File Excel quản lý thời gian thông minh

Sau mấy năm dùng thử rất nhiều công cụ quản lý thời gian, từ online tới offline, từ free tới có phí, từ laptop tới app di động. Cuối cùng, tôi đã quyết định tự tạo cho mình một file Excel rất đơn giản mà thông minh. Không chỉ giúp tôi, mà nó còn giúp cho rất nhiều người đạt được những kết quả thú vị. Bây giờ tới lượt bạn!

File Excel thông minh này sẽ giúp bạn quản lý thời gian như thế nào?
1 – Giúp bạn ghi chép thời gian một cách thông minh và tiện lợi.
2 – Bảng theo dõi tháng giúp bạn biết tình hình sử dụng thời gian để điều chỉnh kịp thời.
3 – Biểu đồ hiển thị sống động y như bạn là một nhà đầu tư Pro! [đầu tư thời gian]

Để hiểu thêm lợi ích của thói quen ghi chép thời gian, cũng như cách quản lý thời gian thú vị này, bạn nên đọc Blog Làm sao có 1h cho ước mơ tại đây. Bạn có thể để lại Email bên dưới và tải về, tự khám phá hoặc xem FuSuSu hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Giải thích chi tiết và kinh nghiệm quản lý thời gian với File Excel này

File Excel quản lý thời gian này gồm hai bảng [sheet].

• Record : Ghi chép thời gian.
• Report : Bảng biểu theo dõi.

a. Bảng Record :

Nếu bản tải về bản Excel dùng trên máy tính, và Enable Macro, sẽ xuất hiện nút “Ghi lại ngay”. Khi bấm vào đó, một cửa số sẽ hiện lên giúp bạn ghi lại việc mình vừa làm.

• Ngày tháng : hệ thống tự động điền ngày, tháng hiện tại.
• Công việc bạn làm : đặt tên cho việc vừa làm là thói quen rất hiệu quả giúp bạn kiểm soát thời gian.
• Phân loại : Mức độ ưu tiên công việc, mình dùng hệ thống ABCDE của Brian Tracy. Bạn có thể dùng hệ thống khác nếu muốn.
• Hạng mục : Từ khóa để hệ thống tính tổng thời gian giúp bạn bên sheet Report.
• Bắt đầu : Thời gian bắt đầu, hệ thống tự động nhập giờ hiện tại, bạn có thể chỉnh nếu muốn.
• Kết thúc : Nếu bạn nhập ô này, thì không cần nhập ô thời lượng, hệ thống sẽ tự động trừ hai thời điểm để ra thời lượng.
• Thời lượng :  Trong trường hợp bạn không nhớ [hoặc không quan tâm] thời gian bắt đầu/kết thúc thì chỉ cần nhập thời lượng.
• Chú ý: Khi điền thời gian, bạn có thể điền theo dạng hh:mm ví dụ 7 giờ sáng sẽ là 7:00, còn 7 giờ tối sẽ là 19:00. Hoặc thêm Am, Pm vào để phân biệt sáng tối nhé. Vd. 7:00pm, v.v…

Ngoài ra, bạn có thể yên tâm là các thông tin sau khi nhập bằng nút “Ghi lại ngay”, vẫn có thể trực tiếp chỉnh sửa trên bảng dữ liệu. Nếu bạn dùng bản Online, hoặc không Enable Macro sẽ không có nút ghi lại ngay, bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào các hàng.

Bây giờ, hãy thử khởi tạo một công việc mang tên “Tìm hiểu về ghi chép thời gian”, phân loại “B”, hạng mục “Solu” chẳng hạn. Rồi nhấn Ok.

Bạn sẽ thấy hệ thống sẽ chèn ngay việc đó vào dưới cùng! Ồ, tuyệt thật. Vậy mấy hàng được tạo sẵn xóa thế nào? Đơn giản là đánh dấu các hàng từ 2 cho tới 7, chuột phải, delete ^^! [chú ý click vào ô số ngoài cùng để xóa cả hàng nhé]

Cứ như vậy, hãy nhập xem từ đầu ngày tới giờ bạn đã làm những việc gì, thử phân loại và chia hạng mục cho chúng. Dưới đây là một số gợi ý.

