Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không luôn là câu hỏi của các doanh nghiệp kể từ khi hóa đơn điện tử được triển khai sử dụng. Có thể nói, thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong thời đại số. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện giao dịch các doanh nghiệp vẫn còn khá nhiều vướng mắc về các quy định. Để giải đáp vấn đề đó hãy cùng Phần mềm kế toán AccNet tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.
1. Các quy định về hóa đơn điện tử cần nắm
Một hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo quy định của pháp luật thì cần lưu ý những điều gì? Tham khảo bài viết dưới đây của AccNet để tránh những rắc rối không đáng có liên quan đến thủ tục hành chính.
- Vậy thì Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Theo thông tư 119/2014/ TT-BTC khoản 2 điều 5, tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thể phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết có con dấu người bán và chữ ký người mua. Trong trường hợp: hóa đơn điện nước, viễn thông, ngân hàng đủ điều kiện tự in theo quy định của pháp luật.
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP tại Khoản 2 Điều 1 sửa đổi và bổ sung cho Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP thì tổ chức kinh doanh có thể cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau [Nhưng hóa đơn điện tử vẫn được nhà nước khuyến khích hơn hết].
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC theo Khoản 1, Khoản 2 trong Điều 6 thì có quy định một trong những nội dung cần có của hóa đơn điện tử là chữ ký điện tử. Trong trường hợp không có đầy đủ nội dung bắt buộc thì thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.
- Thông tư 39/2014/TT-BTC theo khoản 3 điều 4 thì không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc. Trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán và người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng theo quy định của pháp luật.
- Đối với các tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại thì hóa đơn tự in được lập theo quy định của pháp luật. Không nhất thiết phải có các thông tin: mã số thuế, địa chỉ, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
- Tem, vé: Đối với những tem, vé có mệnh giá in sẵn thì không nhất thiết có chữ ký, dấu người bán hay những thông tin về mã số thuế, chữ ký người mua,…
- Đối với những Doanh nghiệp sử dụng số lượng lớn hóa đơn, chấp hành tốt các vấn đề liên quan về luật thuế, căn cứ vào đặc thù hoạt động kinh doanh, phương thức bán hàng, cách thức lập hóa đơn và đề nghị của doanh nghiệp, cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết có dấu của người bán. Hay một số trường hợp khác sẽ thực hiện theo hướng dẫn của BTC.
\>>> Xem ngay: Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng chính xác
2. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không là còn tùy thuộc vào từng trường hợp theo quy định của pháp luật. Vậy khi nào hóa đơn điện từ cần đóng dấu? Làm rõ vấn đề ngay sau đây cùng AccNet nhé!
- Doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn thì không cần chữ ký. Và cũng không cần phải đóng dấu của bên bán hay chữ ký của bên mua.
- Doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì bắt buộc hóa đơn điện tử phải có chữ ký.
- Trường hợp bên mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán thì các hồ sơ, chứng từ phải chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ như: hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho…thì người bán phải lập hóa đơn điện tử theo quy định và không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Như vậy, hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không còn phụ thuộc vào tình trạng kinh doanh của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đủ điều kiện tự in hóa đơn thì không nhất thiết phải có con dấu. Trong một số trường hợp bên mua là đơn vị kế toán không có hồ sơ chứng minh việc cung cấp hàng hóa hoặc thỏa thuận giữa hai bên thì bắt buộc có chữ ký điện tử hoặc con dấu. Tuy nhiên cục thuế sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp mà có những hướng dẫn miễn tiêu thức chữ ký điện tử.
Hy vọng bài viết này giúp Doanh nghiệp biết được rõ ràng câu trả lời về hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không. Để biết thêm các thông tin chi tiết và nhân tin mới liên quan đến các vấn đề hóa đơn đừng ngần ngại liên hệ lại với AccNetERP theo thông tin sau:
Thông thường thì những loại văn bản, giấy tờ nào phải được đóng dấu treo? Hoá đơn giá trị gia tăng có phải là loại văn bản cần được đóng dấu treo hay không? Đối với hoá đơn giá trị gia tăng điện tử thì dấu treo được thể hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Dấu treo được quy định như thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thì dấu treo được hiểu là con dấu được sử dụng để đóng lên đầu văn bản, con dấu được trùm lên một phần tên cơ quan hay tổ chức hoặc trùm lên tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trong một văn bản, phụ lục thì thông thường tên cơ quan, tổ chức sẽ được trình bày ở góc trên cùng bên trái nên dấu treo sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hay phụ lục đó.
Dấu treo được sử dụng trong các văn bản, phụ lục với mục đích khẳng định giá trị và vai trò của văn bản đó, khẳng định đó là văn bản gốc và dấu treo được sử dụng để tránh việc làm giả mạo giấy, hồ sơ hay tránh việc thay đổi giấy tờ, hồ sơ.
2. Dấu treo được sử dụng trong các trường hợp nào?
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì dấu treo hoàn toàn không được Nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý của tài liệu mà chỉ xác nhận với mọi người tính chất của văn bản, biên bản, phụ lục được ban hành. Do đó dấu treo thường được thấy và sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức… Theo đó, dấu treo thường được sử dụng trong 02 trường hợp sau:
2.1. Dấu treo được sử dụng trong trường hợp không có sự uỷ quyền:
Dấu treo được sử dụng khi người chịu trách nhiệm được ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
Trường hợp không có sự uỷ quyền thường được bắt gặp tại các phòng đào tạo, phòng công tác sinh viên tại các trường đại học khi sinh viên hoặc dấu treo được sử dụng trong các hoá đơn.
