Kho lưu trữ là nơi quan trọng để bảo quản và duy trì hồ sơ điện tử của bạn. Trong thời đại kỹ thuật số, quá trình lưu trữ hồ sơ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn đảm bảo tính an toàn và dễ dàng truy cập. Tuy nhiên, để đảm bảo hồ sơ điện tử được lưu trữ đúng cách và có thể tìm kiếm dễ dàng, bạn cần tuân theo một số nguyên tắc quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử đúng cách trong kho lưu trữ.
Cùng chủ đề:
- Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả
- 3 Bước lập hồ sơ điện tử ĐÚNG CHUẨN
1. Tài liệu điện tử và kho lưu trữ tài liệu là gì?
Tài liệu điện tử thường được lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu để đảm bảo tính an toàn, sắp xếp dễ dàng và truy cập tiện lợi. Thời đại số hóa đã thúc đẩy việc sử dụng kho lưu trữ tài liệu điện tử để thay thế hoặc bổ sung cho lưu trữ giấy tờ truyền thống.
- Hồ sơ, tài liệu điện tử [Electronic Documents]: Hồ sơ, tài liệu điện tử là các tài liệu, thông tin hoặc hồ sơ được lưu trữ và truy cập thông qua các thiết bị điện tử hoặc máy tính. Điều này bao gồm mọi thứ từ văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các định dạng khác có thể truy cập và xem bằng máy tính hoặc thiết bị điện tử khác như máy tính bảng và điện thoại di động. Tài liệu điện tử có thể tồn tại trong nhiều định dạng, chẳng hạn như văn bản Word, PDF, hình ảnh JPG, video MP4, và nhiều định dạng khác.
- Kho lưu trữ tài liệu [Document Storage]: Kho lưu trữ tài liệu là nơi được sử dụng để bảo quản và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ, và thông tin quan trọng một cách cẩn thận và an toàn. Điều này có thể là kho vật lý, như các tủ lưu trữ, hộp lưu trữ giấy tờ, hoặc các kho lưu trữ điện tử, như máy chủ đám mây hoặc hệ thống lưu trữ tập trung. Mục tiêu của kho lưu trữ tài liệu là bảo vệ và duy trì tài liệu một cách hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
2. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử đúng cách
Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước trong hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử sau đây:
Bước 1. Chuẩn bị trước khi lưu trữ
Trước khi bạn bắt đầu lưu trữ hồ sơ điện tử trong kho lưu trữ, hãy thực hiện các bước sau:
- Tạo kế hoạch lưu trữ: Xác định loại hồ sơ bạn sẽ lưu trữ, thời gian lưu trữ và quy định liên quan đến bảo mật và tuân thủ quy định.
- Tổ chức hồ sơ: Sắp xếp và phân loại hồ sơ điện tử thành các danh mục rõ ràng để dễ dàng quản lý và truy cập.
Bước 2. Lựa chọn kho lưu trữ phù hợp
Khi bạn đã chuẩn bị, hãy lựa chọn kho lưu trữ phù hợp với nhu cầu của bạn:
- Kho lưu trữ vật lý: Nếu bạn lưu trữ hồ sơ in ấn hoặc thiết bị lưu trữ vật lý, hãy đảm bảo kho lưu trữ có môi trường lý tưởng về nhiệt độ và độ ẩm để ngăn chặn hỏng hóc.
- Kho lưu trữ điện tử: Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc máy chủ riêng để bảo vệ hồ sơ điện tử khỏi mất mát dữ liệu.
Bước 4. Lưu trữ đúng cách trong kho lưu trữ
Khi đã chọn kho lưu trữ, hãy thực hiện các biện pháp sau để lưu trữ hồ sơ điện tử đúng cách:
- Sử dụng hệ thống đánh số và tên tệp: Đảm bảo rằng mỗi tệp và thư mục đều có hệ thống đánh số và tên gợi nhớ để dễ dàng tìm kiếm.
- Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập vào hồ sơ điện tử và áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
Bước 4. Duyệt xét và cập nhật định kỳ
Cuối cùng, đừng quên duyệt xét và cập nhật hồ sơ điện tử định kỳ:
- Kiểm tra lại và loại bỏ tài liệu không cần thiết: Xóa các tài liệu đã hết hạn hoặc không còn cần thiết để giữ kho lưu trữ gọn gàng.
- Cập nhật quy trình: Điều chỉnh quy trình lưu trữ theo thời gian để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ quy định.
Lưu trữ hồ sơ điện tử đúng cách trong kho lưu trữ không chỉ giúp bạn bảo quản thông tin quan trọng một cách an toàn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và truy cập dễ dàng. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ điện tử có thể giúp bạn được bảo vệ và quản lý một cách tối ưu trong kho lưu trữ của mình.
