Trong thực tế công việc kế toán nói chung, kế toán bán hàng nói riêng rất hay gặp phải vấn đề về làm tròn số tiền. Một số trường hợp hay gặp là hợp đồng với số tiền lớn [hàng tỉ, chục tỉ, trăm tỉ…] thì những số tiền nhỏ lẻ dưới 1000 đồng sẽ được làm tròn, hoặc làm tròn hết phần số thập phân … Trong những trường hợp này chúng ta sẽ làm tròn số tiền như thế nào? Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách làm tròn số tiền trên Excel, các hàm làm tròn trong excel.
Tiền trong kế toán về bản chất là 1 con số. Con số này có thể được định dạng trong Excel với nhiều cách như: dạng Number, dạng Accounting, dạng Currency.
Việc định dạng dữ liệu rất quan trọng bởi nó giúp chúng ta nhận dạng dữ liệu được chính xác và dễ dàng sử dụng các công cụ xử lý cho phù hợp.
Những hàm làm tròn số trong Excel đều yêu cầu đối tượng làm tròn là 1 con số [dạng dữ liệu Number]. Về bản chất các loại định dạng Number, Accounting, Currency đều là dữ liệu dạng số. Do đó chúng ta có thể sử dụng trực tiếp các con số này để làm tròn.
Nguyên tắc làm tròn số trên Excel là:
- Phần được làm tròn [số lớn nhất trong phần xét làm tròn] nhỏ hơn 5 thì làm tròn xuống. Ví dụ phần được làm tròn là 1 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.5, phần được làm tròn là 2 chữ số sau dấu ngăn phần thập phân thì so với 0.05
- Phần được làm tròn [số lớn nhất trong phần xét làm tròn] lớn hơn hoặc bằng 5 thì làm tròn lên.
- Một số hàm làm tròn [hàm ROUND] cho phép làm tròn tới phần bên trái dấu ngăn phần thập phân [làm tròn hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn…] với tham số xét phần làm tròn là số âm.
Do đó trước khi làm tròn số trên Excel thì chúng ta phải xác định một cách chính xác 2 yếu tố:
- Dữ liệu đã định dạng đúng chưa? Loại dữ liệu có đúng là loại Number không?
- Làm tròn tới đâu? Từ đây xác định dùng hàm nào thì phù hợp
Làm tròn tới phần nghìn
Yêu cầu làm tròn tới phần nghìn là một yêu cầu khá hay gặp khi làm kế toán. Nội dung này được mô tả như sau:
Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:
- Nếu số tiền lẻ dưới 500 đồng thì làm tròn xuống 0.
- Nếu số tiền lẻ từ 500 đồng trở lên thì làm tròn lên thêm 1000 đồng.
Hàm để làm tròn là hàm ROUND
Cấu trúc của hàm ROUND:
=ROUND[number, num_ditgits]
Trong đó:
- number: Số tiền được làm tròn, cần xét làm tròn
- num_ditgits: Phần được làm tròn. Trong yêu cầu này làm tròn tới phần nghìn, tức 3 số 0 bên trái dấu ngăn phần thập phân, nên tham số num_ditgits ở đây sẽ dùng với số âm, cụ thể là -3.
Áp dụng hàm ROUND với num_digits = -3 vào ví dụ trên chúng ta có:
- Số thứ 1 là 12,483,920 được làm tròn phần 920 thành 1000 ra kết quả là 12,484,000
- Số thứ 2 là 22453 được làm tròn phần 453 thành 0 ra kết quả là 22000
- Số thứ 3 là 169,811.00 được làm tròn phần 811.00 thành 1000.00 ra kết quả là 170,000.00
Việc làm tròn này thường áp dụng với số tiền lớn [hàng trăm triệu, hàng tỉ] khi đó phần làm tròn chỉ mang giá trị rất nhỏ nên ít ảnh hưởng tới việc tính toán trong kế toán.
