Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.
Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng.
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế.
Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA [The National Office Managent Association], Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA [Systems and Procedures Association]…
Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.
Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:
1. Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
2. Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
4. Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
6. Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
7. Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.
Một số quy trình quản trị hành chính văn phòng cơ bản như sau:
1 Quy trinh quan ly thu vien
2 Quy trinh sua chua
3 Quy trinh bao hanh, bao tri
4 Quy đinh to chuc va quan ly cuoc hop
5 Quy dinh quan ly con dau
6 Quy dinh tiep khach
7 Quy dinh quan ly van ban den, di
8 Quy dịnh quan ly van phong pham
9 Quy dinh che do cong tac phi
10 Quy dinh quan ly va su dung xe o to
11 Quy dinh quan ly ho so
12 Quy dinh quan ly tai lieu
13 Quy dinh soan thao van ban
14 Quy trinh to chuc hoi nghi
15 Quy dinh quan ly bieu mau
16 Quy trinh xu ly thong tin
17 Quy dinh kiem soat nhan vien, khach ra vao cong
18 Quy dinh quan ly tai san, hang hoa ra vao cong
19 Quy dinh quan ly tai san
20 Cac mau so tay nhan vien
21 Suu tam cac mau bieu hop dong
Để lại Email để nhận trọn bộ tài liệu quản trị hành chính văn phòng tại đây! //sikido.vn/lien-he
Hoạt động của doanh nghiệp sẽ không thể diễn ra trôi chảy, hiệu quả nếu thiếu đi các công tác quản trị hành chính văn phòng tổng hợp. Hiểu đúng và đủ về công tác này sẽ giúp CEO vận hành, quản lý thông tin doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả hơn, góp phần tạo dựng quy trình hoạt động tối ưu, chất lượng.
1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?
Khái niệm
Quản trị hành chính văn phòng có thể hiểu là tổng hợp các công việc bao gồm hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp [như quản lý thư viện, sửa chữa bảo hành thiết bị văn phòng, quản lý con dấu, tổ chức tiếp khách, hội họp, kiểm soát văn bản đi – đến…] nhằm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc vận hành doanh nghiệp.
Chức năng của bộ phận quản trị hành chính văn phòng
Về cơ bản, quản trị hành chính văn phòng có những chức năng sau đây:
- Hoạch định các công việc hành chính liên quan
- Tổ chức hoạt động trong phạm vi văn phòng bao gồm: hội họp, đón tiếp đối tác – khách hàng,…
- Lãnh đạo các công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát các đầu mục công việc hành chính bao gồm: các văn bản đi đến, kiểm soát nhân viên ra vào, giờ giấc làm việc, hàng hóa đi đến,..
- Thực hiện các dịch vụ hành chính văn phòng khác
2. Tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng phần lớn là các hoạt động xử lý, lưu trữ và ghi nhớ công văn giấy tờ cho toàn bộ các bộ phận trong tổ chức, do vậy nó đóng vai trò như một bộ não chứa đựng thông tin quan trọng cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quản trị hành chính còn góp phần giúp cho các hoạt động vận hành doanh nghiệp diễn ra trôi chảy, đảm bảo dòng chảy quy trình làm việc không bị đứt đoạn bởi thiếu các thông tin đầu vào.
Đây là nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong tổ chức, phản ánh mức độ chuyên nghiệp của tổ chức và đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định.
\=> Thiếu đi công tác quản trị hành chính, các quy trình doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động, thông tin không được lưu trữ liền mạch khiến nhà quản trị gặp khó trong khâu kiểm soát, triển khai.
