Một chuyên viên tuyển dụng là người thực hiện công việc tìm kiếm, thu hút, lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí cho hoạt động tổ chức, doanh nghiệp mình đang cần.
6 Kỹ năng cần có của một chuyên viên tuyển dụng nhân sự
Những năm trước đây, nghề nhân sự vẫn còn là khái niệm lạ lẫm ở Việt Nam vì bị gắn với khái niệm buồn tẻ của công việc hành chính sự vụ. Tuy nhiên gần đây công việc này đang có xu hướng trở thành nghề hot, giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nghề nhân sự không chỉ dừng lại ở những công việc như tuyển dụng, đào tạo, tính toán lương + thưởng và các chế độ khác cho nhân viên mà nó còn có tầm quan trọng rất lớn đối với một doanh nghiệp.
Một trong những công việc của nghề nhân sự mà tôi muốn đề cập đến đó chính là công tác "tuyển dụng nhân sự" - Đây được xem là công tác đầu tiên và góp phần quan trọng nhất trong công việc quản trị nhân sự nói chung.
A. Vậy tuyển dụng nhân sự là gì ?
- Tuyển dụng nhân sự nói một cách dễ hiểu nhất là tuyển chọn con người để sử dụng cho mục đích hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Đó là một quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhiệm vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Việc tìm được người lao động phù hợp với vị trí công việc ngay từ khâu ban đầu sẽ giúp cho hoạt động quản trị được dễ dàng, nhẹ nhàng hơn.
- Và chuyên viên tuyển dụng là người thực hiện công việc tìm kiếm, thu hút, lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí mà tổ chức, doanh nghiệp mình đang cần.
- Khi nói đến quá trình tuyển dụng, việc này không chỉ dừng lại ở một vài khâu như đăng tuyển thông tin, phỏng vấn, thông báo nhận việc mà đó là một quá trình lâu dài từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến giải quyết những yêu cầu, thanh lý hợp đồng cho người lao động rời khỏi công ty.
B. Chuyên viên tuyển dụng nhân sự có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?
- Vai trò của chuyên viên tuyển dụng là cả một quá trình lâu dài, liên tục. Một khi lựa chọn được người lao động phù hợp và họ có sự gắn bó, thăng tiến phát triển lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp thì khi ấy hoạt động tuyển dụng đã thành công.
- Vậy chuyên viên tuyển dụng có phải được ví như những nhà tiên tri, thầy bói có thể phán đoán, lựa chọn chính xác đối tượng người phù hợp cho doanh nghiệp hay không nhằm đạt được hiệu quả cao nhất và tránh lãng phí, rủi ro nguồn lực? Vị trí này đòi hỏi năng lực chuyên môn khá cao và bạn phải đảm nhiệm các công việc của một quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh bao gồm:
- Xác định nhu cầu tuyển dụng.
+ Thống nhất yêu cầu tuyển dụng với các đơn vị có nhu cầu tuyển dụng.
+ Viết thông tin tuyển dụng- Truyền thông thông tin tuyển dụng.
+ Lọc CV và sắp xếp lịch phỏng vấn
+ Phỏng vấn ứng viên
+ Đánh giá ứng viên
+ Lựa chọn hoặc tư vấn cho các đơn vị lựa chọn ứng viên phù hợp.
*** Để có thể tuyển dụng thành công, mỗi chuyên viên tuyển dụng cần có những năng lực chuyên môn, thái độ, và kinh nghiệm nhất định đáp ứng yêu cầu công việc:
- Thứ 1: Hiểu về ngành và các thay đổi:
- Thứ 2: Hiểu về kinh doanh trong Công ty:
- Thứ 3: Hiểu về vị trí công việc:
- Thứ 4: Định biên nhân sự: .
- Thứ 5: Xây dựng được nguồn ứng viên dự trữ sẵn sàng:
- Thứ 6: Nâng cao năng lực phỏng vấn:
- Thứ 7: Xây dựng và phát triển hệ thống công cụ đánh giá:
- Thứ 8: Khả năng gắn kết nhân viên:
- Thứ 9: Kiểm định quy trình tuyển dụng thường xuyên:
Chuyên viên tuyển dụng chính là cầu nối giữa các ứng viên với công ty, tìm kiếm và lựa chọn những người có năng lực về cống hiện cho công ty, để làm tốt điều đó, đối với mỗi chuyên viên cần được trang bị và hoàn thiện những kỹ năng cần thiết nhất để trở thành nhà tuyển dụng giỏi.
