vận động “Ngày vì người nghèo” đã nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của cả hệ thống chính trị và toàn xã hội, tạo ra chuyển biến từ Trung ương đến cơ sở. Nhờ vậy, ngày 31/ hàng năm đã trở thành điểm mốc - ngày Tết của những người nghèo trong cả nước. Đặc điểm những sự kiện trong khu vực chính phủ, là thường được tiếp cận miễn phí vé và có đối tượng tham gia đông đảo. Loại sự kiện này, tạo nên một phần quan trọng của đời sống văn hóa cộng đồng. Khu vực đoàn thể/tổ chức Các đơn vị tổ chức thuộc khu vực đoàn thể/tổ chức rất phong phú, bao gồm các tập đoàn kinh tế, các công ty, các đơn vị kinh doanh, các hiệp hội, các nhà truyền thông,... Họ tổ chức sự kiện nhằm quảng cáo cho hàng hóa và dịch vụ của mình trên thị trường. Họ có thể là đối tác của các ban ngành chính phủ, tổ chức các sự kiện để phục vụ các chương trình công hay chương trình nghị sự đa dạng. Các công ty cũng có thể tổ chức các sự kiện của chính họ để quảng cáo cho sản
Hình 2: Một số hình ành tiêu biểu về sự kiện được tạo ra từ khu vực đoàn thể
phẩm mới, để đẩy mạnh hoạt động bán, hoặc để nâng cao hình ảnh tổ chức. Chẳng hạn, Công ty Cổ Phần Sữa Việt Nam – Vinamilk, trong khuôn khổ Lễ mít-tinh quốc gia hưởng ứng Ngày Môi Trường thế giới, đã phối họp với Bộ Tài Nguyên và Môi Trường, Ủy ban Trung Ương Mặt Trận Tổ Quốc Việt Nam và Ủy Ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế tổ chức Lễ trồng cây trong Chương trình “Quỹ 1 triệu cây xanh cho Việt Nam” vào ngày 5/6/2013 tại Thành phố Huế 1. Những sự kiện như thế, cũng có đặc điểm được miễn phí vé vào cửa, nhưng thường nhắm vào các phân đoạn thị trường mục tiêu hơn là tiếp cận đến số đông công chúng. Ở Việt Nam, phổ biến là các hiệp hội du lịch địa phương 2 , các hiệp hội này thường xuyên tổ chức các sự kiện hội nghị, hội thảo, các cuộc triễn lãm về du lịch. Chẳng hạn, Hiệp Hội Du Lịch Thành Phố Hồ Chí Minh và Sở Văn hóa Thể Thao và Du Lịch TP. Hồ Chí Minh đã tổ chức Ngày Hội Du Lịch TP. Hồ Chí Minh lần thứ IX với chủ đề “Du Lịch TP Hồ Chí Minh: Thương hiệu - Hội nhập – Phát triển” từ ngày 4-7/4/2013.
Ngoài ra, các tổ chức chủ nhà của sự kiện cũng là các công ty truyền thông. Thông thường, các công ty truyền thông là đối tác cho các sự kiện, được tổ chức bởi các nhóm khác. Nhưng như đã trình ở phần trên, đôi khi họ cũng tự thực hiện các sự kiện cho chính họ, nhằm mục đích quảng cáo, hoặc để tạo ra nội dung chương trình, nhằm mục tiêu cao cả hướng đến cộng đồng. Chương trình nghệ thuật «Duyên dáng Việt Nam» do báo Thanh Niên tổ chức là ví dụ tiêu biểu cho đơn vị chủ nhà của sự kiện là công ty truyền thông. «Duyên dáng Việt Nam» - tên tiếng Anh «Charming Vietnam Gala» là một chương trình biểu diễn nghệ thuật, do Báo Thanh Niên tổ chức, để gây quỹ học bổng Nguyễn Thái Bình, nhằm giúp đỡ học sinh sinh viên Việt Nam có hoàn cảnh khó khăn, biết vươn lên trong cuộc sống. Sự kiện này được tổ chức lần đầu vào năm 1994 , đến nay, đã có 27 chương trình được thực hiện ở cả trong và ngoài nước, và đã để lại những trải nghiệm tốt đẹp cho công chúng về tính chuyên nghiệp, về chất lượng nghệ thuật và trên hết là sứ mệnh cao cả của sự kiện.