Việc đóng dấu treo trường hợp không có sự uỷ quyền này sẽ giúp cho người xin dấu xác định được con dấu thể hiện cho sự đồng ý xuất phát từ tổ chức được xin dấu. Từ đó nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin tài liệu được đóng dấu treo. Trong trường hợp này, có thể thấy dấu treo được sử dụng giống như việc công chứng, chứng thực tạo ra độ tin tưởng của văn bản, tạo người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.
2.2. Dấu treo được sử dụng khi ban hành các văn bản và phụ lục kèm theo:
Trường hợp này được dùng cho các văn bản pháp luật hoặc các phụ lục theo đúng quy định của Pháp Luật. Thông thường những văn bản do các cơ quan ban hành những văn bản đã có hiệu lực được quy định theo pháp luật hiện hành.
Trong trường hợp dấu treo được sử dụng trong các giao dịch dân sự thì thường được dùng phổ biến trong Hợp đồng giao kết, người đại diện của mỗi bên ký vào xác nhận của các bên và việc này có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai.
3. Quy định về hoá đơn giá trị gia tăng điện tử:
Hoá đơn giá trị gia tăng thực chất được hiểu là một loại chứng từ do người bán lập ra, trên hoá đơn đó có ghi nhận thông tin hàng hoá được bán, được cung ứng dịch vụ cho bên mua hay sử dụng dịch vụ cung ứng theo quy định của pháp luật.
Theo đó, hoá đơn giá trị gia tăng điện tử được hiểu là việc tập hợp các dữ liệu điện tử về hàng hoá bán ra hay dịch vụ được cung ứng, được khởi tạo, được lập hay gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật Giao dịch điện tử này.
Hiện nay, pháp luật có quy định về nội dung bắt buộc có trên hoá đơn giá trị gia tăng bao gồm: thông tin của người bán [tên cá nhân hoặc doanh nghiệp bán hàng, địa chỉ và mã số thuế] và thông tin của người mua [nếu có]; danh mục hàng hoá hoặc dịch vụ được cung ứng; thời gian thực hiện giao dịch mua bán; tổng giá trị của hàng hoá, dịch vụ; thuế suất giá trị gia tăng [VAT] và giá trị thuế giá trị gia tăng.
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thì quy định về tiêu thức của hoá đơn giá trị gia tăng là người bán hàng ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trong trường hợp nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức của người bán hàng thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên và trực tiếp đóng dấu của tổ chức bán hàng vào phía trên bên trái của hoá đơn giá trị gia tăng.
Như vậy, dấu treo trên hoá đơn giá trị gia tăng là yếu tố quan trọng cần có. Thậm chí theo Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì nếu như thủ trưởng đơn vị không có mặt để ký vào hoá đơn giá trị gia tăng thì thủ trưởng có thể uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng đóng dấu treo bên trái hoá đơn mà không có chữ ký thì hoá đơn đó vẫn được xem là hợp lệ.
5. Hướng dẫn cách đóng dấu treo hợp lệ trên hoá đơn giá trị gia tăng điện tử:
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 của Thông tư số 119/2014/TT-BTC thì tổ chức kinh doanh hàng hoá hay cung ứng dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử mà không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của bên bán nếu tổ chức kinh doanh đó đáp ứng đủ điều kiện tự in hoá đơn. Do hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có con dấu của tổ chức quản lý nên việc đóng dấu treo trên hoá đơn chỉ thực hiện đối với hoá đơn giá trị gia tăng điện từ chuyển đổi. Việc chuyển đổi này là chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy và chỉ thực hiện chuyển đổi duy nhất 01 lần và phải đáp ứng điều kiện: hoá đơn chuyển đổi phải phản ảnh vẹn toàn nội dung của hoá đơn điện tử gốc và phải có ký hiệu riêng xác nhận về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy.
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì thì việc đóng được sử dụng phải đảm bảo các nguyên tắc luật định như sau:
– Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và con dấu phải được thể hiện bằng đúng màu mực đỏ theo quy định của pháp luật;
– Đối với dấu được đóng lên chữ kỹ thì con dấu phải được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái của chữ ký;
– Đối với các văn bản được ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu, góc trên cùng bên trái trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tiêu đề của phụ lục;
– Việc đóng dấu trên văn bản giấy phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Như vậy, việc đóng dấu nói chung phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên. Đối với việc đóng dấu treo trên hoá đơn giá trị gia tăng thì việc đóng dấu phải được thực hiện theo nguyên tắc sau:
– Dấu treo phải được đóng rõ ràng, dùng mực màu đỏ, phải đóng ngay ngắn và đúng chiều của con dấu theo quy định;
– Dấu treo được đóng lên trang đầu của hoá đơn giá trị gia tăng và đóng dấu ở góc trên cùng bên trái của hoá đơn;
– Việc đóng dấu treo lên văn bản chính hoặc phụ lục phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản quy định.
Các văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành về công tác văn thư;
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;
– Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 156/2013/TT-BTC, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Thông số 219/2013/TT-BTC, Thông tư số 08/2013/TT-BTC, Thông tư số 85/2011/TT-BTC, Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 78/2014/TT-BTC để cải cách, đơn giản các thủ tục hành chính về thuế.