Trường hợp tiền mặt tồn quỹ trong doanh nghiệp xảy ra khá nhiều. Khi gặp phải tình huống đó kế toán sẽ xử lý thế nào cho hiệu quả? Bài viết sau Phân tích báo cáo tài chính sẽ hướng dẫn bạn chi tiết.
1.Nguyên nhân của việc tiền mặt tồn quỹ doanh nghiệp quá nhiều
Muốn xử lý tình trạng tiền mặt bị tồn quỹ trong công ty, đầu tiên thì bạn cần phải biết được nguyên nhân. Mỗi doanh nghiệp sẽ hoạt động theo một hướng khác nhau và sẽ có những nguyên nhân khác nhau. Nhưng dưới đây là một số những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến bị tồn tiền mặt. Kế toán viên có thể tham khảo những nguyên nhân này.
– Trong hoạt động, có những hoạt động kinh doanh nhưng kế toán lại không để lại hóa đơn. Hoặc là một số những trường hợp là hóa đơn, chứng từ bị sai lệch thông tin. Chứng từ của doanh nghiệp không hợp lệ. Chính vì vậy mà không thể tổng hợp lại để báo cáo thuế cho doanh nghiệp.
– Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vẫn chưa góp đủ số vốn ban đầu quy định. Tuy nhiên thì kế toán viên lại bút toán góp vốn ảo cho doanh nghiệp.
– Có những trường hợp là doanh nghiệp đã thanh toán toàn bộ công nợ cho khách hàng. Tuy nhiên thì kế toán viên lại làm sai sót nên vẫn treo trên tài khoản công nợ.
– Nhiều doanh nghiệp đã cố tình làm doanh thu ảo. Đó chính là bán hóa đơn ra bên ngoài để doanh thu khớp với báo cáo.
Đây chính là một số những nguyên nhân chính làm doanh nghiệp rơi vào tình trạng tiền mặt tồn quỹ. Kế toán viên có thể để ý những lỗi này để sau này tìm ra nguyên nhân nhanh chóng.
2. Xử lý tiền mặt tồn quỹ trong doanh nghiệp như thế nào?
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng tồn quỹ tiền mặt so với số sách. Và để giải quyết được triệt để vấn đề này không quá là khó khăn. Vậy nên bạn có thể tham khảo một số những cách giải quyết sau đây.
a. Thực hiện rà soát lại sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Một khi bạn đã phát hiện ra rằng có sự chênh lệch rất lớn giữa tiền mặt quỹ với quỹ tiền trong sổ. Việc đầu tiên mà bạn cần phải làm nhanh chóng đó chính là thực hiện rà soát lại sổ sách kế toán. Bởi vì rất có thể là bạn sẽ tìm ra được nguyên nhân từ đây.
Đối với phần công nợ của khách hàng thì bạn có thể đối chiếu lại toàn bộ số dư. Theo đó thì bạn sẽ đối chiếu sổ sách từng tháng đối với các khách hàng của mình. Vì nhiều thông tin nên bạn cần phải xem lại kỹ để tìm ra điểm sai sót trong vấn đề.
Còn đối với khoản công nợ của nhà cung cấp. Thì bạn cần phải tiến hành đối chiếu số dư trong sổ kế toán. Theo đó thì bạn cũng sẽ xem xét từng tháng đối với từng đối tượng nhà cung cấp một. Điều này sẽ giúp cho bạn nhanh chóng tìm ra được lỗi sai của mình.
Rà soát kĩ càng lại toàn bộ những sổ sách kế toán chính là một trong những cách nhanh và tiện nhất. Bạn sẽ có thể tìm được những vấn đề khúc mắc trong sổ và nhanh chóng tìm được các giải quyết.
b. Kiểm tra các khoản công nợ phải thu và phải trả
Các khoản công nợ phải thu và phải trả đối với khách hàng và đối tác là 2 khoản cũng cần phải kiểm tra. Thông thường thì đối với hai khoản công nợ này thì sẽ mắc lỗi ở các hóa đơn nhiều tiền. Đặc biệt là đối với những hóa đơn trên 20 triệu đồng thì bạn cần phải kiểm tra lại.
Kế toán viên cần kiểm tra lại các hóa đơn dưới 20 triệu. Trong trường hợp là hóa đơn được thanh toán bằng tiền mặt. Những hóa đơn này thì bạn có thể tạm thời treo riêng ra để rà soát lại cho dễ dàng.
c. Hợp thức hóa các chứng từ và hóa đơn doanh nghiệp
Một trong những cách được áp dụng nhiều khi mà tiền mặt tồn quỹ doanh nghiệp đó chính là hợp thức hóa. Cụ thể là bạn sẽ tiến hành hợp thức hóa hóa đơn và những chứng từ khác nhau.
