Cách viết mail xin nghỉ phép đi du lịch

1. Vì sao cần chuẩn bị đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài

Nhiều người cho rằng, lý do đã quá rõ ràng, lá đơn xin nghỉ phép này chỉ để gửi đến thông báo bạn chuẩn bị có chuyến du lịch nước ngoài và muốn xin phép được nghỉ làm một thời gian để thực hiện chuyến hành trình du lịch này. Tuy nhiên, không giống với những tờ đơn xin nghỉ phép khác như nghỉ ốm hay nghỉ đi du lịch trong nước, lá đơn xin nghỉ phépcho mục đích đi du lịch nước ngoài lại là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng cần có trong hồ sơ xin visa du lịch của chúng ta.

Nếu ai thường xuyên có những chuyến du lịch nước ngoài thì ắt sẽ biết rõ, nếu muốn xin visa đi du lịch nước ngoài thành công thì cần phải cung cấp cho lãnh sự quán lá đơn xin nghỉ phép được viết bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh Việt nhằm bổ sung một cách đầy đủ cho hồ sơ xin thị thực. Vì thế, đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài chính là một bằng chứng quan trọng chứng minh được rằng bạn đã có một kế hoạch rất chi tiết về chuyến du lịch của mình, có ngày khởi hành và ngày trở về. Đây chính là những thông tin biết nói để cơ quan lãnh sự ghi nhận và đưa ra quyết định cấp thị thực đối với bạn.

Rõ ràng, với lá đơn xin nghỉ phép nhằm mục đích đi du lịch nước ngoài, giá trị của nó nhiều hơn những gì chúng ta nghĩ. Bên cạnh việc xin phép phía công tyđể thực hiện kế hoạch du lịch sắp tới thì một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, mang tính quyết định việc bạn có được đủ điều kiện để hành trình du lịch trở thành hiện thực hay không, đó là giúp bạn xin được cấp thị thực thành công mà bay ra nước ngoài.

Có thể nhìn thấy quy trình của lá đơnxin nghỉ phép này, trước tiên sứ mệnh của nó phải thuyết phục được ban lãnh đạo công ty, người có thẩm quyền giải quyết cho bạn nghỉ phép với mục đích đi du lịch nước ngoài. Làm thế nào để lá đơn thực sự có hiệu quả đối với một nhiệm vụ khó như vậy? Về bí quyết không phải ai cũng biết, cách tốt nhất bạn nên học hỏi từ những người đã có kinh nghiệm vì hơn ai hết họ hiểu được tính chất vấn đề, hoàn cảnh và các trường hợp có thể xảy ra. Bạn sẽ nhận được những lời khuyên thiết thực nhất.

Nếu như ở xung quanh chúng ta chẳng có ai như vậy, đừng lo lắng, hãy đọc bài viết này vì ở đây, Phượng đã tổng hợp lại tất cả kinh nghiệm phổ biến từ chính những người đã từng làmđơn xin nghỉ phép để đi du lịch nước ngoài.

2. Cách viết đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài

2.1. Làm đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài cần tuân thủ đúng quy trình xin nghỉ phép

Dù là nghỉ phép vì mục đích gì đi chăng nữa thì chúng ta cũng đều cần phải tiến hành đúng theo quy định, quy trình, thủ tụcvề nghỉ phép của công ty. Mỗi đơn vị có những quy định, thủ tục hành chínhkhác nhau về việc cho nhân viên nghỉ phép, do đó quy trình xin nghỉ cũng khác nhau kéo theo yêu cầu về việc làm và nộp đơn xin nghỉ phép cũng không giống nhau.

Có những nơi, việc xin nghỉ phép rất dễ dàng, có thể bạn chỉ cần nhắn một tin thông báo cho người phụ trách có thẩm quyền giải quyết nghỉ phép chẳng hạn như nhân viên hành chính nhân sự hoặc trưởng phòngvà sau đó gửi đơn xin nghỉ phép cho họ trước ngày nghỉ là xong, thế nhưng có những đơn vị lại khó vô cùng, chẳng những yêu cầu phải làm đơn trước thời gian nghỉ cả tháng trời mà còn phải trải qua khâu xét duyệt lý do nghỉ phép là gì mới được quyết định nghỉ. Với trường hợp thứ hai, dường như lý do nghỉ phép là vì đi du lịch nước ngoài, hoạt động sẽ cần rất nhiều thời gian nghỉ thì sẽ rất khó được chấp thuận.

Lúc này bạn cần phải hết sức lưu ý và cẩn thận để làm ra một lá đơn xin nghỉ phép đầy thuyết phục. Muốn vậy, đưa nó vào đúng quy trình, gửi đúng thời điểm và xây dựng đúng nội dung hợp lý nhé. Quy trình nên thực hiện là như thế nào?

Hãy đảm bảo bạn đã thực hiện đầy đủ theo 4 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài. Với mẫu đơn xin nghỉ phép này, bạn có thể tự chuẩn bị nhưng để đảm bảo sự chuyên nghiệp thì lá đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài nên được tải mẫu về từ các trang cung cấp mẫu đơn uy tín. Trên thị trường hiện nay, timviec365.vn được đánh giá là địa chỉ tốt nhất có thể phục vụ cho nhu cầu tải đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài của bạn.