Khu vực cộng đồng Các sự kiện được tạo ra từ khu vực cộng đồng cũng rất phong phú và đa dang. Khu vực cộng đồng tạo ra sự kiện, nhằm đáp ứng nhu cầu và sở thích riêng rất đa dạng của mỗi nhóm cộng đồng. Đó có thể là những sự kiện thể thao địa phương, nhằm tăng cường sự giao lưu và kết nối giữa các thành viên trong cộng đồng; có thể là những sự kiện văn hóa nghệ thuật, nhằm gây quỹ câu lạc bộ; hoặc cũng có thể là các cuộc họp, để trao đổi thông tin của các câu lạc bộ, hay các sự kiện triển lãm các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, của các hiệp hội nghề thủ công truyền thống ở địa phương,..ất cả, góp phần quan trọng vào hoạt động giải trí, và làm phong phú thêm cuộc sống của con người. Có thể thấy, ở Việt Nam nổi lên một bộ phận rất lớn, với hàng nghìn các sự kiện của các câu lạc bộ [ví dụ, câu lạc bộ thơ người cao tuổi, câu lạc bộ nhiếp ảnh, các câu lạc bộ
1 vnexpress 2 vietnamtourisminfo
quốc tế và sự mong đợi ngày càng tăng của khán giả, đã quá quen với các sản phẩm truyền hình, vốn được dàn dựng hợp lý. Thách thức đối với nhiều sự kiện, là làm thế nào để hoạt động trong môi trường ngày càng toàn cầu hóa, mà vẫn thể hiện được sự độc đáo của các cộng đồng địa phương và đáp ứng quyền lợi cụ thể và mối quan tâm riêng của họ.
Toàn cầu hoá, cũng tác động đến các sự kiện đoàn thể. Các công ty ngày càng quan tâm đến việc hoạch định kế hoạch chiến lược tiếp thị của mình, trong đó, sự kiện là một trong các thành phần hợp thành chính sách cổ động truyền thông trên phạm vi toàn cầu, của các tập đoàn kinh tế lớn. Điều đó, đã dẫn đến một số công ty sự kiện địa phương của các quốc gia, bị các công ty sự kiện nước ngoài mua lại, trong sự nỗ lực để tạo ra mạng lưới, có thể phục vụ nhu cầu quốc tế của khách hàng. Tuy nhiên, các lực lượng của toàn cầu hóa, có khả năng dẫn đạo sự gia tăng tiêu chuẩn hóa các sản phẩm sự kiện và thị trường đoàn thể.
Đồng thời, Internet có mặt tất cả mọi nơi, và những tiến bộ trong công nghệ thông tin đang làm gia tăng sự hiển thị và sự phức tạp về công nghệ của sự kiện. Trên cơ sở dự báo của mình về các xu hướng trong ngành công nghiệp quản lý sự kiện, Goldblatt [2000] chỉ ra rằng “các cơ hội sự kiện bảy ngày/một tuần, 24 giờ/ngày, cho những khách hàng có nhu cầu đoán trước, tham dự, và xem xét sự tham gia của họ trong sự kiện”. Ông cũng dự báo rằng, sự kiện cuối cùng sẽ trở thành "hoàn toàn tự động, cho phép các chuyên gia sự kiện, mở rộng đáng kể số lượng các sự kiện cùng lúc, bởi sử dụng ít nhân lực”. Như một xu hướng , Goldblatt cũng chỉ ra rằng, với sự tiến bộ của công nghệ, các cá nhân đang tìm kiếm những trải nghiệm cảm xúc cao hơn, để cân bằng ảnh hưởng của công nghệ cao, trong cuộc sống của họ. Sự kiện vẫn là cách hiệu quả nhất, mang lại trải nghiệm cảm xúc cao. Các nhà quản lý sự kiện phải nhận thức được những xu hướng này, và tìm hiểu hoạt động trong môi trường toàn cầu mới. Nghịch lý thay, các sự kiện trực tiếp, có thể ngày càng trở thành phương tiện để các cộng đồng khẳng định ý nghĩa riêng của chính địa phương, của cá nhân, và sự độc đáo văn hóa. Cộng đồng chủ nhà liên quan và làm chủ sự kiện_._ Nhiều nhà nghiên cứu [Get 1997; Goldblatt và Perry 2002; Jago et al. 2002] đã nhận ra tầm quan trọng của cộng đồng