Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản
Le Linh 01/11/2021 1 bình luận
Trong quá trình làm việc với các văn bản Word, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc. Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ giải đáp cho các bạn về những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết để thực hiện soạn thảo văn bản tốt hơn.
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word
- Khi bạn nắm được các quy tắc gõ văn bản thì văn bản của bạn sẽ được đánh giá chuẩn hơn.
- Tạo ấn tượng và thiện cảm tốt cho người đọc.
- Thu hút được nhiều người đọc hơn.
II. Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word
Ngoài hiểu được các quy tắc gõ văn bản trong Word, thì cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn yêu cầu hành chính của Việt Nam cũng rất quan trọng.
1. Các thành phần của văn bản
Kí tự:
- Bao gồm các con chữ, con số, kí hiệu...
- Là thành phần cơ bản nhất của văn bản.
- Phần lớn các kí tự đều được nhập từ bàn phím.
Từ:
- Bao gồm nhiều kí tự, khác kí tự khoảng trắng ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
- Các từ được phân biệt với nhau bằng dấu cách [khoảng trắng hay Space].
Câu:
- Bao gồm nhiều từ ghép lại thành một câu.
- Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm [.].
Dòng:
- Là tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.
Đoạn:
- Bao gồm nhiều câu liên tiếp, có nội dung liên quan tới nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn.
- Khi soạn thảo văn bản Word, ta nhấn phím Enter để kết thúc 1 đoạn văn bản.
Trang:
- Là phần văn bản cùng nằm trên một trang in.
2. Con trỏ soạn thảo
- Con trỏ soạn thảo là một vạch đứng nhấp nháy trên màn hình, cho biết vị trí xuất hiện của kí tự được gõ vào.
- Để chèn kí tự hay 1 đối tượng nào đó vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn.
- Di chuyển con trỏ tới vị trí cần thiết bằng cách click chuột vào vị trí đó.
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ:
↑: lên trên ↓: xuống dưới
←: sang trái →: sang phải
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút khác trên bàn phím để di chuyển con trỏ, trong đó:
- Home: Di chuyển con trỏ ra đầu dòng.
- End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.
- Page Up: Di chuyển con trỏ lên đầu trang văn bản.
- Page Down: Di chuyển con trỏ về cuối trang văn bản
3. Quy tắc gõ văn bản
Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu: [.] [,] [:] [;] [!] [?] phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc: [, [, {, được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.
Các dấu đóng ngoặc: ], ], }, >, ’, ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.
Giữa các từ chỉ dùng 1 phím cách để phân cách.
Nhấn phím Enter một lần để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.
Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.
4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey
Để gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt là Unikey.
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ VNI [Bảng mã Unicode]
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ TELEX [Bảng mã Unicode]
Trên đây là những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần phải biết để soạn thảo tốt hơn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé! Chúc bạn thành công!!!
18.093 lượt xem
Những quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản, làm tài liệu, giáo án, luận văn hiện nay
1. Dấu chấm
- Mô tả: Dấu chấm.
- Mẫu: text._Text [dấu _ là dấu cách]
- Quy tắc viết dấu chấm: Khi viết hoặc soạn thảo, dấu chấm nằm ở cuối câu, sát vào chữ cuối cùng của câu, có khoảng cách trước khi có một câu [từ] mới
- Ví dụ: Taimienphi là website tải phần mềm miễn phí. Hướng dẫn thủ thuật máy tính và điện thoại.
- Ngoại lê: Trong một số trường hợp, sau dấu chấm không có khoảng cách trống như tên domain [tên miền], ...
VD: Taimienphi.vn
2. Dấu phẩy và dấu chấm phẩy
- Mô tả: Dấu phẩy, và dấu chấm phẩy;
- Mẫu: Text,_ text và text;_text
- Quy tắc viết dấu phẩy và dấu chấm phẩy: Khi tiến hành soạn thảo văn bản có nhu cầu sử dụng dấu phẩy và dấu chấm phẩy thì cần chú ý khoảng cách các dấu chỉ có ở bên phải không có ở bên trái các dấu.
- Ví dụ: Taimienphi.vn, 9mobile, Topgia.vn….
3. Dấu hai chấm
- Mô tả: Dấu hai chấm:
- Mẫu: text:_Text
- Quy tắc viết dấu hai chấm: Trong văn bản khi sử dụng dấu hai chấm cần chú ý sử dụng đúng mục đích cũng như liệt kê, hay trích dẫn trực tiếp, cụ thể hóa câu nói sau đó.