3. Công tác quản trị hành chính – cần lưu ý gì để các hoạt động diễn ra hiệu quả
Để các hoạt động quản trị hành chính diễn ra hiệu quả cũng như giúp doanh nghiệp hoạt động trôi chảy, cần lưu ý những vấn đề sau:
Về mặt nhân sự
Chuẩn hóa phòng ban phụ trách quản trị hành chính nhân sự riêng trong doanh nghiệp, tùy vào đặc thù mỗi doanh nghiệp mà quy mô bộ phận có thể khác nhau nhưng tối thiểu vẫn cần phải có ít nhất 1 nhân sự phụ trách các công việc hành chính, trong đó cần đáp ứng các yêu cầu sau:
– Có kỹ năng tổ chức thành thạo các hoạt động hành chính văn phòng, bao gồm: xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – các kế hoạch công tác; tổ chức hội họp; tổ chức các hoạt động khánh tiết của cơ quan; đảm bảo thông tin đầu vào và ra phục vụ hoạt động quản lý; tuyển dụng, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình vận hành của tổ chức;
– Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng, có kỹ năng phân loại tài liệu, bảo quản, lưu trữ một cách có hệ thống. Đồng thời có khả năng cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc.
– Có khả năng giao tiếp tốt, xử lý công việc linh hoạt.
– Biết cách lên kế hoạch làm việc khoa học và chuyên nghiệp.
Về quy trình, thủ tục
- Xây dựng, hoàn thiện hệ thống nội quy, quy trình làm việc chuẩn chỉnh và có tính liên kết cao.
- Thống nhất, chuẩn hóa các biểu mẫu quản lý, các quy định liên quan tới hoạt động quản trị văn phòng.
- Cập nhật các xu hướng số hóa tài liệu, xây dựng bộ máy quản trị hành chính ngắn gọn, có hiệu quả và hạn chế các thủ tục giấy tờ không cần thiết.
4. Cập nhật một số biểu mẫu không thể thiếu cho công tác quản trị hành chính văn phòng
Quy định về tổ chức, quản lý các cuộc họp
- Biên bản cuộc họp mẫu
- Quy định về quản lý và tổ chức cuộc họp
Quy định về quản lý văn bản đến và đi
- Sổ theo dõi công văn đi
- Sổ theo dõi công văn đến
Quy định về quản lý tài sản văn phòng
- Biên bản bàn giao tài sản
- Phiếu yêu cầu sửa chữa
——————————————————
Song song với công tác quản trị hành chính, thiết lập hệ thống quy trình – quy chế doanh nghiệp chuẩn chỉnh là điều không thể thiếu trong quá trình xây dựng nền móng doanh nghiệp vững mạnh.
Thấu hiểu điều đó, BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH – QUY CHẾ DOANH NGHIỆP của SODES cung cấp cho CEO giải pháp quản trị hành chính tổng thể từ A-Z, tích hợp hệ thống các biểu mẫu, danh mục quản trị hành chính cùng hệ thống quy trình doanh nghiệp chuẩn chỉnh tới từng phòng ban. Từ đó, giúp doanh nghiệp thiết kế một bộ máy quản trị bền vững, thúc đẩy hiệu suất và chất lượng công việc gia tăng vượt bậc.
Bên cạnh đó, BỘ TÀI LIỆU còn tích hợp hàng loạt những công cụ hữu ích khác bao gồm:
- [60+ file] mẫu sơ đồ tổ chức chi tiết tới từng phòng ban cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp.
- Hệ thống 200+ file mô tả công việc chuẩn xác làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự tổng thể..
- [180+ file] Nội quy – quy chế quy định chi tiết về các chính sách nhân sự, an toàn lao động, bảo mật thông tin… Các phương pháp mô hình cải tiến quy trình quản lý giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có.
Chức năng quản trị văn phòng là gì?
Quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp. Nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
Quản trị hành chính văn phòng là làm những việc gì?
Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên. Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên.
Văn phòng có bao nhiêu chức năng?
Chức năng chung của văn phòng trong bộ máy hành chính. Tùy theo quy mô tổ chức mà tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng cũng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản: Tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
Thế nào là quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học?
Quản lý hành chính văn phòng là việc thực hiện các công tác quản lý, điều hành các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Nhiệm vụ chính của quản trị văn phòng là đảm bảo các hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và có tổ chức.