Nếu như đối với các khoản chi mà trước đó bạn không giữ lại hóa đơn. Thì kế toán viên có thể giải quyết bằng cách là hợp thức hóa hóa đơn đó. Cụ thể là bạn có thể hợp thức hóa bằng cách là sử dụng hóa đơn vào việc ăn uống, tiếp khách.
Trong nhiều trường hợp thì kế toán viên sẽ không thể hợp thức hóa được hóa đơn doanh nghiệp. Vậy thì bạn hãy cứ tiếp tục hạch toán để làm giảm quỹ tiền mặt xuống. Sau đó, nếu như có tham gia hạch toán thuế thu nhập của doanh nghiệp thì kế toán viên sẽ tự động trừ những khoản này ra.
Bạn có thể chuyển sang giải pháp tăng chí phí lương của nhân viên. Cụ thể là sẽ tăng mức lương của nhân viên lên cao hơn. Bên cạnh đó thì bạn còn có thể thực hiện tăng chi phỉ thưởng tết hoặc là tăng ca làm việc. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng có thể giải quyết được vấn đề. Vừa không cần phải nộp thuế thu nhận cá nhân mà lại có thể cân bằng được quỹ tiền doanh nghiệp.
Trên đây là cách xử lý tiền mặt tồn quỹ trong doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng hữu ích với bạn đọc.
>> Xem thêm:
Tin tức kế toán Thường khi góp vốn kinh doanh đa số là số không thực, nên lượng tồn tiền ảo lên cao vậy hệ lụy nó là gì?
–Doanh nghiệp còn tồn quỹ tiền mặt nhiều có bị ảnh hưởng gì khi quyết toán thanh tra thuế hay không?
–Doanh nghiệp có bị phạt không?
>> Lớp học Kế Toán thuế – Cập nhật thông tin mới nhất
Xem thêm:
>> Tiền lương của Giám đốc công ty TNHH MTV, DNTN có được cho vào chi phí?
>> Cách chuyển lỗ trên HTKK theo thông tư mới nhất
*Vấn đề 01: Thời hạn góp vốn:
+Từ 2014 trở về trước áp dụng Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 thời hạn góp vốn đủ theo đăng ký là 36 tháng = 03 năm
+Từ 2015 trở đi áp dụng Luật doanh nghiệp mới nhất số 68/2014/QH13 bao gồm một số điểm sửa đổi, bổ sung của Luật doanh nghiệp 2005. Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực từ 01 tháng 07 năm 2015 thời hạn góp vốn đủ theo đăng ký là 3 tháng = 90 ngày
*Vấn đề 02: vốn góp bị thiếu quá thời hạn thì phạt như sau:
Căn cứ: Nghị định 155/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư [có hiệu lực 01/01/2014]
Điều 23. Vi phạm các quy định về thành lập doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a] Tiếp tục hoạt động khi đã kết thúc thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ mà không được gia hạn;
b] Không góp đúng hạn số vốn đã đăng ký.
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không góp đủ số vốn như đã đăng ký.
*Kể từ ngày 15/07/2016 Được thay thế bằng: Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, theo đó, Nghị định quy định hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức phạt, thẩm quyền xử phạt, vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư,…
Điều 28. Vi phạm các quy định về thành lập doanh nghiệp
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh khi không góp đủ vốn Điều lệ như đã đăng ký.
*Chi phí lãi vay
– Công ty góp vốn điều lệ đầy đủ: vậy việc đi vay ngân hàng hoặc vay của các tổ chức tín dụng, vay cá nhân thì sẽ bị bị ảnh hưởng gì khi quyết toán thuế?
– Chi phí lãi vay có được tính là chi phí hợp lý hợp lệ?
*Căn cứ:
– Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
– Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ
*Theo đó: chi phí lãi vay chia làm 3 trường hợp
+Góp vốn điều lệ thiếu so với giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty: khi đi vay có phát sinh chi phí lãi vay phải trả cho: các tổ chức tín dụng hoặc cá nhân, tổ chức khác cho vay
– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay = VĐL thiếu thì toàn bộ 635 ko là chi phí hợp lý
– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay < VĐL thiếu thì toàn bộ 635 ko là chi phí hợp lý
– Góp vốn điều lệ thiếu : Vay > VĐL thiếu thì xuất toán phần giá trị 635 tương ứng phần VĐL bị thiếu , phần vay vượt vẫn là chi phí hợp lý
+Góp vốn điều lệ đầy đủ so với giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty: khi đi vay có phát sinh chi phí lãi vay phải trả cho: các tổ chức tín dụng hoặc cá nhân, tổ chức khác cho vay
– Nếu lượng tiền mặt và tiền gửi còn nhiều => chi phí 635 cũng không được tính là chi phí hợp lý, nếu hồ sơ giải trình không hợp lý: như không có dự án đầu tư, không có hồ sơ chứng minh doanh nghiệp sẽ dùng lượng tiền mặt lớn trong tương lai gần….
