Microsoft Office đã nâng cao tính năng cộng tác của họ để có thể cho phép nhiều người sáng tạo cùng nhau làm việc trên tài liệu. Nó cho phép người dùng chia sẻ một tệp trong OneDrive và xem ai đang làm việc trên nó, và thậm chí có một liên kết để gửi cho người khác để truy cập tài liệu dễ dàng hơn.
Cộng tác là thành phần quan trọng trong việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Không giống như hầu hết các chức năng khác trong Microsoft Word , các công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu trong thời gian thực.
Cộng tác & Chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word
Hãy để chúng tôi xem cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, đồng tác giả & chia sẻ tài liệu Microsoft Word.
1] Trước khi thiết lập tệp của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của mình. Mặt khác, bạn có thể sử dụng thư mục “ Public ” tồn tại cho bạn theo mặc định.
2] Nếu bạn muốn tài khoản của riêng mình, hãy mở từ và nhấp vào File Tùy chọn. Từ menu File, bạn cần phải bấm vào Save As và sau đó Thêm một P ren . `thêm địa điểm` sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn của các dịch vụ bạn có thể muốn sử dụng, như SharePoint hoặc OneDrive.
3] Hoàn thành màn hình `Đăng nhập` xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Khi bạn đã hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên tùy chọn Lưu dưới dạng của Word. Sau khi lưu, bạn có thể chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào tùy chọn Tệp và sau đó chọn tùy chọn Chia sẻ và bạn chọn tùy chọn Chia sẻ với mọi người hoặc Tôi nvite People .
4] Để mời và chia sẻ tệp, bạn sẽ phải nhập và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và sau đó gửi cho họ liên kết tới tệp của bạn. Điều này sẽ xảy ra khi bạn nhấp vào tùy chọn Chia sẻ và chọn `Nhận liên kết chia sẻ`. Sau khi nhập địa chỉ email, bạn có thể chọn nếu bạn muốn đồng nghiệp chỉnh sửa tệp hoặc chỉ xem nó.
5] Nếu bạn chọn tùy chọn Chỉnh sửa , bạn đang cho đồng nghiệp của bạn quyền chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bạn và những người bạn đã chia sẻ tệp có thể vừa thực hiện thay đổi đối với tệp. Tuy nhiên, trong tùy chọn Xem , bên kia không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bảo vệ tệp của bạn.
Cửa sổ bật lên sẽ cho biết ai đó đang chỉnh sửa tài liệu của bạn và phần được đánh dấu sẽ hiển thị những thay đổi mà người khác đã thực hiện tệp của bạn.
Bạn có thể xóa mọi người bằng cách nhấp chuột phải vào tên của người dùng và chọn tùy chọn `Xóa người dùng`. Nếu bạn cho phép đồng nghiệp thay đổi tệp và sau đó thay đổi ý định, bạn có thể thay đổi quyền cho nhân viên đó. Nhấp chuột phải vào tên của nhân viên trong tóm tắt và chọn “Thay đổi quyền để có thể xem”. Bạn cũng có thể làm theo cách khác, cho phép một nhân viên thay đổi tập tin sau khi cho phép họ xem nó.
Khi bạn chia sẻ xong, bạn chỉ cần nhấp vào `X` ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Nguồn : Office.com.
Hướng dẫn bằng Video:
Vào Kênh Youtube để xem nhiều thủ thuật hay
Hướng dẫn bằng văn bản:
Trong nhiều trường hợp ta muốn nhiều người dùng truy cập và cùng chỉnh sửa file Excel / Word. Theo cách truyền thống là người này chỉnh xong sẽ gửi cho người kia chỉnh, làm vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế hướng dẫn sau sẽ giúp mọi người cùng vào chỉnh sửa file trực tuyến, cho dù bạn ở bất cứ đâu miễn có máy tính và lên mạng được là sẽ tham gia chỉnh sửa file được.
Tóm tắt cách làm:
- Ta tạo 1 file dùng chung, sau đó tải lên Google Driver của người mình.