C. Chuyên viên tuyển dụng cần kỹ năng gì ?
1. Kiến thức vững vàng.
+ Để trở thành một chuyên viên giỏi trước hết phải nắm vững kiến thức chuyên môn, chuyên sâu về tuyển dụng, quản trị nhân sự, truyền thông marketing thông tin tuyển dụng, và phải có kiến thức và hiểu biết về tâm lý học. Đây là lĩnh vực đòi hỏi học sâu hiểu rộng nhiều vấn đề và am hiểu nhiều lĩnh vực khác nhau.
2. Kỹ năng mềm.
+ Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, nghiệp vụ tuyển dụng, phân tích tâm lý ứng viên, trang bị các công cụ nhận diện tính cách, tìm hiểu về nhân tướng học, kỹ năng xử lý tình huống...và rất nhiều kỹ năng khác, với vai trò là tìm đúng người đúng việc thì những kỹ năng mềm này là bắt buộc đối với mỗi chuyên viên.
3. Rà soát và sàng lọc.
+ Sàng lọc ứng viên là công việc hàng ngày của chuyên viên tuyển dụng, sàng lọc nhiều bước sẽ có lựa chọn tốt nhất và chính xác nhất.
+ Có thể trên giấy tờ ứng viên này có những kỹ năng tuyệt vời với một bản CV khá hoàn thiện, ứng viên khác kinh qua nhiều công ty trong khoảng thời gian ngắn, ứng viên thứ ba có bằng cấp cao...Trên giấy tờ là vậy, nhưng điều quan trọng bạn tìm ra những điểm trống trong quá trình làm việc của họ, tất cả những nguyên nhân mà họ từ bỏ công việc cũ, tìm những nhân viên phù hợp với vị trí công việc.
+ Tìm ra những ứng viên cho buổi phỏng vấn trực tiếp, việc rà soát lại thông tin giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, tuy nhiên cần hết sức cẩn trọng, nếu không sẽ mắc sai lầm, đừng tin tất cả những con chữ hoàn hảo trên giấy, chỉ tuyển dụng những ứng viên trải qua được nhiều vòng và họ thuyết phục được bạn là họ sẽ đảm nhận tốt vị trí đó.
4. Xây dựng bản mô tả công việc cụ thể để tạo sức hút.
+ Vị trí công việc là gì, đòi hỏi bằng cấp, kinh nghiệm như thế nào, các kỹ năng bổ trợ ra sao, đồng thời cần cụ thể mức lương, yêu cầu trong quá trình phỏng vấn, ngày đăng tuyển, ngày hết hạn. Càng cụ thể càng tốt, tạo một bảng mô tả rõ ràng, minh bạch sẽ tạo sức hút đối với các ứng viên, tạo nên sự nổi bật so với các công ty khác.
5. Rèn luyện kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng.
+ Đây là một trong giai đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng, từ việc lên danh sách câu hỏi tuyển dụng để xác định đúng năng lực cũng như thái độ thật sự của từng ứng viên, sử dụng linh hoạt các dạng câu hỏi khác nhau trong quá trình phỏng vấn, câu hỏi dạng truyền thống, dạng hành vi trong quá khứ, quan trọng nữa là làm chủ buổi phỏng vấn, tạo không khí thân thiện để giảm bớt căng thẳng cho các ứng viên, như vậy buổi phỏng vấn sẽ trở nên thành công cho cả hai bên.
+ Nếu bạn là chuyên viên mới thì trong buổi phỏng vấn nên có thêm một chuyên viên nữa, như vậy kết quả đánh giá sẽ khách quan hơn, bạn cũng có thể học hỏi được nhiều hơn từ đồng nghiệp của mình.
