Cách viết thư formal bằng tiếng Anh cần đảm bảo lá thư của bạn đủ 3 phần: beginning, body và ending. Trong phần beginning là lời chào hỏi đối tượng nhận thư. Phần body sẽ giới thiệu bản thân, nêu lý do viết thư cũng như giải thích, hỏi đáp, phàn nàn, xin lỗi,… một vấn đề nào đó. Cuối cùng phần ending là lời cảm ơn và chữ ký của bạn. Để đi vào chi tiết từng phần, mời các bạn theo dõi phần tiếp theo trong bài viết sau. Phần beginning là phần chào hỏi đầu thư dành cho người nhận, thường dùng những cụm từ sau: Ví dụ: Dear Mr. Harvey, Dear Mrs. Smith,… Nên dùng những mẫu câu sau để nêu lên lý do viết thư một cách lịch sự: Ví dụ: I am writing to ask for further information about your produces. Phần body của các dạng thư tiếng Anh: Khi muốn yêu cầu, đề nghị hay hỏi một vấn đề nào đó một cách trang trọng trong tiếng Anh IELTS, người ta thường dùng các mẫu câu: Ví dụ: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6th? Khi thông báo tin xấu, nhằm xoa dịu người đọc, bạn nên dùng những mẫu câu như: Ví dụ: We regret to inform you that the show has been cancelled due to the heavy rain. Bạn có thể tham khảo bài viết về từ vựng cho IELTS writing task 1 để tăng kiến thức từ vựng nhé! Những mẫu câu thường dùng như: Ví dụ: As you mentioned in the previous one, we will have a meeting on Monday. Các mẫu câu phàn nàn như: Ví dụ: I am writing to express my dissatisfaction with your staff. Ví dụ: If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know and we will give you the answer as soon as possible Các bài viết liên quan giúp bạn tăng kiến thức luyện thi IELTS:1. Cách viết phần beginning
2. Cách viết phần body
2.1 Lý do gửi thư/email
2.2 Yêu cầu hay đề nghị
2.3 Thông báo tin xấu
2.4 Trao đổi tiếp vấn đề trước đó
2.5 Phàn nàn
3. Cách viết thư bằng tiếng Anh phần ending
3.1 Mẫu câu để người đọc liên hệ lại
3.2 Kết thư
- IELTS writing task 1 general
- Miêu tả biểu đồ bằng tiếng anh
4. Tiêu chuẩn của thư formal
Cách viết thư formal bằng tiếng Anh tuân theo những tiêu chuẩn sau:
- Không viết tắt bất kỳ từ nào như I’ll, I’ve seen, I don’t,…, mà phải viết đầy đủ ra như I do, I do not, I will, I am,…
- Không dùng từ lóng, văn nói hay từ thân mật: wanna, gonna, kid, dad, mate,…
- Không dùng từ want cho ngôi 1, hãy dùng từ would like. Không dùng từ should cho ngôi 2 [không khuyên bảo đối tác, khách hàng, sếp], chỉ dùng cho ngôi thứ 1 [xin lời khuyên]. Dùng may/could thay cho can, would thay cho will.
- Dùng từ lịch sự ngay cả khi bạn đang bực bội khi viết thư phàn nàn: dùng Dear mở đầu, dùng Please khi muốn yêu cầu.
- Viết ngắn gọn nhưng đủ ý. Câu văn gãy gọn, đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có. Không nên dùng complex sentence [câu phức] vì dài dòng, nhiều mệnh đề.
- Dùng chính xác dấu câu: chấm phẩy, hai chấm, chấm hỏi,…Nếu có nhiều ý phụ hãy gạch đầu dòng. Hạn chế tối đa hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than.
- Tránh lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
- Không dùng từ nhiều nghĩa dễ gây hiểu lầm. Không dùng từ hàn lâm, bác học khi viết thư. Nên dùng từ đơn giản, dễ hiểu.
- Cuối thư dùng Regards, Best Regards cho trường hợp thông dụng. Sincerely Yours dùng cho thư xin việc, thư mời, thư khiếu nại với ý nghĩa chân thành. Faithfully Yours dùng trong thư trả lời khách hàng, đối tác vì hàm ý “trung thành”.
Với cách viết thư formal bằng tiếng Anh được chia sẻ trong bài, hy vọng bạn đã có thêm thông tin hữu ích. Chúc các bạn học tập và làm việc thật tốt nhé!
Xin bạn chờ 10 giây
Để thông tin gởi đi thành công nhé!
Trong đời sống giao tiếp của mọi người thì thư đã trở thành một phần phổ biến và vô cùng quan trọng. Thư có nhiều dạng tuy nhiên sẽ luôn có cấu trúc chung. Trong bài học tiếng anh này chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết thư bằng Tiếng Anh thông dụng và chuẩn nhất mà bạn có thể áp dụng với bất cứ thể loại nào.
