Conditional Formatting [định dạng có điều kiện] là một công cụ rất hữu ích cho người sử dụng Excel, đặc biệt là đối với những người làm quản lý dự án, hoặc trình bày các báo cáo quản trị.
Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp mà chúng ta không cần phải sử dụng hoặc thể hiện Conditional Formatting trên bảng tính Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để thiết lập một công tắc bật/tắt để định dạng có điều kiện.
Bước 1: Tạo công tắt bật/tắt định dạng có điều kiện
Trong tab Developer, chọn Insert/Check control box. Nhấp chuột phải vào biểu tượng để chọn Format Control. Sau đó, liên kết một ô bất kỳ vào Cell link. [Trong trường hợp này, ô liên kết là H3]. Bây giờ, chỉ cần click vào Checkbox nếu bạn muốn thực hiện Conditional Formatting, hoặc bỏ chọn nếu bạn không muốn dùng Conditional Formatting.
Bước 2: Thiết lập Conditional Formatting
Cùng xem xét ví dụ nhỏ sau, chúng ta muốn highlight màu vàng cho những người có điểm cao hơn 96.
Đầu tiên, chúng ta thiết lập một định dạng có điều kiện với công thức là = NOT[$H$3], nghĩa là khi không mở công tắt [hay không chọn định dạng có điều kiện], các ô trong phạm vi từ D6 đến D8 sẽ không được highlight màu vàng.
Sau đó, chúng ta thiết lập một định dạng có điều kiện với công thức là = D6> $D$3, nghĩa là khi mở công tắt [chọn định dạng có điều kiện], các ô trong phạm vi từ D6 đến D8 lớn hơn 96 sẽ được highlight màu vàng.
Khi bạn soạn thảo và trình bày một văn bản trong Word, nếu muốn văn bản đó nhìn đẹp mắt bạn cần phải định dạng văn bản đó. Tuy nhiên mỗi người sẽ có những cách định dạng văn bản khác nhau, vì vậy bạn có thể định dạng lại văn bản đó bằng cách xoá bỏ định dạng Formatting. Trong bài viết dưới đây Quản trị mạng sẽ hướng dẫn bạn các bước để xóa định dạng Formatting.
Để xóa định dạng Formatting một đoạn văn bản bất kỳ trong Word, đầu tiên bạn chọn đoạn văn bản cần xóa định dạng Formatting. Hoặc nếu bạn muốn xóa định dạng Formatting toàn bộ đoạn văn bản, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + A trên bàn phím.
Trong mục Styles, bạn click chuột vào hộp thoại Styles.
Trên khung giao diện Styles, bạn click vào tùy chọn Clear All trong mục danh sách các Styles.
Lúc này đoạn văn bản mà bạn đã chọn sẽ chuyển về định dạng Normal.
Ngoài ra bạn có thể bôi đen đoạn văn bản cần xóa định dạng Formatting, sau đó trên thẻ Home, bạn click vào Font, chọn Clear All Formatting.
Nếu bạn chọn xóa định dạng Formatting toàn bộ văn bản, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để bôi đen và làm theo các bước tương tự, tất cả nội dung trong khung, headers và footers đều được xóa định dạng Formatting.
Conditional Formatting là tính năng thiết lập định dạng dữ liệu theo điều kiện trong Excel. Tính năng này rất hữu ích và được nhiều người ưa thích sử dụng. Bởi nó giúp bạn tự động cảnh báo những nội dung đặc biệt: dữ liệu trùng lặp, một giá trị nằm ngoài phạm vi giới hạn, hay đến ngày hết hạn của hợp đồng…
Tuy nhiên nếu bạn chưa biết về tính năng này thì sẽ gặp một chút rắc rối khi bạn không thể thay đổi định dạng này bằng Format cells thông thường. Đôi khi bạn không rõ điều kiện đã thiết lập là gì, dẫn tới những định dạng tự động này không đúng theo ý muốn. Khi đó bạn cần xóa bỏ định dạng này đi, hoặc thiết lập lại. Việc này làm như thế nào? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu về nội dung này nhé.
Xem nhanh
Nguyên nhân gây ra Conditional formatting ngoài ý muốn
Tại sao bạn không hề thiết lập gì nhưng lại có Conditional formatting trong bảng tính? Nguyên nhân chủ yếu của việc này là do bạn đã Copy 1 vùng dữ liệu đang áp dụng Conditional formatting. Sau đó lại dán trực tiếp toàn bộ những gì đã copy sang vị trí mới. Khi đó vị trí mới cũng sẽ mang theo thiết lập Conditional formatting. Trong một số trường hợp việc copy/paste này làm nội dung thiết lập bên trong Conditional formatting bị thay đổi, dẫn tới việc định dạng lộn xộn, không đúng như mong muốn.
Cách 1: Bạn xóa trực tiếp tại mục Clear Rules của Conditional formatting
Khi thực hiện cách này, bạn Có thể làm theo 2 phương pháp:
- Thứ 1: chọn vùng dữ liệu cần xóa conditional formatting trước, sau đó bấm chọn mục Clear Rules from Select Cells [xóa toàn bộ thiết lập trong vùng được chọn]
- Thứ 2: xóa tất cả Conditional fỏrmatting trong toàn bộ Sheet bằng cách chọn Clear Rules from Entire Sheet [Xóa toàn bộ thiết lập trong Sheet hiện tại]
Cách 2: Xóa lần lượt từng Rules trong Manage Rules
Với cách này, bạn chọn mục Manage Rules, trong cửa sổ Manage Rules, bạn sẽ chọn từng điều kiện cần xóa rồi bấm chọn Delete
Kết luận
Việc mắc phải lỗi trên là do bạn còn chưa biết về các công cụ trên Excel thường sử dụng trong công việc. Điều này dẫn tới những khó khăn khi làm việc: làm việc chậm hơn, hay gặp lỗi, phải tìm cách sửa… mà không có tính chủ động. Do đó bạn nên trang bị cho mình những kiến thức về Excel một cách đầy đủ, hệ thống để có thể tự tin và chủ động hơn trong công việc.
Nhằm giúp bạn tiết kiện thời gian, công sức và chi phí cho việc học Excel, chúng tôi xin giới thiệu với bạn khóa học Excel từ cơ bản tới chuyên gia dành cho người đi làm. Giảng viên của khóa học này là thầy Nguyễn Đức Thanh – giảng viên về tin học văn phòng uy tín nhất tại Việt Nam. Với nội dung chi tiết, đầy đủ, dễ hiểu, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về kiến thức sẽ có được khi tham gia học khóa học này. Ngoài ra bạn còn có thể học cùng với hàng nghìn học viên khác trong khóa học này, tham khảo những ví dụ thực tế thông qua việc thảo luận cùng giảng viên. Những điều này rất bổ ích, giúp bạn vừa học, vừa vận dụng được kiến thức vào trong các tình huống thực tế.