Trong Thế chiến II, thiếu người có kỹ năng của một chuyên gia hành chính. Điều này là do tỷ lệ sinh giảm từ thời kỳ Suy thoái và hoạt động kinh doanh bùng nổ sau chiến tranh. Năm 1942, Hiệp hội Thư ký Quốc gia được thành lập nhằm ghi nhận những đóng góp của nhân viên hành chính cho nền kinh tế, hỗ trợ sự phát triển của họ và thu hút người lao động vào lĩnh vực này. Trong năm đầu tiên với tư cách là một hiệp hội, họ đã tạo ra Ngày Chuyên gia Hành chính Quốc gia. Những nhân vật quan trọng trong việc thành lập ngày này bao gồm chủ tịch hiệp hội — Mary Barrett, chủ tịch của Dictaphone Corporation — C. King Woodbridge và giám đốc điều hành tài khoản quan hệ công chúng tại Young & Rubicam - Harry F. Klemfuss và Daren Ball
Thời điểm được chỉ định của lễ kỷ niệm lần đầu tiên được quyết định bởi U. S. Bộ trưởng Thương mại, Charles W. Sawyer, với tư cách là Tuần lễ Thư ký Quốc gia, được tổ chức từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 7 tháng 6. Năm 1955, Tuần thư ký được chuyển sang tuần cuối cùng của tháng 4, với Thứ Tư được đánh dấu là Ngày Chuyên gia Hành chính. Năm 1981, tên được đổi thành Tuần lễ Thư ký Chuyên nghiệp, nhưng đến năm 2000, nó trở thành Tuần lễ Chuyên gia Hành chính nhằm bao gồm nhiều trách nhiệm và chức danh công việc của nhân viên hành chính trong nền kinh tế hiện đại. Ngày này đã trải qua nhiều lần thay đổi tên nhưng mục tiêu ban đầu để kỷ niệm và ghi nhận tất cả những công việc khó khăn mà các chuyên gia hành chính đã làm vẫn được giữ nguyên
Các công việc chuyên gia hành chính khác nhau
Chức danh công việc 'chuyên gia hành chính' thực sự là một thuật ngữ chung cho nhiều công việc thuộc danh mục. Trên thực tế, với gần một trăm công việc có chức danh chuyên gia hành chính, có thể một người chuyên về một trong những lĩnh vực này thậm chí không nhận ra rằng họ được coi là hành chính. Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế định nghĩa các chuyên gia hành chính là những cá nhân chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính và điều phối thông tin để hỗ trợ môi trường văn phòng và là những người tận tâm thúc đẩy sự phát triển của họ trong nghề nghiệp đã chọn. Quản trị bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau bao gồm quản lý văn phòng, trả lời điện thoại, công việc văn thư, nói chuyện với khách hàng, nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ
Dưới đây là danh sách chỉ bảy chức danh công việc khác nhau thuộc danh mục hành chính chuyên nghiệp
Trợ lý hành chính – Từ trả lời điện thoại đến các nhiệm vụ văn thư khác nhau, trách nhiệm của một trợ lý hành chính về cơ bản là duy trì hoạt động của văn phòng. Một số trợ lý có thể chuyên sâu hơn những trợ lý khác, đặc biệt nếu họ làm việc trong một lĩnh vực thích hợp như ngành luật, ngành y tế hoặc giáo dục. Một trợ lý hành chính pháp lý có thể cần hiểu rõ các thuật ngữ và thủ tục pháp lý, trong khi một trợ lý y tế có thể cần phải cực kỳ thông thạo các thuật ngữ y tế khi đọc các báo cáo và họ cần được cung cấp đầy đủ thông tin khi giao dịch với các công ty bảo hiểm. Trong những trường hợp này, tốt nhất là trợ lý hành chính nên được đào tạo về lĩnh vực cụ thể, vì họ cần hiểu rõ về các công việc và khách hàng khác nhau mà họ sẽ đăng nhập và nói chuyện cùng.