6. Học cách làm việc nhóm hiệu quả.
+ Có mối quan hệ tốt đối với đồng nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi thế cho bạn, đôi khi nếu bản thân tự thấy không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng bạn có thể nhờ đồng nghiệp để có một sự thương lượng tốt hơn, họ có thể giúp bạn tìm kiếm một đồng nghiệp phù hợp cho vị trí đó.
+ Tạo nên mối liên hệ tương hỗ giũa các đồng nghiệp, và bạn cũng học hỏi được nhiều từ việc chia sẻ những kinh nghiệm.
Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành và theo dõi những chia sẻ của working.vn. Chúng tôi tin rằng các bạn sẽ luôn là những chuyên viên tuyển dụng xuất sắc. Chúc các bạn thật thành công hơn nữa nhé !
Hoài Sa
Nhân sự hay nhân lực là đối tượng cực kỳ quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, dưới góc độ lao động, họ là người lao động làm việc cho người sử dụng lao động. Với sự phát triển của kinh tế xã hội, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày có nhu cầu tuyển dụng đội ngũ nhân lực có tri thức cao và kỹ năng hoàn thiện. Trong phạm vi bài viết này, người viết tập trung phân tích khái niệm tuyển dụng nhân sự và nêu rõ vai trò của tuyên dụng nhân lực trong doanh nghiệp.
1. Tuyển dụng nhân sự là gì?
Nhân sự là thuật ngữ được dùng để chỉ những người làm việc trong các cơ sở sử dụng lao động
Tuyển dụng nhân sự được hiểu là quá trình thu hút những người lao động có nguyện vọng và có khả năng làm việc trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau[ nội bộ hoặc bên ngoài], xuất phát từ nhu cầu mở rộng, bổ sung hoặc thay thế nhân lực trong doanh nghiệp mà các giải pháp khác không thể đáp ứng được.
Cũng có thể hiểu tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và tuyển chọn ứng viên có trình độ tốt từ trong hoặc ngoài tổ chức để đáp ứng nhu cầu công việc, một cách hiệu quả và kịp thời.
Nhưng hiểu một cách sơ khai nhất, tuyển dụng nhân sự là tuyển và sử dụng nhân lực.
Tuyển dụng nhân lực bao gồm hai giai đoan tuyển mộ nhân lực và tuyển chọn nhân lực.
Tuyển mộ nhân lực là hoạt động chiêu mộ, thu hút ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển. Nói cách khác tuyển mộ còn là quá trình thu hút những người lao động có trình độ từ bên ngoài xã hội và bên trong nội bộ doanh nghiệp. Quá trình tuyển mộ của một tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: uy tín, thương hiệu của tổ chức đó; văn hóa, môi trường làm việc; phương pháp quản lý, tổ chức; chính sách lương bổng và đãi ngộ; điều kiện làm việc; cơ hội thăng tiến; ngành nghề lĩnh vực kinh doanh
Tuyển chọn nhân lực là khâu kế tiếp của quá trình tuyển mộ để đảm bảo cho quyết định tuyển dụng nhân lực đúng với yêu cầu đặt ra. Là quá trình đánh giá, sàng lọc những người tham gia dự tuyển để lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc của tổ chức. Tuyển chọn bao gồm các công việc thu nhận hồ sơ ứng viên, nghiên cứu, sàng lọc, thông báo phỏng vấn, phỏng vấn, ra quyết định tuyển chọn. Quá trình tuyển chọn thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như tập quán tuyển chọn của công ty hoặc tổ chức, ý kiến chủ quan của người tuyển dụng, yêu cầu của công việc, khả năng xử lý tình huống của ứng viên,
Với phương châm tuyển dụng dụng nhân phải đúng từ khâu tuyển dụng nên việc tuyển dụng nhân lực giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản trị nhân lực.
2. Tuyển dụng nhân sự trong Tiếng anh là gì?
Tuyển dụng nhân sự trong Tiếng anh là Recruitment.
3. Vai trò của tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp?
Bổ sung nguồn lực phù hợp với yêu cầu. Việc tuyển dụng hiệu quả đem lại một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất. Bởi lẽ, việc tuyển dụng đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng vị trí khiến cho nhân sự và việc làm có sự hòa hợp, đem lại hiệu quả trong việc, đạt được những mục tiêu, định hướng kinh doanh hiệu quả.