Để triển khai có hiệu quả việc lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, các cơ quan, tổ chức cần thực hiện một số nội dung sau:
- LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
1. Lập Danh mục hồ sơ
1.1. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ
Căn cứ các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; Kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng, ban hành Danh mục hồ cơ của cơ quan, tổ chức mình [Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
1.2. Cập nhật Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành [Văn thư cơ quan thực hiện]
Để thực hiện được chức năng này vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Đơn vị/Nhóm hồ sơ”
- Thêm mới hồ sơ
Bước 1: Để thực hiện thêm hồ sơ, người dùng chọn mục “Thêm”
Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
+ Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa Danh mục như người tạo Danh mục. Những người không được thêm vào danh sách người có quyền cập nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên Danh mục mà không có quyền chỉnh sửa Danh mục.
+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng” để thực hiện lưu thông tin vừa nhập vào.
+ Danh mục hồ sơ vừa được lưu sẽ hiển thị ở danh sách Danh mục hồ sơ.
* Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các Danh mục hồ sơ con thì lập lại như tạo mới Danh mục nhưng ở cột thao tác chọn “+” hoặc “thêm” ở Danh mục cần thêm
Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:
+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị.
+ Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn.
+ Người có quyền cập nhật: chọn như phần lập Danh mục mới hồ sơ đã nêu trên.
- Chỉnh sửa hồ sơ
Để thực hiện chức năng chỉnh sửa Danh mục hồ sơ, người dùng thực hiện như sau: Chọn “Cập nhật [hình bút chì]” người dùng nhập các thông tin chỉnh sửa như các bước mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi nhập xong thì chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.
- Xóa hồ sơ
Để thực hiện xóa hồ sơ người dùng “Xóa [hình thùng rác]”
- Trường hợp nếu Danh mục chưa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa Danh mục và hiển thị thông báo [Xóa thành công]. Sau khi xóa xong, văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách Danh mục.
- Trường hợp nếu Danh mục đã có hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.
2. Tạo tiêu đề hồ sơ: người lập hồ sơ nhập dữ liệu
Để thực hiện được chức năng này người lập hồ sơ vào mục "Quản lý hồ sơ" sau đó chọn "Tiêu đề hồ sơ"
Màn hình này hiển thị danh sách các Danh mục và hồ sơ thuộc Danh mục. Cho phép người dùng thêm mới tên hồ sơ vào các Danh mục đã nhập trước đó.
Ở màn hình này sẽ có các chức năng sau: Thêm mới tên hồ sơ, chỉnh sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ.
- Thêm mới hồ sơ
Để thực hiện chức năng, người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị màn hình thêm mới.
Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.
+ Người có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị.
+ Chọn tên trong danh sách, chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì Hồ sơ đó sẽ hiển thị ở danh sách Hồ sơ công việc của cá nhân, cá nhân sẽ có quyền chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”. Hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
- Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, người dùng thực hiện như sau: chọn và nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn [Lưu] hoặc [Lưu và đóng]. Tiêu đề hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.
- Xóa tiêu đề hồ sơ : Chọn tiêu đề hồ sơ cần xóa
- Trường hợp nếu tiêu đề không chứa có hồ sơ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa danh mục và hiển thị thông báo xóa thành công. Sau khi xóa xong văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách tiêu đề hồ sơ.
- Trường hợp nếu tiêu đề hồ sơ đã có có chứa hồ sơ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.
II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH [phần này công chức, viên chức cơ quan thực hiện]
Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Có 2 cách lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành như sau:
1. Từ văn bản đến chờ xử lý hàng ngày
Để thực hiện được chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử lý”, chọn văn bản cần xử lý.
Chọn văn bản cần thêm, vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống sẽ hiển thị ra tiêu đề hồ sơ lưu trữ của đơn vị.
Sau đó chọn vào hồ sơ cần lưu, thực hiện “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.
2. Thêm văn bản vào hồ sơ [những văn bản đã xử lý nhưng chưa đưa vào hồ sơ]
Để thực hiện được chức năng này, người lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn bản cần đưa vào hồ sơ và “thêm văn bản”. Nhấn vào “Đóng” văn bản được chọn đã được đưa vào hồ sơ công việc.
III. NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH [phần này công chức, viên chức cơ quan, tổ chức thực hiện]
Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
Để thực hiện được chức năng này, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc lập hồ sơ [người có hồ sơ] vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”
Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ [lưu trữ cơ quan].
- Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong hồ sơ có bao nhiêu văn bản và được sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp xếp.