Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện tới Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
- Bản chính văn bản có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Pháp, Bồ Đào Nha và các nước khác do ĐSQ kiêm nhiệm
- Một [01] bản sao văn bản cần phợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự ;
- Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.
Lưu ý :
- Văn bản của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá/chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán để sử dụng tại Việt Nam phải được chứng thực bởi:
- Bộ Ngoại giao của Pháp ;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ ba tại Pháp hoặc kiêm nhiệm Pháp, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó.
- Văn bản của Việt Nam trước khi đề nghị hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Pháp hoặc nước thứ ba [Bồ Đào Nha] phải được chứng thực bởi :
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ;
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các văn bản được miễn hợp pháp hóa : Trên cơ sở Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự giữa Việt Nam Pháp ký năm 1999, Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi và Công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam năm 2011, các giấy tờ sau được miễn Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự :
- Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con
- Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi
- Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự được miễn hợp pháp hóa tuy nhiên phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên tiếp nhận giấy tờ kia yêu cầu]
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
3. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
4. Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
- Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.
Bước 3: Trả kết quả
Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.
*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
\>>> Xem thêm: Muốn hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận đăng ký kết hôn ở nước ngoài thì cần phải làm gì? Chi phí là bao nhiêu?
Nhật Anh
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.