Tăng khả năng cạnh tranh bền vững. Trình độ, kỹ năng của nhân lực là những giá trị cốt lõi để đưa doanh nghiệp phát triển, nếu tuyển dụng được đội ngũ nhân lực hoàn thiện, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp thì kết quả cạnh tranh trên thị trường sẽ bền vững và có hiệu quả cao.
Cho phép hoàn thành kế hoạch đã định. Thông thường hoạt động tuyển dụng được đặt ra khi doanh nghiệp có nhu cầu hoàn thành một công việc nhất định, vì vậy, kế hoạch đã định định hoàn toàn có thể hoàn thành nếu hoạt động tuyển dụng cực kỳ hiệu quả.
Giúp tiết kiệm chi phí và sử dụng nguồn ngân sách hiệu quả. Từ những vai trò trên, hoạt động tuyển dụng hiệu quả, có kế hoạch thì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, đồng thời, việc hoàn thành tốt các kế hoạch đã định sẽ tiết kiệm được nguồn ngân sách hiệu quả.
4. Quy trình tuyển dụng nhân lực?
Những vị trí công việc khác nhau, những cơ quan, doanh nghiệp khác nhau thì quy trình tuyến dụng nhân lực cũng khác nhau. Tuy nhiên, mọi quy trình tuyển dụng nhân lực đều bao gồm 2 giai đoạn cơ bản là tuyến mộ và tuyến chọn nhân lực.
4.1. Tuyển mộ
Trong giai đoạn tuyển mộ nhân lực, các doanh nghiệp thường xem xét nhu cầu tuyến dụng nhân lực, cách thức tìm kiếm và thu hút ứng viên tiềm năng đến với doanh nghiệp.
Xác định nhu cầu tuyến dụng
Xác định nhu cầu tuyến dụng là quá trình xác định số lượng, cơ cầu và chất lượng nhân viên tuyển dụng cần có để thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp đã xác định trong giai đoạn cụ thể.
Căn cứ xác định nhu cầu nhân lực.
Để xác định được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, nhà quản trị có thể dựa vào các căn cứ sau:
Mục tiêu của doanh nghiệp : Mục tiêu của doanh nghiệp là cơ sở để xác định về số lượng, chất lượng của nhân lực cần có.
Ví dụ: Doanh nghiệp A kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị nhà bếp, với mục tiêu thị phân tăng 30% và lợi nhuận tăng 20% năm 2016, sẽ tác động đến mục tiêu doanh số. Dựa trên năng suất bình quân của nhân viên bán hàng trong năm 2015 có thể định biên số nhân viên bán hàng cần có trong năm 2016.
+ Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: Cùng với mục tiêu của doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp ở từng thời kỳ giúp xác định chính xác số lượng, chất lượng và cơ cấu đối với nhân lực cần tuyển.
+ Thực trạng chất lượng nhân lực hiện có: Đây là cơ sở để xác định cung nhân lực với nhu cầu nhân lực trong tương lai.
+ Tiêu chuẩn công việc: Đây là căn cứ quan trọng để xác định chất lượng nhân lực của doanh nghiệ. Dựa vào bẳng mô tả công việc, doanh nghiệp có thể xác định được chất lượng cần tuyển dụng theo tiêu chuẩn công việc.
+ Năng suất lao động bình quân: là cơ sở để xác định nhu cầu về mặt số lượng mà doanh nghiệp cần có. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác định số lượng nhân lực cần tuyển dụng trong năm thực hiện.
+ Giải pháp thay thế cho tuyển dụng: Khi xác định nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cần nghiên cứu xem nhu cầu nhân lực thiếu trong ngắn hạn hay dài hạn và các giải pháp có thể thay thế tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt mục tiêu của doanh nghiệp.
Phương pháp xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực:
+ Phương pháp phân tích công việc: Trên cơ sở mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp xác định khối lượng công việc cần hoàn thành, từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực. Các bước cần làm để xác định nhu cầu tuyển dụng: Xác định nhiệm vụ cần hoàn thành; xác định mức lao động trung bình của nhân viên; xác định số nhân lực cần phải có; xác định nhân lực cần tuyển dụng.
