- 20/4/2021
- Admin
- Mục: Kiến thức
Trong những năm gần đây, nhu cầu về nguồn nhân sự có chất lượng tốt [đáp ứng được yêu cầu công việc và gắn kết lâu dài với công ty, tổ chức] mỗi ngày mỗi tăng, sự cạnh tranh để có được nhân sự về làm việc cho các công ty ngày mỗi “nóng” khiến mức lương doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động bị nâng lên đôi lúc không tương xứng với chất lượng mà doanh nghiệp kỳ vọng. Với xu hướng này, chiến lược “buy” từ thị trường lao động đã trở nên đắt đỏ và ít hiệu quả; để có thể phát triển lâu dài và bền vững, một số doanh nghiệp đã dịch chuyển dần và bắt đầu đầu tư vào chiến lược “build” [hay còn được hiểu đơn giản là “đào tạo và phát triển tài năng”] để có thể chủ động được nguồn nhân lực mình mong muốn có trong dài hạn.
Để chiến lược đào tạo phát huy được hiệu quả, doanh nghiệp cần biết rất rõ mục tiêu, hay đích đến cụ thể liên quan đến số lượng, chất lượng đội ngũ nhân sự của mình là gì? Hiện trạng đội ngũ của mình như thế nào? Khoảng cách về đội ngũ nhân sự giữa hiện trạng đang có và mục tiêu hướng đến? Những ai, Làm cách nào, thời gian bao lâu & chi phí cần đầu tư để “lấp đầy” được khoảng trống? Để tìm được câu trả lời chính xác cho những câu hỏi trên, các chuyên gia L&D – Learning & Development của doanh nghiệp/tổ chức cần thực hiện hoạt động TNA – training need analysis [phân tích nhu cầu đào tạo] cho doanh nghiệp mình một cách khoa học và nghiêm túc. Hoạt động TNA sẽ bao gồm việc thu thập thông tin sẵn có tại doanh nghiệp/tổ chức, phỏng vấn các đối tượng phù hợp và phân tích dữ liệu thu thập được, TNA thường được thực hiện ở 3 cấp độ: [1] Cấp độ tổ chức, [2] Cấp độ nghề nghiệp và [3] Cấp độ cá nhân. Mục đích và những thông tin chính cần thu thập ở mỗi cấp độ được tóm tắt như tại Figure 1 bên dưới bài viết.
Figure 1: 03 cấp độ đánh giá TNA
Với việc triển khai hoạt động TNA 3 cấp độ, chuyên gia L&D sẽ giúp doanh nghiệp/tổ chức trả lời được 3 câu hỏi lớn:
WHY [Tại sao doanh nghiệp/tổ chức phải cần đào tạo, đào tạo sẽ đem lại cho doanh nghiệp/tổ chức kết quả gì?]
WHO [Những ai cần được đào tạo?]
WHAT [Họ cần được đào tạo cụ thể nội dung, cần được cải thiện điều gì?]
Thông thường, hoạt động TNA sẽ do chuyên gia L&D của doanh nghiệp/tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp/tổ chức nào cũng có được đội ngũ nhân sự với các chuyên gia có thể đảm nhiệm được hoạt động TNA này, trong trường hợp đó, để khóa đào tạo/chương trình đào tạo được đánh giá cao, có ý nghĩa thực tiễn với học viên và doanh nghiệp, các giảng viên cần phải tham gia vào hoạt động TNA này. Và để đảm bảo sự tập trung, giảng viên chỉ cần tập trung vào hoạt động TNA ở cấp độ và 3 là đủ. Chi tiết các tài liệu cần được thu thập và phương pháp thực hiện được gợi ý tại Figure 2 của bài viết này.
Figure 2: Chi tiết các dữ liệu cần thu thập trong hoạt động TNA và phương pháp thu thập thông tin
Kết quả của hoạt động TNA, doanh nghiệp/tổ chức sẽ thấy được rõ bức tranh tổng quan và cụ thể với số liệu minh chứng cho tình hình hiện trạng chất lượng nhân sự ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh, bài toán kế hoạch đào tạo để nâng cao chất lượng nhân sự, qua đó ảnh hưởng tích cực đến kết quả kinh doanh mình mong muốn hướng đến.