1.1. Heading
- Heading hay còn gọi là tiêu đề chính là phần tên của bức thư mà bạn muốn gửi
1.2. Inside address
Địa chỉ bên trong [Phần này thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật] bao gồm như sau :
- - Thông tin người viết gồm: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư [e-mail] được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc ở bên phải bức thư. Bạn nên tránh dùng tên riêng trừ khi đây là thư từ cá nhân bởi vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty của họ.
- - Ngày tháng năm: thư bằng tiếng anh bạn nên chú ý khi viết phần ngày tháng năm. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau [04/ 02/ 2000] còn người Mỹ thì ngược lại, viết tháng trước ngày sau [02/ 04/ 2000]. Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như : 5 February 2017 hoặc February 2nd, 2017. Cách viết trên không chỉ tránh được nhầm lẫn mà còn thể hiện sự lich sự hơn cách chỉ dùng số.
- - Tên và địa chỉ người nhận gồm: Cách trình bày tên, chức danh, tên của công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác [người nhận] giống với cách bạn trình bày thông tin của bạn ở đầu thư. Lưu ý, những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái bức thư hay vì bên phải hay chính giữa
- - Cách viết lời xưng hô, lời chào đầu thư bằng tiếng anh
- Ex : Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms. Smith
- Khi chưa rõ người nhận, bạn có thể viết : Dear Sir/Madam
[Cách viết một bức thư thông dụng]
1.3. Body
Đầu tiên bạn đưa ra lý do viết thư, có thể trình bày theo các cách viết như sau:
- - Thank you for sending email to us [Cảm ơn bạn vì đã gửi email tới cho chúng tôi]
- - I am writing this letter to inform you that… [ Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…]
- - To confirm…[để xác nhận]
- - To request about …[để yêu cầu]
- - I would like to inform you that…[Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…]
- - In reply to your request…[Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…]
Cách viết của trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó trong thư bằng tiếng anh:
- - Thanks for your prompt reply [Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị]
- - With reference to you email sent …[ghi ngày]. Regarding to your email requesting for.. [Như email đã gửi ngày…..Liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…]
- - According to our meeting yesterday…[Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…]
- - Based on our previous conversation… [Dựa trên cuộc hội thoại trước…]
Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề trong thư bằng tiếng anh chuẩn nhất:
- - We look forward to receiving…[Chúng tôi mong chờ nhận được…]
- - Could you please send me…[Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…]
- - I would like to receive…[Tôi muốn nhận…]
- - I would be grateful if you could …[Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…]
- - Could you please provide me…[Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…]
- - I would like to request you to…[ Tôi muốn yêu cầu anh/chị…]
[Các tình huống khi viết thư]
Trường hợp thông báo trong thư bằng tiếng anh:
- - I am pleased to announce that…[Tôi rất vui khi thông báo rằng…]
- - I would like to inform that…[Tôi muốn thông báo rằng…]
- - You will be pleased to learn that…[Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…]
- - I am afraid it would not be possible that…[Tôi e là không thể…]
- - I would like to express my dissatisfaction with…[Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…]
Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ trong thư bằng tiếng anh chuẩn nhất:
- - Would you like me to…? [Anh/chị có muốn tôi…?]
- - Please do not hesitate to ask/ contact me…[Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…]
Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:
- - I will contact you again [Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa]
- - I will reply you as soon as possible [Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể]
- - Please contact me soon [Vui lòng liên lạc với tôi sớm]
Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung trong thư bằng tiếng anh thông dụng:
- - Thanks for your help/ consideration [Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị]
- - Please find attached…[ Vui lòng tìm…]
- - Please see the enclosed file of… [Vui lòng xem file đính kèm …]
- - I enclosed the file as below… [Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…]
[Lưu ý khi viết thư bằng tiếng anh]
1.4. Complimentary close
Phần cuối thư bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau :
- We are looking forward to hearing from you [Chúng tôi mong chờ tin của bạn]
- Best regards [Thân ái]
- Your sincerely [Trân trọng]
Nếu bức thư có đính kèm tài liệu, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ex: Enc : 2..
Cuối cùng là thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết. Tùy thể loại thư, bạn sẽ có cách diễn đạt khác nhau. Như vậy là hoàn thành cấu trúc một bức thư thông dụng và chuẩn nhất rồi.
2. Một số lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn nhất
- - Không được viết tắt trong thư : Phải viết đầy đủ I am, I have seen, I do not , I will,… không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen
- - Không nên sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, các từ thân mật
Ex: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật
- - Dù thái độ bức thư như thế nào vẫn phải dùng Dear ở đầu thư và dùng please khi muốn yêu cầu
- - Hãy viết cho ngắn gọn, xúc tích nhưng đủ ý. Câu văn đầy đủ chủ vị và ý nghĩa.
- - Dùng chính xác các loại dấu chấm câu và hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than [!]
- Bạn nên chú ý phân biệt ở cuối thư bằng tiếng anh như :
- Regards, Best Regards : hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống
- Sincerely Yours : dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
- Faithfully Yours : là cách viết dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì nó mang nghĩa “trung thành”
Tuyền Trần