– Nếu lượng tiền mặt và tiền gửi còn nhiều: cho dù đã đã hạch toán phân tác các khoản tiền này vào TK 141,138… => chi phí 635 cũng không được tính là chi phí hợp lý, nếu hồ sơ giải trình không hợp lý
*Do đó: Nếu tiền mặt, tiền gửi tồn nhiều trên sổ sách mà đi vay cá nhân hoặc ngân hàng để mua văn phòng, xe ô tô, hay khác….thì chi phí lãi vay 635 sẽ bị bóc không được tính là chi phí hợp lý trừ khi có dự án đầu tư có nhu cầu vốn lưu động cao
*Kết luận: Qua khảo sát và tiếp các đoàn thanh tra thuế cục, chi cục nhận xét chung là góp vốn điều lệ bị thiếu hay tồn nhiều thì chi phí lãi vay cũng không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Chú ý: khi Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN năm Nhập giá giá trị chi phí lãi vay không được tính vào chi phí hợp lý vào chỉ tiêu [B4]= ? chi phí lãi vay tương ứng phần vốn góp bị thiếu , hoặc tồn nhiều mà vẫn đi vay phát sinh chi phí lãi vay làm tăng thu nhập tính thuế
*Với thuế:
= > Nếu kế toán tự xác định xuất toán chi phí khi quyết toán thì việc để tiền tồn nhiều hay ít thì không còn là vấn đề quan tâm nữa, vì đã xuất toán tự xác định đó là chi phí không hợp lý, đã tự xác định nó là thu nhập tính thuế, lúc này kế toán đã xác định chi phí đi vay 635 này chỉ là chi phí kế toán, không phải là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
–Do đó nếu doanh nghiệp tồn tiền mặt nhiều mà không đi vay ngân hàng hay tổ chức doanh nghiệp hoặc tín dụng khác hoặc nếu kế toán tự xuất toán chi phí lãi vay thì không ảnh hưởng gì đến quyết toán thuế, thanh tra thuế sau này
–Do đó nếu cảm thấy chi phí lãi vay này là chi phí rủi ro cao và tiềm tàng khi thanh quyết toán thuế sau này thì các bạn tốt nhất tự xuất toán để không lo về sau
–Nếu lượng tiền mặt tồn nhiều thi cũng không sao kế toán cứ nên để vậy không cần vẽ rắn thêm chân, vẽ hưu vẽ vượn như: cho vay, cho mượn…đối với doanh nghiệp tư nhân sử dụng vốn tự có tự quản thì việc sử dụng tiền của mình sao cho hiệu quả là quyền của doanh nghiệp, chỉ có doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì mới bắt buộc phải giải trình Kiểm toán hoặc bộ tài chính, cục hoặc khác…
–Việc tiền mặt tiền gửi tồn nhiều cơ quan thuế cũng không thể bắt bẻ phạt doanh nghiệp nên các bạn kế toán nếu thấy tồn nhiều thì cũng không quá hoảng hốt tìm đủ mọi lý do để làm giảm lượng tiền xuống
* Xử lý hạch toán vốn góp
Cách 1: xem là vốn ảo thu 1 lần cho đủ hết số vốn góp theo trên giấy phép
Nợ TK 111/ Có TK 411
Ưu điểm: phản ánh sổ sách vốn góp đủ, nhưng không phản ánh đúng thực tế cho công tác quản trị, không bị phạt do góp vốn thiếu
Nhược điểm: Nếu tiền mặt, tiền gửi tồn nhiều trên sổ sách mà đi vay mua xe, hay khác….thì chi phí lãi vay 635 sẽ bị bóc không được tính là chi phí hợp lý trừ khi có dự án đầu tư có nhu cầu vốn lưu động cao
Cách 2: theo dõi theo vốn góp thực tế
– Phản án vốn góp đủ theo giấy phép
Nợ TK 111/ Có TK 411
– Phần còn thiếu: sẽ làm ảo cho cổ đông mượn lại, sếp mượn lại
Nợ TK 1388/ Có TK 111
– Và khi các thành viên góp vốn vào: hạch toán thu lại tiền cho mượn
Nợ TK 1111.112/ Có TK 1388
Xem thêm:
>> Tiền lương của Giám đốc công ty TNHH MTV, DNTN có được cho vào chi phí?
>> Cách chuyển lỗ trên HTKK theo thông tư mới nhất