chủ nhà liên quan và "làm chủ" sự kiện. Qua đó, họ phát ra những thông điệp tích cực, hay tiêu cực đến du khách. Chẳng hạn, một trong những lực lượng không thể thiếu trong các kỳ Festival Huế là tình nguyện viên, với hàng nghìn bạn trẻ đăng ký tham gia. Công việc của các tình nguyện viên tại Festival Huế, là chỉ dẫn du khách đường đến các khu du lịch, các điểm biểu diễn nghệ thuật, giới thiệu những nét văn hóa Huế đến du khách, giúp đỡ các chương trình hoạt động nghệ thuật lớn. Thông qua những “áo xanh” tình nguyện trẻ đầy nhiệt huyết có mặt khắp nơi trong quá trình diễn ra lễ hội, du khách từ mọi miền đất nước và trên thế giới có thể cảm nhận được lòng mến khách và tính “thân thiện” của sự kiện, từ đó góp phần vào thương hiệu của điểm đến. Rất nhiều thành viên cộng đồng, tích cực tham gia các sự kiện trong cộng đồng của họ, và hành động như những người đại diện sự kiện, thu hút người tham gia tiềm năng. Các cuộc thi như “Lời chúc pháo hoa”, “Dự đoán đội vô địch DIFC 2013” trong khuôn khổ chương trình Đồng Hành cùng cuộc thi Trình
diễn pháo hoa quốc tế năm 2013, là những ví dụ của những sự kiện, được kích thích bởi các nhà hoạt động xã hội, cam kết cho các mục tiêu của sự kiện. Tương tự, sau khi màn trình diễn pháo hoa kết thúc, mọi người ồ ạt ra về. Nhưng hàng trăm các bạn trẻ, là học sinh và sinh viên của thành phố, tự nguyện ở lại giúp các nhân viên vệ sinh, thu dọn rác trên các tuyến phố tại địa điểm bắn pháo hoa. Đây là những ví dụ tiêu biểu, về cộng đồng làm chủ sự kiện. Sự tham gia của địa phương và quyền làm chủ sự kiện có lẽ dễ nhận thấy nhất trong số các sự kiện địa phương và sự kiện vùng, những sự kiện tiếp tục yêu cầu sự tham gia của các tình nguyện viên chuyên dụng. Các cộng đồng chủ nhà cũng có thể là cư dân, thương nhân, các nhóm vận động hành lang và cơ quan công quyền, như hội đồng thành phố, giao thông, cứu hỏa, cảnh sát và đội cứu thương. Ví dụ, trong các kỳ lễ hội Festival Huế, nhằm thực hiện mục tiêu không ùn tắc, tai nạn giao thông, đua xe máy trái phép và lạng lách, đánh võng xảy ra, gây ảnh hưởng đến hoạt động lễ hội, lực lượng cảnh sát giao thông Công an tỉnh và TP Huế thường xuyên có mặt tại những tuyến đường trọng điểm, làm tốt công tác hướng dẫn, điều hành giao thông, sẵn sàng xử lý mọi tình huống, đảm bảo tốt sự lưu thông an toàn cho du khách và nhân dân tham dự lễ hội. Ngoài ra, lực lượng cảnh sát bảo vệ và cơ động, là một trong những đơn vị trực tiếp chiến đấu, giữ vai trò quan trọng trong công tác đảm bảo an ninh trật tự trước, trong và sau Festival Huế. Thời điểm trước khi lễ hội diễn ra, lực lượng cảnh sát bảo vệ, cơ động đã tích cực tập luyện các phương án tác chiến liên quan đến công tác phòng chống bạo loạn, gây rối trật tự,... Trong các chương trình, lễ hội quan trọng, có sự tham dự của nhiều lãnh đạo và đông đảo nhân dân, du khách như lễ khai mạc, bế mạc, Lễ hội áo dài, Lễ tế Giao,... lực lượng cảnh sát bảo vệ, cơ động đã trực tiếp có mặt tại những vị trí trọng yếu, làm tốt công tác đảm bảo an ninh trật tự và thường trực chiến đấu, sẵn sàng ứng phó, xử lý tốt mọi tình huống có thể xảy raóm lại, người quản lý sự kiện, cần phải nhắm đến việc xác định những đại diện này, và tư vấn họ trong việc lập kế hoạch sự kiện.