Làm tròn hết phần thập phân [tới 0]
Vì trong thực tế số tiền không có nhỏ hơn 0 nên chúng ta gần như bắt buộc phải làm tròn hết phần thập phân khi tính toán với số tiền trong Excel. Quy tắc làm tròn hết phần thập phân được mô tả như sau:
- Nếu phần xét làm tròn nhỏ hơn 0,5 thì sẽ được làm tròn xuống bằng 0
- Nếu phần xét làm tròn từ 0,5 trở đi [lớn hơn hoặc bằng 0,5] thì sẽ được làm tròn lên 1
Vẫn sử dụng hàm ROUND để làm tròn trong trường hợp này, cách viết như sau:
=ROUND[number,0]
Trong đó number là số cần làm tròn.
Một số ví dụ về việc làm tròn hết phần thập phân trên Excel như sau:
Trong hình trên chúng ta có thể thấy toàn bộ phần thập phân đã được làm tròn hết:
- Số thứ 1 với phần thập phân là 0.1 được làm tròn về 0
- Số thứ 2 với phần thập phân 0.589 được làm tròn thêm 1 để từ 78420 thành 78421
Những lưu ý khi làm tròn tiền trong kế toán
Việc làm tròn số tiền trong những công việc kế toán nội bộ như bán hàng, quỹ, công nợ… thì có thể được làm tròn theo quy định của doanh nghiệp.
Trong hóa đơn hoặc liên quan tới tiền thuế, trên số sách kế toán như báo cáo tài chính cuối năm thì phải hết sức lưu ý việc làm tròn. Việc làm tròn này phải tuân theo quy định của nhà nước và đảm bảo đúng nguyên tắc làm tròn [thường làm tròn tới 0 để tránh phần thập phân] nhưng tổng số tiền phải khớp so với chứng từ [với hóa đơn VAT thì phần tiền trước thuế + tiền thuế phải bằng tổng số tiền phải thanh toán. Nếu phần nào làm tròn lên / xuống thì phần kia phải làm tròn ngược lại để đảm bảo nguyên tắc bù trừ]
Tham khảo:
Tìm hiểu về các hàm làm tròn số trong Excel và các nguyên tắc làm tròn số
Hướng dẫn cách làm tròn số tiền trên hóa đơn GTGT chính xác nhất
Dù bạn làm kế toán hay bất cứ ngành nghề nào khác, kiến thức Excel luôn giúp bạn vượt qua những tình huống khó khăn trong xử lý dữ liệu, hãy tham gia khoá học Excel cho người đi làm cùng với Học Excel Online
Bạn có biết: Trọn bộ 4 khoá học tin học văn phòng 2021 tại Unica [Đang giảm đến 77%]
Mã giảm giá Unica 40% cho khách hàng mới
499.000đ 2.200.000 đ
Có thể nói hiện nay Excel được sử dụng rất nhiều đặc biệt là đối với những ai làm văn phòng và liên quan đến việc tính toán. Trong quá trình tính toán với các con số, bạn nhận được kết quả với những con số thập phân dài ngoằn và không đều nhau, để làm tròn những con số này thì ngoài hàm ROUND vẫn còn rất nhiều hàm và cách thức để làm tròn số trong Excel rất dễ dàng.
Đây là cách làm tròn số khá cơ bản nhưng vẫn còn một số bạn đặc biệt là những ai mới làm quen với Excel vẫn chưa biết, sau đây mình sẽ hướng dẫn lại hàm này.
Công thức: =ROUND[number,num_digits]Trong đó:
- number: là số cần làm tròn
- num_digits: là số chữ số cần làm tròn.
Khi chúng ta nhập số giá trị dương cho num_digits thì làm tròn phía sau phần thập phân. Còn khi nhập giá trị dương cho num_digits thì làm tròn đến hàng chục, trăm, nghìn,…
Nghe tên hàm thì các bạn cũng có thể đoán được bản chất của hàm này sẽ cho ra kết quả như thế nào đúng không? Khi sử dụng hàm này các bạn sẽ nhận được số làm tròn lớn hơn số gốc, tất nhiên là giá trị lớn hơn không nhiều và tùy thuốc vào cách sử dụng hàm.