Nhiệm vụ công việc chung của một trợ lý hành chính bao gồm kế toán, lập kế hoạch và lập kế hoạch, và tài liệu. Trợ lý thường được giao phụ trách theo dõi chi tiêu, nghĩa là họ cần phải làm quen với việc tạo bảng tính trong phần mềm kế toán văn phòng. Trợ lý hành chính thường được giao phụ trách lập kế hoạch cho các sự kiện từ cuộc họp hội đồng quản trị đến bữa trưa. Điều này có nghĩa là họ cần sẵn sàng nghiên cứu giá của nhà cung cấp và cảm thấy thoải mái khi hỏi người tham gia về tình trạng sẵn có của họ
Quản trị viên nguồn nhân lực – Quản trị viên nguồn nhân lực [thường được gọi là HR] quản lý mọi người trong một công ty và giúp doanh nghiệp của họ đạt được lợi thế cạnh tranh. Những người mang chức danh công việc này làm việc để tối đa hóa hiệu suất của nhân viên và chủ yếu quan tâm đến việc tuân thủ các chính sách cơ bản. Mục tiêu tổng thể của HR là đảm bảo sự thành công của một doanh nghiệp thông qua các nhân viên của mình. Họ chuyên tìm kiếm, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên cũng như duy trì lợi ích. Trong các công ty mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ, các chuyên gia được đào tạo thường sẽ thực hiện các nhiệm vụ nhân sự, trong khi ở một công ty lớn hơn, thường có một nhóm người tận tâm với con đường sự nghiệp chuyên về các nhiệm vụ nhân sự khác nhau và tham gia vào quá trình ra quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp. Nhân sự bắt đầu hình thành như một con đường sự nghiệp ở Châu Âu thế kỷ 18, được xây dựng dựa trên ý tưởng của Robert Owen và Charles Babbage trong cuộc cách mạng công nghiệp. Cả hai nhận ra tầm quan trọng của từng người lao động đối với sự thành công của một doanh nghiệp, nhấn mạnh rằng hạnh phúc của nhân viên dẫn đến công việc hoàn hảo. Nguồn nhân lực đã trở thành một con đường sự nghiệp cụ thể vào đầu thế kỷ 20, chịu ảnh hưởng của 'quản lý khoa học' hay Chủ nghĩa Taylor của Frederick Winslow Taylor, hoạt động để cải thiện hiệu quả kinh tế trong các công việc sản xuất
Thư ký – Một số công ty sẽ sử dụng chức danh “trợ lý hành chính” và “thư ký” thay thế cho nhau, nhưng phần lớn các nơi coi hai công việc này là hoàn toàn khác nhau, với trợ lý hành chính có trách nhiệm cao hơn. Nhiệm vụ của một thư ký bao gồm hỗ trợ quản lý và giám đốc điều hành thông qua việc sử dụng các kỹ năng quản lý dự án, giao tiếp và tổ chức. Thư ký có các chức năng tương tự như trợ lý hành chính theo nghĩa là họ cũng giúp quản lý ngân sách, sổ sách kế toán, trả lời điện thoại và chuẩn bị báo cáo chi phí
Người thu thập hóa đơn và tài khoản – Người thu thập hóa đơn và tài khoản quản lý cụ thể và duy trì tài chính của một công ty. Họ nhận các khoản thanh toán, ghi lại thông tin tài chính, sắp xếp thanh toán các hóa đơn quá hạn và giúp các con nợ tìm ra giải pháp thanh toán các hóa đơn quá hạn của họ. Họ thường liên hệ với con nợ qua điện thoại nhưng đôi khi họ sẽ làm điều đó qua thư. Công việc chính của người thu nợ không phải là dọa con nợ phải trả tiền mà là tìm ra giải pháp tốt nhất có thể vừa chấp nhận được vừa thực tế cho con nợ đồng thời tối đa hóa khoản thanh toán cho chủ nợ. Hầu hết những người thu nợ và hóa đơn làm việc trong cơ quan thu nợ bên thứ ba thay vì trong nhà. Tuy nhiên, các chủ nợ lớn như công ty thẻ tín dụng hoặc nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thường sẽ có những người thu nợ tại nhà riêng của họ làm việc suốt ngày đêm với danh sách con nợ lớn của họ.