Nếu sự kiện đủ lớn, có ảnh hưởng đáng kể vượt ra ngoài ranh giới của địa điểm tổ chức sự kiện, sự chỉ dẫn tường tận của cơ quan công quyền có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo và hỗ trợ nhân lực, để giảm thiểu tác động và quản lý tình hình. Ví dụ, Cuộc thi trình diễn pháo hoa DIFC Đà Nẵng 2013 thu hút hơn 25 khán giả, đa số họ ra về ngay lập tức sau khi kết thúc pháo hoa, có khả năng gây ách tắc giao thông kéo dài hàng giờ trên tuyến đường khu vực xung quanh khán đài. Trước tình hình đó, các sở ban ngành giao thông của thành phố đã tổ chức bố trí cấm các loại phương tiện lưu thông trong một số khu vực nhất định, chỉ cho phép người đi bộ đồng thời bố trí một lực lượng cảnh sát giao thông dày đặc tại các nút giao thông để điều khiển dòng người lưu thông. Lực lượng công an thành phố cũng đã lên kế hoạch nhằm đảm bảo an ninh, trật tự cho những màn trình diễn pháo hoa diễn ra thành công tốt đẹp. Cụ thể năm 2013, công an thành phố huy động gần 4 lượt cán bộ, chiến sĩ phục vụ lễ hội. Lực lượng cảnh sát giao thông được bố trí tại 35 chốt, tại các tuyến đường như đường 2/9, cầu Tuyên Sơn, cầu Thuận Phước.... hướng dẫn các loại xe ô tô lớn không vào khu vực diễn ra lễ hội cũng như hướng dẫn
Acer cung cấp máy tính cho Olympic ở một số khu vực thi đấu, bao gồm các dịch vụ tin học tại Trung tâm điều hành công nghệ Olympic, Trung tâm báo chí, Làng Olympic cho các vận động viên và quan chức thể thao. Coca Cola đã là nhà tài trợ lâu đời nhất cho Olympic kể từ Thế vận hội Amsterdam 1928. Coca Cola đã trở thành nhà cung cấp đồ uống không cồn độc quyền cho cuộc chơi này với chủng loại sản phẩm đa dạng Panasonic Tất cả các hoạt động của Olympic mà các fan hâm mộ theo dõi sẽ được quay bằng các thiết bị của hãng Panasonic, Nhật Bản. Procter & Gamble một địa điểm để các vận động viên và gia đình của họ có thể thư giãn với các dịch vụ chăm sóc sức khỏe sử dụng các thương hiệu của P&G General Electric cung cấp các hệ thống hạ tầng và các giải pháp cho các địa điểm thi đấu, bao gồm hệ thống chiếu sáng cho các sân vận động, hệ thống điện và xử lý nước cho các khu vực Olympic Dow Chemical cung cấp giải pháp và tư vấn công nghệ tại các địa điểm thi đấu. Atos đảm bảo dữ liệu và thông tin xuyên suốt trong thời gian Thế vận hội. Samsung cung cấp nền tảng truyền thông không dây độc quyền của hãng và các máy điện thoại di động cho ban điều hành và các vận động viên. Sweaney [1997] định nghĩa, tài trợ thương mại là "một hình thức trình độ cao của thương mại hóa hợp tác giữa các tổ chức -thường liên quan đến đầu tư vào sự kiện, vào cơ sở, vào nhóm, vào cá nhân, hoặc cạnh tranh, đổi lại để tiếp cận vào một tiềm năng thương mại có thể khai thác”. Hầu hết, các sự kiện ngày nay, đều thu hút một lượng rất lớn từ nguồn tài trợ thương mại, chẳng hạn, theo báo cáo của Công ty CP Nghệ thuật Việt, đơn vị vận động tài trợ cho Cuộc thi trình diễn pháo hoa DIFC 2013 tại Đà Nẵng, cuộc thi đã vận động được gần 90 doanh nghiệp với số tiền tài trợ hơn 30,1 tỷ đồng [hơn 20,7 tỷ đồng tiền mặt và 9,4 tỷ đồng sản phẩm dịch vụ]. Trong đó, một số đơn vị tài trợ kim cương nổi bật đó là tập đoàn Mặt trời Sungroup [3 tỷ VNĐ], Công ty CP Trung Nam [3 tỷ VNĐ], Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN - Chi nhánh Đà Nẵng [3 tỷ VNĐ], Tổng công ty Hàng Không Việt Nam – VPKVMT [2,1 tỷ VNĐ] với mục tiêu chính đó là quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.