Về cơ bản thì công thức tương tự hàm ROUND:
Công thứ: =ROUNDUP[number,num_digits]num_digits giá trị dương hay âm sẽ giống như hàm ROUND, giá trị dương sẽ làm tròn phía sau phần thập phân, và giá trị âm sẽ làm tròn đến hàng chục, trăm, …
Công thức: =ROUNDDOWN[number,num_digits]Tương tự như hàm ROUND và ngược lại với hàm ROUNDUP, giá trị mà hàm ROUNDDOWN mang lại sẽ nhỏ hơn giá trị của số liệu gốc.
Phần num_digits chọn giá trị dương hay âm cơ bán giống 2 hàm trên.
Công thức: =MROUND[number,multiple]Multiple: là số bạn cần làm tròn đến bội số của nó.
Chú ý:
- Khi number và multiple khác dấu, khi đó hàm sẽ báo lỗi #NUM!
- Khi number và multiple bằng nhau, lúc này kết quả chính số đó.
Kết quả hàm MROUND mang lại làm tròn lên khi number chia multiple lớn hơn hoặc bằng ½ multiple và ngược lại làm tròn xuống khi bé hơn ½ multiple.
Cú pháp: = CEILING[Số cần làm tròn, significance] = FLOOR[number, significance]- Significance là số bạn cần làm tròn đến bội số của nó.
- Nếu number và Significance trái dấu hàm sẽ báo lỗi #NUM.
- Nếu number là bội số của Significance thì kết quả sẽ ra chính số đó.
Hai hàm này về cơ bản giống với hàm MROUND, đó là làm tròn tới bội số gần nhất của số được chỉ định, điểm khác chỉ là hàm CEILING sẽ làm tròn một số ra xa số 0 còn hàm FLOOR thì làm tròn trở về số 0.
Hai hàm này đề theo nguyên tắc làm tròn chạy ra xa khỏi số 0.
Công thức: =EVEN[number] =ODD[number]Làm tròn một số thành số nguyên với Hàm INT, TRUNC
Công thức: =INT[numver] =TRUNC[number, [num_digits]]Num_digits là một số nguyên chỉ cách mà bạn muốn bớt số. Tương tự hàm ROUND nếu num_digits:
- Là số dương: chỉ con số muốn giữ lại sau phần thập phân [nếu number là số thập phân]
- Bằng 0: cắt hết số thập phân nếu có
- Là số âm: Tức làm tròn number thành số nguyên đồng thờilàm tròn đến hằng chục, trăm, ngàn, … tức là theo bội số của 10.
Đối với số dương hai hàm này sẽ cho kết quả tương tự nhau như đối với số âm chúng cho kết quả là khác nhau. Ví dụ:
Chẳng hạn: Khi num_digits khác 0 thì hàm TRUNC khác với ROUND ở chỗ TRUNC cắt bớt số chứ không làm tròn như ROUND.
Trên là những cách bạn có thể áp dụng để làm tròn số khi làm việc với Ecxel, tất cả những cách này tuy đều làm tròn số những mỗi cách có thể cho ra một kết quả khác nhau cho nên tùy vào mục đích bạn có thể cách làm tròn phù hợp và chính xác nhất nhé!
Trên đây là những chia sẽ của chúng tôi về cách làm tròn số trong excel. Trong trường hợp bạn gặp khó trong việc làm tròn số hay các vấn đề liên quan về máy tính [tin học văn phòng]. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ thêm nhé.
Bên cạnh đó, với mong muốn hỗ trợ thật tốt chúng tôi cung cấp dịch vụ gia sư tin học văn phòng tại nhà. Bạn cũng có thể ghé thăm tại website www.giasutriviet.edu.vn để biết thêm thông tin chi tiết.