+ Phương pháp tỷ suất nhân quả: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp dựa trên khối lượng, quy mô kinh doanh và năng lực của người lao động với giả định rằng năng suất lao động không thay đổi.
Tìm kiếm và thu hút ứng viên.
Nguồn tuyển dụng bên trong doanh nghiệp: tự động tiến cử, đề bạt từ dưới lên, tiến cừ từ trên xuống, công khai đấu thầu công việc,Ưu điểm của nguồn này là đánh giá được năng lực, phẩm chất của ứng viên trên cơ sở công việc trước đó, tạo cơ hội phát triển và thăng tiến cho nhân viên, tuyển dụng từ nội bộ ít tốn kém thời gian và ngân sách. Nhược điểm của nguồn này là hạn chế về số lượng và chất lượng ứng viên, tạo lối mòn trong quản lý, thiếu sự sáng tạo,
Nguồn bên ngoài doanh nghiệp: gồm tất cả những người không phải là nhân viên của doanh nghiệp nhưng có nhu cầu và khả năng làm việc cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên thông qua các trung tâm mối giới việc làm, cơ sở đào tạo, hội chợ việc làm, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, Ưu điểm của nguồn nhân lực này là nguồn ứng viên phong phú, đa dạng cả về số lượng lẫn chất lượng, tạo ra môi trường quản lý mới cho doanh nghiệp, dễ dàng huấn luyện, đào tạo ngay từ đầu, ..Nhược điểm là chi phí tuyển dụng cao, mất nhiều thời gian hòa nhập với công việc và môi trường làm việc.
Để thu hút ứng viên quan tâm đến doanh nghiệp, quảng cáo tuyển dụng là cách thức được nhiều doanh nghiệp sử dụng, dù dùng theo phương thức nào những cũng phải đảm bảo các nội dung:
+ Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp.
+ Trình bày lí do tuyển dụng.
+ Mô tả một số trách nhiệm chính trong công việc.
+ Liệt kế một số yêu cầu cơ bản đối với vị trí tuyển dụng.
+ Nêu rõ về hô sờ dự tuyển, địa chỉ nhận hồ sơ, cách thức nhận hồ sơ.
+ Một số kích thích về vật chất hoặc tinh thần.
4.2. Tuyển chọn
Là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển dụng để xác định ứng viên phù hợp với doanh nghiệp . Một số kỹ thuật đánh giá ứng viên:
Thu nhận, sàng lọc hồ sơ: Sau khi các ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển thì doanh nghiệp tiến hành xử lý, xàng lọc hồ sơ.
Sàng lọc hồ sơ là kỹ thuật lựa chọn dựa trên việc nghiên cứu hồ sơ của tùng ứng viên để đánh giá năng lực về mặt hồ sơ so với tiêu chuẩn tuyển dụng. Kỹ thuật này thường được áp dụng đầu tiền trong quy trình tuyển chọn nhân viên nhằm loại bỏ bớt các ứng viên không đạt yêu cầu cơ bản về mặt hồ sơ.
Phỏng vấn tuyển chọn là cuộc đàm thoại sâu và chính thức giữa nhà tuyển chọn và ứng viên, để đánh giá ứng viên theo các khía cạnh khác nhau mà thông qua nghiên cứu hồ sơ xin việc hay trắc nghiệm chưa làm rõ được.
+ Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn trong tuyển chọn:Để thu thập các thông tin về người xin việc như hiểu biết về công việc, các kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, khả năng làm việc theo nhóm, khả năng giao tiếp, động cơ xin việc và các hạn chế của ứng viên. Bởi các thông tin thu thập được từ các công cụ tuyển chọn khác có thể chưa đủ, chưa rõ ràng, quá trình phỏng vấn tạo cơ hội cho thông tin được rõ ràng hơn, được giải thích cặn kẽ hơn. Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển dụng giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, ưu thế của công ty. Đây là hình thức quảng cáo tốt nhất.
Ra quyết định tuyển chọn: Khi đã thu được các thông cần thiết về ứng viên thông qua các bước trên đáp ứng được các yêu cầu tuyển chọn của tổ chức thì hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển chọn với ứng viên