Để thu hút tài trợ, các nhà quản lý sự kiện phải đem lại lợi ích thiết thực cho các nhà tài trợ, và các chương trình hiệu quả để cung cấp cho họ - Nhà tổ chức sự kiện phải rõ ràng hóa quyền lợi của nhà tài trợ: sự kiện, phải đáp ứng được quyền lợi quảng bá thương hiệu cho nhà tài trợ. Các tập đoàn lớn, như Coca-Cola và Telstra, mỗi tuần nhận được hàng trăm đơn xin tài trợ, để có quyết định tài trợ cho ai, họ xem xét rất kỹ, liệu những sự kiện đó có phù hợp thật sự với các mục tiêu doanh nghiệp và chỉ rõ khả năng có thể mang lại lợi ích hay không? Nhà tổ chức sự kiện, phải xem nhà tài trợ, như là các đối tác quan trọng trong các sự kiện. Điều quan trọng, nhà quản lý sự kiện xác định chính xác các nhà tài trợ mong muốn những gì từ sự kiện và sự kiện có thể mang lại cho họ những gì cho họ? Nhu cầu của các nhà tài trợ có thể khác với nhu cầu của
các tổ chức chủ nhà hoặc người quản lý sự kiện. Ví dụ, số lượng khán giả đến với sự kiện, có thể không quan trọng với họ, như là mức độ bao phủ của phương tiện truyền thông, mà sự kiện tạo ra. Đó có thể là quan trọng đối với ban giám đốc điều hành của đơn vị tài trợ, để hợp thức hóa hoặc dễ tiếp cận với các quan chức, trong một bầu không khí thoải mái. Họ có thể tìm kiếm các cơ chế để gia tăng doanh số, hoặc muốn tăng cường mối quan hệ khách hàng thông qua các hoạt động chủ nhà. Người quản lý sự kiện cần phải tận dụng cơ hội, để đi đến những thỏa thuận tài trợ chính thức và để đối xử với các nhà tài trợ, như các đối tác trong sự kiện. Một số ý tưởng tốt nhất cho các sự kiện, có thể phát sinh từ mối quan hệ đối tác như vậy. Chương trình sự kiện chung có thể được xác định nhằm hỗ trợ cho các nhà tài trợ và cung cấp thêm lợi ích cho sự kiện.
Truyền thông đại chúng Sự mở rộng các phương tiện truyền thông đại chúng, và sự tăng nhanh các hệ thống truyền phát, chẳng hạn, cáp, truyền hình vệ tinh và Internet, đã tạo ra những cơn khát về sản phẩm truyền thông đại chúng hơn bao giờ hết. Mạng lưới toàn cầu của các tổ chức truyền thông, và việc truyền tải điện tử trực tuyến các hình ảnh và dữ liệu sự kiện, đã làm nên tính xác thực về sự kiện, trong hệ thống truyền thông toàn cầu. Truyền thông đại chúng toàn cầu, có vai trò rút ngắn khoảng cách và kết nối [tạo nên thế giới phẳng]. Theo thông tin từ Ủy ban Olympic quốc tế, tổng số lượng khán giả xem trực tiếp các môn thi đấu đang diễn ra tại London qua tivi, internet và điện thoại di động thì Olympic London 2012 đã có 4,8 tỷ người theo dõi. Có đến 21. phóng viên “chính thức” đến từ các hãng thông tấn lớn tham gia đưa tin từ các địa điểm thi đấuvới vô số các máy quay phim quay tất cả các góc độ có thể, khán giả có có thể xem các sự kiện phù hợp với quan điểm của riêng quốc gia mình.
Cuộc cách mạng trong lĩnh vực truyền thông, đã cách mạng hóa các sự kiện. Sự kiện ngày nay, ít nhất cũng tồn tại ảo trên các phương tiện truyền thông, đôi khi còn hơn trong thực tế. Công chúng tại một sự kiện thể thao hoặc buổi hòa nhạc, có thể bị lu mờ bởi khán giả truyền hình. Truyền thông đại chúng, là công cụ marketing quan trọng của sự kiện, là phương tiện để trình diễn sự kiện. Thật vậy, nhiều sự kiện ngày nay, được tạo ra chủ yếu đáp ứng nhu cầu của khán giả truyền hình. Sự kiện đã gặt hái được nhiều từ sự phát triển này, bao gồm cả tài trợ thương mại và thanh toán quyền phát sóng. Giá trị của chúng so với các nhà tài trợ thương mại ngày càng tăng bởi phạm vi phủ sóng của sự kiện. Chẳng hạn, ở Việt Nam trong những năm gần đây có sự bùng nổ các chương trình truyền hình gameshow như Cặp đôi hoàn hảo, Vietnam’s Got Talent, Bước nhảy hoàn vũ, The Voice,...ó chung một hình thức kinh doanh là trông đợi vào những tin nhắn bình chọn của khán giả và kéo theo các hợp đồng quảng cáo. Rõ ràng rằng các phương tiện truyền thông đã tạo nên một luồng công chúng truyền hình rộng lớn. Như vậy, truyền thông đại chúng là thành phần quan trọng của sự kiện. Đó là đối tác quan trọng của nhà tổ chức sự kiện. Nó cũng là yếu tố tác động trực tiếp đến sự thành công của sự kiện.