Figure 3: Ví dụ tóm tắt 1 bản TNA ngắn gọn
Cùng với xu hướng chuyển dịch từ chiến lược “buy” qua chiến lược “build” nhân sự, đã có những ý kiến nghi ngờ về tính hiệu quả của hoạt động đào tạo. Bỏ ra chi phí, nhưng hiệu quả gia tăng không đáng kể. Với kinh nghiệm của 1 tổ chức đã từng đào tạo hơn 350 khóa cùng các tập đoàn nhà nước, tư nhân lớn như: Vingroup, EVN, Viglacera, PVOil, Hòa Phát, CENgroup,.. hay các doanh nghiệp SME trong nhiều lĩnh vực khác nhau, MCG – TG đã phân tích và cho rằng, việc đào tạo chưa phát huy được tác dụng như mong đợi phần lớn đến từ 2 nguyên nhân lớn sau:
- Hoạt động TNA của doanh nghiệp chưa được thực hiện khoa học dẫn đến xác định sai đối tượng cần được đào tạo, nội dung họ thực sự cần được đào tạo là gì? kết quả mong đợi sau đào tạo nên đặt ra?
- Kế hoạch hành động sau đào tạo chưa được phát triển dẫn đến học viên đã được học xong nhưng không có kế hoạch triển khai áp dụng thực tế với sự hỗ trợ và giám sát của doanh nghiệp/tổ chức.
Với bài viết này của mình, MCG-TG hi vọng đem lại một góc nhìn mới và cụ thể hơn về tầm quan trọng của hoạt động TNA cho một doanh nghiệp nói chung cũng như các giảng viên thực hiện việc đào tạo cho doanh nghiệp nói riêng. Một khi chúng ta trả lời được rõ ràng và cụ thể những câu hỏi đã được đề cập đến ở phần đầu của bài viết, chiến lược “build” nhân sự sẽ đem lại những thành tích thiết thực và tạo ra sự đột phá trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng là những người hoạt động trong lĩnh vực L&D, hãy cùng học cách thực hiện TNA đơn giản, khoa học và chính xác để những giá trị chúng ta đem lại cho cộng đồng thực sự có ý nghĩa và được mọi người đón nhận.
Xuất phát từ xu hướng thực tế và những trăn trở của người làm nghề L&D, lần đầu tiên, khóa học "L&D Professional - L&D chuyên nghiệp" do MCG Talent Gene xây dựng và triển khai vào tháng 5 này dành riêng cho những người mới bước chân vào nghề L&D của các Công ty/Tập đoàn, tập trung vào các mục tiêu cụ thể đảm bảo tính toàn diện, chuyên sâu, thực tiễn và dễ ứng dụng. Tham gia ngay!
Giống như tên gọi của nó, Phân tích nhu cầu đào tạo [Training Needs Analysis- viết tắt: TNA] là xuất phát điểm quan trọng để xác định khoảng cách [ hay sự thiếu hụt] hiện có nhằm đánh giá nhu cầu bồi dưỡng, tiếp nhận các kỹ năng mới cho nhân sự. Quá trình này sẽ chỉ ra các giải pháp khác nhau bao gồm cả việc đào tạo và các hoạt động trợ giúp, hỗ trợ cần thiết để đáp ứng những yêu cầu bắt buộc.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem xét các lý do chính và cách thức để tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo [TNA].
Những lý do chính nào dẫn đến việc tiến hành Phân tích nhu cầu đào tạo [TNA]?
Dưới đây là một số lý do chính dẫn tới quyết định việc tiến hành TNA:
- Để đảm bảo rằng yêu cầu của khách hàng đã được đáp ứng
- Để có thể đặt ra các mục tiêu phù hợp và đạt được chúng
- Để tạo một chuẩn mực để thiết lập so sánh, đối chiếu
- Để cho phép mọi người có thể đánh giá và liên tục nâng cấp hiệu suất riêng
- Để làm nổi bật các vấn đề chất lượng và xác định các lĩnh vực trọng tâm
Lý do cần phân tích nhu cầu đào tạo
Các bước của quy trình Phân tích nhu cầu đào tạo [TNA] là gì?