- Ví dụ: Bao gồm: nhân viên, phòng ốc, bàn ghế, trang thiết bị,…
… nói rằng: “Trang Taimienphi.vn là website tải phần mềm miễn phí tốt nhất”…
4. Dấu chấm than
- Mô tả: Dấu chấm than!
- Mẫu: text!_Text
- Quy tắc viết dấu chấm than: Sử dụng dấu chấm than thì theo sau đó phải là chữ viết hoa và bắt đầu một câu mới.
- Ví dụ: Sử dụng phần mềm trên Taimienphi.vn rất tốt! Hỗ trợ cả những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng cũng như các thủ thuật phần mềm.
5. Dấu chấm hỏi
- Mô tả: Dấu chấm hỏi?
- Mẫu: text?_Text
- Quy tắc viết dấu chấm hỏi: Khi viết dấu chấm hỏi cũng cần lưu ý, chữ theo sau dâu chấm hỏi cũng phải bắt đầu bằng một câu mới và viết hoa, tương đồng với dấu chấm than.
- Ví dụ: Taimienphi.vn tải phần mềm có nhanh không? Với những hướng dẫn chi tiết sẽ đem lại cho người dùng tránh được sự bỡ ngỡ khi sử dụng phần mềm.
6. Dấu ngoặc kép giữa câu, và ngoặc kép cuối đoạn, hay cuối câu.
- Mô tả: Dấu ngoặc kép “…”
- Mẫu: text_ “text”_text
text_ “tex,t”_text
text_ “text.”_text
- Quy tắc viết dấu ngoặc kép: Tùy thuộc vào từng trường hợp, dấu ngoặc kép ở giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong ngoặc. Dấu ngoặc kép sát với chữ cần đóng dấu và cách những chữ bên cạnh đó.
- Ví dụ: Taimienphi.vn ứng dụng “miễn phí” tải các phần mềm,...
Taimienphi.vn… đem lại sự “tiện dụng,” và vô cùng hữu ích….
…. bao gồm “tỉ mỉ.” Tóm lại…
7. Dấu ngoặc đơn giữa câu và ngoặc đơn cuối đoạn hay cuối câu.
- Mô tả: Dầu ngoặc đơn […]
- Mẫu: text_[text]_text
text_[text,]_text
text_[text.]_text
- Quy tắc viết dấu ngoặc đơn: Đối với tất cả những trường hợp dấu ngoặc đơn giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong dấu ngoặc, chỉ có khoảng cách giữa các từ bên ngoài dấu ngoặc.
- Ví dụ: Taimienphi.vn là một tên miền [domain] được nhiều người biết đến….
…bạn có thể tải [download,] và cài đặt nhanh chóng….
…con vật cuối cùng là con voi [elephant]. Xung quanh còn rất nhiều những loài thực vật khác…
8. Chữ hoa
- Mô tả: Chữ hoa
- Quy tắc viết chữ hoa: Thông thường đối với việc viết hoa sẽ có nhũng quy tắc riêng, để viết đúng quy chuẩn bạn nên ứng dụng các quy tắc như sau:
Tên địa danh, quốc gia: Nếu không dấu nối, hoa cả hai chữ cái, nếu chữ có dấu nối thì chỉ cần viết hoa chữ đầu nhưng trong các tên riêng. Nếu không đi theo tên riêng thì không viết hoa.
- Ví dụ: Việt Nam, Bệnh Viện Nhi Trung Ương….
Với một số trường hợp chức vị không viết hoa, các linh mục, giám mục.
Ngoài ra còn rất nhiều những nội dung cũng như những quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản khác, bạn có thể tham khảo cũng như ứng dụng thêm để có thêm những kiến thức và kinh nghiệm để ứng dụng dễ dàng nhất cho nhu cầu soạn thảo văn bản và công việc của mình.
Quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản là một trong số những quy tắc cơ bản nhất đối với những người thực hiện công việc viết lách hay văn phòng. Thông thường những quy tắc này cần được tuân thủ để đảm bảo mức độ đúng và chuẩn theo đúng quy định của bài viết, vậy chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản sao cho đúng quy tắc hãy cùng tìm hiểu chi tiết bài viết hướng dẫn dưới đây.