Dù vai trò của các phương tiện truyền thông là gì đi chăng nữa, thì điều quan trọng đối với các nhà quản lý sự kiện, cần xem xét các nhu cầu của các nhóm truyền thông khác nhau, và
Vượt lên những yêu cầu cơ bản này là nhu cầu làm cho sự kiện trở nên đặc biệt – kết nối với những cảm xúc. Một giám đốc sự kiện tài năng luôn cố gắng, để làm cho sự kiện ý nghĩa, kỳ diệu và đáng nhớ.
Hemmerling [1997] cho rằng, những tiêu chuẩn mà những khán giả nhận định về một sự kiện bao gồm : Tập trung chính của họ là về nội dung, vị trí, bản chất và tổ chức hoạt động của chính sự kiện. Đối với họ, tính dễ dàng thấy những hoạt động sự kiện, nội dung chương trình, việc sử dụng thức ăn, nước uống, cơ sở tiện nghi, lối vào, và lối ra,..à những yếu tố chính đối với sự hứng thú của họ. Những nhân tố đơn giản, như đội của họ thắng hay thua, hay họ có trải nghiệm tốt ở sự kiện hay không, thỉnh thoảng sẽ ảnh hưởng đến thước đo thành công của sự kiện. Vấn đề đứng vị trí thứ hai, chẳng hạn, sự giao lưu với ngôi sao của chương trình, những cơ hội xã hội, sự mến khách và khả năng để di chuyển từ hàng ghế thông thường lên hàng ghế sang trọng là một phần đánh giá sự thành công của khán giả.
Công nghệ hiện tại có thể giúp giám đốc sự kiện trong việc phục vụ những người tham gia sự kiện. Internet bây giờ đóng một vai trò chính trong sự kiện, với những người tham gia sử dụng nó để nghiên cứu sự kiện trước khi họ đến, dõi theo suốt sự kiện, và hồi tưởng lại những điểm chính của sự kiện sau khi họ rời sự kiện. Trong một tuần trước khi sự kiện thể thao toàn cầu được diễn ra, thì website chính thức của Olympic London 2012 đã nhận được 11 triệu click/một ngày, và chỉ sau 4 ngày đã có 10 triệu download các ứng dụng chính thức. Có thể nói cho đến hiện nay, địa chỉ «london2012» là trang website thể thao được viếng thăm nhiều nhất trên thế giới. Bởi việc hiểu khán giả sự kiện có ảnh hưởng đến khái niệm sự kiện như thế nào, những giám đốc sự kiện, có thể biến đổi sự kiện của họ tương xứng hơn, để đáp ứng nhu cầu của những người tham gia. Sự hiểu biết này cũng giúp định hướng một cách chính xác những nỗ lực marketing bởi việc sử dụng những kênh thông tin rõ ràng đến khán giả.
Lời khuyên cho việc kiểm soát các bên liên quan trong sự kiện Các bên liên quan trong sự kiện, giữ vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Vì vậy, hiểu rõ động cơ và vai trò của các bên liên quan khác nhau trong một sự kiện, rất cần thiết đối với giám đốc sự kiện. Một số lời khuyên sau đây, sẽ hữu ích cho giám đốc sự kiện:
Hiểu rõ những bên liên quan trong sự kiện của bạn: mọi sự kiện đều có những bên liên quan cụ thể và mặc dù sự phân loại có thể giống nhau nhưng những nhóm liên quan đến sự kiện có thể khác nhau một cách rõ rệt. Hiểu được động cơ của các bên liên quan trong sự kiện: tại sao nhóm người này lại liên quan đến sự kiện? Nhu cầu của họ là gì? Họ kỳ vọng gì từ sự kiện? Sắp xếp các bên liên quan theo thứ tự ưu tiên: Khi đó, cần đánh giá nhu cầu nào là quan trọng nhất, để đạt được mục tiêu sự kiện?Thường thì nên thực hành sắp xếp theo
thứ bậc các bên liên quan, theo sự ảnh hưởng của họ đến sự kiện và lợi ích mà họ tìm kiếm ở sự kiện. Hiểu được sức mạnh của cộng đồng: Những cộng đồng là những người tham gia và bình luận sự kiện. Phải hiểu rõ sức mạnh của họ và tôn trọng môi trường của họ, có thể trở thành sự quảng bá đặc biệt cho sự kiện tiếp theo.
2. LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái niệm
Theo nghĩa đơn giản nhất, lập kế hoạch được hiểu là quá trình xác định vị trí hiện tại của tổ chức, dự báo tốt nhất vị trí của tổ chức trong tương lai và hoạch định những chiến lược, hoặc phương thức hoạt động cần phải tuân theo để đạt được vị trí đó. Nói một cách khác, lập kế hoạch đề cập đến những kết quả cuối cùng [mục tiêu] và những phương tiện để đạt được những mục tiêu đó. Kế hoạch, gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động, trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp.
Vai trò lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Tại sao phải lập kế hoạch? Có lẽ giá trị của việc lập kế hoạch, được tóm tắt tốt nhất bởi phát biểu của một tổng giám đốc người Mỹ nổi tiếng - Douglas MacArthur rằng: “Nếu không có kế hoạch, bạn chỉ là một khách du lịch”. Câu nói đó của MacArthur hàm ý, đánh giá giá trị của việc lập kế hoạch đối với một tổ chức [chẳng hạn, một hội đồng tổ chức sự kiện] về những mục tiêu cụ thể và về việc vạch ra những lối đi rõ ràng để đạt được những mục tiêu này. Trọng tâm của việc thiết lập những lối đi này là một sự am hiểu về những nhân tố bên trong [ví dụ, những nguồn lực sẵn có] và nhân tố bên ngoài [ví dụ, những điều kiện kinh tế hiện tại] có tác động quan trọng đối với bất cứ quyết định nào được đưa ra.
Theo Hannagan [1998], những lợi ích gắn liền với quá trình lập kế hoạch bao gồm : Khả năng tạo ra một loạt chiến lược thay thế tiềm năng để cân nhắc lựa chọn; Khả năng nhận ra và giải quyết những vấn đề nhằm giảm bớt tình trạng không chắc chắn trong tương lai; Và khả năng cố vấn cho một sự kiện duy trì khả năng cạnh tranh. Để sắp xếp một cách hiệu quả các công việc trong quá trình lập kế hoạch, giám đốc sự kiện cần nắm chắc một loạt vấn đề, mà trọng tâm là điều khiển và đánh giá quy trình, phối hợp những quyết định trong tất cả mọi lĩnh vực để phát triển và truyền đạt mục tiêu sự kiện, thôi thúc và khuyến khích những người có trách nhiệm đối với việc thực hiện những thành phần khác nhau của kế hoạch. Trong khi, kế hoạch được công nhận như một công cụ quản trị để đảm bảo sự thành công cho sự kiện, thì việc tổ chức thực hiện kế hoạch liên quan đến một số thước đo về nguyên tắc được xác lập đối với giám đốc sự kiện. Thompson [1997], Hannagan [1998], và
Hình 2: Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện [Nguồn: Getz, 1997]
Hình thành ý tưởng sự kiện hoặc ý định dự thầu
Nghiên cứu tình khả thi: Chi phí và lợi ích của sự kiện Nguồn lực sự kiện và những yêu cầu về hạ tầng
Quyết định tiếp tục dự thầu
Quyết định tiếp tục thực hiện sự kiện mới
Quyết định từ bỏ
P h ả n h ồ i
Chuẩn bị và đệ trình hồ sơ dự thầu
Từ chối thầu Chấp nhận thầu
Thiết lập cơ cấu tổ chức
Kế hoạch chiến lược: Thiết lập tầm nhìn/sứ mạng/mục đích sự kiện Phát triển mục đích và mục tiêu sự kiện. Thực hiện phân tích tình hình Nhận ra những lựa chọn chiến lược Đánh giá và chọn lựa chiến lược Phát triển những kế hoạch sẵn sàng hành động trong những lĩnh vực như tài chính, marketing, quản trị, quản trị nguồn nhân lực và hậu cần Tạo ra những hệ thống kiểm soát Phát triển những tiến trình đánh giá và phản hồi
Thực hiện kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp liên quan: Sự tinh chế, chọn lọc Giải quyết vấn đề Thu thập thông tin cùng với những nhu cầu về đánh giá
Các giám đốc sự kiện, như Mintzberg, Quinn và Voyer [1995] chỉ ra rằng, nếu tiến trình hoạch định kế hoạch, có xu hướng khuyến khích những thay đổi lớn hơn, thì việc cần làm, là phải xem xét lại một cách đầy đủ chiến lược hiện tại.