Quản lý văn phòng – Quản lý văn phòng liên quan đến việc thực hiện, duy trì, đánh giá và thiết kế quy trình làm việc trong văn phòng nhằm duy trì và nâng cao hiệu quả và năng suất. Nó là một phần của chức năng quản trị tổng thể của doanh nghiệp và quản lý tổng thể vì các yếu tố của nó bao gồm dự báo và lập kế hoạch, chỉ huy, kiểm soát và phối hợp, và tổ chức. Nghề này đòi hỏi kỹ thuật lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động văn phòng với một cái nhìn đầy đủ và thấu đáo để đạt được các mục tiêu kinh doanh liên quan đến hiệu suất và hiệu suất của không gian văn phòng. Sự thành công của một doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào hiệu quả của văn phòng. Người quản lý văn phòng chịu trách nhiệm giám sát và xem xét các hệ thống thường tập trung vào các kết quả cụ thể như cải thiện thời gian, doanh thu, sản lượng, doanh số, v.v. Họ thậm chí có thể giám sát hoặc quản lý một nhóm quản trị viên, phân bổ vai trò, đào tạo và tuyển dụng cũng như phân bổ các nhiệm vụ và dự án
Nhân viên lễ tân – Nhân viên lễ tân thường là điểm tiếp xúc đầu tiên của khách hàng và khách hàng. Họ trả lời điện thoại, chào hỏi khách hàng và trả lời các câu hỏi phổ biến về tổ chức. Công việc của họ thường được thực hiện trong khu vực chờ đợi của một doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền sảnh hoặc quầy lễ tân của một tổ chức. Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân bao gồm trả lời các câu hỏi của khách về công ty và sản phẩm của công ty, hướng dẫn khách đến điểm đến của họ, phân loại và gửi thư, nộp hồ sơ, đặt lịch hẹn, nhập dữ liệu và thực hiện nhiều nhiệm vụ văn phòng khác. Ở một số văn phòng, nhân viên lễ tân thậm chí còn phục vụ trà và cà phê cho khách và giữ cho sảnh luôn gọn gàng. Đôi khi, nhân viên lễ tân thậm chí còn đảm nhận vai trò của nhân viên bảo vệ bằng cách xác minh danh tính nhân viên, cấp thẻ cho khách, quan sát và báo cáo các hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ
Giám đốc hành chính – Giám đốc hành chính giám sát các hoạt động hành chính trong một doanh nghiệp. Các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện bởi một giám đốc hành chính khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng nhìn chung, các giám đốc hành chính có xu hướng giám sát và lãnh đạo các bộ phận hành chính như tài chính, nhân sự và quản lý nguyên vật liệu.
Vì các giám đốc hành chính cung cấp khả năng lãnh đạo cho rất nhiều bộ phận hành chính, nên họ cần phải có nhiều kiến thức về cách thức các bộ phận này làm việc và tương tác với nhau. Những chuyên gia này phát triển các chính sách và sáng kiến trên toàn công ty, kiểm soát dòng nhân viên và kinh phí vào từng bộ phận hành chính, đồng thời đóng vai trò là người có thẩm quyền cao nhất đối với lực lượng lao động hành chính tập thể. Họ cũng đóng vai trò là người liên lạc để liên lạc với chủ tòa nhà, nhà cung cấp và các đối tác hợp đồng khác, cũng như cung cấp hướng dẫn về phương pháp vận hành. Họ chịu trách nhiệm về ngân sách của bộ phận hành chính và tuyển dụng
Quản trị viên 401[k] – Đối với nhiều nhân viên, việc tham gia vào quỹ 401[k] rất đơn giản. Nhưng để làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng, có rất nhiều thứ đang diễn ra, từ quản lý hàng ngày đến các yêu cầu tuân thủ. Đó là nơi các quản trị viên 401[k] đến. Được giao nhiệm vụ xử lý tất cả các khía cạnh của quản trị kế hoạch, quản trị viên có thể là thành viên nội bộ của công ty hoặc bên thứ ba
Đầu tiên, một số thuật ngữ. Quản trị viên 401[k] được giao nhiệm vụ quản lý kế hoạch nghỉ hưu của chủ lao động. Với danh sách dài các trách nhiệm và rủi ro trách nhiệm pháp lý, nhiệm vụ này thường được giao cho quản trị viên bên thứ ba [TPA] như LT Trust
Quản trị viên kế hoạch quản lý kế hoạch 401[k] của công ty ở hậu trường. Ngay từ đầu, quản trị viên sẽ có mặt để giúp công ty của bạn cấu trúc các dịch vụ của mình. Bạn sẽ cung cấp cả tài khoản truyền thống và Roth 401[k] chứ? . Điều này có thể có nghĩa là làm việc với công ty của bạn để thiết kế chương trình chia sẻ lợi nhuận và/hoặc phù hợp với nhân viên của bạn.
