Kiểm soát được hàng hóa chặt chẽ về cả mặt số lượng, chất lượng, giá trị. Các thông tin này giúp người quản lý có được những nhận định đúng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
- Kịp thời tìm ra những sai lệch giữa sổ sách và thực tế để có phương án xử lý. Ví dụ như hàng hóa bị thất thoát trong thời gian dài, hoặc điều kiện bảo quản kém gây giảm chất lượng hàng hóa lưu kho,.. với mỗi tình huống cụ thể chúng ta sẽ có cách giải quyết riêng..
- Việc kiểm kê cũng giúp hạn chế sự lãng phí không cần thiết khi giải phóng được không gian lưu trữ và công sức quản lý tồn kho
Kiểm kê, quản lý hàng tồn đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất
2. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
2.1 Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là loại kiểm kê có thời gian được lên kế hoạch cụ thể từ trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
2.2 Kiểm kê bất thường
Kiểm kê bất thường là loại kiểm kê không được lên kế hoạch trước, có thể do nhu cầu của cấp trên hoặc các lý do đặc biệt. Một số ví dụ cho trường hợp này là như khi thay đổi người thủ kho, khi có các sự cố bất thường [mất trộm, cháy nổ,..] chưa xác định được thiệt hại,...
2.3 Kiểm kê toàn phần
Kiểm kê toàn phần là kiểm kê toàn bộ các lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thường sẽ được tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
2.4 Kiểm kê từng phần
Kiểm kê từng phần kiểm kê từng loại hàng hóa nhất định tùy theo nhu cầu quản lý. Ví dụ như: chỉ có nhu cầu kiểm kê một loại mặt hàng nào đó, hoặc khi có mất trộm ở một kho hàng.
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường sẽ có sự khác nhau theo từng lĩnh vực ngành nghề để đảm bảo thích hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là quy trình kiểm kê phổ biến được áp dụng với phần lớn doanh nghiệp:
\>>>> Xem Thêm: RFID trong quản lý kho
3.1 Giai đoạn chuẩn bị
Trước khi tiến hành quá trình kiểm kê, quản lý kho cần phải lên kế hoạch phân công và thông báo kế hoạch này đến các bộ phận và nhân sự liên quan. Quản lý phải đảm đảm rằng nhân viên trong kho hàng nắm được quy trình và kế hoạch kiểm kê. Kế hoạch có thể được thông báo qua thư điện tử hoặc thông qua văn bản quyết định từ cấp trên
Quản lý kho phải đảm đảm rằng nhân viên của kho hàng hiểu được kế hoạch kiểm kê.
Trong một kế hoạch kiểm kê quy chuẩn sẽ bao gồm các nội dung và hoạt động sau:
- Thứ tự ưu tiên các khu vực cần phải kiểm tra hàng
- Phương thức tổng hợp thông tin và đối chiếu kết quả sau khi kiểm kê
- Xây dựng phương pháp kiểm kê hiệu quả tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa. Ví dụ như sử dụng mắt để đếm hoặc dùng thước để đo.
3.2 Giai đoạn tiến hành kiểm kê
Sau khi đã hoàn tất bước chuẩn bị, các doanh nghiệp có thể tiến hành quy trình kiểm kê với các bước sau:
- Bước 1: Nhân viên kho có trách nhiệm lập một bảng kê khai đầy đủ danh mục hàng hóa hiện có tại thời điểm kiểm kê, tác vụ này có thể được thực hiện bằng Phần mềm quản lý kho hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng. Danh mục hàng hóa nên được sắp xếp sao cho phù hợp với thứ tự và khu vực hàng hóa trong kho. Điều này sẽ giúp các bước kiểm kê và đối chiếu kết quả dễ dàng hơn.
- Bước 2: Xây dựng các nhóm kiểm kê hàng hóa với 2 nhân viên mỗi nhóm. Các nhóm này sẽ phụ trách kiểm kê số lượng và chất lượng thực tế của hàng hóa tại kho và ghi chú vào bảng kê khai đã lập ở bước 1. Các thành viên của mỗi nhóm có thể ghi chú số liệu độc lập để tăng tính xác thực. Hàng hóa nào đã được kiểm tra sẽ dán sticker để đánh dấu.
- Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê trong bảng kê khai của 2 thành viên, hoạt động này nhằm mục đích bảo đảm tính chính xác của quá trình kiểm kê. Nếu số liệu hai bên bị lệch nhau thì phải tiến hành kiểm tra lại ngay.
- Bước 4: Sau khi các nhóm đã kiểm kê và đối chiếu chéo thì tiến hành tổng hợp kết quả lại một lần nữa. Sau đó tiến hành đối chiếu kết quả với sổ sách hoặc báo cáo tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch thì người phụ trách kiểm tra và quản lý kho hàng ngày phải giải trình lý do.
- Bước 5: Sau khi giải trình về lý do xuất hiện chênh lệch giữa thực tế và sổ sách thì doanh nghiệp cần ghi chú lại để làm cơ sở căn chỉnh lại số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống.
- Bước 6: Cuối cùng là lập biên bản báo cáo kết quả của quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Nội dung sẽ bao gồm các hoạt động kiểm kê, kết luận cuối cùng và đề xuất các phương pháp khắc phục các vấn đề của kho hàng hàng sắp hết hạn, khu vực lưu trữ kho hàng xuống cấp… theo sau đó là chữ ký xác nhận biên bản của các bên tham gia kiểm kê.
Quy trình kiểm kê tồn kho hiệu quả
3.3 Mẫu, biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel
Sau đây là một số mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho thông dụng:
1. Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Mẫu số 04 – VT: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Mẫu số 05 – VT: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
\>>>> DOWNLOAD MẪU > DOWNLOAD MẪU