Quá trình Phân tích nhu cầu đào tạo gồm bốn giai đoạn. Việc chia quá trình này thành các giai đoạn sẽ đảm bảo rằng các giải pháp đưa ra sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu mong muốn. Nó cũng sẽ giúp bạn xác nhận nhu cầu đào tạo và phân tích được hầu hết các lý do liên quan đến những vấn đề về hiệu suất.
Giai đoạn 1: Phân tích khoảng cách hiệu suất
Phân tích khoảng cách hiệu suất là xác định khoảng cách hiệu suất bằng cách so sánh kết quả hoạt động hiện tại và hiệu suất kỳ vọng của nhân viên. Sự khác biệt giữa hiệu suất kỳ vọng của doanh nghiệp và hiệu suất kinh doanh thực tế được gọi là khoảng cách hiệu suất.
Giai đoạn 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là bước tiếp theo để xác định các nguyên nhân của khoảng cách hiệu suất. Nó giúp bạn tìm ra các nguyên nhân có khả năng dẫn tới những vấn đề hiệu suất [ví dụ: thiếu kỹ năng, năng lực và động lực]. Khi nguyên nhân gốc rễ được xác định, việc phác thảo giải pháp thích hợp để thu hẹp khoảng cách trở nên dễ dàng hơn.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể nhận định trên 5 vấn đề phổ biến sau:
- Kỹ năng / kiến thức
- Năng lực / Môi trường / Tài nguyên
- Khích lệ và hệ quả
- Động lực và kỳ vọng
- Thông tin và Phản hồi
Giai đoạn 3: Phân tích nhu cầu
Phân tích nhu cầu là xác định các loại nhu cầu cần thiết để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ [đã xác định trước đó]. Các phân tích chi tiết này có thể giúp bạn thiết kế và thực hiện hành động can thiệp thích hợp cho từng vấn đề hiệu suất.
Bước phân tích này bao gồm:
- Phân tích đối tượng
- Phân tích công việc
- Phân tích nhiệm vụ
- Phân tích môi trường
- Phân tích lợi ích và chi phí
Giai đoạn 4: Khuyến nghị
Khuyến nghị bao gồm việc đưa ra các đề xuất, giải pháp. TNA giúp chúng ta xác định xem đào tạo có phải giải pháp phù hợp hay không. Đôi khi, đào tạo cần được hỗ trợ bởi các giải pháp khác.
Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo
Các hướng đề xuất phổ biến:
Lựa chọn 1 – Đào tạo là giải pháp tốt nhất
Đào tạo có thể là giải pháp tốt nhất khi hiệu suất là vấn đề chưa được giải quyết. Đào tạo có thể cần thiết khi các vấn đề sau đang ảnh hưởng đến hiệu suất:
- Thiếu kiến thức hoặc thiếu kỹ năng
- Thiếu các kỹ năng cơ bản, như kỹ năng đọc, viết, công nghệ và toán học
- Luật pháp và trật tự hoặc chính sách đòi hỏi những kiến thức hoặc kỹ năng mới
- Thiếu kiến thức về công nghệ mới
- Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ mới
- Tiêu chuẩn hiệu suất cao hơn nhưng chưa được huấn luyện đầy đủ
- Nhân viên mới thiếu động lực
Lựa chọn 2 – Đào tạo không phải là giải pháp tốt nhất
Đào tạo không phải là giải pháp tốt nhất khi vấn đề về hiệu suất là kết quả xuất phát từ:
- Việc tuyển dụng, lựa chọn hoặc bồi thường
- Các quy tắc và quy định
- Huấn luyện và phản hồi không đầy đủ
- Thiếu công cụ, thiết bị hoặc tài nguyên
- Các vấn đề về bố trí vật lý: cơ sở vật chất, môi trường
- Thiếu động lực cho công việc mới
Agilearn hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một phương pháp triển khai Phân tích nhu cầu đào tạo [TNA] hiệu quả.