Về hệ thống phân loại giúp quản lý thời gian hiệu quả [Brian Tracy]

• A: Áp lực, là những việc bạn không làm không được, thường là đi học/đi làm, những việc gần deadline…
• B : Boss, ông chủ, là những việc có ích, bạn làm chủ 100%, thường là đọc sách, thực hiện ước mơ, học tiếng Anh…
• C : Vitamin C, là những việc giúp bạn cân bằng, thường là đi chơi, nghe nhạc, thể thao, các sở thích cá nhân…
• D : Để cho ai đó:  là những việc mà đáng ra bạn nên giao cho ai đó làm được thì tốt.
• E : End. Là những việc mà sau khi nhìn lại, bạn thấy nó quá lãng phí thời gian.

Về các hạng mục. Bạn có thể để tiếng Việt, tôi thì thích dùng tiếng Anh viết tắt cho gọn.  Ví dụ dưới đây là những hạng mục mình sử dụng.

• Solu : liên quan tới tìm kiếm giải pháp và nâng cao năng suất, như việc bạn đang làm đây
• SuSu :  liên quan tới việc mình online, viết blog, code website, quản lý fanpage…
• Lumi : cuốn sách mình đang viết, có thể coi là ước mơ  :]
• Eng : liên quan tới việc học tiếng Anh, như đọc sách hoặc viết bài bằng tiếng Anh
• Joy: liên quan tới giải trí, vd lướt web, xem phim, online chát chít ^^!
• Heal : liên quan tới sức khỏe, vd. tập thể dục, đi bộ, tĩnh tâm….
• Read : liên quan tới đọc sách, bồi bổ kiến thức…
• # : những việc mà chả biết cho vào hạng mục nào :]]

b. Bảng Report : Báo cáo tình hình

Sau khi đã nhập kha khá các việc bạn thực hiện. Bạn bấm sang bảng Report sẽ chưa thấy gì đâu, chúng ta cần điều chỉnh chút xíu. Bảng này có hai phần.

Phần bên trên giúp bạn theo dõi hạng mục. Bạn có thể tham khảo tình hình chi tiêu thời gian cho các hạng mục của mình trong tháng 12.

Nhìn như biểu đồ chứng khoán ấy nhỉ ^^! Cũng không phức tạp lắm đâu.

Hạng mục : Hãy sửa các hạng mục dưới số 12 thành hạng mục của bạn. Ngay khi bạn sửa xong bạn sẽ thấy màu mè và các con số lập tức hiện lên ở phía bên phải. Thường mình chỉ theo dõi tối đa 7 hạng mục thôi [bạn có thể theo dõi tất cả nếu muốn, chỉ cần insert hàng trắng, rồi copy toàn bộ công thức xuống là xong]

Thời lượng mỗi ngày : Đối với tôi, quản lý thời gian hiệu quả là bạn định lượng được thời gian mình định dùng cho mỗi việc, và thực hiện được gần như dự định. Hãy điền vào đây vào số phút bạn dự định dành chohạng mục đó mỗi ngày.

• Ví dụ ở trên, tôi dành mỗi ngày 90 phút để viết sách [Lumi]. Thì những cột bên phải, hệ thống sẽ cho mình biết ngày đó tôi đã đạt bao nhiêu % so với dự định [kèm màu sắc].
• Nếu vượt quá dự định [tầm 150%] thì vẫn tốt, nhưng nếu vượt lên tận… mấy trăm % thì có nghĩa là có gì đó không ổn [bị đam mê quá chẳng hạn ^^!]

Hạn mức hôm nay : Hệ thống sẽ tự động thông báo hôm nay bạn còn bao nhiều thời gian cho hạng mục đó. Ví dụ khi nhìn bảng trên, tôi biết là… mình cần viết bài này nhanh hơn nữa, nếu không muốn mục Susu bị vượt hạn mức!!!

Hạn mức tháng : Cột này hệ thống sẽ tự động cho bạn biết tới tháng này bạn còn bao nhiều thời lượng cho hạng mục đó. Ví dụ nhìn vào bảng trên, tôi biết rằng tháng này hình như mình hơi “thoáng”, đã “giải trí” hơi nhiều, và bị âm mất 10 tiếng rồi T_T

Phần Sum : Tính trung bình cộng % của các hạng mục