Đối với hoá đơn điện tử đã phát hành, trường hợp có sai sót thông tin hoặc dải số hoá đơn thừa không sử dụng đến, hoá đơn đã hết thời gian lưu trữ theo Luật, doanh nghiệp, tổ chức thực hiện tiêu huỷ hoá đơn chưa được sử dụng. Nghiệp vụ tiêu huỷ của hoá đơn điện tử tương ứng như nghiệp vụ huỷ hoá đơn chưa sử dụng của hoá đơn giấy.
Theo dõi bài viết dưới đây, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn làm thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
.jpg]
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Phân biệt huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn ?
Theo Khoản 3 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC:
“Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Thông tư 32/2011/TT-BTC phân biệt rõ ràng với hủy hóa đơn do viết sai, nhập sai… nói chung là hóa đơn đã qua sử dụng và tiêu hủy hóa đơn do không còn nhu cầu sử dụng nữa [tiêu hủy hóa đơn].
Các trường hợp cần tiêu hủy hóa đơn
Theo Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“a] Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
- Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy.”
Như vậy các trường hợp cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn [tiêu hủy theo khái niệm của hóa đơn điện tử Thông tư 32/2011/TT-BTC] là do hóa đơn đã phát hành với cơ quan thuế nhưng không tiếp tục sử dụng nữa thì phải hủy, đơn vị doanh nghiệp được cơ quan thuế thông báo phải hủy hóa đơn còn thừa, hoặc đơn giản là doanh nghiệp thay đổi thông tin nhưng muốn phát hành lại hóa đơn và không muốn sử dụng tiếp tục hóa đơn theo địa chỉ cũ.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Thủ tục têu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì thủ tục hủy hóa đơn gồm:
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy [Ghi chi tiết thông tin của hóa đơn, hủy từ số nào đến số nào]
- Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn [hộ cá nhân không cần lập hội đồng]
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn [TB03/AC] định dạng xml nộp online trên Trang nộp tờ khai của cơ quan Thuế [//thuedientu.gdt.gov.vn/ hoặc //nhantokhai.gdt.gov.vn/]
Lưu ý:
- Bộ hồ sơ trên được lập thành hai bản Hồ sơ phải được lưu tối thiếu 1 bản tại doanh nghiệp hỗ trợ cơ quan chức năng kiểm tra khi có yêu cầu.