Định khoản kế toán [hạch toán kế toán] là việc xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có tương ứng loại tài khoản kế toán đó. Điều này giúp xác định được tình hình ngân sách, xu hướng chi tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp.
1. Phân loại định khoản kế toán
Có 2 loại định khoản kế toán là định khoản giản đơn và định khoản kế toán phức tạp. Đặc điểm cụ thể như sau:
- Định khoản giản đơn: Là định khoản chỉ liên quan đến 2 loại tài khoản [TK] kế toán tổng hợp. Cách này cho thấy rõ quan hệ đối ứng của 2 TK kế toán [1 Tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có].
Ví dụ:
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ
Nợ TK Tiền mặt [111]: 20.000.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng [112]: 20.000.000
- Định khoản phức tạp: Là định khoản nêu lên quan hệ đối ứng từ 3 TK kế toán trở lên.
Ví dụ:
Mua nguyên vật liệu 20.000.000 VNĐ thanh toán bằng tiền mặt. Thuế GTGT là 10%.
Nợ TK Nguyên vật liệu [152]: 20.000.000
Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ [131]: 2.000.000
Có TK Tiền mặt [111]: 22.000.000
2. Nguyên tắc định khoản kế toán
- Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
- Trong cùng một định khoản, tổng giá trị bên NỢ = tổng giá trị bên CÓ
- Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn. Nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp vì sẽ khó cho công tác kiểm tra.
- Có thể tách định khoản phức tạp thành những khoản đơn.
\>> Sử dụng phần mềm kế toán hoàn toàn miễn phí
3. Các bước cách định khoản kế toán cơ bản
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán.
Cần xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó liên quan tới những đối tượng kế toán nào.
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan.
- Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng [Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ; chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;…]
- Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- Xác định loại tài khoản [tài khoản đầu mấy?].
- Sự biến động của từng tài khoản [tăng hay giảm?].
Bước 4: Định khoản, ghi Nợ – Nó
- Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
- Ghi giá trị tương ứng.
4. Sơ đồ chữ T và định khoản kế toán cơ bản
Hầu hết, các định khoản kế toán sẽ được thực hiện và áp dụng theo mô hình chữ T. Kế toán cần nhớ nguyên tắc:
Định khoản kế toán là việc xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi vào bên Nợ, bên Có của tài khoản kế toán nào với số tiền là bao nhiêu. Với những người làm kế toán, định khoản kế toán đúng có ý nghĩa vai trò quan trọng để lên được một báo cáo tài chính đúng. Bài viết sau đây, Kế toán NewTrain sẽ hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán giúp các bạn có tư duy tổng quát về định khoản kế toán.
\>>> Xem thêm: Trình tự luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp
– Xác định tài khoản ghi Nợ trước, ghi Có sau.
– Trong cùng một định khoản, tổng số tiền ghi vào bên Nợ của các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
– Một định khoản phức tạp có thể tách thành nhiều định khoản đơn nhưng không được gộp nhiều định khoản đơn thành định khoản phức tạp.
– Định khoản đơn là định khoản chỉ liên quan đến 2 Tài khoản kế toán [1 TK ghi Nợ đối ứng với 1 TK ghi có]
– Định khoản phức tạp là định khoản Có liên quan ít nhất từ 3 tài khoản kế toán trở lên. Gồm các trường hợp sau:
+Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có;
+ Một tài khoản ghi có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ;
+ Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
Hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán
2. Quy trình định khoản các bước định khoản kế toán
Bước 1: Xác định trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến những đối tượng kế toán nào?
Bước 2: Xác định đối tượng kế toán nào tăng, đối tượng kế toán nào giảm với số tiền là bao nhiêu?
Bước 3: Xác định ghi Nợ tài khoản nào, ghi Có TK nào số tiền là bao nhiêu?
Bước 4: Kiểm tra tổng số tiền ghi vào bên Nợ và tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
3. Mối liên hệ giữa quan hệ đối ứng với định khoản kế toán
- Trường hợp 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản này đồng thời làm giảm giá trị tài sản khác một lượng tương ứng.
Nợ TK TS tăng
Có TK TS giảm
Ví dụ: Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 15.000.000đ
Nghiệp vụ trên liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản Tiền gửi ngân hàng và Tài khoản Tiền mặt. Cả hai tài khoản này đều phản ánh Tài sản. Theo nội dung nghiệp vụ thì Tiền gửi ngân hàng giảm 15.000.000 đ còn Tiền mặt tăng 15.000.000 đ, như vậy ta ghi như sau: [ĐVT: đồng]
Nợ TK – Tiền mặt: 15.000.000
Có TK – TGNH: 15.000.000
- Trường hợp 2: Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh làm tăng nguồn vốn này, đồng thời làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng.
Nợ TK NV tăng
Có TK NV giảm
Ví dụ: Vay Ngân hàng trả nợ cho người bán: 25.000.000đ
Nghiệp vụ trên liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản Vay và nợ thuê tài chính; Tài khoản Phải trả người bán. Cả hai tài khoản này đều phản ánh Nguồn vốn. Theo nội dung nghiệp vụ thì Vay và nợ thuê tài chính tăng 25.000.000 đ còn Phải trả người bán giảm 25.000.000 đ, như vậy ta ghi như sau: [ĐVT: đồng]
Nợ TK – Phải trả cho người bán: 25.000.000
Có TK – Vay và nợ thuê tài chính: 25.000.000
- Trường hợp 3: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguồn vốn, đồng thời làm tăng giá trị tài sản một lượng tương ứng.
Nợ TK TS tăng
Có TK NV tăng
Ví dụ: Nhà nước cấp cho đơn vị một tài sản cố định hữu hình trị giá : 50.000.000đ
Nghiệp vụ trên liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản Nguồn vốn kinh doanh và Tài khoản Tài sản cố định hữu hình. Theo nội dung nghiệp vụ thì giá trị tài sản cố định hữu hình tăng 50.000.000 đ đồng thời Nguồn vốn kinh doanh tăng 50.000.000 đ, như vậy ta ghi như sau: [ĐVT: đồng]
Nợ TK – Tài sản cố định hữu hình:50.000.000
Có TK – Nguồn vốn KD: 50.000.000
- Trường hợp 4: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguồn vốn kinh doanh, đồng thời làm giảm giá trị tài sản một lượng tương ứng.
Nợ TK NV giảm
Có TK TS giảm
Ví dụ: Chuyển tiền gửi Ngân hàng nộp thuế cho ngân sách nhà nước: 35.000.000đ.
Nghiệp vụ trên liên quan đến hai tài khoản: Tài khoản Tiền gửi ngân hàng và Tài khoản Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Theo nội dung nghiệp vụ thì Tiền gửi ngân hàng giảm 35.000.000 đ đồng thời khoản thuế phải nộp cho nhà nước giảm 35.000.000 đ
Kế toán ghi sổ như sau: [ĐVT: đồng]
Nợ TK – Thuế và các khoản phải nộp NN:35.000.000
Có TK – TGNH: 35.000.000
\>>>> Bài viết liên quan: Phân biệt tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách định khoản kế toán, nếu các bạn có vấn đề gì còn thắc mắc vui lòng để lại thông tin liên lạc bên dưới.