Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.
Xem thêm: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa
Tình huống thực tế
Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.
Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.
Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
- Một file word chứa nội dung gửi email
- Một file excel chứa thông tin khách hàng
- Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường
Ví dụ như sau:
Chú ý: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail
Chú ý: dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột nhé. Bắt buộc phải có
Chú ý: phải có tài khoản mail đang hoạt động và được cấu hình chạy rồi nhé. Nếu chưa biết cách cấu hình mời bạn đọc bài cấu hình địa chỉ Gmail lên Outlook 2016 để biết nha.
Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu
Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings
Chọn Start Mail Merge
Chọn E-Mail Messages
Chọn Select Recipients
Chọn Use an Exiting List
Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng
Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu
Chú ý: stick vào mục “first row of data contains column headers”. Quan trọng nhé
Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Tô chọn nội dung muốn thay đổi
Chọn Insert Merge Field –> chọn tiêu đề cột chứa nội dung
Bước 3: Match Fields
Bước này không quan trọng lắm, chủ yếu kiểm tra cột email sẽ được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook nhé.
Chọn Preview Results
Bạn có thể bấm vào các mũi tên qua lại để kiểm tra chín xác dữ liệu nhé
Bước 5: hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
- Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
- Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
- Sen email messages… Gửi mail hàng loạt [chọn cái này nhé]
Thông tin Merge email:
- To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
- Subject line: tiêu đề thư
- Mail format:
- html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái [chọn nhé]
- plain text: mail ko có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Mở outlook 2016 –> Kiểm tra thư trong mục Sent Mail
Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi
Đăng nhập Gmail để kiểm tra.
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.
Chúc các bạn thành công !!!
Bài cùng chuyên mục:
- Tin học văn phòng PowerPoint 2016 | Hướng dẫn cách sử dụng Theme tốt nhất
- PowerPoint 2016|Hướng dẫn sử dụng hiệu ứng slide transitions
- Tin học văn phòng với PowerPoint 2016|Các thao tác xử lý đối tượng văn bản
- Khái niệm cơ bản về slide cho Powerpoint 2016
- Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016
- Hướng dẫn tạo và mở mới một file PowerPoint 2016
- Hướng dẫn cách đổi tên thư mục Archive trong Outlook 2016
- Hướng dẫn các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016