- Ta tiến hành chia sẻ và phân quyền cho phép mọi người có thể chỉnh sửa file
- Ta chia sẻ cho mọi người, ai có link thì có thể vào chỉnh sửa file [Khi vào có hỏi đăng nhập Gmail thì ta phải đăng nhập vào Gmail của mình]
Sau đây là các bước thực hiện:
B1: Nếu bạn chưa có file Excel thì tạo file Excel để mọi người dùng chung
B2: Đăng nhập vào Gmail của bạn, chọn mở " Trang Tính "
B3: Sau khi mở " Trang Tính " ta chọn dấu + để tạo mới
B4: Khi tạo mới trang tính ta vào Tệp/Mở
Chọn Tab "Tải Lên", nhấn nút "Chọn tệp từ thiết bị" và chọn file Excel nằm trên máy để tải file lên ổ Drive
B5: Chọn nút chia sẻ để phân quyền cho mọi người dùng chung
B6: Mặt định khi chia sẻ thì chỉ những người ta thêm địa chỉ mail vô danh sách thì họ mới có quyền xem hay chỉnh sửa file. Nhưng ở đây ta muốn chia sẻ cho bất cứ ai có đường link nên ta chọn vào vị trí chia sẻ như hình sau:
B7: Tại mục chia sẻ ta chọn phân quyền, tại đây ta có 3 quyền:
- Người xem: là mọi người chỉ được vào xem nội dung, không thể nhận xét, không thể chỉnh sửa nội dung.
- Người nhận xét: là mọi người vào xem và có quyền nhận xét file đó nhưng không thể chỉnh sửa nội dung trong file
- Người chỉnh sửa: là mọi người có toàn quyền xem, nhận xét và cùng chỉnh sửa nội dung trong file
Mục đích của ta muốn cho mọi người có thể vào chỉnh sửa nên chọn mục "Người chỉnh sửa". Sau đó nhấn vào "Sao chép đường link" để gửi đường link cho mọi người
B8: Bạn gửi đường link đã copy cho mọi người trong nhóm, ai có đường link thì có thể vào chỉnh sửa file Excel, nội dung file sẽ tự động cập nhật mỗi khi có người chỉnh sửa. Khi mở đường link nếu có yêu cầu đăng nhập Gmail thì người dùng hãy đăng nhập vào Gmail của mình là có thể sử dụng file.
B9: Sau khi file được mọi người chỉnh sửa ta mở file trong " Trang Tính " của Gmail rồi tải file xuống máy
Bài viết được soạn và dịch bởi: Kim Xuân, Thanh Bình
Bạn là sinh viên và thường có những bài tập nhóm ở lớp. Nhóm của bạn cùng nhau soạn thảo để tạo nên 1 file word thật hoàn chỉnh.
Vậy bạn biết không, với Word 2016 và các phiên bản mới hơn, bạn có thể:
- Nhiều người cùng soạn thảo trên 1 file word duy nhất một cách đơn giản, nhanh chóng, hiệu quả, tiện lợi.
- Tiết kiệm đến 90% thời gian và công sức so với cách làm thông thường.
Cụ thể chức năng cộng tác trên Word sẽ giúp mỗi người trong nhóm không phải tạo 1 file riêng. Mà chỉ cần tạo 1 file duy nhất cho cả nhóm. Do đó:
- Sẽ không cần gửi nhiều file trao đổi qua lại. Cũng không phải tải về các file từ nhiều người.
- Không mất công cập nhật, thay đổi, điều chỉnh, tổng hợp từ nhiều file một cách thủ công.
- Không lãng phí nhiều thời gian và công sức.
Nếu bạn thấy tính năng này hữu ích, thú vị và muốn tìm hiểu để áp dụng thì hãy đọc tiếp nhé. Chúng mình xin chia sẻ với bạn ngay và luôn.
Để cộng tác trên Word, bạn sẽ chỉ thực hiện 2 task đơn giản sau đây:
- Chia sẻ file với team.
- Sau đó, các thành viên trong nhóm có thể cùng chỉnh sửa trên file đã được chia sẻ.
Chia sẻ file word để các bạn có thể cộng tác với nhau
Khi bạn chia sẻ file word của mình với các thành viên khác và cấp cho họ quyền chỉnh sửa, những thay đổi của mọi người đều được thực hiện trong cùng một file word.
- Bước 1: Ở góc trên cùng bên phải, phía trên dải băng, bạn bấm vào Chia sẻ.
- Bước 2: Nếu tài liệu này chưa nằm trong OneDrive, bạn cần lưu tài liệu vào OneDrive.
- Bước 3: Bạn nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và thực hiện các lựa chọn cho quyền mà bạn muốn cho phép.
- Bước 4: Bạn có thể nhập thông điệp, rồi bấm nút Gửi.
- Bước 5: Mỗi thành viên được chia sẻ sẽ nhận được 1 email có link đến file word này. Các bạn ấy chỉ cần truy cập link là có thể xem hoặc chính sửa được rồi.