Làm thế nào để trở thành một chuyên gia hành chính
Tùy thuộc vào lĩnh vực cụ thể mà một chuyên gia hành chính có thể làm việc, trình độ học vấn và kỹ năng của họ có thể khác nhau. Mặc dù một số văn phòng có thể chỉ yêu cầu tối thiểu GED, nhưng một lĩnh vực thích hợp hơn có thể yêu cầu bằng cấp liên quan đến bộ phận, đảm bảo rằng nhân viên hành chính của họ quen thuộc với các thuật ngữ, thông lệ và kỳ vọng tình huống cụ thể
Pháp lý – Một chuyên gia hành chính hoạt động trong lĩnh vực pháp lý phải có hiểu biết về thực tiễn pháp luật. Do đó, yêu cầu cơ bản đối với các chuyên gia hành chính pháp lý là phải có chứng chỉ hoặc bằng cao đẳng về tư pháp hình sự, luật hoặc nghiên cứu trợ lý pháp lý
Y tế - Những người làm việc để trở thành quản trị viên, quản lý hoặc điều hành chăm sóc sức khỏe trước tiên cần đáp ứng một số yêu cầu giáo dục cơ bản. Các quản trị viên chăm sóc sức khỏe cần ít nhất bằng Cử nhân Nghệ thuật hoặc Cử nhân Khoa học về quản lý chăm sóc sức khỏe, nơi họ tìm hiểu về các chủ đề như tài chính và đạo đức chăm sóc sức khỏe, sức khỏe cộng đồng, quản lý chất lượng và tiếp thị chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng muốn các quản trị viên chăm sóc sức khỏe của họ có bằng Thạc sĩ Khoa học về Quản trị Y tế hoặc Thạc sĩ Quản trị Y tế
Giáo dục – Làm việc với tư cách là quản lý trường học là một con đường sự nghiệp căng thẳng và bận rộn nhưng rất bổ ích. Một quản trị viên làm việc trong lĩnh vực giáo dục có thể làm việc tại trường tiểu học, trung học hoặc sau trung học, có thể là tư thục hoặc công lập. Quản lý trường tiểu học và trung học phải hoàn thành chương trình chứng nhận để được chứng nhận là quản lý giáo dục ở các tiểu bang tương ứng của họ. Ở hầu hết các trường, người ta cũng mong đợi mọi người sẽ hoàn thành chương trình học thạc sĩ để trở thành quản trị viên trong khi giảng dạy. Về cơ bản, các yêu cầu thông thường bao gồm bằng cấp và chương trình chuẩn bị cho giáo viên, giấy phép giảng dạy của tiểu bang, ít nhất hai năm kinh nghiệm giảng dạy, bằng thạc sĩ quản lý giáo dục và giấy phép hành chính nhà nước.
Ngày Chuyên gia Hành chính vs. Lễ tân quốc gia
Vậy Ngày Chuyên viên Hành chính và Ngày Lễ tân Quốc gia 13/5 có gì khác nhau? . Hiểu rồi?
Vào Ngày Chuyên gia Hành chính, chúng tôi chúc mừng tất cả mọi người từ nhân viên nhập dữ liệu đến giám đốc hành chính. Nhân viên hành chính ở tất cả các cấp được công nhận vì sự chăm chỉ của họ phía sau – và ngay phía trước – hậu trường, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong toàn bộ công ty và hỗ trợ nhân viên của họ bằng mọi cách họ có thể
Vào Ngày lễ tân quốc gia, chúng tôi đặc biệt kỷ niệm những người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng và khách hàng, đóng vai trò là bộ mặt đại diện cho công ty của họ. Họ giữ cho khách hàng và khách hàng hài lòng và bình tĩnh bất kể sự hỗn loạn xảy ra đằng sau hậu trường và thường đổ lỗi cho những tình huống nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Họ là những người làm việc chăm chỉ mà công việc khó khăn thường bị bỏ qua, đó là lý do tại sao những chuyên gia hành chính này có cả ngày cho riêng mình
Truyền thống Ngày Chuyên gia Hành chính
Chắc chắn, không có bất kỳ truyền thống quốc gia nào về Ngày Hành chính Chuyên nghiệp, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể bắt đầu truyền thống của riêng mình tại văn phòng. Một món quà nhỏ hàng năm dành cho những người làm việc chăm chỉ để giữ cho công ty hoạt động trơn tru là điều ít nhất chúng ta có thể làm để cho họ thấy rằng chúng ta đánh giá cao họ và thừa nhận rằng chúng ta sẽ lạc lối như thế nào nếu không có họ. Vì vậy, từ bộ não của chúng tôi đến bộ não của bạn, đây là một số truyền thống mà chúng tôi nghĩ có thể đáng để thiết lập trong văn phòng của bạn