Bước 2: Nộp đơn nghỉ phép cho người có thẩm quyền xử lý vấn đề này, chính là quản lý phòng làm việc của bạn. Người quản lý sẽ dựa vào nội dung lá đơn để xem xét lịch làm việc của bạn trong khoảng thời gian bạn xin nghỉ để có thể sắp xếp công việc sao cho hợp lý rồi mới xét duyệt đơn dựa trên quy định của công ty.

Bước 3: Đơn xin nghỉ phép sẽ được chuyển đến bộ phận nhân sự. Đây là một bước vô cùng quan trọng vì bộ phận nhân sự của công ty sẽ đóng dấu xác nhận cho đơn nghỉ phép. Cuối cùng, lá đơn sẽ được trình ký tới ban giám đốc, người có thẩm quyền cao nhất, đưa ra quyết định cuối cùng về việc nghỉ phép của bạn và đóng dấu mộc xác nhận đã chấp thuận cho nguyện vọng nghỉ phép đi du lịch nước ngoài của bạn. Nếu thiếu xác nhận này thì chắc chắn bạn chẳng những không được chấp thuận nghỉ tại công ty mà ngay cả cơ quan lãnh sự cũng căn cứ vào con dấu xác nhận đó mới có thể đưa ra quyết định cấp thị thực cho bạn.

Bước 4: Chuyển lá đơn xin nghỉ phép này về lại bộ phận nhân sự để lưu trữ và làm căn cứ cho các quá trình xử lý về lương thưởng, các chế độ khác, tránh những rắc rối xảy ra sau đó khi không có căn cứ để giải quyết.

2.2. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép đi du lịch dễ dàng thuyết phục cấp trên

Đa số các bạn sẽ lựa chọn cách tải mẫu đơn xin nghỉ phép từ trên mạng về để sẵn điền. Điều đó có thể giúp cho các bạn yên tâm hơn về sự chuyên nghiệp của mẫu đơn đã được các chuyên gia thiết kế sẵn. Tuy nhiên, bạn chỉ nên làm điều này nếu như chắc chắn lựa chọn được một địa chỉ uy tín. Ở đây Phượng gợi ý cho bạn một địa chỉ có thể đặt lòng tin tuyệt đối về chất lượng của mẫu đơn được cung cấp, đó chính là timviec365.vn. Bạn có thể truy cập website và tìm cho mình những mẫu đơn xin nghỉ phép phù hợp để điền thông tin nội dung nhé.

- Viết tên doanh nghiệp, công ty,jsc,xí nghiệpcủa bạn đúng theo giấy phép đăng ký kinh doanh. Chẳng hạn bạn nên viết Công ty Trách nhiệm hữu hạn ABC thay vì chỉ viết Công ty ABC như cách bạn quen gọi tắt trong các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp. Vì lá đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài có ảnh hưởng đến việc xin thị thực của bạn cho nên lãnh sự quán sẽ kiểm tra lại thông tin này một cách cẩn thận. Cách ghi không chính xác hoàn toàn tên công ty của bạn theo đúng giấy phép đăng ký kinh doanh có thể khiến cho ban lãnh sự không tin tưởng vào thông tin của bạn cung cấp và ảnh hưởng đến quyết định sau đó.

- Điền chính xác bộ phận làm việc của bạn, ví dụ như bộ phận Biên tập, bộ phận Marketing, bộ phận Kế toán,

- Điền các thông tin cá nhân của bạn bao gồm: họ và tên, số điện thoại, địa chỉ.

- Nội dung chính của lá đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài cần chú ý: hãy viết lý do một cách thành thật nhất, đó là mục đích viết đơn của bạn để đi du lịch thay vì nghỉ do ốm, nghỉ để giải quyết việc cá nhân. Với những lý do chung chung, ngay cả sếp của bạn cũng sẽ không chấp nhận chứ chưa nói đến việc lá đơn có cơ hội nộp cho bộ phận cấp visa. Nếu như công ty bạn dễ dàng cho nghỉ phép khi bạn ghi một lý do chung chung như vậy thì cũng sẽ không được chấp nhận ở khâu nộp hồ sơ xin visa đi du lịch. Vì thế hãy cứ thành thật trình bày đầy đủ lý do nghỉ phép nhé.

- Kèm theo lý do là lời cam đoan sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ sau khi chuyến du lịch kết thúc, trở lại công việc. Đồng thời bạn cũng có thể ghi kèm theo cả nội dung của người tiếp nhận sự bàn giao công việc của bạn trong suốt quãng thời gian bạn nghỉ phép.

Như vậy, lá đơn được viết đảm bảo đầy đủ nội dung như hướng dẫn, chỉ cần trình lên ban giám đốc và chờ đợi dấu đỏ chấp thuận nữa là xong. Chuyến du lịch nước ngoài của bạn sẽ càng thêm thú vị khi được nhận sự đồng ý từ sếp đấy nhé. Bạn có thể tải mẫu đơn sau đây để làm căn cứ chuẩn bị đơn xin nghỉ phép cho mình hiệu quả hơn:

Tải xuống ngay