Như vậy, có những khác biệt nhất định, trong hoạch định kế hoạch để tổ chức một sự kiện mới, tổ chức một sự kiện đăng cai [hay còn gọi là sự kiện dự thầu], và tổ chức một sự kiện tái diễn. Sau đây, sẽ trình bày đầy đủ các bước của một tiến trình hoạch định kế hoạch chiến lược cho một sự kiện lần đầu tổ chức, bao gồm, hình thành ý tưởng [conceptualising], nghiên cứu tính khả thi, hoạch định cơ cấu tổ chức, phân tích chi tiết tình hình sự kiện, hoạch định mục tiêu, hoạch định kế hoạch chiến lược và kế hoạch triển khai thực hiện chiến lược cho sự kiện.
Hình thành ý tưởng về sự kiện Ý tưởng, trong tổ chức sự kiện được hiểu là yếu tố chính/ yếu tố chủ đạo, xuyên suốt toàn bộ sự kiện. Theo đó, nội dung hoạt động, tổ chức sân khấu, cách trang trí, trang phục của các nhân vật chính,...đều xoay quanh việc làm nổi bật ý tưởng chính của sự kiện. Nghĩa là, từ ý tưởng chính này, nhà tổ chức sự kiện, sẽ phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ của sự kiện, ví dụ, các ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng,.... Yêu cầu rằng, tất cả các ý tưởng nhỏ/ ý tưởng nhánh phải đảm bảo tính logic và làm tôn lên ý tưởng chính của sự kiện. Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, bắt đầu bằng tìm kiếm ý tưởng về sự kiện. Khởi đầu của giai đoạn này, các ý tưởng mới chỉ là chung chung, chưa rõ ràng. Thực tiễn cho thấy, các sự kiện được tổ chức thành công, thường là những sự kiện được dựa trên một ý tưởng rõ ràng nhất. Nên tiến trình giai đoạn này, thường phải hình thành nhiều ý tưởng, và sau đó lựa chọn trong đó, để tìm ra ý tưởng tốt nhất. Để có được những ý tưởng tốt cho sự kiện, cần phải tích cực nghiên cứu và thực hiện một cách có hệ thống gồm nhiều bước:
Trước hết, ra quyết định [thường cùng với sự tư vấn với các bên liên quan chính] liên quan đến các vấn đề về loại hình/ dạng sự kiện, chẳng hạn, những ý tưởng về loại/ dạng sự kiện có thể xuất phát từ những nhu cầu, mong muốn như sau:
Lễ kỷ niệm một sự kiện đặc biệt của thị trấn hoặc khu vực sinh sống. Trưng bày, hay phát triển một hoạt động văn hóa, hoặc hoạt động thể thao đặc biệt. Đánh dấu một sự kiện lịch sử, ngày lễ quốc gia hoặc địa phương. Tổ chức và tạo ra một sự kiện thể thao mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện thể thao quần chúng. Thu hút nhiều hơn số lượng du khách đến thăm, gia tăng thời gian lưu lại và sự chi tiêu của khách ở thành phố/khu vực. Cải thiện hoặc tái lập hình ảnh của thành phố/khu vực. Khuyến khích và tôn vinh các hoạt động mang tính chất cộng đồng. Đánh dấu một cơ hội hoặc một sự ra mắt.
Lễ hội và sự kiện là gì?
Lễ hội là một sự kiện tổ chức để tôn vinh, kỷ niệm hoặc đánh dấu một dịp đặc biệt, thường liên quan đến một hoặc nhiều khía cạnh văn hóa, tôn giáo, lịch sử hoặc truyền thống của một cộng đồng hoặc quốc gia.
Ngành quản trị sự kiện và giải trí ra trường làm gì?
Do đó, sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Sự kiện và Giải trí, có thể làm việc tại: Các công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hoặc tại một số bộ phận của các công ty du lịch, khách sạn với các vị trí như nhân sự, tiếp thị, kế hoạch - tài chính, điều phối sự kiện, tổ chức sự kiện.
Ngành quản trị sự kiện lấy bao nhiêu điểm?
Điểm chuẩn ngành Quản trị sự kiện năm 2023.
Quản trị sự kiện hội nghị là gì?
Quản trị sự kiện [tên tiếng anh Event Management] là ngành học ứng dụng quản trị dự án vào việc lập kế hoạch và triển khai sự kiện như hội nghị, hòa nhạc, đám cưới, festival… Ngành đào tạo các kỹ năng như tổ chức sự kiện, lập kế hoạch, marketing, xây dựng thương hiệu, quan hệ công chúng…